民間文藝家協(xié)會化妝油彩采購細則

民間文藝家協(xié)會化妝彩采購細則一、總則（一）目的為規(guī)范民間文藝家協(xié)會化妝彩采購行為，確保采購的化妝彩質(zhì)量可靠、價格合理，滿足協(xié)會各類民間文藝活動的需求，同時保證采購過程的公正、公平、公開，特制定本細則。（二）適用范圍本細則適用于民間文藝家協(xié)會及其下屬各分支機構(gòu)、團體為開展民間文藝活動而進行的化妝彩采購活動。（三）采購原則1.質(zhì)量優(yōu)先原則：確保所采購的化妝彩符合國家相關(guān)質(zhì)量標準和安全要求，能夠滿足民間文藝表演的實際需求，保障表演者的健康和表演效果。2.價格合理原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購流程和談判，爭取最優(yōu)惠的采購價格，提高資金使用效率。3.公平公正公開原則：采購過程嚴格按照規(guī)定的程序進行，確保所有符合條件的供應(yīng)商都有平等參與的機會，采購信息及時公開，接受協(xié)會內(nèi)部和社會的監(jiān)督。4.誠實守信原則：協(xié)會與供應(yīng)商在采購活動中應(yīng)遵循誠實守信的原則，嚴格履行各自的責任和義務(wù)。二、采購組織與職責（一）采購小組成立專門的化妝彩采購小組，成員包括協(xié)會行政主管、財務(wù)人員、藝術(shù)指導人員以及相關(guān)表演團隊代表。采購小組負責整個采購過程的組織、協(xié)調(diào)和決策。（二）各成員職責1.行政主管：全面負責采購工作的領(lǐng)導與協(xié)調(diào)，監(jiān)督采購流程的執(zhí)行，對重大采購決策進行審批。2.財務(wù)人員：負責采購預(yù)算的編制、審核和資金的管理，對采購價格進行合理性評估，確保采購活動在預(yù)算范圍內(nèi)進行。3.藝術(shù)指導人員：根據(jù)民間文藝表演的特點和需求，提供專業(yè)的化妝彩技術(shù)要求和質(zhì)量標準，對采購的化妝彩進行質(zhì)量驗收。4.表演團隊代表：從實際使用者的角度，提出對化妝彩的功能、使用感受等方面的意見和建議，參與采購過程中的產(chǎn)品試用和評估。三、采購預(yù)算與計劃（一）預(yù)算編制每年末，各表演團隊根據(jù)下一年度的活動計劃，提出化妝彩的使用需求和預(yù)算申請。采購小組結(jié)合協(xié)會的整體財務(wù)狀況和活動安排，對各團隊的預(yù)算申請進行匯總、審核和調(diào)整，編制年度化妝彩采購預(yù)算。（二）采購計劃制定根據(jù)年度采購預(yù)算，采購小組制定詳細的采購計劃，明確采購的品種、數(shù)量、時間節(jié)點、采購方式等內(nèi)容。采購計劃應(yīng)具有一定的靈活性，以應(yīng)對可能出現(xiàn)的臨時需求變化。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.建立供應(yīng)商庫：采購小組通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、實地考察等，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等方面進行綜合評估，符合條件的供應(yīng)商納入?yún)f(xié)會供應(yīng)商庫。2.邀請供應(yīng)商參與：對于重大采購項目，采購小組應(yīng)在協(xié)會官網(wǎng)、行業(yè)媒體等平臺發(fā)布采購信息，邀請供應(yīng)商報名參與。同時，也可從供應(yīng)商庫中直接邀請有實力的供應(yīng)商參與投標或報價。（二）供應(yīng)商評估1.定期評估：采購小組每年對供應(yīng)商進行一次全面評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先合作機會，對不符合要求的供應(yīng)商進行淘汰。2.動態(tài)評估：在采購過程中，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在產(chǎn)品質(zhì)量問題、交貨延遲、服務(wù)不到位等情況，采購小組應(yīng)及時進行調(diào)查和評估，并采取相應(yīng)的措施，如要求供應(yīng)商整改、扣除貨款、暫停合作等。五、采購方式（一）公開招標對于采購金額較大、技術(shù)要求復雜的化妝彩采購項目，應(yīng)采用公開招標的方式。采購小組按照相關(guān)法律法規(guī)和協(xié)會規(guī)定，編制招標文件，發(fā)布招標公告，組織開標、評標和定標等工作。（二）邀請招標對于技術(shù)含量較高、供應(yīng)商數(shù)量有限的采購項目，可采用邀請招標的方式。采購小組從供應(yīng)商庫中選擇不少于三家符合條件的供應(yīng)商，向其發(fā)出投標邀請書，邀請其參與投標。（三）競爭性談判對于采購需求緊急、采購金額較小或技術(shù)要求相對簡單的項目，可采用競爭性談判的方式。采購小組與供應(yīng)商就采購項目的價格、技術(shù)、服務(wù)等方面進行談判，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。