企業(yè)采購流程合規(guī)性自查與調(diào)整工具指南一、適用情境本工具適用于企業(yè)采購管理中的全流程合規(guī)性管控場景，包括但不限于：新采購制度或法規(guī)實(shí)施前的全面合規(guī)梳理；年度/半年度采購管理內(nèi)部審計(jì)或自查；重大采購項(xiàng)目（如單筆金額超過萬元或涉及重要物資）完成后的專項(xiàng)復(fù)盤；采購流程出現(xiàn)效率低下、爭議或潛在風(fēng)險(xiǎn)時(shí)的優(yōu)化調(diào)整；企業(yè)擴(kuò)張、組織架構(gòu)調(diào)整后采購管理體系的合規(guī)性適配。二、操作流程指引（一）自查準(zhǔn)備階段明確自查范圍與目標(biāo)根據(jù)企業(yè)采購類型（如物資采購、服務(wù)采購、工程采購等），確定本次自查覆蓋的采購環(huán)節(jié)（計(jì)劃編制、供應(yīng)商選擇、合同簽訂、執(zhí)行驗(yàn)收、資金結(jié)算、檔案管理等）。設(shè)定自查目標(biāo)，例如“識別采購流程中的合規(guī)漏洞”“評估現(xiàn)有制度與最新法規(guī)的匹配度”等。組建自查工作小組小組成員應(yīng)包括采購部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)專員、財(cái)務(wù)審計(jì)人員、業(yè)務(wù)需求部門代表，必要時(shí)可邀請外部合規(guī)專家參與。明確分工：采購部門負(fù)責(zé)流程執(zhí)行情況自查，法務(wù)負(fù)責(zé)合同條款合規(guī)性審核，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)資金支付及票據(jù)合規(guī)性檢查，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)需求合理性與驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)確認(rèn)。收集合規(guī)依據(jù)梳理內(nèi)部制度：《企業(yè)采購管理辦法》《供應(yīng)商管理規(guī)范》《合同管理規(guī)定》等；收集外部法規(guī)：《_________采購法》（如適用）、《_________民法典》合同編、《反不正當(dāng)競爭法》等；行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)：如特定行業(yè)的采購技術(shù)規(guī)范、安全要求等。（二）分環(huán)節(jié)自查實(shí)施采購計(jì)劃與需求管理自查要點(diǎn)：需求部門提交的采購申請是否明確、完整（包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)算、技術(shù)參數(shù)等）；采購計(jì)劃是否與年度預(yù)算匹配，是否存在超預(yù)算或無預(yù)算采購；大額或重要采購是否經(jīng)過需求部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批。自查方法：抽查近6個(gè)月采購申請單、審批記錄、預(yù)算對比表，核對需求合理性與審批流程完整性。供應(yīng)商選擇與管理自查要點(diǎn)：供應(yīng)商引入是否經(jīng)過資質(zhì)審查（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書、業(yè)績證明等）；采購方式（公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價(jià)等）是否符合企業(yè)規(guī)定及項(xiàng)目特點(diǎn)，選擇依據(jù)是否充分；供應(yīng)商信息是否錄入企業(yè)供應(yīng)商庫，定期評估（履約能力、信用等級等）是否執(zhí)行；是否存在“指定供應(yīng)商”“虛假招標(biāo)”等違規(guī)行為。自查方法：檢查供應(yīng)商檔案、招標(biāo)文件、評標(biāo)記錄、供應(yīng)商評估報(bào)告，訪談采購經(jīng)辦人*。合同簽訂與履行自查要點(diǎn)：合同條款是否完整（標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限、違約責(zé)任、爭議解決方式等），是否符合法律法規(guī)及企業(yè)制度；合同簽訂是否經(jīng)過法務(wù)部門審核，重大合同是否經(jīng)法律顧問或上級領(lǐng)導(dǎo)審批；合同履行過程中變更、解除是否履行內(nèi)部審批程序，是否有書面記錄。自查方法：抽查已簽訂合同文本，對照法務(wù)審核意見及審批流程，檢查合同履行臺賬。