跨部門協(xié)作平臺操作手冊前言本手冊旨在幫助各部門員工高效使用跨部門協(xié)作平臺，規(guī)范協(xié)作流程、提升溝通效率，保證跨部門項目與事務(wù)順利推進。手冊內(nèi)容涵蓋平臺應(yīng)用場景、核心功能操作流程、常用協(xié)作模板及使用規(guī)范，適用于公司全體需開展跨部門協(xié)作的員工。一、典型應(yīng)用場景跨部門協(xié)作平臺是連接各部門工作的重要紐帶，以下為常見的應(yīng)用場景，幫助用戶明確平臺使用價值：（一）跨部門項目全流程管理當(dāng)公司啟動需多部門參與的綜合性項目（如新產(chǎn)品上線、市場活動策劃、年度戰(zhàn)略落地等），可通過平臺創(chuàng)建項目空間，明確項目目標(biāo)、階段任務(wù)、責(zé)任部門及時間節(jié)點。各部門在平臺內(nèi)同步進度、共享文檔、反饋問題，避免信息孤島，保證項目按計劃推進。（二）資源跨部門協(xié)調(diào)與申請當(dāng)部門需調(diào)用其他部門資源（如人員支持、設(shè)備使用、預(yù)算協(xié)調(diào)等）時，可通過平臺提交資源申請，明確需求詳情、使用周期及預(yù)期效益。相關(guān)部門在平臺內(nèi)審批、反饋資源availability，實現(xiàn)資源調(diào)配的透明化與高效化，減少線下溝通成本。（三）突發(fā)問題協(xié)同解決當(dāng)工作中出現(xiàn)需多部門共同解決的突發(fā)問題（如客戶投訴處理、系統(tǒng)故障排查、合規(guī)風(fēng)險應(yīng)對等），可通過平臺快速發(fā)起問題協(xié)作，召集相關(guān)部門人員同步問題信息、討論解決方案、跟蹤處理結(jié)果，保證問題得到及時響應(yīng)與閉環(huán)解決。二、核心功能操作流程（一）用戶登錄與權(quán)限管理登錄平臺訪問公司內(nèi)部協(xié)作平臺地址（可通過公司內(nèi)網(wǎng)導(dǎo)航欄進入），使用員工工號及密碼登錄（首次登錄需修改初始密碼）。若忘記密碼，“忘記密碼”，通過預(yù)留手機號或郵箱驗證后重置。權(quán)限查看與申請登錄后，右上角“個人中心”-“權(quán)限管理”，查看當(dāng)前擁有的平臺權(quán)限（如“項目創(chuàng)建權(quán)限”“資源審批權(quán)限”“文檔編輯權(quán)限”等）。若需新增權(quán)限（如需使用“預(yù)算管理”功能），“權(quán)限申請”，填寫申請理由、所需權(quán)限功能及使用場景，提交至部門負責(zé)人審批；審批通過后，系統(tǒng)自動開通權(quán)限。（二）跨部門項目創(chuàng)建與任務(wù)分配創(chuàng)建項目空間在平臺首頁“項目”-“創(chuàng)建項目”，填寫項目名稱（如“2024年Q3新產(chǎn)品推廣項目”）、項目目標(biāo)（如“實現(xiàn)新產(chǎn)品首月銷量10萬件”）、負責(zé)人（選擇*經(jīng)理，來自市場部）、項目周期（起止日期）、參與部門（勾選市場部、研發(fā)部、銷售部、客服部）?！按_定”，項目空間創(chuàng)建成功，系統(tǒng)自動項目唯一ID（如PROJ20240701001）。分解任務(wù)并分配進入項目空間，“任務(wù)管理”-“創(chuàng)建任務(wù)”，填寫任務(wù)名稱（如“產(chǎn)品宣傳物料設(shè)計”）、任務(wù)描述（如“設(shè)計產(chǎn)品海報、宣傳冊及短視頻腳本”）、優(yōu)先級（高/中/低）、截止時間（如2024-07-20）、負責(zé)人（選擇*設(shè)計師，來自市場部）。