合同履行跟蹤表通用合同條款登記工具引言為規(guī)范企業(yè)合同全生命周期管理，保證通用合同條款的標(biāo)準(zhǔn)化登記與動態(tài)監(jiān)控，降低履約風(fēng)險，提升跨部門協(xié)作效率，特制定本工具模板。本工具聚焦合同履行過程中的條款登記、進度跟蹤、異常預(yù)警等核心環(huán)節(jié)，適用于企業(yè)法務(wù)、業(yè)務(wù)、財務(wù)、項目管理等多部門協(xié)同場景，助力實現(xiàn)合同管理的精細化與數(shù)據(jù)化。工具適用場景與核心價值一、典型應(yīng)用場景法務(wù)部門條款備案：對合同中通用條款（如付款、違約、爭議解決等）進行標(biāo)準(zhǔn)化登記，形成企業(yè)條款知識庫，避免條款沖突或遺漏。業(yè)務(wù)部門進度跟蹤：實時掌握合同關(guān)鍵節(jié)點（如交付、驗收、付款）的履行狀態(tài)，保證業(yè)務(wù)按計劃推進。財務(wù)部門節(jié)點監(jiān)控：依據(jù)付款條款登記表，跟蹤應(yīng)收/應(yīng)付款時間，避免逾期風(fēng)險，保障資金流轉(zhuǎn)效率。審計部門合規(guī)審查：通過條款登記與履行記錄，快速追溯合同執(zhí)行合規(guī)性，支持審計追溯與風(fēng)險排查。二、核心價值標(biāo)準(zhǔn)化管理：統(tǒng)一條款登記格式，減少因條款表述不一導(dǎo)致的理解偏差。動態(tài)化監(jiān)控：實時更新履行進度，實現(xiàn)合同執(zhí)行過程的可視化。風(fēng)險預(yù)警：通過逾期、異常狀態(tài)標(biāo)記，提前識別履約風(fēng)險并觸發(fā)應(yīng)對機制。數(shù)據(jù)沉淀：積累企業(yè)合同條款與履約數(shù)據(jù)，為后續(xù)合同談判、模板優(yōu)化提供決策依據(jù)。工具使用全流程操作指南第一步：基礎(chǔ)信息前置準(zhǔn)備在使用工具前，需收集并整理以下基礎(chǔ)信息，保證數(shù)據(jù)完整性與準(zhǔn)確性：合同基礎(chǔ)信息：合同編號（唯一性標(biāo)識）、合同名稱、簽約主體（甲方/乙方全稱）、簽約日期、合同類型（如采購、銷售、服務(wù)、租賃等）、合同金額（大寫/小寫）、幣種、合同有效期（起始日-終止日）。關(guān)聯(lián)方信息：項目負責(zé)人（業(yè)務(wù)對接人，如經(jīng)理）、法務(wù)對接人（如律師）、財務(wù)對接人（如會計）、供應(yīng)商/客戶聯(lián)系人（如總監(jiān)）。合同文件：合同掃描件（PDF格式，含簽字蓋章頁）、補充協(xié)議（如有）、技術(shù)附件（如服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、驗收規(guī)范等）。第二步：通用合同條款標(biāo)準(zhǔn)化登記根據(jù)合同類型，識別并登記通用條款，重點明確條款類型、履行標(biāo)準(zhǔn)及責(zé)任主體，保證條款可執(zhí)行、可跟蹤。操作步驟篩選通用條款類型：從合同中提取以下核心通用條款（可根據(jù)企業(yè)實際業(yè)務(wù)調(diào)整）：付款條款：付款節(jié)點（如預(yù)付款、進度款、尾款）、付款比例、付款方式（銀行轉(zhuǎn)賬/承兌匯票）、付款賬戶信息、開票要求（類型、時間）。交付/服務(wù)條款：交付內(nèi)容（貨物/服務(wù)清單）、交付地點、交付時間、驗收標(biāo)準(zhǔn)（如GB標(biāo)準(zhǔn)、雙方確認的圖紙）、驗收流程（初驗/終驗）。