公文寫作教程行政公文工作范文實用文檔

第一章公文概述

一、公文的含義

二、公文的分類

三、公文的特點

四、公文的辦理

第二章公文的種類及書寫

一、公文的種類

二、公文的基本格式

三、公文的排版形式

四、公文的書寫要求

第三章常用公文寫作

一、報告

二、請示

三、批復(fù)

四、通知

五、函

六、會議紀(jì)要

七、總結(jié)

第四章公文常見病例分析

第一章公文概述

1、公文的含義

公文是公務(wù)文書的簡稱，是行政機關(guān)在行政管理過程中形成

的、具有法定效力與規(guī)范體式的文書，是依法行政與進行公務(wù)活

動的重要工具。

古代公文的種類、文體，由于歷朝體制不一致，變化頻繁,

“公文”一詞最早見于西晉陳壽寫的一份名著，也是很多人都熟

悉的《三國志》中。

2、公文的分類

公文按其行文方向：可分為上行文、下行文、平行文。

上行文是指下級機關(guān)向上級機關(guān)報送的公文，如請示、報告。

下行文是指上級機關(guān)向所屬下級機關(guān)的行文，如決定、指示、

公告、通知、通報等。

平行文指同級機關(guān)或者不一致隸屬機關(guān)之間的行文，比如

函。通知、公文紀(jì)要有的時候也可作為平行文。

公文按其時限要求，可分為緊急公文與常規(guī)公文。公文內(nèi)容

有的時候限要求，需迅速傳遞辦理的，稱緊急公文。

緊急公文可分為特急與急件兩種。緊急公文應(yīng)隨到隨辦，時

限要求越高，傳遞、辦理的速度也就要求越快。

公文按其機密程度，可分為保密公文與普通公文。保密公文

分為絕密、機密、秘密公文。是指內(nèi)容涉及黨與國家的機密，需

要操縱明白秘密范圍與對象的文件。文件的密級越高，傳達、閱

辦、保管的要求也越嚴。另外，保密公文還要在文件上注明保密

的時限。

從印發(fā)機關(guān)與公文作用來劃分：法規(guī)文件、行政文件、黨的

文件。法規(guī)文件又可分為法律文件、法令文件、行政法規(guī)文件。

從公文內(nèi)容的性質(zhì)與特點來劃分：指揮性公文、規(guī)范性公文、

報請性公文、知照性公文、記錄性公文。

三、公文的特點

公文與其他文體不一致，不是個人自由創(chuàng)作的產(chǎn)物。

歸納起來有五個特點：

（1）具有鮮明的政策性。公文是行政機關(guān)行使管理職能、

辦理具體事務(wù)的重要工具，包含對政治、經(jīng)濟與社會生活的各個

領(lǐng)域都有著指導(dǎo)作用，因此具有鮮明的政策性。

（2）具有法定的權(quán)威性與行政約束力。是由某一個特定的、

法定的機關(guān)制發(fā)的，并定向?qū)懡o特定對象的。（不論是通知還是請

示等等，政府部門、企業(yè)單位，都是法定的機關(guān)，都有法定的固

定的權(quán)限，包含物業(yè)公司，物業(yè)公司給居民發(fā)通知，都是一樣的）。

（3）公文具有特定的、規(guī)范的體式。為了更方便、有效地

辦理事務(wù)，公文形成了自身特有的辦理程序與寫作格式，中央辦

公廳與國務(wù)院辦公廳對公文的種類、用途、文面都作了統(tǒng)一的規(guī)

定O

（4）公文的語言簡潔、平實。（不能過于啰嗦重復(fù)，也不能

寫一些生疏難懂的內(nèi)容在里面）。

（5）公文具有嚴格的時效性。公文所針對的問題，總是存

在于特定的時間范圍之內(nèi)，一旦時過境遷，公文的有用價值也會

隨之喪失。因此，公文的寫作、傳遞與辦理，都要求迅速及時。

總的來說，公文是一種嚴肅、鄭重的文體，有著充分的權(quán)威,

要求發(fā)文機關(guān)務(wù)必有嚴肅認確實態(tài)度。

四、公文的辦理

1、發(fā)文的程序要緊是：復(fù)核、登記、印制、核發(fā)。

（一）復(fù)核。已經(jīng)由發(fā)文機關(guān)負責(zé)人簽批的公文，在印發(fā)前

應(yīng)當(dāng)對公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進行復(fù)核；需要作

實質(zhì)性修改的，要報給簽批人復(fù)審。

（二）登記。對復(fù)核后的公文，應(yīng)當(dāng)確定發(fā)文字號、分送范

圍與印制份數(shù)，同時全面登記。

（三）印制。公文印制務(wù)必確保質(zhì)量與時效。涉密的公文應(yīng)