在“關(guān)聯(lián)部門”欄勾選需協(xié)作的部門（如研發(fā)部需提供產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)），“添加協(xié)作人”，輸入?yún)f(xié)作人姓名（如*工程師，來自研發(fā)部）。重復(fù)上述步驟，完成項目所有階段任務(wù)的創(chuàng)建與分配，保證任務(wù)顆粒度清晰、責(zé)任到人。（三）任務(wù)進度跟蹤與反饋更新任務(wù)進度任務(wù)負責(zé)人每日登錄平臺，“我的任務(wù)”查看待辦事項。完成任務(wù)后，任務(wù)名稱進入詳情頁，將“任務(wù)狀態(tài)”修改為“已完成”，并填寫完成說明（如“海報初稿已提交設(shè)計總監(jiān)審核”）。若任務(wù)遇到阻礙（如研發(fā)部技術(shù)參數(shù)未及時提供），“標(biāo)記阻塞”，選擇阻塞原因（如“等待其他部門輸入”），并相關(guān)負責(zé)人（如*工程師），提醒其及時處理。查看項目整體進度項目負責(zé)人進入項目空間，“項目看板”，系統(tǒng)自動甘特圖，展示各任務(wù)的起止時間、當(dāng)前進度及依賴關(guān)系。若某任務(wù)延期，系統(tǒng)自動標(biāo)紅提醒，項目負責(zé)人需及時組織相關(guān)部門召開線上會議，分析延期原因并調(diào)整計劃。（四）文檔協(xié)同與共享與編輯文檔在項目空間“文檔庫”-“文檔”，選擇需共享的文件（如“產(chǎn)品需求說明書.pptx”“市場調(diào)研報告.xlsx”），設(shè)置文檔權(quán)限（“僅項目成員可查看”“允許成員編輯”）。若需多人協(xié)同編輯，文檔名稱進入在線編輯界面，右上角“共享”，輸入?yún)f(xié)作人姓名及編輯權(quán)限，多人可同時在線修改，系統(tǒng)自動保存版本歷史（支持查看歷史版本及恢復(fù)）。文檔審批與歸檔重要文檔（如項目最終方案、合同文件）需審批時，文檔后“提交審批”，選擇審批人（如*總監(jiān)，來自市場部），填寫審批意見。審批人收到待辦提醒后，在“審批中心”查看文檔并操作（通過/駁回），駁回時需注明原因。審批通過后，文檔自動歸檔至“項目成果庫”，便于后續(xù)查閱。（五）會議安排與紀要管理創(chuàng)建會議“會議”-“創(chuàng)建會議”，填寫會議主題（如“產(chǎn)品推廣方案評審會”）、會議時間、會議形式（線上/線下）、參與部門（市場部、研發(fā)部、銷售部）、參會人員（勾選經(jīng)理、主管、*專員等）。若線上會議，“會議”，系統(tǒng)自動集成騰訊會議/釘釘會議工具，同步至參會人員平臺待辦及企業(yè)/釘釘群。會議紀要與待辦會議結(jié)束后2小時內(nèi)，會議組織人對應(yīng)會議名稱，進入“會議紀要”頁面，填寫會議內(nèi)容概要、決議事項（如“宣傳物料定稿時間調(diào)整為7月25日”）、待辦任務(wù)（關(guān)聯(lián)任務(wù)ID“TASK20240701005”）。參會人員收到“會議待辦”提醒后，需在平臺內(nèi)確認接收，并按時完成任務(wù)。三、常用協(xié)作模板示例（一）跨部門項目任務(wù)跟蹤表任務(wù)ID任務(wù)名稱責(zé)任部門負責(zé)人截止時間當(dāng)前狀態(tài)完成度（%）阻塞原因（若有）協(xié)作部門TASK20240701001宣傳物料設(shè)計市場部*設(shè)計師2024-07-20進行中60-研發(fā)部（提供技術(shù)參數(shù)）TASK20240701002銷售培訓(xùn)課件制作銷售部*培訓(xùn)專員2024-07-18已完成100-市場部（提供產(chǎn)品賣點）TASK20240701003