企業(yè)資源管理平臺運(yùn)營手冊及配置工具本手冊旨在規(guī)范企業(yè)資源管理平臺（以下簡稱“ERP平臺”）的日常運(yùn)營與配置工作，保證平臺功能高效落地，數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)安全有序，支撐企業(yè)資源統(tǒng)籌與業(yè)務(wù)協(xié)同。手冊適用于平臺運(yùn)營專員、系統(tǒng)管理員及各部門對接專員，涵蓋核心應(yīng)用場景、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程、配置模板及風(fēng)險(xiǎn)規(guī)范，為平臺使用提供全流程指引。一、核心應(yīng)用場景1.新員工入職資源配置場景描述：企業(yè)新員工入職時(shí)，需通過ERP平臺快速配置基礎(chǔ)信息、崗位權(quán)限及關(guān)聯(lián)資源（如辦公設(shè)備、系統(tǒng)賬號等），保證員工順利開展日常工作。涉及人力資源部、運(yùn)營部及員工所屬部門協(xié)同。2.員工崗位變動權(quán)限調(diào)整場景描述：員工內(nèi)部調(diào)動、晉升或崗位調(diào)整時(shí)，需同步更新ERP平臺中的部門歸屬、崗位權(quán)限及數(shù)據(jù)訪問范圍，避免權(quán)限錯配導(dǎo)致的信息安全風(fēng)險(xiǎn)或業(yè)務(wù)流程阻塞。3.業(yè)務(wù)流程優(yōu)化配置場景描述：業(yè)務(wù)發(fā)展，原有審批流程、數(shù)據(jù)節(jié)點(diǎn)或功能模塊需適配新需求（如新增費(fèi)用報(bào)銷類型、調(diào)整采購審批鏈），通過平臺配置實(shí)現(xiàn)流程迭代，提升業(yè)務(wù)效率。4.基礎(chǔ)數(shù)據(jù)定期維護(hù)場景描述：企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（如供應(yīng)商信息、物料編碼、組織架構(gòu)）可能因業(yè)務(wù)變化需更新，需通過平臺統(tǒng)一維護(hù)，保證數(shù)據(jù)一致性與準(zhǔn)確性，支撐業(yè)務(wù)決策。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）新員工入職資源配置流程步驟1：需求發(fā)起操作人：人力資源部專員操作內(nèi)容：登錄ERP平臺“人力資源管理”模塊，“新員工入職配置”入口；填寫《新員工資源配置申請表》（詳見模板1），包含員工基本信息（工號、姓名、證件號碼號、聯(lián)系方式）、所屬部門、崗位、入職日期、權(quán)限需求（勾選“基礎(chǔ)權(quán)限”或填寫“特殊權(quán)限說明”）；附件：員工錄用通知書、崗位說明書（明確核心職責(zé)與權(quán)限要求）。輸出物：待審批的《新員工資源配置申請表》。步驟2：信息核對操作人：平臺運(yùn)營專員操作內(nèi)容：接收人力資源部提交的申請后，1個(gè)工作日內(nèi)登錄人力資源信息系統(tǒng)，核對員工信息與申請表一致性（重點(diǎn)檢查工號、部門、崗位是否與錄用信息匹配）；若信息不一致，退回人力資源部修正；若一致，進(jìn)入下一步審批。注意事項(xiàng)：保證員工工號唯一性，避免重復(fù)配置。步驟3：權(quán)限分配操作人：平臺運(yùn)營專員操作內(nèi)容：根據(jù)員工崗位，在平臺“權(quán)限管理”模塊關(guān)聯(lián)預(yù)設(shè)的“崗位權(quán)限模板”（如“銷售崗”關(guān)聯(lián)“客戶查詢+訂單提報(bào)+費(fèi)用報(bào)銷”權(quán)限）；若申請“特殊權(quán)限”（如跨部門數(shù)據(jù)訪問），需同步獲取部門負(fù)責(zé)人書面審批掃描件，至申請表“附件”欄；權(quán)限分配完成后，《權(quán)限配置清單》（詳見模板3），發(fā)送至員工所屬部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)。