當(dāng)在符合保密要求的情況下印制。

（四）核發(fā)。公文印制完畢，應(yīng)當(dāng)對公文的文字、格式與印

刷質(zhì)量進行檢查后，再分發(fā)。

2、收文的程序要緊是：簽收、登記、初審、承辦、傳閱、

催辦、答復(fù)。

（-）簽收。對收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點，核對無誤后簽字

或者者蓋章，并注明簽收時間。

（二）登記。對公文的要緊信息與辦理情況應(yīng)當(dāng)全面記載。

（三）初審。一是查看是否應(yīng)當(dāng)由本機關(guān)辦理；二是查看是

否符合行文規(guī)則。經(jīng)初審是不符合規(guī)定的公文，應(yīng)該及時退回到

發(fā)文的單位，并說明理由。

（四）承辦。閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求與工作需

要確定范圍后分送C批辦性公文應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見報本機關(guān)負責(zé)

人批示或者者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理；需要兩個以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)

明確主辦部門。緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時限。

（五）傳閱。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示與工作需耍，將公文及時送至傳

閱對象閱知或者者批示。

（六）催辦。及時熟悉掌握公文的辦理進展情況，督促承辦

部門按期辦結(jié)。

（七）答復(fù)。公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時答復(fù)來文單位，并根

據(jù)需要告知有關(guān)單位。

另外，涉密公文應(yīng)當(dāng)由收發(fā)件機關(guān)的機要收發(fā)人員進行傳

遞。

最后，將需要歸檔的公文及有關(guān)材料，及時收集齊全、整理

歸檔。兩個以上機關(guān)聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機關(guān)歸檔，有

關(guān)機關(guān)儲存復(fù)制件。

第二章公文種類及寫作要求

一、公文的種類

（-）決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。

（二）決定。適用于對重要事項做出決策與部署、獎懲有關(guān)

單位與人員、變更或者者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。

（三）命令（令）。適用于公布行政法規(guī)與規(guī)章、宣布施行重

大強制性措施、批準(zhǔn)授予與晉升銜級、嘉獎有關(guān)單位與人員。

（四）公報。適用于公布重要決定或者者重大事項。

（五）公告。適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者者法定事項。

（六）通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者者周知

的事項。

（七）意見。適用于對重要問題提出見解與處理辦法。

（八）通知。適用于公布、傳達要求下級機關(guān)執(zhí)行與有關(guān)單

位周知或者者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。

（九）通報。適用于表彰先進、批判錯誤、傳達重要精神與

告知重要情況。

（十）報告。適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況，回復(fù)

上級機關(guān)的詢問。

（十一）請示。適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。

（十二）批復(fù)。適用于答復(fù)下級機關(guān)請示事項。

（十三）議案c適用于各級人民政府按照法律程序向同級人

民代表大會或者者人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。

（十四）函。適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問與答

復(fù)問題、請求批準(zhǔn)與答復(fù)審批事項。

（十五）紀(jì)要。適用于記載會議要緊情況與議定事項。

二、公文的基本格式

公文通常由份號、密級與保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)

志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)

文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關(guān)、印發(fā)機

關(guān)與印發(fā)日期、頁碼等構(gòu)成。

（文頭部分包含：）

（-）份號。公文印制份數(shù)的順序號。通常指涉密公文標(biāo)注

份號。

（-）密級與保密期限。公文的秘密等級與保密的期限。

（三）緊急程度。公文送達與辦理的時限要求。根據(jù)緊急程

度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”“加急”。

（四）發(fā)文機關(guān)標(biāo)志。由發(fā)文機關(guān)全稱或者者規(guī)范化簡稱加

，，文件，，二字構(gòu)成，也能夠使用發(fā)文機關(guān)全稱或者者規(guī)范化簡稱。

聯(lián)合行文時，發(fā)文機關(guān)標(biāo)志能夠并用聯(lián)合發(fā)文機關(guān)名稱，也能夠

單獨用主辦機關(guān)名稱。

（五）發(fā)文字號。由發(fā)文機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號構(gòu)成。

聯(lián)合行文時，使用主辦機關(guān)的發(fā)文字號。

（六）簽發(fā)人。上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。

（公文主體部分包含：）

（七）標(biāo)題。由發(fā)文機關(guān)名稱、事由與文種三部分構(gòu)成。稱

之公文標(biāo)題“三要素”。公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡要地概括公文的要

緊內(nèi)容。公文標(biāo)題的位置在公文的開首，居于正文的上端中央。

（八）主送機關(guān)。公文的要緊受理機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機關(guān)全稱、

規(guī)范化簡稱或者者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。標(biāo)題下空一行位置，居左頂

格，名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機關(guān)名稱多，用頓號相隔，在最

后一個機關(guān)用冒號。

（九）正文。公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。

（十）附件。公文附件的順序號與名稱。

（十一）發(fā)文機關(guān)署名。署發(fā)文機關(guān)全稱或者者規(guī)范化簡稱。

（十二）成文日期。署會議通過或者者發(fā)文機關(guān)負責(zé)人簽發(fā)

的日期。聯(lián)合行文時，最后的簽發(fā)機關(guān)負責(zé)人簽發(fā)的日期。在正

文之下，空兩行、右空4字。（2012年7月1日起正式實施）《黨

政機關(guān)公文格式》規(guī)定：用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份

應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。

（十三）印章。公文中有發(fā)文機關(guān)著名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機

