游泳俱樂(lè)部行政印章使用管理制度

第一章總則第一條為規(guī)范游泳俱樂(lè)部行政印章的使用管理，維護(hù)印章的權(quán)威性與嚴(yán)肅性，防范印章使用風(fēng)險(xiǎn)，保障俱樂(lè)部合法權(quán)益，推動(dòng)俱樂(lè)部規(guī)范運(yùn)營(yíng)及游泳體育事業(yè)健康發(fā)展，根據(jù)《中華人民共和國(guó)印章管理辦法》等國(guó)家相關(guān)規(guī)定及俱樂(lè)部章程，結(jié)合實(shí)際制定本制度。第二條本制度適用于俱樂(lè)部及所屬各部門所有行政印章的刻制、啟用、保管、使用、廢止等全流程管理，包括但不限于俱樂(lè)部公章、法定代表人章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章、部門專用章等。第三條本制度所稱行政印章，是指以俱樂(lè)部或其所屬部門名義刻制，用于證明身份、授權(quán)行為、簽署文件的各類印章，是俱樂(lè)部權(quán)力和職責(zé)的象征。第四條印章管理遵循“統(tǒng)一管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、嚴(yán)格審批、全程留痕”原則，確保印章使用安全、規(guī)范、高效。第二章印章管理部門及職責(zé)第五條俱樂(lè)部行政部為印章管理的主管部門，履行以下職責(zé)：（一）制定、修訂印章管理相關(guān)制度；（二）統(tǒng)籌印章的刻制、啟用、廢止、封存、銷毀等工作；（三）監(jiān)督、檢查各部門印章使用情況；（四）協(xié)調(diào)處理印章管理中的爭(zhēng)議與問(wèn)題；（五）負(fù)責(zé)印章使用登記檔案的歸檔與保管。第六條印章實(shí)行專人保管制度，保管人由行政部提名、總經(jīng)理批準(zhǔn)確定，原則上為行政部或相關(guān)部門正式員工，且需簽訂《印章保管責(zé)任書》。第七條印章保管人履行以下職責(zé)：（一）妥善保管印章，每日下班前須將印章存入保險(xiǎn)柜，不得擅自將印章帶離工作場(chǎng)所；（二）嚴(yán)格按照審批流程用印，對(duì)不符合規(guī)定的用印申請(qǐng)有權(quán)拒絕；（三）如實(shí)填寫《印章使用登記本》，確保登記信息完整、準(zhǔn)確；（四）定期檢查印章狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)印章遺失、損壞或異常使用情況，立即向行政部及總經(jīng)理報(bào)告；（五）配合行政部開展印章檢查工作，提供相關(guān)資料。第三章印章的刻制、啟用與廢止第八條印章刻制須嚴(yán)格履行審批程序：（一）需刻制新印章時(shí)，申請(qǐng)部門填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，說(shuō)明刻制理由、印章名稱、規(guī)格等；（二）行政部審核申請(qǐng)材料，確認(rèn)必要性與合規(guī)性；（三）總經(jīng)理審批通過(guò)后，由行政部委托具備合法資質(zhì)的機(jī)構(gòu)刻制，嚴(yán)禁私自刻制印章。第九條印章啟用前，行政部須完成以下工作：（一）留存印章印模，建立《印章管理臺(tái)賬》，記錄印章名稱、規(guī)格、刻制日期、保管人等信息；（二）發(fā)布印章啟用通知，明確啟用日期、使用范圍及保管人；（三）組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)印章使用規(guī)范，確保正確使用。第十條印章出現(xiàn)以下情形時(shí)，須予以廢止：（一）印章破損、變形，無(wú)法正常使用；（二）俱樂(lè)部名稱變更、機(jī)構(gòu)撤銷或職能調(diào)整；（三）印章使用權(quán)限終止或相關(guān)制度修訂導(dǎo)致印章失效。第十一條印章廢止流程：（一）申請(qǐng)部門填寫《印章廢止申請(qǐng)表》，說(shuō)明廢止理由；（二）行政部審核后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)；（三）行政部回收廢止印章，登記回收日期、經(jīng)辦人等信息；（四）對(duì)廢止印章進(jìn)行銷毀（需兩人以上監(jiān)銷）或封存，銷毀情況須記錄存檔，封存印章需注明封存日期、原因及存放地點(diǎn)。