行政管理事務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化管理手冊第一章總則一、編制目的為規(guī)范公司行政管理事務(wù)操作，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)分工，提高工作效率，保障工作有序開展，特制定本手冊。本手冊旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化流程減少溝通成本，降低管理風(fēng)險，為各部門提供清晰的事務(wù)辦理指引。二、適用范圍本手冊適用于公司各部門及全體員工，涵蓋日常辦公、會議組織、檔案管理、印章使用、費用報銷、固定資產(chǎn)管理等行政管理核心事務(wù)。各部門可根據(jù)實際業(yè)務(wù)需求，在本手冊框架下細(xì)化具體操作細(xì)則。三、基本原則規(guī)范高效：流程設(shè)計簡潔明了，審批環(huán)節(jié)合理，保證事務(wù)處理及時高效。權(quán)責(zé)清晰：明確各環(huán)節(jié)責(zé)任主體，避免推諉扯皮，保證責(zé)任到人。合規(guī)嚴(yán)謹(jǐn)：嚴(yán)格遵守公司制度及國家法律法規(guī)，重要事務(wù)需留存完整記錄，便于追溯。持續(xù)優(yōu)化：根據(jù)實際運行情況定期復(fù)盤流程，結(jié)合反饋意見持續(xù)優(yōu)化完善。第二章行政管理核心流程標(biāo)準(zhǔn)化第一節(jié)日常辦公事務(wù)管理（一）辦公物品申領(lǐng)與領(lǐng)用適用場景員工因日常工作需要（如文具、耗材、設(shè)備配件等）申領(lǐng)辦公物品時，適用本流程。操作步驟（1）提交申請：員工通過OA系統(tǒng)或填寫《辦公物品申領(lǐng)表》（詳見【模板一】），注明申領(lǐng)物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及申領(lǐng)部門。（2）部門審核：部門負(fù)責(zé)人對申領(lǐng)物品的必要性及合理性進(jìn)行審核，確認(rèn)后提交至行政部。（3）行政部審批：行政部根據(jù)庫存情況及公司領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審批，若庫存不足，需同步啟動采購流程。（4）領(lǐng)用物品：審批通過后，員工憑OA審批記錄或申領(lǐng)表至行政部倉庫領(lǐng)取物品，并在《辦公物品領(lǐng)用登記表》上簽字確認(rèn)。注意事項申領(lǐng)物品需符合部門實際需求，避免浪費；耐用辦公物品（如計算器、U盤等）需以舊換新，遺失需按公司規(guī)定賠償；行政部每月5日前匯總上月領(lǐng)用情況，報財務(wù)部備案。（二）辦公環(huán)境維護(hù)適用場景涉及辦公區(qū)域清潔、綠植養(yǎng)護(hù)、設(shè)施維修等環(huán)境維護(hù)事務(wù)時，適用本流程。操作步驟（1）問題反饋：員工發(fā)覺辦公區(qū)域環(huán)境問題（如設(shè)施故障、衛(wèi)生死角等），可通過OA系統(tǒng)提交《環(huán)境維護(hù)申請》或聯(lián)系行政部專員*對接人。（2）任務(wù)派發(fā)：行政部收到申請后，1個工作日內(nèi)核實問題，根據(jù)問題類型派發(fā)至保潔組、維修組或外包服務(wù)單位。（3）處理反饋：責(zé)任方需在規(guī)定時限內(nèi)完成處理（緊急維修2小時內(nèi)響應(yīng)，非緊急24小時內(nèi)完成），處理結(jié)果反饋至行政部及申請人。（4）驗收確認(rèn)：申請人確認(rèn)問題解決后，在OA系統(tǒng)中確認(rèn)驗收，行政部定期回訪滿意度。注意事項員工需自覺維護(hù)辦公環(huán)境，保持工位整潔；禁止私自改動辦公區(qū)域布局或拆卸設(shè)施；綠植養(yǎng)護(hù)由行政部統(tǒng)一安排，員工不得隨意移動或修剪。第二節(jié)會議組織與管理（一）會議籌備與召開適用場景公司內(nèi)部各類會議（如周例會、月度總結(jié)會、專題研討會等）的籌備、召開及后續(xù)跟進(jìn)適用本流程。操作步驟（1）會議發(fā)起：發(fā)起人（部門負(fù)責(zé)人或會議組織者）提前2個工作日通過OA系統(tǒng)提交《會議申請表》（詳見【模板二】），注明會議主題、時間、地點、參會人員、議程及所需物料（如投影儀、白板等）。（2）審批協(xié)調(diào)：行政部根據(jù)會議重要性及資源情況審批，若需跨部門協(xié)調(diào)參會人員，需提前1個工作日與各部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)。（3）會前準(zhǔn)備：行政部提前1天布置會場（調(diào)試設(shè)備、擺放席卡、準(zhǔn)備茶水等），并發(fā)送會議通知至參會人員；發(fā)起人需提前將會議材料分發(fā)至參會人員。（4）會議召開：參會人員提前5分鐘入場，發(fā)起人主持會議，控制會議時間；行政部安排專人記錄會議要點（時間、地點、參會人、決議事項等）。（5）會后跟進(jìn)：會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)，行政部整理《會議紀(jì)要》（詳見【模板三】），經(jīng)發(fā)起人確認(rèn)后分發(fā)至參會人員及相關(guān)部門，并跟蹤決議事項落實情況。注意事項會議需明確議題，避免無關(guān)內(nèi)容；參會人員需提前10分鐘請假，無故缺席者按公司考勤制度處理；涉密會議需嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，會議材料不得外傳。