關(guān)印章，并與署名機關(guān)相符。有特定發(fā)文機關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文

與電報能夠不加蓋印章。

（十四）附注。公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。

（十五）附件。公文正文的說明、補充或者者參考資料。

（十六）抄送機關(guān)。除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或者者知曉公文

內(nèi)容的其他機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者者同類型

機關(guān)統(tǒng)稱。

（十七）印發(fā)機關(guān)與印發(fā)日期。公文的送印機關(guān)與送印日期。

（十八）頁碼。公文頁數(shù)順序號。

三、公文的排版形式

排版形式指公文各構(gòu)成要素在文件版面上的標(biāo)印格式。

公文用紙：使用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙（210mm*297nlm）。

公文頁邊與版心尺寸：天頭（上頁邊距）37mm,地腳［下頁

邊距）35mm；左邊距28mm,右邊距26nlln；版心尺寸156mm*225nmi

（不含頁碼）。

排版：從左至右橫排、橫寫。行距28磅（可微調(diào)）。

三、公文書寫要求

①發(fā)文機關(guān)標(biāo)識使用2號小標(biāo)宋體字，紅色標(biāo)識；秘密等級、

保密期限、緊急程度用3號黑體字；發(fā)文字號、簽發(fā)人、主送機

關(guān)、附注、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)、印發(fā)時間用3號仿宋體字；簽

發(fā)人姓名用3號楷體字；

②標(biāo)題用2號小標(biāo)宋體字，正文為3號仿宋體字。

③頁碼編排用4號半角阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，置于版心下邊緣的

下一行，數(shù)字左右有一字線的，一字線距版心下邊緣7nlm。（這個

word文檔里的插入頁碼就行）。位置能夠選居中，或者右下角。

正文中用于劃分結(jié)構(gòu)層次的序號：第一層為“一、”，第二

層為（一），第三層為“1."，第四層為（Do

通常常用字體為：第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三

層與第四層用仿宋體字標(biāo)注。還是不變，都是仿宋。

表格：

（通常都是附件，字體同文件是一樣的）

?標(biāo)題欄：文字居中

?表中文字：垂直、左右居中（上下左右）

?表中數(shù)據(jù)：垂直居中，右對齊

語言：

?簡明、準(zhǔn)確。是指用詞簡單、含義準(zhǔn)確，不可能造成誤

解。

?樸實、莊重。是指用詞通俗自然、不帶感情色彩。

■規(guī)范。是指用詞符合語法與邏輯耍求。

公文寫作要遵照下列原則：

1、按照職權(quán)范圍行文。

2、按照隸屬關(guān)系逐級行文（通常不能越級行文）。

3、通常應(yīng)當(dāng)一文一事。

第三章常用公文寫作

一、報告

（一）含義

報告適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出意見或者

者建議，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。報告屬上行文，通常產(chǎn)生于事后

與情況過程中?！皥蟾妗敝胁坏脢A帶請示事項。

（二）報告的類別

綜合性報告。是將全面工作或者一個階段許多方面的工作綜

合起來寫成的報告C它在內(nèi)容上具有綜合性、廣泛性，寫作難度

較大，要求較高。

專題性報告。是針對某項工作、某一問題、某一事件或者某

一活動寫成的報告，在內(nèi)容上具有專一性。

回復(fù)報告。是根據(jù)上級機關(guān)或者領(lǐng)導(dǎo)人的查詢、提問作出的

報告。

（三）報告的寫作格式

1、綜合性報告的寫法

標(biāo)題事由加文種，如《關(guān)于2003年上半年工作情況的報告》;

報告單位、事由加文種，如《北華大學(xué)教務(wù)處關(guān)于2003年度工作

情況的報告》。

正文把握三點：（1）開頭，概括說明全文主旨，開門見山,

起名立意。將一定時間內(nèi)各方面工作的總情況，如根據(jù)、目的，

對整個工作的估計、評價等作概述，以點明主旨。（2）主體，內(nèi)

容要豐富充實。作為正文的核心，將工作的要緊情況、要緊做法,

取得的經(jīng)驗、效果等，分段加以表述，要以數(shù)據(jù)與材料說話，內(nèi)

容力求既翔實又概括。（3）結(jié)尾，要具體切實。寫工作上存在的

問題，提出下步工作具體意見。最后可寫“請批閱”或者“特此

報告”等語作結(jié)。

2、專題報告的寫法

標(biāo)題由事由、文種構(gòu)成，如《關(guān)于招商工作有關(guān)政策的報

告》。有的報告標(biāo)題也可標(biāo)明發(fā)文機關(guān)。標(biāo)題要明顯反映報告專題

事由，突出其專一性。

正文可使用“三段式”結(jié)構(gòu)法。以反映情況為主的專題工

作報告要緊寫情況、存在的問題、今后的打算與意見；以總結(jié)經(jīng)

