企業(yè)行政事務(wù)處理流程化手冊前言本手冊旨在規(guī)范企業(yè)行政事務(wù)處理流程，提升行政工作效率，保證各項事務(wù)有序開展。手冊適用于企業(yè)各部門日常行政事務(wù)處理，涵蓋辦公用品管理、會議室預訂、固定資產(chǎn)領(lǐng)用、訪客接待、文件流轉(zhuǎn)等高頻場景，供行政人員及相關(guān)崗位員工參考使用。第一章辦公用品管理流程一、適用場景與發(fā)起時機日常消耗品申領(lǐng)：部門辦公用筆、紙張、文件夾等常規(guī)消耗品庫存不足時。特殊用品申領(lǐng)：開展專項活動（如會議、培訓）需臨時采購特定用品時。新增配置申領(lǐng)：新員工入職或部門擴張需新增辦公用品配置時。二、標準化處理流程（一）需求提出申請人（部門員工或行政對接人）登錄企業(yè)OA系統(tǒng)，進入“辦公用品管理”模塊，選擇對應(yīng)用品類別（如“文具類”“設(shè)備類”）。填寫《辦公用品申領(lǐng)單》，詳細注明：用品名稱、規(guī)格型號、申領(lǐng)數(shù)量、申領(lǐng)事由、預計使用日期、申領(lǐng)人姓名及部門。如為特殊用品需補充說明用途（如“客戶答謝會禮品”“新員工入職包”），并相關(guān)活動通知或人員入職證明。（二）部門審批申領(lǐng)單提交后，自動流轉(zhuǎn)至部門負責人審批。部門負責人需審核申領(lǐng)合理性：常規(guī)消耗品確認庫存不足是否屬實，特殊用品確認是否與部門工作計劃匹配，新增配置確認是否有人員編制或預算支持。審批通過后，流轉(zhuǎn)至行政部；駁回需注明原因（如“數(shù)量超限，建議減半”“無預算支持”），退回申請人修改。（三）行政部審核與采購行政部接收申領(lǐng)單后，1個工作日內(nèi)完成審核：常規(guī)消耗品：核對庫存臺賬，若庫存充足，直接安排發(fā)放；若不足，采購清單。特殊/新增用品：核對預算額度，確認采購必要性，提交采購申請（金額超限需按企業(yè)采購流程報批）。采購執(zhí)行：常規(guī)消耗品：從合格供應(yīng)商處按月度集中采購，保證3個工作日內(nèi)到貨。特殊用品：根據(jù)需求緊急程度選擇采購渠道（緊急事項可線下應(yīng)急采購，非緊急通過招標采購），到貨后第一時間通知申請人。（四）發(fā)放與登記申請人到行政部（或指定領(lǐng)用點）領(lǐng)取用品，需出示工牌核對身份。行政人員對照《辦公用品申領(lǐng)單》發(fā)放物品，雙方簽字確認，更新庫存臺賬（系統(tǒng)自動同步）。如為批量發(fā)放（如新員工入職包），行政部提前1個工作日通知部門領(lǐng)取，保證物品交接無誤。三、配套表單模板表1-1辦公用品申領(lǐng)單申領(lǐng)部門申領(lǐng)人申領(lǐng)日期用品名稱規(guī)格型號單位申領(lǐng)事由□日常消耗□特殊活動□新增配置（說明：________________________）部門審批意見：______________________簽字：______日期：______行政審核意見：______________________簽字：______日期：______發(fā)放確認領(lǐng)用人簽字：______發(fā)放人簽字：______日期：______四、操作要點與風險提示申領(lǐng)規(guī)范：禁止虛報、冒領(lǐng)辦公用品，特殊用品需提前3個工作日提交申請，避免臨時采購影響工作。庫存管理：行政部每月25日開展庫存盤點，保證賬實相符，低值易耗品庫存量不低于15天用量，高值物品（如打印機）需專人管理。成本控制：鼓勵部門復用閑置用品，超常規(guī)申領(lǐng)需經(jīng)分管副總審批，避免資源浪費。第二章會議室預訂與管理流程一、適用場景與發(fā)起時機內(nèi)部會議：部門例會、項目推進會、跨部門協(xié)調(diào)會等。外部接待：客戶洽談、面試面試、/行業(yè)協(xié)會來訪等。專項活動：培訓講座、員工團建、小型發(fā)布會等。