違約責(zé)任條款：違約情形（如逾期交付、質(zhì)量不達標(biāo)、逾期付款）、違約金計算方式（如日萬分之五）、賠償范圍（直接損失/間接損失）、違約處理流程（協(xié)商/仲裁/訴訟）。保密條款：保密信息范圍（技術(shù)資料、客戶信息等）、保密期限（如合同期內(nèi)+合同終止后3年）、違約保密責(zé)任。爭議解決條款：爭議解決方式（協(xié)商/仲裁/訴訟）、管轄機構(gòu)（如仲裁委員會/法院）、適用法律。填寫條款登記明細：將篩選出的條款信息錄入“通用合同條款登記明細表”（詳見模板表格），具體要求：條款編號：按類型+順序編碼（如“FK-001”表示付款條款第1條，“JF-002”表示交付條款第2條），便于索引。條款具體內(nèi)容：優(yōu)先引用合同原文，如需簡化需保證核心要素（如時間、比例、標(biāo)準(zhǔn)）無遺漏，避免口語化表述。履行標(biāo)準(zhǔn)：將條款內(nèi)容轉(zhuǎn)化為可量化、可檢查的指標(biāo)（如“收到發(fā)票后30日內(nèi)付款”需明確“發(fā)票收到日”的認定標(biāo)準(zhǔn)；“交付后5個工作日內(nèi)完成驗收”需明確“驗收合格”的判定依據(jù)）。負責(zé)部門：明確條款履行的責(zé)任主體（如付款條款由財務(wù)部負責(zé)，交付條款由業(yè)務(wù)部負責(zé)），避免職責(zé)不清。第三步：合同履行跟蹤動態(tài)記錄根據(jù)已登記的條款，實時跟蹤關(guān)鍵節(jié)點履行情況，記錄進展、異常及處理措施，保證信息同步。操作步驟識別關(guān)鍵履行節(jié)點：從條款登記表中提取需跟蹤的時間節(jié)點或里程碑事件（如“預(yù)付款支付日”“貨物交付日”“初驗合格日”“尾款支付日”）。錄入履行狀態(tài)：在“合同履行跟蹤動態(tài)記錄表”中，按節(jié)點記錄以下信息：當(dāng)前狀態(tài)：默認為“未開始”，啟動節(jié)點后更新為“進行中”，完成后更新為“已完成”；若逾期或存在異常，標(biāo)記為“逾期”或“異常”。時間信息：計劃完成時間（以條款登記為準(zhǔn)）、實際完成時間（完成后填寫）、逾期時長（僅“逾期”狀態(tài)需計算，如“逾期5天”）。責(zé)任人：明確每個節(jié)點的執(zhí)行人（如“預(yù)付款支付”由財務(wù)會計負責(zé)，“貨物交付”由業(yè)務(wù)主管負責(zé)）。記錄異常與處理：若節(jié)點出現(xiàn)異常（如交付延遲、驗收不通過），需填寫“存在問題”（如“供應(yīng)商生產(chǎn)延期，導(dǎo)致交付延遲3天”）、“處理措施”（如“已與供應(yīng)商協(xié)商，延遲至X月X日交付，每日扣除合同總額0.1%違約金”）、“下一步計劃”（如“X月X日前跟蹤供應(yīng)商發(fā)貨，獲取物流單號”）。第四步：數(shù)據(jù)更新與歸檔管理定期更新機制：日常更新：履行節(jié)點完成后24小時內(nèi)，由責(zé)任人更新“履行跟蹤動態(tài)記錄表”，保證數(shù)據(jù)實時性。周度/月度復(fù)盤：項目負責(zé)人每周/每月匯總合同履行情況，標(biāo)記高風(fēng)險節(jié)點（如逾期超過10天），組織相關(guān)部門召開協(xié)調(diào)會，推動問題解決。數(shù)據(jù)歸檔要求：電子歸檔：將工具表格（Excel/在線協(xié)作工具）、合同掃描件、履行憑證（如付款記錄、簽收單）分類存儲至企業(yè)服務(wù)器指定路徑（如“合同管理-2024年-項目”），文件名格式為“合同編號-文件類型”（如“ZY2024001-履行跟蹤表”）。