企業(yè)行政日常管理標準手冊一、辦公環(huán)境管理規(guī)范適用情境適用于企業(yè)日常辦公區(qū)域（包括工位、會議室、公共區(qū)域等）的環(huán)境維護與秩序管理，保證辦公環(huán)境整潔、有序、安全，為員工提供良好的工作氛圍。同時適用于新員工入職時的辦公區(qū)域安排與介紹。操作流程日常清潔維護每日上班前（8:30前），保潔人員對公共區(qū)域（走廊、茶水間、衛(wèi)生間等）進行清潔，包括地面清掃、垃圾清理、桌面擦拭（會議室、接待區(qū)）。員工每日下班前10分鐘，整理個人工位，保持桌面物品擺放整齊（文件按類別歸檔、辦公用品歸位），關閉個人電腦及用電設備電源。定期檢查與評估每周五下午16:00，由行政專員*組織各部門行政對接人進行辦公環(huán)境聯合檢查，重點檢查工位整潔度、公共區(qū)域衛(wèi)生、物品擺放規(guī)范性。檢查結果記錄于《辦公環(huán)境檢查表》，對不符合要求的部門（如工位雜亂、公共區(qū)域有雜物）下達整改通知，要求2個工作日內完成整改并反饋。新員工辦公區(qū)域安排新員工入職前1個工作日，行政專員*根據部門需求分配工位，保證工位（含桌椅、文件柜、電源插座）完好，并發(fā)放《辦公區(qū)域使用指南》（包含工位物品擺放規(guī)范、公共區(qū)域使用注意事項）。入職當天，由部門行政對接人帶領新員工熟悉辦公區(qū)域，介紹茶水間、衛(wèi)生間、會議室等位置及使用規(guī)則。表單范例辦公環(huán)境檢查表檢查區(qū)域檢查項目標準（符合/不符合）整改要求責任部門整改時限部門工位區(qū)桌面物品擺放整齊銷售部2個工作日公共走廊無雜物堆積清理堆積紙箱行政部當日完成會議室設備關閉、桌椅歸位市場部當日完成執(zhí)行要點保潔人員需每日填寫《清潔工作記錄表》，保證清潔工作可追溯。員工個人物品（如背包、水杯）需擺放于指定位置，不得占用公共通道。聯合檢查結果納入部門月度考核，連續(xù)3次優(yōu)秀的部門給予通報表揚。二、會議組織與流程管理適用情境適用于企業(yè)內部各類會議（包括部門例會、項目推進會、跨部門協調會、外部客戶洽談會等）的組織、召開及后續(xù)跟進，保證會議高效、有序、目標明確。操作流程會議申請與審批會議發(fā)起人需提前2個工作日通過OA系統(tǒng)提交《會議申請單》，填寫會議主題、時間、地點、參會人員、議程、所需設備及材料（如投影儀、白板、PPT等）。部門負責人對會議必要性進行審批（如跨部門會議需提前征求相關部門意見），行政專員根據會議室使用情況協調場地，保證會議室資源不沖突。會議準備會議召開前1小時，行政專員*檢查會議室設備（投影儀、麥克風、空調等）是否正常運行，布置會場（擺放桌椅、調試設備、準備會議材料、飲用水等）。會議發(fā)起人提前30分鐘將會議議程及相關材料發(fā)送至參會人員郵箱，保證參會人員提前知曉會議內容。會議進行會議開始前10分鐘，參會人員簽到入場，由行政專員*核對參會人員名單，保證關鍵人員（如部門負責人、項目負責人）到會。會議期間，由行政專員*負責計時（如每個議題發(fā)言時間不超過15分鐘），記錄會議要點（包括討論結果、待辦事項、責任人及完成時限）。如遇特殊情況需變更會議時間或地點，發(fā)起人需提前1個工作日通知所有參會人員并說明原因。會后跟進會議結束后2個工作日內，行政專員整理《會議記錄》，經會議發(fā)起人審核無誤后，通過OA系統(tǒng)發(fā)送至所有參會人員及相關部門。《會議記錄》需包含：會議主題、時間、地點、參會人員、議程、討論結果、待辦事項（明確責任人、完成時限），并附會議材料（如PPT、簽到表）。表單范例會議申請單會議主題項目進度協調會會議時間2023年10月20日14:00-16:00會議地點3樓第一會議室參會人員張經理（市場部）、李經理（技術部）、王專員（行政部）會議議程1.項目A進度匯報（15分鐘）2.技術問題討論（30分鐘）3.下階段計劃制定（15分鐘）所需設備投影儀、麥克風、白板申請人*專員（市場部）審批人*經理（市場部）會議記錄模板會議主題項目進度協調會時間/地點2023年10月20日14:00-16:00/3樓第一會議室參會人員張經理、李經理、王專員討論結果1.項目A當前進度完成80%，按計劃推進2.