企業(yè)文件檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化操作手冊(cè)一、手冊(cè)編制目的與適用范圍為規(guī)范企業(yè)文件檔案的全生命周期管理，保證檔案的完整性、安全性、可追溯性，提升信息利用效率，特編制本手冊(cè)。本手冊(cè)適用于企業(yè)各部門、各分支機(jī)構(gòu)的文件檔案管理工作，涵蓋文書、科技、會(huì)計(jì)、聲像等各類檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用及銷毀等環(huán)節(jié)，旨在實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化。二、文件檔案管理核心操作流程（一）文件歸檔管理流程歸檔范圍界定凡反映企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、管理活動(dòng)、具有保存價(jià)值的各種形式文件材料，均需納入歸檔范圍，包括但不限于：上級(jí)單位發(fā)來的需貫徹執(zhí)行的文件、材料；本單位召開的會(huì)議、形成的會(huì)議紀(jì)要、決議、記錄；工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)；合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件、項(xiàng)目方案；會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告；產(chǎn)品研發(fā)、技術(shù)改造、設(shè)備管理等科技文件；照片、錄音、錄像、視頻等聲像材料；其他具有保存價(jià)值的文件材料。歸檔責(zé)任分工文件形成部門：負(fù)責(zé)本部門文件材料的日常收集、初步整理，保證文件內(nèi)容完整、字跡清晰、手續(xù)齊全，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交檔案管理部門。檔案管理部門：負(fù)責(zé)接收、審核、分類、編目、入庫檔案，對(duì)歸檔質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，定期向各部門反饋歸檔情況。歸檔時(shí)間要求文書檔案：在次年3月底前完成上一年度文件的歸檔；科技檔案：在項(xiàng)目驗(yàn)收通過后1個(gè)月內(nèi)完成歸檔；會(huì)計(jì)檔案：在年度終了后次年3月底前完成歸檔；聲像檔案：在活動(dòng)結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)完成歸檔，并附文字說明（時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件）。歸檔操作步驟（1）文件收集：文件形成部門指定專人（如文員）負(fù)責(zé)收集本部門應(yīng)歸檔文件，檢查文件是否齊全（如請(qǐng)示需附批復(fù)，合同需附審批單），缺失材料及時(shí)補(bǔ)充。（2）初步整理：按文件類型（如文書、科技、會(huì)計(jì)）分類；去除金屬夾、訂書釘?shù)纫卒P蝕裝訂材料，采用線裝或膠裝方式裝訂；對(duì)破損文件進(jìn)行修復(fù)，對(duì)模糊字跡進(jìn)行謄抄；檢查文件頁碼是否連續(xù)，無頁碼的需編寫頁碼（正面編寫在右上角，背面編寫在左下角）。（3）填寫歸檔清單：使用《文件歸檔交接清單》（詳見模板一），逐項(xiàng)填寫檔號(hào)、題名、責(zé)任者、形成日期、份數(shù)、頁數(shù)等信息，形成部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。（4）移交檔案部門：攜帶歸檔文件及清單一式兩份，前往檔案管理部門辦理移交。檔案管理員逐一核對(duì)文件與清單是否一致，核對(duì)無誤后在清單上簽字，雙方各執(zhí)一份留存。（5）檔案部門審核入庫：檔案管理員對(duì)歸檔文件進(jìn)行最終審核，對(duì)不符合要求的文件退回形成部門重新整理；審核通過后，按照《檔案分類方案》（見附件1）進(jìn)行分類、編制檔號(hào)（如“年份-部門-類別-流水號(hào)”），錄入檔案管理系統(tǒng)，上架存放。（二）檔案借閱利用流程借閱權(quán)限管理普通檔案：企業(yè)正式員工因工作需要可借閱，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批；涉密檔案：僅限相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及涉密人員借閱，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，且借閱范圍僅限于工作必需內(nèi)容；外部單位借閱：需持單位介紹信，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批，原則上不借出原件，可在檔案查閱室復(fù)?。◤?fù)印件需加蓋檔案證明章）。借閱操作步驟（1）提交借閱申請(qǐng)：借閱人填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》（詳見模板二），注明借閱檔案的檔號(hào)、題名、用途、借閱期限、歸還日期等信息，部門負(fù)責(zé)人簽字。（2）審批：普通檔案由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批；涉密檔案由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；外部借閱需額外經(jīng)法務(wù)部門審核。（3）檔案調(diào)?。簷n案管理員根據(jù)審批后的申請(qǐng)表，從檔案庫房調(diào)取檔案，核對(duì)借閱人身份及申請(qǐng)信息無誤后，辦理借閱登記（登記借閱人、借閱時(shí)間、檔案信息等）。（4）檔案使用：借閱人應(yīng)在檔案查閱室或指定場所查閱涉密檔案，普通檔案經(jīng)批準(zhǔn)后可帶出，但不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪文件，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)制（復(fù)制需經(jīng)審批）。（5）歸還與核銷：借閱到期后，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理員檢查檔案是否完好、無缺失，確認(rèn)無誤后在《檔案借閱登記表》上記錄歸還時(shí)間，注銷借閱記錄。如需續(xù)借，需提前1天提交續(xù)借申請(qǐng)，經(jīng)審批后方可延長，續(xù)借期不超過原借閱期限。（三）檔案保管與維護(hù)流程庫房環(huán)境管理檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，溫度控制在14-24℃，相對(duì)濕度控制在45%-60%；配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防磁等設(shè)施（如滅火器、溫濕度計(jì)、防蟲藥、窗簾、防磁柜等）；每日檢查庫房安全情況，做好記錄；每月進(jìn)行一次全面環(huán)境檢查，發(fā)覺問題及時(shí)整改。