驗為主的專題工作報告要緊寫情況、經(jīng)驗，有的還可略寫不足之

處與改進措施；因工作失誤向上級寫的檢查報告要緊寫錯誤的事

實、產(chǎn)生錯誤的主客觀原因、造成錯誤的責(zé)任、處理意見及改進

措施等。結(jié)尾通常以“請審核”、“請審示”等語作結(jié)。

3、回復(fù)報告的寫法

標(biāo)題與前兩種報告大體相同

正文根據(jù)上級機關(guān)或者領(lǐng)導(dǎo)的查詢、提問，有針對性作出

報告，要突出專一性、時效性。

（四）報告的寫作要求

1、寫綜合報告應(yīng)注意抓住重點，突出要緊矛盾與矛盾的要緊

方面。在此基礎(chǔ)上列出若干觀點，分層次闡述。說明觀點的材料

要詳略得當(dāng)，以觀點統(tǒng)領(lǐng)材料。

2、專題報告，要一事一報，表達其專一性，切忌在同一專題

報告中反映幾件各不相干的事項與問題。

3、切忌將報告提出的建議或者意見當(dāng)作請示，要求上級指示

或者批準(zhǔn)。

二、請示

（一）含義

請示是下級機關(guān)向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)的公文。凡屬本

機關(guān)職權(quán)范圍內(nèi)能夠解決的問題，或者上級機關(guān)以往政策中明確

規(guī)定的問題，應(yīng)不在請示之列。

與報告相比，請示具有下列特點：

1.一文一事

每份請示只能提出批復(fù)一個事項，解決一個問題。綜合報告

則能夠一文多事。

2.請批對應(yīng)

一請示，一批復(fù)，沒有請示就沒有批復(fù)。等待批準(zhǔn)，是請示

與報告的最大區(qū)別。

3.事前行文

請示應(yīng)在問題發(fā)生或者處理前行文，而報告多在事中或者事

后行文。

（二）類別

按用途，請示有三種類型：

1.求示性請示

請求上級機關(guān)給予政策、認識上的指示。所謂給予“指示”，

往往是發(fā)文機關(guān)向上級機關(guān)要具體政策或者對政策的詮釋，與具

體辦法。

2.求批性請示

請求上級機關(guān)給予批準(zhǔn)、認可。請示事項往往涉及機構(gòu)審定、

人事任免、財務(wù)運用、項目安排等方面的問題。

3.求轉(zhuǎn)性請示

請求上級機關(guān)給予批轉(zhuǎn)。通常，行業(yè)主管部門往往就行業(yè)中

帶有普遍性的問題提出建議或者意見，而后請求上級機關(guān)批轉(zhuǎn)有

關(guān)機關(guān)貫徹執(zhí)行。此類請示常帶有附件，附件內(nèi)容即其請求轉(zhuǎn)發(fā)

的文件。

（三）基本結(jié)構(gòu)與寫法

請示的結(jié)構(gòu)：

標(biāo)題+主送機關(guān)+正文+落款+成文日期+附注

請示的落款與成文日期與其他行政公文相同。

1.標(biāo)題

⑴發(fā)文機關(guān)+事由+文種

如《XX大學(xué)關(guān)于承辦第五屆“挑戰(zhàn)杯”中國大學(xué)生創(chuàng)業(yè)

計劃競賽的請示》、《XX市人民政府關(guān)于建立XX市體育學(xué)校的

請示》。

⑵事由+文種

如《關(guān)于丹霞山風(fēng)景名勝區(qū)列為國家重點風(fēng)景名勝區(qū)的請

示》、《關(guān)于要求解決熱帶作物病蟲害防治經(jīng)費的請示》。

請示不能使用單元素標(biāo)題，也很少有發(fā)文機關(guān)加文種的標(biāo)

題；不能將“請示”寫成“報告”或者“請示報告”；標(biāo)題中不

要出現(xiàn)“申請”、“請求”之類的詞語。

2.主送機關(guān)