風(fēng)險(xiǎn)提示：嚴(yán)禁超范圍分配權(quán)限，特殊權(quán)限需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及運(yùn)營主管雙重審批。步驟4：系統(tǒng)配置操作人：系統(tǒng)管理員操作內(nèi)容：接收運(yùn)營專員傳遞的《權(quán)限配置清單》后，2個(gè)工作日內(nèi)登錄ERP平臺后臺操作：在“組織架構(gòu)管理”中新增/更新員工信息，關(guān)聯(lián)部門與崗位；在“用戶管理”中分配系統(tǒng)賬號，設(shè)置初始密碼（默認(rèn)密碼complexity符合企業(yè)安全策略，首次登錄強(qiáng)制修改）；關(guān)聯(lián)資源模塊：如需配置辦公設(shè)備，同步在“資產(chǎn)管理”模塊綁定設(shè)備編號與員工工號。配置完成后，在平臺“操作日志”中記錄配置時(shí)間、操作人及配置內(nèi)容。步驟5：驗(yàn)證確認(rèn)操作人：員工所屬部門負(fù)責(zé)人、員工本人操作內(nèi)容：部門負(fù)責(zé)人登錄平臺，測試員工權(quán)限是否滿足崗位需求（如銷售崗需測試能否查詢客戶信息、提交訂單）；員工本人首次登錄后，測試基礎(chǔ)功能（如個(gè)人信息修改、考勤打卡），確認(rèn)無誤后，在平臺“確認(rèn)”按鈕處簽字；若功能異常，由系統(tǒng)管理員排查并修復(fù)，直至驗(yàn)證通過。步驟6：歸檔記錄操作人：平臺運(yùn)營專員操作內(nèi)容：收集《新員工資源配置申請表》《權(quán)限配置清單》《系統(tǒng)操作日志》《確認(rèn)記錄》，整理歸檔至“員工配置檔案”文件夾；在平臺“配置臺賬”模塊中更新員工狀態(tài)為“在職”，關(guān)聯(lián)配置檔案編號。（二）業(yè)務(wù)流程優(yōu)化配置流程（以新增“差旅費(fèi)報(bào)銷流程”為例）步驟1：需求調(diào)研操作人：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、運(yùn)營專員操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門（如行政部）提交《流程優(yōu)化需求表》，說明新增差旅費(fèi)報(bào)銷的原因（如原流程未覆蓋異地住宿標(biāo)準(zhǔn)）、流程節(jié)點(diǎn)（員工申請→部門經(jīng)理審批→財(cái)務(wù)審核→出納付款）、審批規(guī)則（如金額≥5000需分管領(lǐng)導(dǎo)審批）；運(yùn)營專員與業(yè)務(wù)部門對齊需求，確認(rèn)無歧義后，形成《流程需求說明書》。步驟2：方案設(shè)計(jì)操作人：系統(tǒng)管理員、運(yùn)營專員操作內(nèi)容：系統(tǒng)管理員根據(jù)《流程需求說明書》，在平臺“流程設(shè)計(jì)器”中搭建流程節(jié)點(diǎn)，設(shè)置審批角色（如“部門經(jīng)理”對應(yīng)“部門負(fù)責(zé)人”崗位，“財(cái)務(wù)審核”對應(yīng)“財(cái)務(wù)部-會計(jì)”崗位）；配置審批規(guī)則：設(shè)置金額閾值判斷條件、審批時(shí)限（如部門經(jīng)理需在2個(gè)工作日內(nèi)完成審批）；設(shè)計(jì)表單：在“表單管理”中創(chuàng)建“差旅費(fèi)報(bào)銷單”，包含字段（報(bào)銷人、出差事由、費(fèi)用明細(xì)、總金額、附件等）。