紙質(zhì)歸檔：對于需紙質(zhì)留存的合同，將條款登記表、履行跟蹤表打印后與合同正本一并歸檔，標(biāo)注“已登記跟蹤”字樣，歸檔部門為檔案室，保管期限按企業(yè)檔案管理規(guī)定執(zhí)行。版本管理：若發(fā)生合同變更（如補充協(xié)議修改付款節(jié)點），需同步更新“通用合同條款登記明細表”和“履行跟蹤動態(tài)記錄表”，并在備注欄注明變更依據(jù)（如“依據(jù)2024年X月X日補充協(xié)議第X條修訂”），避免版本混亂。工具模板表格結(jié)構(gòu)說明表1：合同基本信息登記表序號字段名稱填寫要求示例1合同編號企業(yè)統(tǒng)一編碼規(guī)則，如“年份（4位）+部門代碼（2位）+序號（3位）”ZY202401012合同名稱與合同原件一致，簡明扼要反映合同內(nèi)容“項目設(shè)備采購合同”3甲方（采購方）全稱、統(tǒng)一社會信用代碼科技有限公司4乙方（供應(yīng)商）全稱、統(tǒng)一社會信用代碼商貿(mào)有限公司5簽約日期合同簽字蓋章日期2024年3月15日6合同類型按業(yè)務(wù)分類：采購、銷售、服務(wù)、租賃、技術(shù)合作等采購7合同金額大寫+小寫，幣種（如人民幣/CNY）人民幣伍拾萬元整（￥500,000）8合同有效期起始日-終止日，如“2024年4月1日至2025年3月31日”2024年4月1日-2025年3月31日9項目負責(zé)人業(yè)務(wù)部門對接人，姓名+聯(lián)系方式（內(nèi)部系統(tǒng)編碼）*經(jīng)理（工號：0101）10法務(wù)對接人法務(wù)部門負責(zé)人，姓名+工號*律師（工號：0201）11備注其他需說明事項（如關(guān)聯(lián)項目編號、特殊要求等）關(guān)聯(lián)“生產(chǎn)線改造項目”表2：通用合同條款登記明細表序號條款編號條款類型條款具體內(nèi)容（摘要）履行標(biāo)準(zhǔn)負責(zé)部門關(guān)聯(lián)附件備注1FK-001付款條款合同簽訂后7個工作日內(nèi)，甲方向乙方支付合同總額的30%作為預(yù)付款乙方需在收款后5個工作日內(nèi)提供等額增值稅專用發(fā)票財務(wù)部付款條款頁截圖無2JF-001交付條款乙方應(yīng)在2024年6月30日前將設(shè)備運送至甲方指定地點（市區(qū)工廠），并完成安裝調(diào)試甲方在收到設(shè)備后3個工作日內(nèi)完成初驗，初驗合格后簽署《初驗合格報告》業(yè)務(wù)部技術(shù)附件-交付標(biāo)準(zhǔn)需提前10日通知甲方3WF-001違約責(zé)任條款若乙方逾期交付，每逾期1日，按合同總額的0.1%向甲方支付違約金，逾期超過15日，甲方有權(quán)解除合同逾期日數(shù)以實際交付日-約定交付日計算，違約金上限為合同總額的10%法務(wù)部違約責(zé)任條款頁甲方解除合同需書面通知4BM-001保密條款乙方不得向第三方披露甲方的技術(shù)資料、客戶信息等保密信息，保密期限為合同終止后3年保密信息范圍以雙方簽署的《保密協(xié)議》為準(zhǔn)，違約方承擔(dān)直接經(jīng)濟損失及維權(quán)費用法務(wù)部保密協(xié)議掃描件獨立簽署5ZJ-001爭議解決條款因本合同引起的爭議，雙方應(yīng)協(xié)商解決；協(xié)商不成的，提交甲方所在地有管轄權(quán)的人民法院訴訟訴訟過程中，除爭議事項外，合同其他條款繼續(xù)履行法務(wù)部爭議解決條款頁無表3：合同履行跟蹤動態(tài)記錄表序號記錄日期履行節(jié)點當(dāng)前狀態(tài)計劃完成時間實際完成時間責(zé)任人進展描述存在問題處理措施下一步計劃相關(guān)憑證12024-03-20合同簽訂已完成2024-03-152024-03