請示務(wù)必有主送機關(guān)。請示的主送機關(guān)應(yīng)為具有隸屬關(guān)系的

上級機關(guān)，即負責(zé)受理請示之機關(guān)。

3.正文

正文的構(gòu)成：發(fā)文原由+請求事項+要求

⑴發(fā)文原由

即請示的開頭，是請示事項的基礎(chǔ)。往往需要說明請示的原

因、目的與根據(jù)，有的還需要說明背景，以達到“爭取成功”的

目的。

⑵請示事項

請求上級機關(guān)指示、批準(zhǔn)的內(nèi)容，是正文的核心。請示事項

應(yīng)具有可行性與可操作性，為了有利于審批，還可進一步提出切

實可行的辦法、措施與建議。同時還要注意，不能只寫問題，不

發(fā)表看法。

⑶要求

是請示正文的結(jié)尾，即向上級機關(guān)提出要求。要求常以尾語

形式表達，通常有：“當(dāng)否，請批示”，“以上要求，請予審批”、

“妥否，請批復(fù)”、“以上如無不妥，清批轉(zhuǎn)各地區(qū)、各部門貫

徹執(zhí)行”。使用尾語，應(yīng)根據(jù)請示的不一致類型、不一致目的來

選擇。

4.附件

5.落款與成文日期

與通知、報告等相同。

6.附注

請示應(yīng)在成文日期下1行居左空2字，加圓括號注明發(fā)文機

關(guān)聯(lián)系人的姓名與電話號碼。

（四）注意事項

1.主送一個機關(guān)，不可多頭請示。

2,不能直接呈送領(lǐng)導(dǎo)個人，也不可抄送同級或者下級機關(guān)。

3,請示通常按隸屬關(guān)系逐級請示，不能越級行文。

4.語氣宜溫與謙恭，不能出語強硬。在請示事項結(jié)束處不宜

使用“我們決定……”等用語，應(yīng)使用“請”、“擬”、“建議”

等。

例：

三、批復(fù)

（一）批復(fù)的性質(zhì)與特點

批復(fù)是上級機關(guān)答復(fù)下級機關(guān)請示事項的答復(fù)性公文，具有

權(quán)威性、針對性與指示性等特點：1、權(quán)威性。批復(fù)發(fā)自上級機關(guān),

代表著上級機關(guān)的權(quán)力與意志，對請示事項的單位有約束力，特

別是那些關(guān)于重要事項或者問題的批復(fù)，常常具有明顯的法規(guī)作

用。2、針對性。凡是批復(fù)，務(wù)必是針對下級機關(guān)請示事項而發(fā)，

內(nèi)容單純，針對性強。3、指示性。批復(fù)的目的是指導(dǎo)下級機關(guān)的

工作，因此批復(fù)在說明態(tài)度以后，還應(yīng)當(dāng)概括地說明方針、政策

與執(zhí)行中的注意事項。

（-）批復(fù)的寫作

1、標(biāo)題批復(fù)的標(biāo)題有兩點需要特別強調(diào)：

（1）關(guān)于發(fā)文單位。批復(fù)的發(fā)文單位即行文主體，既不能不

寫，也不能隨意略寫或者簡化。

（2）關(guān)于事由。批復(fù)的事由大致有兩種寫法，一種是用表示

關(guān)聯(lián)范圍的介詞“關(guān)于”加上請示或者批復(fù)的事項來表述，如《國

務(wù)院關(guān)于1991-2000年全國治沙工程規(guī)劃要點的批復(fù)》；另一種

是在“關(guān)于”與請示或者批復(fù)事項中間再插入一個表態(tài)動詞“同

意”來表述，如《國務(wù)院關(guān)于同意開放XXX航空口岸的批復(fù)》。

2、正文批復(fù)的正文通常由三個部分構(gòu)成：

（1）引語

批復(fù)的開頭通常要引述來文作為批復(fù)的根據(jù)，引述的方法有

四種：第一種是結(jié)合請示的日期引述，如“X年X月X日來文收

悉”；第二種是結(jié)合來文的日期與文號弓:述，如“義年義月X日X

號文收悉”；第三種是引來文日期與來文名稱，如“義年X月X日

《關(guān)于……的請示》收悉"，第四種是引述來文日期與請示事項,

如“X年X月義日關(guān)于……問題的請示收悉二

(2)主文

主文是批復(fù)的主體，這部分應(yīng)針對下級機關(guān)請示的事項，表

示同意與否的態(tài)度，有的時候還要闡述同意或者不一致意的理由。

答復(fù)請示事項針對性要強，答復(fù)要明確具體，簡明扼要，表達要

準(zhǔn)確無誤。

(3)結(jié)尾

一是寫“此復(fù)”或者“特此批復(fù)”；二是寫希望與要求，給執(zhí)

行請求事項的答復(fù)指明方向；三是請示事項答復(fù)完畢就告結(jié)束。

要寫好批復(fù)還應(yīng)注意下列幾點：第一，有核實請示緣由的真

實性，研究請示所注意所提意見或者建議的可行性，有些情況應(yīng)

先作調(diào)查研究；第二，凡請示事項涉及其它部門或者地區(qū)的問題,

批復(fù)前都要與其協(xié)商，取得一致意見；第三，及時批復(fù)，以免貽

誤工作。對不按行文的正常渠道辦理或者一文多頭的請示，應(yīng)予

以糾正，以免誤事。

四、通知

（一）含義

通知，是指用書面語言告知有關(guān)單位與人員某些特定事項的

文體。也是現(xiàn)代公文中使用頻率最高、應(yīng)用范圍最廣的文種之一。

（二）類別

1、印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知。用于印發(fā)本級機關(guān)，批轉(zhuǎn)下級

機關(guān)，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)、同級機關(guān)與不相隸屬機關(guān)的公文與公布某