檔案實(shí)體保管檔案上架排列應(yīng)遵循“分類編號(hào)、從左到右、從上到下”原則，做到整齊有序，便于查找；定期（每季度）檢查檔案存放情況，對(duì)松動(dòng)、傾斜的檔案及時(shí)整理，防止倒塌；對(duì)特殊載體檔案（如照片、膠片、磁帶、光盤）單獨(dú)存放，采取防磁、防光措施，定期（每半年）檢查其完好性。檔案信息備份電子檔案：每月進(jìn)行增量備份，每年進(jìn)行全量備份，備份介質(zhì)（如移動(dòng)硬盤、云存儲(chǔ)）應(yīng)異地存放，保證數(shù)據(jù)安全；紙質(zhì)檔案：對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率不低于300DPI，掃描件與紙質(zhì)檔案同步管理。（四）檔案鑒定與銷毀流程鑒定組織檔案管理部門每3年組織一次檔案鑒定工作，由分管領(lǐng)導(dǎo)牽頭，檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門相關(guān)人員組成鑒定小組，對(duì)到期檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定。鑒定標(biāo)準(zhǔn)繼續(xù)保存：反映企業(yè)重要?dú)v史、具有查考利用價(jià)值的檔案；銷毀：無保存價(jià)值、已超過保管期限且無特殊意義的檔案（如過期的一般性通知、臨時(shí)性會(huì)議材料等）。銷毀操作步驟（1）編制銷毀清冊(cè)：檔案管理部門對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行清點(diǎn)，編制《檔案銷毀審批表》（詳見模板三），注明檔案的檔號(hào)、題名、形成日期、保管期限、數(shù)量、銷毀理由等信息，由鑒定小組負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。（2）審批：《檔案銷毀審批表》經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，重大銷毀事項(xiàng)需報(bào)總經(jīng)理辦公會(huì)審議。（3）監(jiān)銷：銷毀時(shí)，由檔案管理部門、法務(wù)部門派專人（如檔案管理員、法務(wù)專員）共同監(jiān)銷，保證檔案銷毀徹底、不留殘片，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。（4）記錄存檔：《檔案銷毀審批表》及監(jiān)銷記錄需永久保存，電子檔案銷毀需保留操作日志。三、標(biāo)準(zhǔn)化模板工具模板一：文件歸檔交接清單歸檔部門移交人接收人歸檔日期序號(hào)檔號(hào)題名責(zé)任者形成日期份數(shù)頁數(shù)備注12023-01-01年度工作計(jì)劃總經(jīng)辦2023-01-0511522023-02-05項(xiàng)目合作協(xié)議市場部2023-02-10228含附件……備注：1.歸檔文件需齊全、完整，無涂改；2.一式兩份，歸檔部門與檔案管理部門各執(zhí)一份。模板二：檔案借閱申請(qǐng)表借閱部門借閱人聯(lián)系方式借閱日期檔號(hào)題名借閱用途借閱期限歸還日期2023-03-12設(shè)備采購招標(biāo)文件項(xiàng)目審計(jì)備查3天2023-10-20……………審批意見：部門負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：______檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：______分管領(lǐng)導(dǎo)簽字（涉密檔案）：__________日期：______模板三：檔案銷毀審批表檔案類別保管期限銷毀數(shù)量銷毀理由文書檔案10年50份已超過保管期限，無查考價(jià)值序號(hào)檔號(hào)題名形成日期12013-01-08年度工作總結(jié)2013-01-1522013-02-20臨時(shí)會(huì)議通知2013-02-22…………鑒定小組意見：組長簽字：__________日期：______審批意見：檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：______分管領(lǐng)導(dǎo)簽字：__________日期：______總經(jīng)理簽字（重大銷毀）：__________日期：______監(jiān)銷記錄：監(jiān)銷人1：__________監(jiān)銷人2：__________日期：______四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)（一）歸檔不及時(shí)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：文件形成后長期未歸檔，導(dǎo)致檔案散失、內(nèi)容缺失。控制措施：明確各部門歸檔責(zé)任人，將歸檔工作納入部門績效考核；檔案管理部門每月通報(bào)各部門歸檔進(jìn)度，對(duì)逾期未歸檔的部門進(jìn)行提醒。（二）檔案保密風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：涉密檔案借閱審批不嚴(yán)，檔案內(nèi)容泄露。控制措施：嚴(yán)格區(qū)分涉密與非涉密檔案，涉密檔案單獨(dú)存放、專柜保管；借閱涉密檔案需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，借閱人簽訂《保密承諾書》；定期開展保密培訓(xùn)，提高員工保密意識(shí)。（三）檔案損毀風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：庫房環(huán)境不達(dá)標(biāo)、檔案存放不當(dāng)導(dǎo)致文件霉變、蟲蛀、丟失?？刂拼胧好咳毡O(jiān)控庫房溫濕度，超標(biāo)時(shí)及時(shí)采取通風(fēng)、除濕等措施；檔案上架時(shí)輕拿輕放，避免擠壓；定期檢查檔案實(shí)體，對(duì)受損檔案及時(shí)修復(fù)。（四）電子檔案安全風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：電子檔案丟失、篡改、病毒感染?？刂拼胧弘娮訖n案管理系統(tǒng)設(shè)置訪問權(quán)限，采用加密技術(shù)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)；定期進(jìn)行病毒查殺和數(shù)據(jù)備份，備份介質(zhì)異地存放；嚴(yán)禁在非涉密終端上處理、存儲(chǔ)涉密電子檔案。（五）銷毀合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：未經(jīng)審批擅自銷毀檔案，或銷毀后未留記錄?？刂拼胧簢?yán)格執(zhí)行檔案鑒定與銷毀審批流程，銷