第三節(jié)檔案資料管理（一）文件歸檔適用場景公司各類行政文件（如制度、通知、合同、會議紀(jì)要等）的整理、歸檔及借閱適用本流程。操作步驟（1）文件分類：行政部每年12月組織各部門對當(dāng)年文件進(jìn)行分類，按“年度-類別-部門”編號（如2024-行-001），編制《文件歸檔清單》（詳見【模板四】）。（2）移交歸檔：各部門在次年1月10日前將需歸檔文件移交至行政部，雙方簽字確認(rèn)《文件移交清單》。（3）保管存放：行政部將文件存入檔案柜，標(biāo)注清晰標(biāo)簽，電子檔案同步至公司檔案管理系統(tǒng)，定期備份。（4）借閱查閱：員工因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》（詳見【模板五】），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及行政部經(jīng)理*審批后，在檔案室查閱或借出（借閱期限不超過3個工作日），歸還時檢查文件完整性。注意事項涉密文件需單獨存放，借閱需經(jīng)總經(jīng)理審批；電子檔案需定期殺毒，保證數(shù)據(jù)安全；超過保管期限的檔案，需經(jīng)行政部鑒定后統(tǒng)一銷毀，并留存銷毀記錄。第四節(jié)印章使用管理（一）印章申請與使用適用場景公司公章、合同章、財務(wù)章等印章的使用、保管及登記適用本流程。操作步驟（1）提交申請：申請人填寫《印章使用申請表》（詳見【模板六】），注明用印單位、用途、文件名稱、份數(shù)及用印日期，附相關(guān)審批材料（如合同需附部門負(fù)責(zé)人及總經(jīng)理簽字的審批單）。（2）審批審核：部門負(fù)責(zé)人審核用印必要性，行政部核對申請材料與印章使用范圍的一致性，重要用?。ㄈ绾贤?、對外函件）需經(jīng)總經(jīng)理*審批。（3）用印登記：審批通過后，申請人至行政部用印，管理員在《印章使用登記表》（詳見【模板七】）上記錄用印人、用印日期、文件名稱及份數(shù)，申請人簽字確認(rèn)。（4）文件留存：用印文件需復(fù)印一份交行政部留存，原件交還申請人。注意事項嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同或未經(jīng)審批的文件上用印；印章由行政部專人保管，保管人不得擅自委托他人代管；若印章遺失或損壞，需立即上報行政部并啟動刻章補(bǔ)辦流程。第五節(jié)費用報銷管理（一）日常費用報銷適用場景員工因公發(fā)生的交通費、招待費、辦公費等日常費用的報銷適用本流程。操作步驟（1）整理票據(jù)：員工整理報銷票據(jù)，保證票據(jù)真實、合規(guī)（發(fā)票需注明抬頭、稅號、金額及業(yè)務(wù)內(nèi)容），并在票據(jù)背面注明費用事由、發(fā)生日期及報銷人姓名。（2）填寫單據(jù)：填寫《費用報銷單》（詳見【模板八】），粘貼票據(jù)（按費用類型分類粘貼，附件張數(shù)需與單據(jù)一致），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。（3）財務(wù)審核：財務(wù)部對報銷單及票據(jù)進(jìn)行審核，重點核查票據(jù)合規(guī)性、報銷標(biāo)準(zhǔn)及預(yù)算執(zhí)行情況，審核通過后交出納付款。（4）領(lǐng)取款項：報銷人收到到賬通知后，確認(rèn)收款金額無誤；若有退回，財務(wù)部注明原因，員工修改后重新提交。注意事項報銷需在費用發(fā)生后15個工作日內(nèi)提交，逾期不予受理；招待費需注明招待對象及事由，超過500元需提前向行政部報備；交通費報銷需附行程單，禁止虛報冒領(lǐng)。第六節(jié)固定資產(chǎn)管理（一）固定資產(chǎn)采購與登記適用場景公司固定資產(chǎn)（如電腦、打印機(jī)、辦公家具等）的采購、驗收、登記及報廢適用本流程。操作步驟（1）需求提報：部門因工作需要新增固定資產(chǎn)，填寫《固定資產(chǎn)采購申請表》（詳見【模板九】），注明設(shè)備名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算及用途，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及行政部審核。（2）采購執(zhí)行：行政部根據(jù)采購預(yù)算及公司采購制度，通過比價、招標(biāo)等方式確定供應(yīng)商，簽訂采購合同。（3）驗收登記：設(shè)備到貨后，行政部組織使用部門、財務(wù)部共同驗收，填寫《固定資產(chǎn)驗收單》（詳見【模板十】），驗收合格后錄入固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽（編號、部門、責(zé)任人）。（4）報廢處置：固定資產(chǎn)達(dá)到使用年限或損壞無法修復(fù)時，由使用部門提交《固定資產(chǎn)報廢申請表》，經(jīng)行政部鑒定、財務(wù)部審核、總經(jīng)理審批后，統(tǒng)一處置報廢，并更新資產(chǎn)臺賬。注意事項固定資產(chǎn)需專人管理，責(zé)任人離職時需辦理交接手續(xù)；定期對固定資產(chǎn)進(jìn)行盤點（每季度一次），保證賬實相符；嚴(yán)禁擅自處置、外借或挪用固定資產(chǎn)。第三章附則一、手冊解釋權(quán)本手冊由行政部負(fù)責(zé)解釋，如有疑問可聯(lián)系行政部專員*對接人（分機(jī)號：）。二、修訂與生效本手冊自發(fā)布之日起施行，每年末根據(jù)實際運行情況修訂一次