些行政法規(guī)等。

2、指示性通知。上級機關(guān)對下級機關(guān)某一項工作作出指示與

安排，而根據(jù)公文內(nèi)容又不必用“命令”或者“指示”時，可使

用這類通知。

3、知照性通知。用于告之各有關(guān)方面周知的事項等。這種通

知發(fā)送對象廣泛，對下級、平級均可發(fā)送。

4、事務(wù)性通知。用于上級機關(guān)對下級就某一具體事項布置工

作，交待任務(wù)；同級機關(guān)及不相隸屬的單位之間就某一項具體工

作的進行或者某一具體問題的解決要求對方配合、協(xié)助辦理等。

5、任免、聘用通知。用于任免或者聘用國家機關(guān)工作人員職

務(wù)等。

（三）基本結(jié)構(gòu)與寫法

通知的結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+主送機關(guān)+正文（+附件）+落款+成文日

期

在所有的公文中，通知是類型最多、寫法最為復(fù)雜的一種。

1.標(biāo)題

通常有三種形式：

⑴發(fā)文機關(guān)+事由+文種：三元素標(biāo)題，往往用于內(nèi)容重要的

通知。

⑵事由+文種：兩元素標(biāo)題，常用于通常性通知與內(nèi)容單一

的通知。

不管是三元素標(biāo)題還是兩元素標(biāo)題，在事由前面應(yīng)加上“關(guān)

于"兩字，這是通知標(biāo)題比較固定的格式要求。

⑶文種：單元素標(biāo)題只適用于內(nèi)部張貼，正式發(fā)文的通知,

不能使用這種不確切的標(biāo)題。有的時候為了突出與強調(diào)，也能夠

用“緊急通知”、“重耍通知”的形式做標(biāo)題。

2.主送機關(guān)

通知務(wù)必有主送機關(guān)。

⑴主送機關(guān)單一或者不超過3個時，應(yīng)直接書寫或者依次排

序。

⑵主送機關(guān)較多，屬于普發(fā)性文件時，應(yīng)采取抽象、概括的

寫法，并用頓號與逗號區(qū)別主送機關(guān)的類別。如“各區(qū)、縣人民

政府，巾政府各委、辦、局，各市屬機構(gòu)：”。

3.正文

除批轉(zhuǎn)型與轉(zhuǎn)發(fā)型通知外，通知正文的常規(guī)結(jié)構(gòu)是：

發(fā)文原由+通知事項+執(zhí)行要求（希望）

⑴發(fā)文原由

說明發(fā)送通知的意義、根據(jù)，這是正文的導(dǎo)語，有些通知會

在這部分結(jié)束處加寫承啟語，如“特此通知如下”、“現(xiàn)通知如

下”、“特作如下通知”等。

⑵通知事項

是通知正文的主體部分。通知事項較多時，可將事項分條列

項排序。

⑶執(zhí)行要求（希望）

通常有2種形式：

①具體闡述執(zhí)行事項的要求與希望。

②使用結(jié)束語：“請遵照（貫徹、照此、研究、參照）執(zhí)

行”、“特此通知，望認真執(zhí)行”、“本通知自下發(fā)之日起實行”、

“特此通知”等。

4.附件

多數(shù)大型會議通知、某些指示型通知常有附件。其位置在正

文下一行左空2字，標(biāo)識“附件”及書寫附件名稱；文件后有“附

件”原文。

批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)型的通知，其所批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)或者印發(fā)的文

件，不應(yīng)被視為“附件”。

5.落款

位于正文右下方。

6.成文日期

⑴通常寫于落款下。

⑵也可寫于標(biāo)題下。

正式公文類通知的成文日期務(wù)必寫為漢字，如“1”寫為

“一”，依次類推。

例：

關(guān)于召開全園安全工作會議的通知

XX公園各經(jīng)營商戶

我園定于4月5日（本周二）中午13：40時召開全園安全

工作會議，地點在園內(nèi)會議室。請園內(nèi)各經(jīng)營商戶準(zhǔn)時出席（有

特殊情況不能出席者可派一名代表參加）。

XX公園

2014年4月2日

五、函

（-）含義

函適用于不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作、詢問與答復(fù)問題,

向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等。函的使用范圍廣泛，涉及各方面的

公務(wù)聯(lián)系。

（二）函的種類

函可分為公函與便函兩種。

（三）公函的寫作格式

公函包含標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、發(fā)文機關(guān)、日期等。

標(biāo)題通常由發(fā)文機關(guān)、事由、文種或者事由、文種構(gòu)成。

通常發(fā)函為《關(guān)于**（事由）的函》；復(fù)函為《關(guān)于**（答復(fù)事項）

的復(fù)函》。

正文通常包含三層：簡要介紹背景情況；商洽、詢問、答

復(fù)的事項與問題；希望與要求，如：“務(wù)希研究承復(fù)”，“敬請大力

支持為盼”等。

（四）公函的寫作要求

1、要一函一事，切忌一函數(shù)事。

2、要表達平等坦誠精神，文字懇切得體、簡潔樸實，用語謙

與有禮切不可盛氣凌人。

六、會議紀(jì)要

（-）概念與特點

會議紀(jì)要是根據(jù)會議記錄與會議文件與其他有關(guān)材料加工整

理而成的，它是反映會議基本情況與精神的紀(jì)實性公文，是會議

議定事項與重要精神，并要求有關(guān)單位執(zhí)行的一種文體。有的需

要下發(fā)執(zhí)行的會議紀(jì)耍，能夠“通知”形式發(fā)出。

會議紀(jì)要有下列幾個特點：

1、綜合性。會議紀(jì)要是在對會議中各類材料、與會人員的發(fā)