第四章印章使用流程第十二條一般用印流程：（一）申請(qǐng)人填寫《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明用印事由、文件名稱、份數(shù)、接收單位等信息，并附需用印的文件原件；（二）部門負(fù)責(zé)人審核申請(qǐng)材料，確認(rèn)內(nèi)容真實(shí)、合規(guī)，簽署審核意見；（三）行政部對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)檢查審批權(quán)限是否符合規(guī)定、文件內(nèi)容是否完整；（四）保管人核對(duì)《印章使用申請(qǐng)表》與審批意見，確認(rèn)無(wú)誤后用印，用印位置須準(zhǔn)確、清晰，不得涂改；（五）保管人在《印章使用登記本》上登記用印信息，申請(qǐng)人簽字確認(rèn)。第十三條不同類型文件的用印審批權(quán)限：（一）內(nèi)部通知、報(bào)告等文件：部門負(fù)責(zé)人審批；（二）對(duì)外宣傳資料、會(huì)員服務(wù)協(xié)議等：行政部負(fù)責(zé)人審核+總經(jīng)理審批；（三）合同、協(xié)議、戰(zhàn)略合作框架等：法務(wù)專員審核+分管領(lǐng)導(dǎo)審核+總經(jīng)理審批（重大合同需董事會(huì)審批）；（四）財(cái)務(wù)票據(jù)、銀行結(jié)算憑證等：財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核+總經(jīng)理審批；（五）授權(quán)委托書、法定代表人身份證明等：總經(jīng)理審批。第十四條印章使用登記要求：（一）《印章使用登記本》須載明用印日期、申請(qǐng)人、部門、事由、文件名稱、份數(shù)、審批人、用印人、備注等要素；（二）登記本須長(zhǎng)期保管（至少保存10年），不得涂改、撕毀或遺失；（三）電子用印記錄須與紙質(zhì)登記本同步存檔，確?？勺匪荨５谖逭绿厥馇闆r用印管理第十五條外出用印管理：（一）原則上禁止攜帶印章外出，確因工作需要（如異地簽約、現(xiàn)場(chǎng)辦公），須填寫《外出用印申請(qǐng)表》，說(shuō)明外出時(shí)間、地點(diǎn)、用印事由及攜帶人；（二）申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由兩名員工共同攜帶印章外出；（三）外出用印須在指定地點(diǎn)、范圍內(nèi)使用，用印后立即返回俱樂(lè)部，將印章交還保管人，并在《印章使用登記本》上補(bǔ)充登記外出用印情況；（四）嚴(yán)禁在外出期間將印章交予無(wú)關(guān)人員保管或使用。第十六條空白文件用印管理：（一）嚴(yán)格禁止在空白紙張、介紹信、合同等文件上用?。唬ǘ┐_因特殊情況需使用空白文件用印，須經(jīng)總經(jīng)理特批，并注明用途、有效期及使用范圍；（三）申請(qǐng)人須在空白文件上編號(hào)，用印后及時(shí)反饋使用情況，未使用的空白文件須立即回收銷毀，不得留存。第十七條緊急用印管理：（一）遇突發(fā)事件（如搶險(xiǎn)救災(zāi)、應(yīng)急處理）需緊急用印時(shí)，申請(qǐng)人可先口頭請(qǐng)示總經(jīng)理，經(jīng)同意后用??；（二）緊急用印后24小時(shí)內(nèi)，申請(qǐng)人須補(bǔ)填《印章使用申請(qǐng)表》，說(shuō)明緊急情況及口頭請(qǐng)示情況，由總經(jīng)理補(bǔ)簽審批意見；（三）緊急用印情況須單獨(dú)記錄，以備核查。第六章監(jiān)督檢查與責(zé)任追究第十八條監(jiān)督檢查機(jī)制：（一）行政部每季度對(duì)印章使用情況進(jìn)行抽查，每年開展一次全面檢查，檢查內(nèi)容包括印章保管情況、用印登記完整性、審批流程合規(guī)性等；（二）保管人每月對(duì)印章進(jìn)行自查，填寫《印章自查表》，報(bào)行政部備案；（三）任何員工發(fā)現(xiàn)印章違規(guī)使用情況，均可向行政部或總經(jīng)理舉報(bào)，舉報(bào)信息將嚴(yán)格保密。第十九條以下行為屬于印章違規(guī)使用：（一）私自刻制、偽造、變?cè)煊≌拢唬ǘ┪唇?jīng)審批擅自用印或越權(quán)審批用??；（三）將印章轉(zhuǎn)借他人使用或攜帶印章外出未按規(guī)定流程審批；（四）在空白文件上用印或未按規(guī)定反饋空白文件使用情況；（五）涂改、偽造用印登記記錄或隱瞞印章遺失、損壞情況；（六）其他違反本制度的行為。第二十條責(zé)任追究：（一）對(duì)違規(guī)使用印章的員工，根據(jù)情節(jié)輕重給予警告、記過(guò)、降職、解除勞動(dòng)合同等處分；（二）因違規(guī)使用印章給俱樂(lè)部造成經(jīng)濟(jì)損失的，須承擔(dān)賠償責(zé)任；（三）涉嫌違法犯罪的，移送司法機(jī)關(guān)處理；（四）保管人未履行職責(zé)導(dǎo)致印章丟失或被盜用，視情節(jié)輕重給予處分或賠償責(zé)任。第七章附則第二十一條本制度由俱樂(lè)部行政部負(fù)責(zé)解釋。第二十二