二、標準化處理流程（一）會議室預訂申請人通過企業(yè)OA系統(tǒng)“會議室預訂”模塊查看會議室實時使用狀態(tài)（可按“日期”“容量”“設(shè)備”篩選）。選擇會議室后，填寫《會議室預訂申請表》，注明：會議名稱、會議時間（起止時間精確到30分鐘）、參會人數(shù)、會議類型（內(nèi)部/外部）、所需設(shè)備（投影儀、視頻會議系統(tǒng)、白板等）、聯(lián)系人及電話。提交申請后，系統(tǒng)自動發(fā)送預訂確認短信至申請人手機；若遇時間沖突，系統(tǒng)提示“預訂失敗”，需更換會議室或時間。（二）會前準備行政部收到預訂申請后，提前1個工作日完成會前準備：常規(guī)會議：調(diào)試設(shè)備、檢查桌椅擺放、提供飲用水（按參會人數(shù)準備瓶裝水/水杯）。重要會議（如客戶接待、高管會議）：布置席卡、擺放會議資料、準備茶歇（提前與申請人確認茶歇種類及數(shù)量）。如申請人需額外服務(wù)（如鮮花、橫幅），需提前2個工作日提出，行政部協(xié)調(diào)供應(yīng)商落實。（三）會中服務(wù)會議開始前15分鐘，行政人員到會議室開啟設(shè)備、檢查環(huán)境，保證空調(diào)溫度適宜（夏季24-26℃，冬季20-22℃）。會議期間，若設(shè)備故障或服務(wù)需求，參會人員可聯(lián)系前臺（分機號8001），行政人員5分鐘內(nèi)響應(yīng)處理。（四）會后整理會議結(jié)束后，申請人或參會人員需帶走個人物品，關(guān)閉設(shè)備（投影儀、燈光、空調(diào)）。行政部在會議結(jié)束后30分鐘內(nèi)到場檢查：整理桌椅、清理垃圾、回收設(shè)備，確認會議室恢復整潔狀態(tài)，更新系統(tǒng)使用記錄。三、配套表單模板表2-1會議室預訂申請表預訂部門預訂人聯(lián)系電話會議名稱會議時間______年_月_日____:____至____:____參會人數(shù)會議類型□內(nèi)部會議□外部接待□專項活動所需設(shè)備□投影儀□視頻會議系統(tǒng)□白板□麥克風（其他：________）特殊需求□茶歇□席卡□橫幅□鮮花（說明：________________________）預訂確認系統(tǒng)自動發(fā)送至預訂人手機，沖突時請重新選擇會后反饋如需修改或取消，請?zhí)崆?個工作日聯(lián)系行政部分機號8002四、操作要點與風險提示預訂規(guī)范：會議室預訂遵循“先到先得”原則，同一部門連續(xù)預訂不超過3天，重要會議可提前7天預訂。設(shè)備管理：投影儀、視頻會議系統(tǒng)等由行政部定期維護（每月1次），保證設(shè)備完好率100%。應(yīng)急處理：若遇突發(fā)會議需臨時使用會議室，優(yōu)先保障內(nèi)部緊急事務(wù)，外部會議需經(jīng)行政經(jīng)理審批。第三章固定資產(chǎn)領(lǐng)用與歸還流程一、適用場景與發(fā)起時機新員工入職：領(lǐng)用辦公電腦、辦公椅、工牌等基礎(chǔ)配置。崗位變動：因調(diào)崗、項目需要需更換或增加固定資產(chǎn)（如筆記本電腦、專用設(shè)備）。離職/交接：員工離職時需歸還名下固定資產(chǎn)，崗位調(diào)動時需辦理資產(chǎn)轉(zhuǎn)移。二、標準化處理流程（一）領(lǐng)用申請新員工入職：人力資源部提前1個工作日將《入職人員信息表》同步至行政部，行政部根據(jù)崗位配置標準（如普通員工配筆記本電腦1臺、辦公椅1把）準備資產(chǎn)，通知員工領(lǐng)用。崗位變動：申請人填寫《固定資產(chǎn)領(lǐng)用申請表》，注明：資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、領(lǐng)用原因、使用人、預計歸還時間，部門負責人審批后提交行政部。