言與會議簡報等等進行綜合分析與概括提煉基礎(chǔ)上形成的，它具

有整理與提要的基本特點。

2、指導(dǎo)性。這一特性包含兩層含義：一是會議本身的權(quán)威性;

二是會議紀(jì)要集中反映了會議的要緊精神與決定事項。因而紀(jì)要

一經(jīng)下發(fā)，將對有關(guān)單位與人員產(chǎn)生約束力，起著類似于指示、

決定或者決議等指揮性公文的作用。會議紀(jì)要還能夠作為與會同

志向單位領(lǐng)導(dǎo)匯報、向群眾傳達的文字根據(jù)。

3、備考性。一些會議紀(jì)要要緊不是為了貫徹執(zhí)行，而是向上

匯報或者向下通報情況，必耍時可作查閱之用。

（-）分類

按照會議性質(zhì)來分，會議紀(jì)要大致有辦公會議紀(jì)要、專題會

議紀(jì)要、聯(lián)席（協(xié)調(diào)）會議紀(jì)要、座談會議紀(jì)要等。

辦公會議紀(jì)要是記述機關(guān)或者企業(yè)、事業(yè)單位等對重要的、

綜合性工作進行討論、研究、議決等事項的一種會議紀(jì)要。辦公

會議紀(jì)要通常有例行型辦公會議紀(jì)要，即記述例行辦公會議情況

及其議決事項的會議紀(jì)要，與現(xiàn)場辦公會議紀(jì)要，即為解決某重

大問題而召集有關(guān)方面與有關(guān)單位在現(xiàn)場研究、議決或者協(xié)商的

辦公會議紀(jì)要。

專題會議紀(jì)耍是專門記述座談會討論、研究的情況與成果的

一種會議紀(jì)要。其要緊特點是主題的集中性與觀點意見的分呈性

相結(jié)合，既要歸納比較集中、統(tǒng)一的認識，又要將各類不一致觀

點與傾向性意見都歸納表達出來。

（三）寫法

會議紀(jì)要通常分兩大部分。開頭第一部分通常應(yīng)寫明會議概

況，包含會議進行的時間、地點、屆次、組織者、出席與列席人

員名單、主持人、會議議程與進行情況與對會議的總體評價等。

第二部分是紀(jì)要的中心部分，反映會議的要緊精神、討論意見與

議決事項等。根據(jù)會議性質(zhì)、規(guī)模、議題等不一致，大致能夠有

下列幾種寫法：

1、集中概述法。這種寫法是把會議的基本情況，討論研究的

要緊問題，與會人員的認識、議定的有關(guān)事項（包含解決問題的

措施、辦法與要求等），用概括敘述的方法，進行整體的闡述與說

明。這種寫法多用于召開小型會議，而且討論的問題比較集中單

一，意見比較統(tǒng)一，容易貫徹操作，寫的篇幅相對短小。假如會

議的議題較多，可分條列述。

2、分項敘述法。召開大中型會議或者議題較多的會議，通常

要采取分項敘述的辦法，即把會議的要緊內(nèi)容分成幾個大的問題,

然后另上標(biāo)號或者小標(biāo)題，分項來寫。這種寫法側(cè)重于橫向分析

闡述，內(nèi)容相對全面，問題也說得比較細，常常包含對目的、意

義、現(xiàn)狀的分析，與目標(biāo)、任務(wù)、政策措施等的闡述。這種紀(jì)要

通常用于需要基層全面領(lǐng)會、深入貫徹的會議。

3、發(fā)言提要法。這種寫法是把會上具有典型性、代表性的發(fā)

言加以整理，提煉出內(nèi)容要點與精神實質(zhì)，然后按照發(fā)言順序或

者不一致內(nèi)容，分別加以闡述說明。這種寫法能比較如實地反映

與會人員的意見。某些根據(jù)上級機關(guān)布置，需要熟悉與會人員不

一致意見的會議紀(jì)要，可使用這種寫法。

七、總結(jié)

總結(jié)是單位或者個人對過去一個時期內(nèi)的實踐活動做出系統(tǒng)