技術部需于10月25日前解決接口問題待辦事項1.市場部：10月22日前提交項目A宣傳方案（責任人：張經理）2.技術部：10月25日前完成接口調試（責任人：李經理）記錄人王專員（行政部）執(zhí)行要點會議需嚴格控制時長，避免超時；如需延長，需經參會人員多數同意。會議期間需將手機調至靜音或震動模式，避免影響會議秩序。《會議記錄》需在會后3個工作日內歸檔至部門檔案，保存期限不少于1年。三、辦公用品申領與管理適用情境適用于企業(yè)日常辦公用品（如紙張、筆、文件夾、訂書機等）的申領、采購、發(fā)放及庫存管理，保證辦公用品供應充足、使用規(guī)范、成本可控。操作流程需求統(tǒng)計與申領每月25日前，各部門行政對接人統(tǒng)計本月辦公用品需求，填寫《辦公用品申領表》，注明物品名稱、規(guī)格、數量、用途（如“部門日常使用”“項目專項使用”）。申領需遵循“按需申領、避免浪費”原則，非必需品（如高檔文件夾、裝飾性文具）不予申領。采購與審批行政專員匯總各部門《辦公用品申領表》，編制《月度辦公用品采購計劃》，報行政經理審批。審批通過后，行政專員*通過合格供應商（如辦公用品定點采購平臺）采購，保證物品質量符合要求，價格合理。采購物品入庫前，需核對物品名稱、規(guī)格、數量是否與采購計劃一致，確認無誤后登記《辦公用品入庫登記表》。發(fā)放與登記員工申領辦公用品時，需填寫《辦公用品領用登記表》，注明申領人、部門、物品名稱、數量、領用日期。行政專員核對領用數量是否在部門月度申領額度內，超額申領需部門負責人簽字確認。辦公用品發(fā)放僅限企業(yè)內部使用，嚴禁私自挪用或外帶。庫存盤點每月最后1個工作日，行政專員*對辦公用品庫存進行盤點，核對實際庫存與臺賬是否一致，編制《月度庫存盤點表》。對庫存積壓物品（如超過3個月未領用的物品），需分析原因并調整下月采購計劃；對短缺物品，及時補充采購。表單范例辦公用品申領表申領部門市場部申領日期2023年10月25日物品名稱規(guī)格數量用途A4打印紙80g5包部門日常使用中性筆0.5mm黑色10支項目會議使用文件夾A4兩孔20個整理項目資料申領人*專員（市場部）部門負責人*經理（市場部）月度庫存盤點表物品名稱上月庫存數量本月入庫數量本月領用數量本月庫存數量盤點結果（一致/不一致）A4打印紙10包20包15包15包一致中性筆30支50支40支40支一致訂書機5個0個2個3個一致執(zhí)行要點辦公用品采購需選擇有資質的供應商，保證物品質量合格，避免采購劣質產品。部門申領額度需根據歷史使用情況合理制定，避免浪費或短缺。庫存盤點需做到“賬實相符”，如發(fā)覺差異，需及時查找原因并上報行政經理*。四、固定資產管理規(guī)范適用情境適用于企業(yè)固定資產（如電腦、打印機、辦公家具、投影儀等）的采購、登記、使用、維護、調撥及報廢管理，保證固定資產安全、完整、合理利用。操作流程資產采購與入庫部門需新增固定資產時，填寫《固定資產采購申請表》，注明資產名稱、規(guī)格、數量、用途、預算，報部門負責人及行政經理審批。審批通過后，行政專員*通過合格供應商采購，資產到貨后需核對實物與采購信息一致，并粘貼“固定資產標簽”（包含資產編號、名稱、購置日期、使用部門）。登記《固定資產臺賬》，記錄資產編號、名稱、規(guī)格、型號、購置日期、價值、使用部門、責任人、存放位置等信息。資產使用與維護固定資產由使用部門專人負責保管，責任人需定期檢查資產狀況（如電腦運行是否正常、打印機是否缺墨），保證資產正常使用。資產出現故障時，責任人需及時填寫《固定資產維修申請表》，報行政專員*安排維修；維修后需記錄維修時間、費用及結果。員工離職或調崗時，需辦理資產交接手續(xù)，填寫《固定資產交接表》，由原責任人、新責任人、部門負責人簽字確認后，交行政專員*更新臺賬。資產調撥與報廢部門間資產調撥需填寫《固定資產調撥單》，經調出部門、調入部門負責人及行政經理審批，行政專員*更新臺賬（調整使用部門及存放位置）。資產達到報廢標準（如使用年限超過5年、維修成本超過資產原值50%）或無法修復時，使用部門需填寫《固定資產報廢申請表》，報行政經理*審批。審批通過后，由行政專員*聯系專業(yè)機構回收報廢資產，并更新臺賬（標注“報廢”狀態(tài)），報廢殘值收入需上交財務部。