-15*經(jīng)理合同雙方簽字蓋章完畢，掃描件已歸檔無無無合同掃描件22024-03-22預(yù)付款支付進行中2024-03-22-*會計已提交付款申請，正在等待財務(wù)總監(jiān)審批無預(yù)計今日17:00前完成審批并付款付款后聯(lián)系乙方確認收款付款申請單截圖32024-06-28設(shè)備交付與安裝逾期2024-06-30-*主管乙方反饋因物流原因，設(shè)備將于2024-07-02到達物流延遲2天已與乙方協(xié)商，要求其承擔(dān)逾期違約金（按0.1%/日計算），并于7月2日完成安裝7月2日現(xiàn)場監(jiān)督安裝，獲取簽收單物流跟蹤截圖42024-07-03設(shè)備初驗進行中2024-07-05-*工程師設(shè)備已完成安裝，正在調(diào)試功能，等待甲方驗收調(diào)試中，1項功能待優(yōu)化要求乙方7月4日17:00前完成功能優(yōu)化，7月5日上午9:00組織驗收7月5日上午9:00組織初驗會議無使用過程中的關(guān)鍵注意事項一、信息錄入準(zhǔn)確性要求合同信息一致性：合同編號、名稱、簽約主體等基礎(chǔ)信息必須與合同原件完全一致，避免因錄入錯誤導(dǎo)致數(shù)據(jù)混亂；金額、日期等關(guān)鍵數(shù)據(jù)需經(jīng)雙人核對（如業(yè)務(wù)與財務(wù)交叉確認）。條款內(nèi)容完整性：通用條款登記時，不得擅自刪減合同原文核心要素（如付款比例、違約金計算方式），若條款表述模糊（如“合理期限內(nèi)”），需在備注欄明確解釋標(biāo)準(zhǔn)（如“合理期限指15個工作日”）。二、動態(tài)跟蹤及時性原則節(jié)點狀態(tài)實時更新：履行節(jié)點啟動后，責(zé)任人需第一時間將狀態(tài)從“未開始”更新為“進行中”；完成后24小時內(nèi)更新為“已完成”并填寫實際時間，保證信息滯后不超過24小時。異常情況即時上報：若節(jié)點出現(xiàn)“逾期”或“異常”狀態(tài)（如交付延遲、驗收不合格），責(zé)任人需立即上報項目負責(zé)人，并在“處理措施”欄明確解決時限（如“3個工作日內(nèi)完成整改”），避免風(fēng)險擴大。三、數(shù)據(jù)安全與保密管理權(quán)限分級控制：工具數(shù)據(jù)（如在線表格、服務(wù)器文件）需設(shè)置訪問權(quán)限：法務(wù)部門可查看所有合同，業(yè)務(wù)部門可查看所屬項目合同，財務(wù)部門可查看付款相關(guān)條款，禁止越權(quán)訪問或?qū)С雒舾行畔?。敏感信息脫敏：在?shù)據(jù)共享或外部審計時，需對合同中的銀行賬戶、身份證號、商業(yè)秘密等敏感信息進行脫敏處理（如用“*”代替部分?jǐn)?shù)字），僅展示必要字段。四、特殊情況處理流程合同變更處理：若雙方簽署補充協(xié)議修改條款（如付款時間延遲、交付標(biāo)準(zhǔn)調(diào)整），需由法務(wù)部門在“通用合同條款登記明細表”中更新條款內(nèi)容，同步調(diào)整“履行跟蹤動態(tài)記錄表”中的計劃時間，并在備注欄注明補充協(xié)議編號及生效日期。合同解除/終止：若合同提前解除，需在備注欄注明解除原因（如“違約解除”“協(xié)商一致解除”），凍結(jié)后續(xù)節(jié)點跟蹤，并將解除協(xié)議、結(jié)算單等文件與原合同一并歸檔，保證法律關(guān)系閉環(huán)。五、定期復(fù)盤與優(yōu)化機制月度數(shù)據(jù)分析：每月末，法務(wù)部門牽頭匯總合同履行數(shù)據(jù)，分析高頻風(fēng)險條款（如“付款條款逾期率超20%”）、高頻異