的回顧歸納、分析評價，從中得出規(guī)律性認識用以指導(dǎo)今后工作

的事務(wù)性文書。

（一）總結(jié)的種類

從性質(zhì)、時間、形式等角度可劃分出不一致類型的總結(jié)，從

內(nèi)容分要緊有綜合總結(jié)與專題總結(jié)兩種。綜合總結(jié)又稱全面總結(jié),

它是對某一時期各項工作的全面回顧與檢查，繼而總結(jié)經(jīng)驗與教

訓(xùn)。專題總結(jié)是對某項工作或者某方面問題進行專項的總結(jié)，尤

以總結(jié)推廣成功經(jīng)驗為多見?？偨Y(jié)也有各類別稱，如自查性質(zhì)的

評估及匯報、回顧、小結(jié)等都具總結(jié)的性質(zhì)。

（二）總結(jié)的寫法

1、標(biāo)題

文件式標(biāo)題通常由單位名稱、時限、內(nèi)容、文種名稱構(gòu)成。

例：《xx局19XX年安全工作總結(jié)》。

文章式標(biāo)題以單行標(biāo)題概括要緊內(nèi)容或者基本觀點，不出

現(xiàn)總結(jié)字樣，但對總結(jié)內(nèi)容有提示作用。例某高校的專題總結(jié)《我

們是如何實行教學(xué)與科研相結(jié)合的》。

雙行式標(biāo)題即分別以文章式標(biāo)題與文件式標(biāo)題為正副標(biāo)

題，正標(biāo)題揭示觀點或者概括內(nèi)容，副標(biāo)題點明單位、時限、性

質(zhì)與總結(jié)種類。例：《知名教授上講臺教書育人放異彩一一XX

大學(xué)德育工作總結(jié)》。

2、正文

前言通常介紹工作背景、基本概況等，也可交待總結(jié)主旨

并作出基本評價。開頭力求簡潔，開宗明義。

主體應(yīng)包含要緊工作內(nèi)容、成績及評價、經(jīng)驗與體會、問

題或者教訓(xùn)等。這些內(nèi)容是總結(jié)的核心部分，可按縱式或者橫式

結(jié)構(gòu)形式撰寫。所謂縱式結(jié)構(gòu)，即按主體內(nèi)容縱向所做的工作、

方法、成績、經(jīng)驗、教訓(xùn)等逐層展開。所謂橫式結(jié)構(gòu)即按材料的

邏輯關(guān)系將其分成若干部分，

標(biāo)序加題，逐一寫來。

結(jié)尾作為結(jié)的結(jié)束語能夠歸納呼應(yīng)主題、指出努力方向、

提出改進意見或者表示決心信心等語作結(jié)，要求簡短精練。

3、落款通常在正文右下方署名署時。如是報刊雜志或者簡

報刊用的交流經(jīng)驗的專題總結(jié)，應(yīng)在標(biāo)題下方居中署名。

第四章公文常見病例分析

一、公文標(biāo)題

標(biāo)題是行政公文的重要構(gòu)成部分，它要求主旨鮮明、重點突

出、文字簡潔、格式規(guī)范，是擬寫案卷標(biāo)題與編制檔案檢索工具

的唯一根據(jù)。據(jù)此，須精心制作。但是，有相當(dāng)一部分公文標(biāo)題

存在病句，最常見的有兩大類：一是語句不合語法規(guī)范；二是請

示、函、報告三者混淆使用。結(jié)合具體病例分析如下：

1、語句不合語法規(guī)范

例1、***局優(yōu)先提高有突出奉獻的中青年科學(xué)技術(shù)管理專家

生活待遇的通知。

例2、***高校關(guān)于進一步搞活校產(chǎn)辦集體企業(yè)有關(guān)政策的試

行辦法。

例3、***高校關(guān)于加快進展本院彩色印刷品生產(chǎn)若干措施的

通知。

例4、***省教育廳關(guān)于加快與深化普通高校教育體制改革若

干問題的試行意見。

例5、***高校關(guān)于認真做好一九九四年表彰優(yōu)秀教師與教育

工作者的通知。

病例分析：

例1的介詞“關(guān)于”應(yīng)用未用。以標(biāo)題中在發(fā)文機關(guān)與理由

之間缺少了介詞“關(guān)于"，應(yīng)補上。

例2的動賓搭配不當(dāng)。此標(biāo)題中心詞為“試行辦法”，其限定

部分為“關(guān)于”引導(dǎo)的介詞詞組，“進一步搞活校產(chǎn)辦集體企業(yè)有

關(guān)政策”，“搞活”的賓語應(yīng)是“企業(yè)”而不能是“有關(guān)政策”，“有

關(guān)政策”緊接賓語之后，則需要另有一個動詞與之搭配，由于“政

策”只能是貫徹執(zhí)行，而不能是“試行”，“試行”的只能是“辦

法”而不能是“政策”。

例3的動賓搭配失當(dāng)，文種使用不當(dāng)。此標(biāo)題“加快進展”

的賓語應(yīng)是“彩色印刷品”而不能是“若干措施”，閱文件內(nèi)容有

“決定采取下列措施”等語，應(yīng)使用“決定”、“規(guī)定”。若使用“措

施”等是非規(guī)定文種，應(yīng)另擬發(fā)文通知，并隨通知附發(fā)。

例4的標(biāo)題有多項錯誤：1、動賓搭配不當(dāng)，標(biāo)題限定部分“加

快與進展”的賓語應(yīng)是“普通高校教育體制改革”而不能是“若

干