采購(gòu)申請(qǐng)審批流程表供應(yīng)商信息及采購(gòu)計(jì)劃一覽表工具模板一、適用場(chǎng)景說(shuō)明本工具模板適用于企業(yè)各類(lèi)采購(gòu)活動(dòng)的全流程管理，涵蓋日常辦公物資采購(gòu)、生產(chǎn)原材料采購(gòu)、固定資產(chǎn)采購(gòu)、服務(wù)類(lèi)采購(gòu)（如IT運(yùn)維、咨詢(xún)服務(wù)）等場(chǎng)景。無(wú)論是行政部、采購(gòu)部、項(xiàng)目組還是各業(yè)務(wù)部門(mén)，在發(fā)起采購(gòu)申請(qǐng)、管理供應(yīng)商信息、制定采購(gòu)計(jì)劃時(shí)，均可通過(guò)本模板實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化操作，保證采購(gòu)流程合規(guī)、信息透明、計(jì)劃可控。特別適用于需要跨部門(mén)協(xié)作審批（如部門(mén)主管、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部、管理層）的中大型企業(yè)，或?qū)Σ少?gòu)流程嚴(yán)謹(jǐn)性要求較高的中小型企業(yè)。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）采購(gòu)需求發(fā)起與申請(qǐng)單填寫(xiě)需求提報(bào)：由采購(gòu)需求部門(mén)（如行政部、生產(chǎn)部、項(xiàng)目組）根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求（如辦公用品補(bǔ)倉(cāng)、設(shè)備更新、項(xiàng)目物料采購(gòu)），填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)審批表》。需明確采購(gòu)內(nèi)容（含規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)）、采購(gòu)數(shù)量、預(yù)估單價(jià)及總預(yù)算、用途說(shuō)明、期望交付時(shí)間等核心信息。若涉及現(xiàn)有庫(kù)存物資，需同步注明是否可替代或優(yōu)先從庫(kù)存調(diào)撥。附件準(zhǔn)備：根據(jù)采購(gòu)類(lèi)型補(bǔ)充必要附件，如：大額采購(gòu)：提供至少3家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單、產(chǎn)品對(duì)比分析報(bào)告；服務(wù)類(lèi)采購(gòu)：提供服務(wù)方案、資質(zhì)證明文件；固定資產(chǎn)采購(gòu)：提供設(shè)備參數(shù)需求清單、可行性說(shuō)明（如適用）。（二）供應(yīng)商信息收集與篩選供應(yīng)商信息錄入：采購(gòu)部根據(jù)需求部門(mén)提供的采購(gòu)內(nèi)容，通過(guò)《供應(yīng)商信息表》收集潛在供應(yīng)商信息，包括：基礎(chǔ)信息：供應(yīng)商名稱(chēng)、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、聯(lián)系人（姓名）、聯(lián)系方式（電話(huà)：）、地址；經(jīng)營(yíng)信息：主營(yíng)產(chǎn)品/服務(wù)、資質(zhì)證書(shū)（如ISO認(rèn)證、行業(yè)準(zhǔn)入許可）、合作歷史（過(guò)往合作項(xiàng)目、履約記錄）、付款條件（如預(yù)付款比例、賬期）；評(píng)價(jià)信息：質(zhì)量評(píng)分、交期準(zhǔn)時(shí)率、售后服務(wù)響應(yīng)速度（可設(shè)置1-5分評(píng)級(jí)）。