（二）資產(chǎn)發(fā)放與登記行政部核對申請信息，確認資產(chǎn)狀態(tài)（完好/維修中），發(fā)放時需：貼資產(chǎn)標簽（標簽包含資產(chǎn)編號、名稱、領(lǐng)用日期、使用人）。填寫《固定資產(chǎn)領(lǐng)用臺賬》，雙方簽字確認（使用人、行政發(fā)放人）。告知使用人資產(chǎn)保管責任（如嚴禁外借、損壞需報修）。（三）變更與轉(zhuǎn)移員工調(diào)崗：原部門負責人在OA系統(tǒng)發(fā)起“資產(chǎn)轉(zhuǎn)移申請”，注明轉(zhuǎn)移人、接收人、資產(chǎn)清單，雙方確認后，行政部更新臺賬。資產(chǎn)維修：使用人發(fā)覺資產(chǎn)故障，填寫《資產(chǎn)維修申請表》，行政部聯(lián)系供應(yīng)商維修，維修期間提供備用資產(chǎn)（如備用電腦）。（四）歸還與核銷員工離職：人力資源部在員工離職日期前3個工作日通知行政部，使用人需在離職前1個工作日歸還資產(chǎn)，行政部檢查資產(chǎn)狀態(tài)：完好：辦理歸還手續(xù)，注銷臺賬。損壞：根據(jù)損壞程度追究責任（自然損耗免賠，人為損壞按折舊價賠償）。資產(chǎn)閑置：行政部每季度梳理閑置資產(chǎn)，發(fā)布《閑置資產(chǎn)清單》，各部門按需申領(lǐng)，避免重復采購。三、配套表單模板表3-1固定資產(chǎn)領(lǐng)用申請表領(lǐng)用部門領(lǐng)用人崗位資產(chǎn)名稱規(guī)格型號資產(chǎn)編號領(lǐng)用原因□新入職□崗位變動□項目需求□其他（說明：________________________）部門審批意見：______________________簽字：______日期：______行政審核意見：______________________簽字：______日期：______領(lǐng)用確認使用人簽字：______發(fā)放人簽字：______日期：______四、操作要點與風險提示責任明確：固定資產(chǎn)實行“誰使用、誰負責”原則，使用人需妥善保管，離職時必須歸還，否則不予辦理離職手續(xù)。臺賬管理：行政部建立電子+紙質(zhì)雙重臺賬，每半年盤點一次，保證資產(chǎn)信息準確（編號、使用人、存放地點）。處置規(guī)范：報廢、處置資產(chǎn)需經(jīng)技術(shù)部鑒定、行政部審核、總經(jīng)理審批，嚴禁私自丟棄或變賣。第四章訪客接待與登記流程一、適用場景與發(fā)起時機外部訪客：客戶洽談、供應(yīng)商對接、合作伙伴考察等。面試接待：候選人面試、獵頭公司推薦人員來訪等。/協(xié)會來訪：監(jiān)管部門檢查、行業(yè)協(xié)會調(diào)研等。二、標準化處理流程（一）訪客預約被訪部門提前1個工作日通過OA系統(tǒng)提交《訪客接待申請》，注明：訪客姓名、單位、職務(wù)、到訪人數(shù)、到訪時間、事由、陪同人、聯(lián)系方式。特殊訪客（如領(lǐng)導、重要客戶）需提前3個工作日申請，經(jīng)行政經(jīng)理審批后，安排專人對接。（二）訪客登記前臺接待人員核對訪客信息：首次來訪：出示身份證原件，登記《訪客登記表》（姓名、單位、身份證號、事由、到訪/離開時間、陪同人）。常規(guī)訪客：刷臉識別（已錄入人臉信息）或報姓名+單位，快速登記。發(fā)放《訪客證》（貼照片、注明有效期），告知訪客須知：“請勿攜帶危險物品、進入生產(chǎn)區(qū)域需佩戴安全帽、禁止拍照（涉密區(qū)域）”。（三）接待引導前臺通知被訪部門陪同人，引導訪客至會議室（如遇被訪人臨時外出，引導至前臺等候區(qū)，提供茶水）。重要訪客（如高管客戶）由行政人員陪同至會議室，提前準備茶水、紙巾、會議資料。（四）訪客離開陪同人確認訪客離開后，在前臺系統(tǒng)“訪客簽退”，前臺回收《訪客證》（如為一次性訪客證，可自行留存）。每日下班前，前臺匯總《訪客登記表》，同步至行政部存檔（保存期限1年）。