步驟3：測試驗(yàn)證操作人：運(yùn)營專員、業(yè)務(wù)部門測試人員操作內(nèi)容：搭建測試流程，模擬不同場景（如報(bào)銷3000元、報(bào)銷6000元）測試節(jié)點(diǎn)跳轉(zhuǎn)、審批觸發(fā)、數(shù)據(jù)存儲是否正確；收集測試反饋，優(yōu)化流程邏輯（如調(diào)整審批順序、修改表單字段顯示規(guī)則），直至測試通過。步驟4：上線發(fā)布操作人：系統(tǒng)管理員、運(yùn)營主管操作內(nèi)容：系統(tǒng)管理員將測試通過后的流程發(fā)布至生產(chǎn)環(huán)境，設(shè)置生效日期；運(yùn)營專員通過平臺公告、部門會議發(fā)布“差旅費(fèi)報(bào)銷流程上線通知”，附操作指引及聯(lián)系人；上線后3個(gè)工作日內(nèi)，監(jiān)控流程運(yùn)行情況，及時(shí)處理異常問題。步驟5：復(fù)盤優(yōu)化操作人：運(yùn)營專員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人操作內(nèi)容：流程運(yùn)行1個(gè)月后，收集用戶反饋（如審批耗時(shí)、表單易用性）；分析流程運(yùn)行數(shù)據(jù)（如平均審批時(shí)長、駁回率），輸出《流程優(yōu)化復(fù)盤報(bào)告》，針對問題提出改進(jìn)措施（如簡化審批節(jié)點(diǎn)、調(diào)整字段必填項(xiàng)）。三、常用配置模板清單模板1：新員工資源配置申請表申請編號申請人申請部門員工工號員工姓名所屬部門崗位入職日期ERP-2024-015*張三人力資源部ER202405001*李四銷售部銷售代表2024-05-20權(quán)限需求□基礎(chǔ)權(quán)限（勾選：客戶查詢□訂單提報(bào)□費(fèi)用報(bào)銷□考勤打卡□）□特殊權(quán)限說明：需查看“華東區(qū)客戶合同”（附部門負(fù)責(zé)人審批掃描件）附件1.錄用通知書（PDF）2.銷售崗崗位說明書（PDF）審批人部門負(fù)責(zé)人：王五運(yùn)營主管：趙六審批狀態(tài)□待提交□待人力資源部審核□待運(yùn)營部審核□待系統(tǒng)配置□已完成□已駁回申請日期2024-05-18模板2：部門權(quán)限調(diào)整審批表調(diào)整編號申請人調(diào)整部門調(diào)整類型調(diào)整原因QX-2024-008*王五市場部權(quán)限新增新增“品牌活動策劃”項(xiàng)目，需訪問“活動預(yù)算模塊”涉及人員周七（市場部-活動策劃專員）、吳八（市場部-經(jīng)理）原權(quán)限周七：活動信息錄入+活動進(jìn)度查詢吳八：活動審批+預(yù)算查看調(diào)整后權(quán)限周七：活動信息錄入+活動進(jìn)度查詢+預(yù)算錄入（≤1萬元）吳八：活動審批+預(yù)算查看+預(yù)算調(diào)整審批附件《品牌活動策劃項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告》《權(quán)限調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)評估》（由部門負(fù)責(zé)人簽字）審批人分管領(lǐng)導(dǎo)：孫九信息安全管理員：鄭十審批狀態(tài)□待提交□待分管領(lǐng)導(dǎo)審批□待安全管理員審批□已完成□已駁回申請日期2024-05-22模板3：系統(tǒng)功能模塊配置清單模塊名稱子模塊配置項(xiàng)配置值操作人操作時(shí)間人力資源組織架構(gòu)新增部門“海外事業(yè)部”（上級部門：戰(zhàn)略發(fā)展部）*趙六2024-05-20人力資源人員管理新增員工工號：ER202405001，姓名：*李四，部門：銷售部，崗位：銷售代表*錢二2