供應(yīng)商篩選：采購(gòu)部結(jié)合資質(zhì)審核、報(bào)價(jià)對(duì)比、過(guò)往合作評(píng)價(jià)，篩選出2-3家合格供應(yīng)商，納入《采購(gòu)計(jì)劃一覽表》的“候選供應(yīng)商”欄，并注明篩選理由（如“性?xún)r(jià)比最優(yōu)”“獨(dú)家授權(quán)”）。（三）采購(gòu)計(jì)劃制定與審批流程啟動(dòng)采購(gòu)計(jì)劃編制：采購(gòu)部結(jié)合《采購(gòu)申請(qǐng)審批表》需求及供應(yīng)商信息，填寫(xiě)《采購(gòu)計(jì)劃一覽表》，明確：采購(gòu)項(xiàng)目名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、計(jì)劃單價(jià)（基于供應(yīng)商報(bào)價(jià)）、預(yù)算金額、計(jì)劃采購(gòu)時(shí)間、負(fù)責(zé)部門(mén)（采購(gòu)部/需求部門(mén)）；若為分批采購(gòu)，需注明批次及每批交付時(shí)間。審批流程發(fā)起：通過(guò)OA系統(tǒng)或紙質(zhì)流程，將《采購(gòu)申請(qǐng)審批表》《供應(yīng)商信息表》《采購(gòu)計(jì)劃一覽表》及相關(guān)附件提交至審批鏈：一級(jí)審批：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人（*經(jīng)理）審核采購(gòu)必要性及需求合理性；二級(jí)審批：采購(gòu)部負(fù)責(zé)人（*總監(jiān)）審核供應(yīng)商資質(zhì)及采購(gòu)方案合規(guī)性；三級(jí)審批：財(cái)務(wù)部（*經(jīng)理）審核預(yù)算匹配及資金安排；終審：根據(jù)采購(gòu)金額分級(jí)審批（如≥5萬(wàn)元由總經(jīng)理審批，≥10萬(wàn)元由分管副總審批）。審批意見(jiàn)反饋：各審批環(huán)節(jié)需在1-3個(gè)工作日內(nèi)完成審批，明確意見(jiàn)（如“同意”“駁回并注明修改意見(jiàn)”）。若駁回，需求部門(mén)需根據(jù)意見(jiàn)調(diào)整后重新發(fā)起流程。（四）采購(gòu)執(zhí)行與結(jié)果歸檔訂單下達(dá)：審批通過(guò)后，采購(gòu)部向選定供應(yīng)商下達(dá)正式采購(gòu)訂單（需與《采購(gòu)計(jì)劃一覽表》信息一致），并抄送需求部門(mén)及財(cái)務(wù)部。交付與驗(yàn)收：需求部門(mén)收到貨物/服務(wù)后，按采購(gòu)要求進(jìn)行驗(yàn)收，填寫(xiě)《驗(yàn)收單》（可附驗(yàn)收照片、測(cè)試報(bào)告），反饋至采購(gòu)部。信息更新歸檔：采購(gòu)部將本次采購(gòu)的供應(yīng)商履約記錄（如驗(yàn)收結(jié)果、發(fā)票號(hào)、付款狀態(tài)）更新至《供應(yīng)商信息表》，并將全套審批流程文件（申請(qǐng)表、計(jì)劃表、合同、驗(yàn)收單）整理歸檔，保存期限不少于3年。三、模板表格示例表1：采購(gòu)申請(qǐng)審批表申請(qǐng)單號(hào)采購(gòu)部門(mén)申請(qǐng)日期申請(qǐng)人（*姓名）聯(lián)系電話(huà)（*）用途說(shuō)明采購(gòu)內(nèi)容詳情項(xiàng)目名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)/技術(shù)參數(shù)數(shù)量示例：辦公打印機(jī)A4幅面、彩色激光、打印速度30頁(yè)/分鐘2臺(tái)供應(yīng)商信息候選供應(yīng)商1名稱(chēng)報(bào)價(jià)（元）資質(zhì)簡(jiǎn)述示例：辦公設(shè)備公司9,800.00ISO9001認(rèn)證，5年合作經(jīng)驗(yàn)候選供應(yīng)商2名稱(chēng)報(bào)價(jià)（元）資質(zhì)簡(jiǎn)述示例：YY數(shù)碼科技10,200.00廠家