行政公文格式與寫作標(biāo)準(zhǔn)工具指南一、適用工作場(chǎng)景本工具適用于各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在日常行政管理中需要規(guī)范撰寫和處理行政公文的場(chǎng)景，具體包括但不限于：決策部署傳達(dá)：如發(fā)布重要通知、通報(bào)、意見(jiàn)等，保證上級(jí)要求或工作部署準(zhǔn)確下達(dá)到各部門、各單位；工作情況匯報(bào)：如向上級(jí)機(jī)關(guān)呈送報(bào)告、請(qǐng)示，反映工作進(jìn)展、存在問(wèn)題及需協(xié)調(diào)事項(xiàng)；跨部門事務(wù)溝通：如使用函件商洽工作、詢問(wèn)或答復(fù)問(wèn)題，明確責(zé)任分工與合作事項(xiàng)；規(guī)章制度發(fā)布：如印發(fā)管理辦法、規(guī)定、細(xì)則等，規(guī)范內(nèi)部管理流程與行為準(zhǔn)則；重要事項(xiàng)記錄：如會(huì)議紀(jì)要、決定、批復(fù)等，固化會(huì)議成果或?qū)φ?qǐng)示事項(xiàng)的明確答復(fù)。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程行政公文寫作需遵循“準(zhǔn)備起草—審核修改—排版印發(fā)”的規(guī)范流程，保證內(nèi)容準(zhǔn)確、格式合規(guī)、程序嚴(yán)謹(jǐn)。具體步驟（一）前期準(zhǔn)備：明確需求與收集素材確定文種與發(fā)文目的根據(jù)工作內(nèi)容選擇恰當(dāng)文種（如通知、報(bào)告、請(qǐng)示、函、紀(jì)要等），明確發(fā)文是傳達(dá)要求、匯報(bào)情況還是請(qǐng)求支持。例如：需部署專項(xiàng)工作，選用“通知”；需上級(jí)批準(zhǔn)事項(xiàng)，選用“請(qǐng)示”。收集基礎(chǔ)信息與素材收集與公文相關(guān)的背景資料、政策依據(jù)、數(shù)據(jù)事實(shí)、各部門意見(jiàn)等，保證內(nèi)容真實(shí)、有據(jù)可依。例如：撰寫年度工作計(jì)劃需參考上一年度工作總結(jié)、當(dāng)前重點(diǎn)工作部署文件等。確定主送與抄送范圍明確公文的接收對(duì)象（主送機(jī)關(guān)）及需知曉的部門（抄送機(jī)關(guān)），避免漏發(fā)或錯(cuò)發(fā)。例如：涉及多個(gè)部門的聯(lián)合通知，主送各相關(guān)部門，抄送分管領(lǐng)導(dǎo)。（二）起草撰寫：規(guī)范結(jié)構(gòu)與內(nèi)容表達(dá)構(gòu)建公文框架按照公文“眉首—主體—版記”的標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)搭建框架：眉首：包含發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人（上行文需標(biāo)注）；主體：包含標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章；版記：包含抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期（正式印發(fā)時(shí)添加）。規(guī)范各要素撰寫一般由“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”組成，簡(jiǎn)潔明了。例如：“XX公司關(guān)于開(kāi)展2024年度安全生產(chǎn)檢查的通知”；主送機(jī)關(guān)：頂格書(shū)寫，后加冒號(hào)，多個(gè)機(jī)關(guān)用頓號(hào)分隔，同類機(jī)關(guān)間用“、”不同類機(jī)關(guān)間用“，”；開(kāi)頭說(shuō)明發(fā)文依據(jù)或目的，主體闡述具體內(nèi)容（分條列項(xiàng)時(shí)用“一、”“（一）”“1.”“（1）”序號(hào)），結(jié)尾提出執(zhí)行要求或希望；附件：如有附件，在下空一行注明“附件：1.XXXXX”，附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)；發(fā)文機(jī)關(guān)署名：使用機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，聯(lián)合行文時(shí)主辦機(jī)關(guān)在前；成文日期：用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，如“2024年5月20日”。語(yǔ)言表達(dá)要求使用準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、莊重的書(shū)面語(yǔ)，避免口語(yǔ)化、歧義表述；數(shù)字用法統(tǒng)一（如年份用全稱，金額同時(shí)用阿拉伯?dāng)?shù)字和中文大寫）；計(jì)量單位使用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)符號(hào)。（三）審核修改：保證內(nèi)容與格式合規(guī)自查自改起草人需重點(diǎn)檢查：內(nèi)容是否符合政策要求、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、邏輯是否清晰、格式要素是否齊全、有無(wú)錯(cuò)別字等。部門審核涉及多部門職責(zé)的公文，需送相關(guān)部門會(huì)簽，保證內(nèi)容無(wú)分歧、職責(zé)明確。例如：涉及財(cái)務(wù)制度的文件，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核。領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)按發(fā)文權(quán)限逐級(jí)報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)：一般公文由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，重要公文或上行文需由主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。