客服話術(shù)優(yōu)化客服部*主管2024-07-22待開始0等待研發(fā)部反饋產(chǎn)品常見問題研發(fā)部（二）部門資源申請表申請單號申請部門申請人資源類型需求詳情使用周期預(yù)期效益審批狀態(tài)審批人RES20240701001市場部*經(jīng)理設(shè)計人員需調(diào)用研發(fā)部2名UI設(shè)計師支持展會物料設(shè)計，周期3天2024-07-15至2024-07-17保證展會物料按時交付，提升品牌曝光已通過*總監(jiān)（研發(fā)部）RES20240701002銷售部*主管預(yù)算申請跨部門活動經(jīng)費2萬元，用于客戶答謝會2024-08-01至2024-08-10維護大客戶關(guān)系，促進Q4銷售目標(biāo)達成審批中*總監(jiān)（財務(wù)部）（三）問題反饋與處理記錄表問題ID問題描述反饋部門反饋人嚴重程度關(guān)聯(lián)項目/任務(wù)責(zé)任部門處理進度解決方案關(guān)閉時間ISSUE20240701001客戶反饋產(chǎn)品登錄頁面加載緩慢客服部*專員中新產(chǎn)品推廣項目研發(fā)部已解決優(yōu)化前端代碼，壓縮圖片資源2024-07-10ISSUE20240701002市場活動物料未按時到貨市場部*經(jīng)理高新產(chǎn)品推廣項目采購部處理中協(xié)調(diào)物流加急運輸，預(yù)計7月12日到貨-四、使用規(guī)范與常見問題提示（一）使用規(guī)范信息準(zhǔn)確性：創(chuàng)建任務(wù)、申請資源或反饋問題時，需保證內(nèi)容描述清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確（如截止時間、資源數(shù)量），避免因信息模糊導(dǎo)致協(xié)作效率低下。權(quán)限管理：僅使用職責(zé)范圍內(nèi)的功能權(quán)限，不越權(quán)操作他人任務(wù)或文檔；涉及敏感信息（如財務(wù)數(shù)據(jù)、未公開戰(zhàn)略）的文檔，需設(shè)置“僅特定人員可查看”權(quán)限。進度更新：任務(wù)負責(zé)人需每日更新任務(wù)進度，遇到阻塞情況及時相關(guān)協(xié)作人并說明原因，保證信息同步及時。文檔命名：文檔時，統(tǒng)一按“【部門】-【項目/任務(wù)】-【文檔類型】-【日期】”格式命名（如“市場部-新產(chǎn)品推廣-宣傳方案-20240701”），便于檢索與歸檔。溝通禮儀：平臺內(nèi)溝通需使用專業(yè)、禮貌的語言，避免使用模糊表述（如“盡快”“差不多”），重要事項需通過會議或書面形式確認。（二）常見問題解答問題：無法查看某個項目的任務(wù)詳情，提示“無權(quán)限訪問”。解決：確認是否為項目成員，若不是，聯(lián)系項目負責(zé)人添加；若已是成員，仍無法查看，檢查個人權(quán)限設(shè)置（是否勾選“項目任務(wù)查看權(quán)限”），或聯(lián)系平臺管理員（*工號：IT001）開通權(quán)限。問題：任務(wù)已標(biāo)記完成，但負責(zé)人反饋未收到通知。解決：檢查平臺消息通知設(shè)置（“個人中心”-“消息通知”），保證開啟“任務(wù)狀態(tài)變更提醒”；若設(shè)置正常，仍未收到通知，可嘗試刷新頁面或重新登錄平臺。問題：文檔后，其他部門人員無法編輯。解決：檢查文檔權(quán)限設(shè)置，是否允許“成員編輯”；若設(shè)置為“僅查看”，需修改權(quán)限為“可編輯”后重新提交；協(xié)作人仍無法編輯，可邀請其通過“共享”直接進入文檔編輯。問題：項目甘特圖未顯示最新進度。解決：