企業(yè)文件存檔管理制度與模板通用一、制度概述本制度旨在規(guī)范企業(yè)各類文件的形成、整理、歸檔、保管、利用及處置全流程管理，保證文件的真實性、完整性、安全性和可追溯性，為企業(yè)運營決策、合規(guī)審計、歷史追溯等提供可靠依據。適用于企業(yè)各部門在生產經營活動中產生的各類紙質文件、電子文件及聲像資料，涵蓋行政、人事、財務、業(yè)務、研發(fā)等全領域文件管理。二、文件分類與保管期限（一）文件分類標準按部門屬性：行政類、人事類、財務類、業(yè)務類、研發(fā)類、后勤類等；按文件類型：制度文件、合同協(xié)議、會議紀要、報表數據、檔案資料、證照資質、項目文件、客戶資料等；按密級程度：公開文件（內部共享）、內部文件（部門內限閱）、秘密文件（需審批查閱）、機密文件（高管及授權人員限閱）；按載體形式：紙質文件、電子文件（含文檔、表格、圖片、音視頻等）、聲像資料（錄音帶、錄像帶、光盤等）。（二）保管期限劃分文件類型保管期限說明公司章程、股東會決議永久涉及公司根本治理，需長期保存年度財務報告、審計報告長期（30年）用于財務審計、歷史追溯勞動合同、員工檔案員工離職后10年滿足勞動用工合規(guī)要求業(yè)務合同、項目資料合同履行完畢后5-10年根據合同約定及業(yè)務需要確定日常通知、會議紀要短期（3-5年）參考價值較低，到期可銷毀三、文件存檔全流程操作指南（一）文件形成與初步整理規(guī)范起草：文件需按企業(yè)公文格式要求起草，明確標題、內容、編號、起草部門、起草人（**）、日期等要素，電子文件需保存編輯過程記錄（如修訂版本）。審核審批：文件經部門負責人（）審核、分管領導（）審批后定稿，審批流程需在OA系統(tǒng)或紙質文件上留痕，保證責任可追溯。分類預存：定稿文件按前述分類標準初步分類，電子文件存儲至指定部門文件夾（如“行政部-2024-通知”），紙質文件暫存部門文件盒，標注“待歸檔”標識。（二）文件歸檔登記歸檔范圍確認：每月末，各部門文件管理員（趙六）梳理本月形成的應歸檔文件，對照《文件歸檔范圍清單》核對，保證無遺漏（如合同需附審批單、會議紀要需附參會人員簽到表）。編號與編目：編號規(guī)則：部門代碼（2位字母）+年份（4位）+文件類別代碼（2位）+流水號（3位），例如“XZ-2024-TZ-001”（行政部2024年通知類001號）；編目內容：填寫《文件歸檔登記表》（模板見第四部分），包含文件編號、題名、形成部門、責任人、形成日期、頁數/份數、密級、存放位置、歸檔日期、歸檔人等信息。移交歸檔：電子文件：由部門文件管理員至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，設置查閱權限（如公開文件可全員查看，秘密文件僅部門負責人可查閱），完成后在登記表備注欄標注“已電子歸檔”；紙質文件：按編號順序裝訂（左側裝訂，加裝封面、脊標簽），移交至檔案室，檔案管理員（孫七）核對無誤后在登記表上簽字確認，雙方留存紙質交接單。（三）文件保管與維護存儲管理：紙質文件：存放于專用檔案柜，按“部門-年份-類別”順序排列，柜外貼標簽標注內容摘要；庫房保持通風、干燥、防火（配備滅火器）、防潮（使用干燥劑）、防蟲（放置樟腦丸），溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%；電子文件：存儲于企業(yè)服務器或加密云盤，定期（每季度）進行全量備份，異地備份（如另一城市服務器）防止災難性數據丟失，重要電子文件需轉換為PDF格式（防止格式篡改）。定期檢查：檔案管理員每半年對紙質文件進行抽樣檢查，查看是否有蟲蛀、霉變、字跡褪色等問題；每半年對電子文件進行備份有效性測試，保證可正常讀取。（四）文件借閱與流轉借閱申請：因工作需要借閱文件時，借閱人（周八）填寫《文件借閱申請表》，注明文件編號、題名、借閱用途、借閱期限（一般不超過7天，特殊情況可申請延期，最長不超過15天）、審批人（部門負責人或分管領導）。