授權(quán)，全國(guó)聯(lián)保審批意見(jiàn)需求部門(mén)負(fù)責(zé)人（*簽字）：日期：采購(gòu)部負(fù)責(zé)人（*簽字）：日期：財(cái)務(wù)部（*簽字）：日期：總經(jīng)理/分管副總（*簽字）：日期：表2：供應(yīng)商信息表供應(yīng)商編號(hào)供應(yīng)商名稱(chēng)統(tǒng)一社會(huì)信用代碼S2024001辦公設(shè)備公司91310100聯(lián)系人（*姓名）聯(lián)系方式（電話(huà)：*）地址138上海市區(qū)路號(hào)經(jīng)營(yíng)信息主營(yíng)產(chǎn)品/服務(wù)辦公設(shè)備、耗材銷(xiāo)售及維修資質(zhì)證書(shū)合作歷史2021年至今合作采購(gòu)打印機(jī)5臺(tái)，履約率100%付款條件評(píng)價(jià)信息質(zhì)量評(píng)分（1-5分）4分（設(shè)備穩(wěn)定性好，耗材價(jià)格適中）交期準(zhǔn)時(shí)率售后響應(yīng)速度24小時(shí)內(nèi)上門(mén)維修合作建議表3：采購(gòu)計(jì)劃一覽表計(jì)劃編號(hào)采購(gòu)部門(mén)計(jì)劃制定日期CGJH2024001行政部2024-03-01采購(gòu)項(xiàng)目明細(xì)序號(hào)采購(gòu)項(xiàng)目名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)1辦公打印機(jī)A4彩色激光2A4復(fù)印紙80g/500張候選供應(yīng)商序號(hào)供應(yīng)商名稱(chēng)報(bào)價(jià)（元）1辦公設(shè)備公司9,800.002YY數(shù)碼科技10,200.00審批狀態(tài)需求部門(mén)審核：□通過(guò)□駁回（原因：__________）采購(gòu)部審核：□通過(guò)□駁回（原因：__________）四、使用要點(diǎn)與注意事項(xiàng)（一）信息填寫(xiě)規(guī)范性采購(gòu)內(nèi)容需明確具體，避免模糊表述（如“辦公用品”應(yīng)細(xì)化至“A4復(fù)印紙80g/500張”）；供應(yīng)商信息需真實(shí)完整，資質(zhì)證書(shū)需在有效期內(nèi)，聯(lián)系方式（電話(huà)：*）保證可暢通聯(lián)系；預(yù)算金額需符合公司財(cái)務(wù)制度，大額采購(gòu)需提供詳細(xì)的成本測(cè)算依據(jù)。（二）審批流程合規(guī)性嚴(yán)格按照審批權(quán)限執(zhí)行，不得越級(jí)審批或簡(jiǎn)化流程；審批意見(jiàn)需明確具體（如“同意”“建議增加1家供應(yīng)商報(bào)價(jià)后重新審批”），避免“同意”等模糊簽字；若審批駁回，需注明修改要求，需求部門(mén)需在3個(gè)工作日內(nèi)反饋調(diào)整結(jié)果。（三）供應(yīng)商管理要點(diǎn)新供應(yīng)商首次合作需進(jìn)行實(shí)地考察或背景調(diào)查，保證其具備履約能力；定期（如每季度）更新供應(yīng)商評(píng)價(jià)信息，對(duì)評(píng)分低于3分的供應(yīng)商啟動(dòng)淘汰機(jī)制；供應(yīng)商信息變更（如聯(lián)系人、地址）需及時(shí)在《供應(yīng)商信息表》中更新并同步至采購(gòu)系統(tǒng)。（四）采購(gòu)計(jì)劃動(dòng)態(tài)調(diào)整若因需求變更（如數(shù)量調(diào)整、時(shí)間延遲）導(dǎo)致采購(gòu)計(jì)劃變動(dòng)，需重新提交審批，嚴(yán)禁未批準(zhǔn)擅自執(zhí)行；分批采購(gòu)計(jì)劃需明確各批次交付時(shí)間，避免因批次間隔過(guò)長(zhǎng)影響生產(chǎn)/辦公。（五）數(shù)據(jù)保密與存檔供應(yīng)商報(bào)價(jià)、合作歷史等敏