采購執(zhí)行與驗(yàn)收自查要點(diǎn)：物資或服務(wù)交付是否與合同一致，驗(yàn)收是否由需求部門、采購部門、財(cái)務(wù)部門共同參與；驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)是否明確，驗(yàn)收記錄是否規(guī)范（包括數(shù)量、質(zhì)量、功能等指標(biāo)），是否存在“未驗(yàn)收先付款”情況；采購過程中是否存在“化整為零”規(guī)避審批、超合同約定采購等行為。自查方法：核對送貨單、驗(yàn)收單、合同訂單，抽查驗(yàn)收現(xiàn)場照片或視頻（如適用）。資金結(jié)算與檔案管理自查要點(diǎn)：資金支付是否依據(jù)合同約定、驗(yàn)收合格證明及發(fā)票（或合規(guī)憑證），審批流程是否完整；采購檔案（申請單、招標(biāo)文件、合同、驗(yàn)收單、支付憑證等）是否分類歸檔，保存期限是否符合規(guī)定；是否存在“提前支付”“超額支付”或資金流向異常情況。自查方法：檢查財(cái)務(wù)支付記錄、檔案目錄及保管情況，核對資金支付與合同、驗(yàn)收的一致性。（三）問題整改與優(yōu)化分類梳理問題根據(jù)自查結(jié)果，將問題分為“制度漏洞”“流程缺陷”“執(zhí)行偏差”“人員意識不足”等類別，記錄問題描述、涉及環(huán)節(jié)、風(fēng)險(xiǎn)等級（高/中/低）。制定整改方案針對每個(gè)問題，明確整改措施（如修訂制度、簡化流程、加強(qiáng)培訓(xùn)）、責(zé)任部門/人（如采購部門、法務(wù)部門）、完成時(shí)限（如“15個(gè)工作日內(nèi)”“30個(gè)工作日內(nèi)”）。高風(fēng)險(xiǎn)問題需優(yōu)先整改，并上報(bào)企業(yè)管理層*。跟蹤整改效果整改期限屆滿后，由自查小組對整改情況進(jìn)行復(fù)查，確認(rèn)問題是否解決，是否形成長效機(jī)制。持續(xù)優(yōu)化流程定期匯總自查及整改數(shù)據(jù)，分析采購流程中的高頻風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，推動制度迭代（如更新供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)、優(yōu)化合同模板）和流程簡化（如推行電子化采購系統(tǒng)）。三、自查記錄表單企業(yè)采購流程合規(guī)性自查表自查環(huán)節(jié)自查要點(diǎn)自查方法符合情況（是/否/部分）問題描述整改措施責(zé)任部門/人完成時(shí)限需求管理采購申請完整性、預(yù)算匹配性、審批流程合規(guī)性抽查申請單及審批記錄是無無需求部門*-供應(yīng)商選擇資質(zhì)審查完整性、采購方式合規(guī)性、供應(yīng)商評估執(zhí)行情況檢查供應(yīng)商檔案及招標(biāo)文件部分2家供應(yīng)商未提交年度業(yè)績證明要求補(bǔ)充業(yè)績證明，完善供應(yīng)商準(zhǔn)入門檻采購部門*2024–合同簽訂合同條款完整性、法務(wù)審核流程、重大合同審批抽查合同文本及審核記錄否1份合同未明確違約責(zé)任條款法務(wù)部門*修訂合同模板，補(bǔ)充違約責(zé)任條款，加強(qiáng)審核法務(wù)部門*2024–采購執(zhí)行與驗(yàn)收驗(yàn)收流程規(guī)范性、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)明確性、“未驗(yàn)收先付款”情況核對驗(yàn)收單及支付記錄是無無采購部門*-資金結(jié)算與檔案支付依據(jù)合規(guī)性、檔案歸檔完整性、資金支付異常情況檢查財(cái)務(wù)記錄及檔案目錄部分1筆支付缺少驗(yàn)收單復(fù)印件補(bǔ)充驗(yàn)收單復(fù)印件，完善支付憑證審核流程財(cái)務(wù)部門*2024–四、關(guān)鍵保障要點(diǎn)保證合規(guī)依據(jù)的時(shí)效性定期關(guān)注國家及地方采購政策法規(guī)更新，及時(shí)修訂企業(yè)內(nèi)部制度，避免因法規(guī)滯后導(dǎo)致合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。強(qiáng)化跨部門協(xié)作自查工作需采購、法務(wù)、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)部門緊密配合，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)邊界，避免出現(xiàn)責(zé)任盲區(qū)。建立問題整改閉環(huán)機(jī)制對自查發(fā)覺的問題實(shí)行“臺賬式管理”，做到“問題不解決不銷號”，保證整改措