審批與借出：申請表經審批后，檔案管理員核對文件密級：公開/內部文件：直接借出，登記借閱時間、借閱人簽字；秘密/機密文件：需經總經理（吳九）審批，借閱時全程監(jiān)控（或指定陪同人員），借閱后24小時內歸還。歸還與核銷：借閱人按期歸還文件，檔案管理員檢查文件完整性（無涂改、缺頁），在登記表上記錄歸還日期，簽字確認；逾期未還的，由檔案管理員催告，超過3天未還的，暫停其借閱權限1個月。（五）文件鑒定與處置到期鑒定：保管期限屆滿前3個月，檔案管理員會同相關部門負責人組成鑒定小組，對到期文件進行價值評估：仍有參考價值的（如歷史項目資料），可延長保管期限1-3年；無保存價值的，列入《文件銷毀清單》，注明文件編號、題名、保管期限、銷毀原因、鑒定人（鄭十、錢十一）。審批與銷毀：《文件銷毀清單》經分管領導審批后，由檔案管理員和監(jiān)銷人（陳十二）共同執(zhí)行銷毀：紙質文件：使用碎紙機銷毀，保證無法復原；銷毀后監(jiān)銷人在清單上簽字；電子文件：徹底刪除（格式化硬盤或專業(yè)銷毀軟件），刪除記錄存檔備查。四、常用存檔管理模板示例（一）文件分類目錄表分類代碼類別名稱包含文件類型示例保管期限備注XZ行政類通知、會議紀要、制度文件、證照資質短期-永久按年份細分RS人事類勞動合同、員工檔案、培訓記錄10年離職員工單獨存放CW財務類憑證、報表、審計報告、稅務資料長期按年度、季度分類YW業(yè)務類合同、客戶資料、項目文件、銷售數據5-10年按項目/客戶編號YF研發(fā)類研發(fā)報告、專利文件、技術圖紙永久加密存儲，權限管控（二）文件歸檔登記表文件編號題名形成部門責任人形成日期頁數/份數密級存放位置歸檔日期歸檔人備注XZ-2024-TZ-001關于2024年春節(jié)放假的通知行政部**2024-01-152頁內部A柜-012024-01-20趙六已電子歸檔YW-2024-HT-005與公司采購合同業(yè)務部**2024-02-1015頁（3份）秘密B柜-052024-02-15趙六審批單附后（三）文件借閱申請表借閱人部門聯(lián)系方式文件編號題名借閱用途借閱日期預計歸還日期審批人歸還日期備注周八市場部YW-2024-HT-005與公司采購合同制作季度總結2024-03-012024-03-05**2024-03-04無吳九總經辦1395678XZ-2023-ZD-002財務管理制度戰(zhàn)略會議參考2024-03-022024-03-10吳九2024-03-08延期申請已批（四）文件銷毀審批表文件編號題名保管期限形成日期頁數/份數銷毀原因鑒定人審批人銷毀日期執(zhí)行人監(jiān)銷人備注RS-2020-LD-001**勞動合同10年2020-05-108頁員工離職滿10年，無參考價值鄭十、錢十一**2024-03-15趙六陳十二紙質碎紙銷毀CW-2019-PJ-0032019年Q3財務憑證10年2019-07-0150頁財務審計已完成，系統(tǒng)已備份鄭十、錢十一**2024-03-16趙六陳十二電子格式化刪除五、存檔管理關鍵注意事項責任到人：各部門指定1名文件管理員（如無指定，由部門負責人兼任），負責本部門文件整理、歸檔初審；檔案管理員負責整體歸檔管理、保管維護、借閱監(jiān)督，保證“誰形成、誰負責，誰歸檔、誰管理”。及時性要求：文件需在形成后次月底前完成歸檔，不得拖延（如月度報表需在次月5日前歸檔，合同需在簽訂后3日內歸檔），避免文件散失或損壞。安全保密：秘密及以上文件需單獨存放，查閱需嚴格審批；電子文件嚴禁私自拷貝、外傳，外出辦公需通過企業(yè)VPN訪問檔案系統(tǒng)；紙質檔案借閱時不得涂改、勾畫、撕毀，違者按公司《獎懲管理制度》處理。動態(tài)優(yōu)化：每年末由檔案管理員組織各部門復盤存檔管理情況，根據業(yè)務變化更新《文件分類目錄》和《文件歸檔范圍清單》，