（四）詢價采購對于一些標準化的化妝彩產(chǎn)品，采購小組可向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價單，要求其在規(guī)定時間內(nèi)提供報價，根據(jù)報價情況選擇供應(yīng)商。（五）單一來源采購在符合以下條件時，可采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購；必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。采用單一來源采購方式，需經(jīng)協(xié)會相關(guān)領(lǐng)導審批，并在協(xié)會內(nèi)部進行公示。六、采購流程（一）采購申請表演團隊根據(jù)活動需求，填寫《化妝彩采購申請表》，詳細說明采購的品種、數(shù)量、規(guī)格、預(yù)計使用時間等信息，經(jīng)團隊負責人簽字后提交采購小組。（二）需求審核采購小組對采購申請進行審核，確認需求的合理性和必要性。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與申請團隊溝通并進行調(diào)整。（三）采購實施根據(jù)采購方式的不同，采購小組按照相應(yīng)的程序組織采購活動。在采購過程中，嚴格遵守相關(guān)法律法規(guī)和協(xié)會規(guī)定，確保采購活動的合法性和公正性。（四）合同簽訂確定供應(yīng)商后，采購小組與供應(yīng)商簽訂采購合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務(wù)、付款方式等內(nèi)容。合同簽訂后，雙方應(yīng)嚴格按照合同約定履行各自的責任和義務(wù)。（五）驗收交付1.到貨驗收：供應(yīng)商按照合同約定的時間和地點交付貨物后，采購小組組織藝術(shù)指導人員、表演團隊代表等相關(guān)人員進行到貨驗收。驗收內(nèi)容包括產(chǎn)品的品種、數(shù)量、規(guī)格、外觀等方面。2.質(zhì)量檢驗：對于需要進行質(zhì)量檢驗的化妝彩，采購小組應(yīng)按照相關(guān)標準和要求，委托專業(yè)機構(gòu)或安排專業(yè)人員進行檢驗。檢驗合格后方可正式接收。3.交付使用：驗收合格的化妝彩，由采購小組辦理入庫手續(xù)，并及時交付給表演團隊使用。表演團隊在使用過程中如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時反饋給采購小組，采購小組負責與供應(yīng)商溝通解決。（六）付款結(jié)算財務(wù)人員根據(jù)采購合同和驗收報告，審核付款申請，按照協(xié)會財務(wù)管理制度辦理付款手續(xù)。付款方式應(yīng)嚴格按照合同約定執(zhí)行，確保資金支付的安全和合規(guī)。七、質(zhì)量控制與售后服務(wù)（一）質(zhì)量標準采購的化妝彩應(yīng)符合國家相關(guān)質(zhì)量標準和行業(yè)規(guī)范，同時滿足民間文藝表演的特殊需求。采購小組在采購合同中應(yīng)明確質(zhì)量標準，并要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品質(zhì)量合格證明文件。（二）質(zhì)量檢驗除到貨驗收和質(zhì)量檢驗外，采購小組還可定期或不定期對已采購的化妝彩進行抽檢，確保產(chǎn)品質(zhì)量始終符合要求。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時要求供應(yīng)商采取整改措施，如換貨、退貨、賠償損失等。（三）售后服務(wù)供應(yīng)商應(yīng)提供完善的售后服務(wù)，包括產(chǎn)品的維修、保養(yǎng)、退換貨等方面。在質(zhì)保期內(nèi)，如產(chǎn)品出現(xiàn)質(zhì)量問題，供應(yīng)商應(yīng)及時響應(yīng)并免費提供維修或更換服務(wù)。采購小組應(yīng)建立售后服務(wù)檔案，記錄供應(yīng)商的售后服務(wù)情況，作為供應(yīng)商評估的重要依據(jù)。八、監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督協(xié)會內(nèi)部審計部門對化妝彩采購活動進行全程監(jiān)督，檢查采購流程是否符合規(guī)定，采購人員是否存在違規(guī)行為。同時，鼓勵協(xié)會內(nèi)部員工對采購活動中的違規(guī)行為進行舉報，協(xié)會將對舉報屬實的人員給予適當獎勵。（二）外部監(jiān)督采購活動接受社會公眾的監(jiān)督，采購信息應(yīng)按照規(guī)定進行公開。對于社會公眾的質(zhì)疑和投訴，協(xié)會應(yīng)及時進行調(diào)查和處理，并將處理結(jié)果向社會公開。（三）審計檢查協(xié)會定期委托專業(yè)審計機構(gòu)對化妝彩采購項目進行審計檢查，審計內(nèi)容包括采購預(yù)算的執(zhí)