簽發(fā)人需在簽發(fā)欄內(nèi)明確簽署意見(jiàn)、姓名及日期。（四）排版印發(fā)：規(guī)范格式與分發(fā)歸檔排版格式頁(yè)面：A4紙，頁(yè)邊距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm；字體：標(biāo)題用小標(biāo)宋體二號(hào)，用仿宋體三號(hào)，一級(jí)標(biāo)題黑體三號(hào)，二級(jí)標(biāo)題楷體GB2312三號(hào)；行距：行距為28磅，標(biāo)題行距根據(jù)字?jǐn)?shù)適當(dāng)調(diào)整。用印與分發(fā)成文日期右空四字加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，印章上沿不壓下沿，下沿壓成文日期；印發(fā)后按主送、抄送范圍準(zhǔn)確分發(fā)，并留存底稿及電子版歸檔。三、公文格式模板要素表結(jié)構(gòu)模塊要素名稱規(guī)范要求示例眉首發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”組成，居中排布，紅色小標(biāo)宋體字“XX市人民文件”發(fā)文字號(hào)“機(jī)關(guān)代字〔年份〕序號(hào)號(hào)”，年份用六角括號(hào)“〔〕”“X政發(fā)〔2024〕10號(hào)”簽發(fā)人（上行文）標(biāo)注“簽發(fā)人：XXX”，后簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)姓名及職務(wù)，居右空一字“簽發(fā)人：張三市長(zhǎng)”主體標(biāo)題發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種，二號(hào)小標(biāo)宋體，居中“XX市教育局關(guān)于做好2024年秋季學(xué)期開(kāi)學(xué)工作的通知”主送機(jī)關(guān)頂格書(shū)寫，后加冒號(hào)，三號(hào)仿宋體“各縣（區(qū)）教育局，各市屬學(xué)校：”首段開(kāi)頭空兩格，層次序號(hào)“一、”“（一）”“1.”“（1）”，三號(hào)仿宋體，行距28磅“一、提高思想認(rèn)識(shí)，落實(shí)主體責(zé)任?！ㄒ唬┘訌?qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。各單位要成立專項(xiàng)工作組……”附件說(shuō)明下空一行，左空二字標(biāo)注“附件：”，后接附件名稱及序號(hào)，名稱后不加標(biāo)點(diǎn)“附件：1.2024年秋季學(xué)期開(kāi)學(xué)工作檢查表”發(fā)文機(jī)關(guān)署名聯(lián)合行文時(shí)主辦機(jī)關(guān)在前，三號(hào)仿宋體“XX市教育局”成文日期阿拉伯?dāng)?shù)字年月日，右空四字，三號(hào)仿宋體“2024年8月25日”印章成文日期上壓，下壓成文日期，紅色—版記抄送機(jī)關(guān)主題詞下（無(wú)主題詞時(shí)在成文日期下），左空一字標(biāo)注“抄送：”，后接機(jī)關(guān)名稱，三號(hào)仿宋體“抄送：市委辦公室，市辦公室?！庇“l(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期抄送機(jī)關(guān)下，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，三號(hào)仿宋體“XX市教育局辦公室2024年8月26日印發(fā)”四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與避坑指南（一）格式規(guī)范：避免“細(xì)節(jié)失誤”影響效力文種混淆：“請(qǐng)示”需一事一請(qǐng)，不得夾帶報(bào)告內(nèi)容；“報(bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)（如需批準(zhǔn)應(yīng)另文請(qǐng)示）。發(fā)文字號(hào)錯(cuò)誤：年份用六角括號(hào)“〔〕”而非方括號(hào)“[]”，序號(hào)用“1.”而非“第1號(hào)”。印章位置：印章上沿不得壓（下壓不超過(guò)7mm），聯(lián)合行文時(shí)印章間互不相交或相切。（二）內(nèi)容嚴(yán)謹(jǐn)：杜絕“信息失真”引發(fā)風(fēng)險(xiǎn)政策依據(jù)：引用文件需標(biāo)注全稱、文號(hào)及條款，保證現(xiàn)行有效，避免引用廢止文件。數(shù)據(jù)準(zhǔn)確：涉及數(shù)據(jù)、金額、日期等需經(jīng)復(fù)核，與原始材料一致，防止因數(shù)據(jù)錯(cuò)誤導(dǎo)致決策偏差。職責(zé)明確：部署工作時(shí)需明確責(zé)任主體、完成時(shí)限，避免使用“相關(guān)部門”“適時(shí)推進(jìn)”等模糊表述。（三）語(yǔ)言得體：堅(jiān)守“公文語(yǔ)體”底線禁用口語(yǔ)：不得使用“搞定”“差不多”“大家覺(jué)得”等口語(yǔ)化表達(dá)，替換為“完成”“基本符合”“經(jīng)研究認(rèn)為”。避免歧義：時(shí)間表述用“2024年5月1日”而非“下周一”，地點(diǎn)表述用“XX市XX區(qū)XX路123號(hào)”而非“單位門口”。慎用修辭：公文以陳述說(shuō)明為主，避免使用比喻、夸張等修辭手法，保持客觀中立。（四）程序合規(guī)：嚴(yán)守“發(fā)文流程”紅線未經(jīng)審核不發(fā)文：杜絕“先印發(fā)后審核”，重要公文需經(jīng)辦公室核稿、部門會(huì)簽、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)三級(jí)審核。涉密文件管理：內(nèi)容涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密的，