024-05-21權(quán)限管理崗位權(quán)限關(guān)聯(lián)模板“銷售崗”模板（權(quán)限：客戶查詢、訂單提報(bào)、費(fèi)用報(bào)銷）*趙六2024-05-21資產(chǎn)管理設(shè)備綁定綁定設(shè)備設(shè)備編號：EQ20240501（筆記本電腦），關(guān)聯(lián)員工：ER202405001*錢二2024-05-22模板4：基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)記錄表數(shù)據(jù)類型數(shù)據(jù)編碼數(shù)據(jù)名稱原值新值維護(hù)原因維護(hù)人維護(hù)日期審批人供應(yīng)商GYS2024005*XX科技有限公司聯(lián)系人：*劉九聯(lián)系人：*陳十（原聯(lián)系人離職）供應(yīng)商信息更新*周十一2024-05-23*吳十二物料WL2024018A4打印紙規(guī)格型號：A4/70g規(guī)格型號：A4/80g（采購需求變更）物料參數(shù)調(diào)整*周十一2024-05-24*吳十二四、關(guān)鍵操作規(guī)范與風(fēng)險(xiǎn)提示1.數(shù)據(jù)安全規(guī)范權(quán)限最小化原則：員工權(quán)限僅滿足崗位核心需求，禁止配置“萬能權(quán)限”；離職員工權(quán)限需在離職流程審批通過后立即凍結(jié)，刪除賬號或設(shè)置為“禁用”狀態(tài)。數(shù)據(jù)備份：系統(tǒng)管理員每日凌晨自動備份平臺數(shù)據(jù)，備份數(shù)據(jù)異地存儲（如企業(yè)云盤），保留30天內(nèi)備份記錄；重大配置操作前，需手動備份當(dāng)前數(shù)據(jù)，避免誤操作導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。2.操作流程規(guī)范審批鏈完整性：所有配置需求（權(quán)限調(diào)整、流程變更、數(shù)據(jù)維護(hù)）需經(jīng)需求部門、運(yùn)營部、分管領(lǐng)導(dǎo)三級審批（緊急需求需額外注明“加急”，由分管領(lǐng)導(dǎo)電話確認(rèn)后補(bǔ)簽審批單）。記錄可追溯：系統(tǒng)操作日志需實(shí)時(shí)記錄操作人、操作時(shí)間、操作內(nèi)容、IP地址，日志保存期限≥2年，便于問題排查與責(zé)任追溯。3.系統(tǒng)維護(hù)規(guī)范版本更新：平臺版本更新前，需在測試環(huán)境驗(yàn)證兼容性（如現(xiàn)有流程、數(shù)據(jù)是否受影響），更新后3個(gè)工作日內(nèi)監(jiān)控運(yùn)行狀態(tài)，及時(shí)處理用戶反饋的問題。接口管理：若需與第三方系統(tǒng)（如財(cái)務(wù)軟件、OA系統(tǒng)）接口對接，需由系統(tǒng)管理員評估接口安全性（數(shù)據(jù)加密、權(quán)限校驗(yàn)），測試通過后方可上線，定期檢查接口連通性。4.應(yīng)急處理規(guī)范配置錯誤處理：發(fā)覺配置錯誤（如權(quán)限分配錯誤、流程節(jié)點(diǎn)缺失）時(shí)，操作人需立即停止當(dāng)前操作，聯(lián)系系統(tǒng)管理員回滾數(shù)據(jù)；若已影響業(yè)務(wù)，需啟動應(yīng)急預(yù)案（如臨時(shí)手動處理業(yè)務(wù)，同步修復(fù)系統(tǒng)配置）。緊急需求處理：業(yè)務(wù)部門突發(fā)緊急配置需求（如重大項(xiàng)目需臨時(shí)開通權(quán)限），可先通過電話向運(yùn)營主管申請，運(yùn)營主管協(xié)調(diào)資源1小時(shí)內(nèi)完成初步配置，后續(xù)1個(gè)工作日