三、配套表單模板表4-1訪客登記表到訪日期訪客姓名單位職務(wù)身份證號聯(lián)系電話陪同人到訪時間事由□客戶洽談□面試□檢查□其他（說明：________________________）離開時間訪客證號接待人簽字備注□已回收訪客證□未回收（原因：________________________）四、操作要點與風險提示信息保密：嚴禁泄露訪客信息及企業(yè)內(nèi)部資料，涉密區(qū)域接待需經(jīng)部門負責人批準。安全防范：前臺發(fā)覺可疑人員（如無預約、信息不符），需立即聯(lián)系行政部或安保部，必要時報警處理。形象規(guī)范：陪同人需著正裝，保持專業(yè)形象，主動介紹企業(yè)文化，重要訪客接待后24小時內(nèi)發(fā)送感謝信。第五章文件流轉(zhuǎn)與歸檔流程一、適用場景與發(fā)起時機內(nèi)部文件：部門通知、會議紀要、工作計劃、請示報告等。外部文件：合同、函件、公文、客戶資料等。歸檔文件：需長期保存的合同、財務(wù)憑證、重要會議記錄等。二、標準化處理流程（一）文件起草起草人根據(jù)文件類型選擇模板（如《會議紀要模板》《合同模板》），保證內(nèi)容完整、邏輯清晰、格式規(guī)范（字體、字號、行距按企業(yè)標準）。涉及多個部門的文件，需提前征求相關(guān)部門意見，避免歧義。（二）審批流轉(zhuǎn)文件通過OA系統(tǒng)提交審批，按“起草人→部門負責人→分管領(lǐng)導→總經(jīng)理”順序流轉(zhuǎn)（緊急文件可標注“加急”，縮短審批時限）。審批人需在1個工作日內(nèi)反饋意見，如需修改，注明修改原因并退回；如同意，“通過”并簽字。（三）用印與發(fā)放審批通過后，起草人到行政部用印，核對文件內(nèi)容與審批信息一致，在《文件用印登記表》簽字登記（嚴禁在空白文件上用?。０l(fā)放文件：內(nèi)部文件：通過OA系統(tǒng)發(fā)布，紙質(zhì)版按部門份數(shù)打印、分發(fā)（收件人簽字確認）。外部文件：加蓋公章/合同章后，通過快遞或當面送達（快遞需留存底單，當面送達需接收人簽字）。（四）歸檔管理歸檔范圍：審批完成的文件、合同、重要會議記錄、外部函件等（具體范圍按《企業(yè)檔案管理制度》執(zhí)行）。歸檔流程：部門文件：每年12月底前，部門負責人整理本年度文件，移交行政部。行政部：對文件分類編號（如“部門-年份-文號”），錄入檔案系統(tǒng)，存入檔案柜（涉密文件加密保存）。查閱權(quán)限：內(nèi)部員工需經(jīng)部門負責人審批，外部人員需經(jīng)總經(jīng)理批準，查閱時登記《檔案查閱記錄表》。三、配套表單模板表5-1文件用印登記表用印日期文件名稱文件編號用印類型起草人部門審批人用印份數(shù)用印事由□合同□通知□報告□其他（說明：________________________）經(jīng)辦人簽字審批人簽字行政用印人簽字四、操作要點與風險提示審批時效：緊急文件（如合同、突發(fā)事件報告）需在4小時內(nèi)完成審批，超時未審批需向發(fā)起人說明原因。歸檔規(guī)范：電子檔案備份至企業(yè)服務(wù)器（雙備份），紙質(zhì)檔案保存期限按《檔案法》執(zhí)行（如永久、30年、10年）。保密管理：涉密文件（如財務(wù)數(shù)據(jù)、技術(shù)圖紙）需標注“秘密”字樣，限制知悉范圍，嚴禁通過QQ等非加密渠道傳輸。第六章常用行政服務(wù)應(yīng)急處理指引一、辦公用品短缺應(yīng)急處理緊急情況：部門突發(fā)消耗品短缺（如會議用紙、簽字筆），可聯(lián)系行政部應(yīng)急聯(lián)系人（分機號8003），說明需求。應(yīng)急響應(yīng)：行政部在1小時內(nèi)協(xié)調(diào)內(nèi)部調(diào)撥（如其他部門庫存充足），或線下緊急采購（就近供應(yīng)商），保證不影響工作。二、會議室突發(fā)占用應(yīng)急處理沖突情況：已預訂會議室被臨時占用，需立即聯(lián)系行政部分機號8002，協(xié)調(diào)更換至同類型空閑會議室