表單范例固定資產臺賬資產編號資產名稱規(guī)格購置日期價值（元）使用部門責任人存放位置狀態(tài)ZC-2023-001聯想電腦ThinkPadX12023-05-106000市場部*專員3樓301室在用ZC-2023-002惠普打印機LaserJetM4042023-06-153500行政部*專員2樓201室在用固定資產交接表資產編號資產名稱規(guī)格原責任人新責任人交接日期部門負責人簽字ZC-2023-001聯想電腦ThinkPadX1*專員*助理2023-10-18*經理（市場部）執(zhí)行要點固定資產標簽需粘貼在顯眼位置，避免丟失或混淆；標簽損壞需及時更換。資產盤點每半年進行一次，保證臺賬與實物一致；盤盈盤虧需查明原因并上報。嚴禁私自拆卸、外借或處置固定資產，違者將按企業(yè)相關規(guī)定處理。五、訪客接待流程管理適用情境適用于企業(yè)外部訪客（如客戶、合作伙伴、應聘者、部門人員等）的預約、接待及送客流程，保證接待規(guī)范、熱情、周到，展現企業(yè)良好形象。操作流程訪客預約訪客來訪前，需提前1個工作日聯系被訪部門（如市場部、人力資源部），告知姓名、單位、來訪事由、時間、人數及聯系方式。被訪部門行政對接人填寫《訪客預約表》，報部門負責人確認，并同步至行政專員，安排接待事宜（如會議室、茶水、接待人員）。接待準備訪客到達前30分鐘，行政專員*確認會議室是否空閑（如需使用會議室，提前布置場地，調試設備），準備茶水（如礦泉水、茶包、咖啡）、紙巾、企業(yè)宣傳資料等。被訪部門需提前告知訪客企業(yè)地址（如“市區(qū)路號大廈15層”）、樓層及接待人員姓名（如“市場部*專員”），方便訪客到達。接待流程訪客到達后，前臺人員主動上前問候（如“您好，請問是哪位？”），核對《訪客預約表》信息（姓名、單位、被訪部門），引導訪客至等候區(qū)或會議室。被訪部門接待人員（如專員）在會議室或前臺迎接訪客，握手問候（如“您好，總，歡迎來訪！”），引導入座，遞上茶水及宣傳資料。接待過程中，需保持微笑、耐心傾聽，避免隨意打斷訪客發(fā)言；如需臨時離開，需告知訪客原因及離開時間。送客與記錄會談結束后，接待人員需送訪客至企業(yè)門口或電梯口，握手道別（如“感謝您的來訪，期待下次合作！”）。行政專員*填寫《訪客接待記錄表》，記錄訪客姓名、單位、來訪事由、接待人員、時間、接待結果等信息，并歸檔保存。表單范例訪客預約表訪客姓名*總訪客單位科技有限公司來訪事由項目洽談來訪時間2023年10月20日10:00-11:30人數2人聯系方式被訪部門市場部接待人員*專員（市場部）備注需準備項目PPT預約人*助理（市場部）訪客接待記錄表訪客姓名*總訪客單位科技有限公司來訪時間2023年10月20日10:00-11:30接待人員*專員（市場部）來訪事由項目洽談接待結果雙方達成初步合作意向記錄人*專員（行政部）歸檔日期2023年10月20日執(zhí)行要點前臺人員需熟悉訪客預約流程，保證訪客到達后得到及時接待。接待人員需注意言行舉止，展現企業(yè)專業(yè)素養(yǎng)；如遇訪客投訴，需及時上報部門負責人*。《訪客接待記錄表》需在接待完成后1個工作日內填寫完成，保存期限不少于1年。六、檔案管理規(guī)范適用情境適用于企業(yè)各類檔案（如行政檔案、人事檔案、財務檔案、項目檔案等）的收集、整理、歸檔、借閱及銷毀管理，保證檔案完整、安全、便于查閱。操作流程檔案收集與整理各部門需在每月最后1個工作日，將本月形成的檔案材料（如會議記錄、合同、文件、報表等）整理完畢，交至行政專員*。檔案材料需分類整理（如行政類、人事類、項目類），按時間順序排列，編寫檔案編號（如“XZ-2023-10-001”表示行政類2023年10月第1份檔案）。檔案材料需使用檔案袋或文件夾封裝，標注檔案名稱、編號、形成日期、部門及責任人信息。歸檔與存儲行政專員*將整理好的檔案登記《檔案歸檔目錄》，內容包括檔案編號、名稱、形成日期、部門、存放位置（如“檔案柜-第1層-第3格”）。檔案存放需符合防火、防潮、防蟲、防盜要求，檔案室需保持干燥、通風，溫度控制在18-22℃，濕度控制在50%-60%。電子檔案需存儲于企業(yè)服務器或加密U盤，定期備份（如每周備份一次），保證數據安全。檔案借閱員工因工作需要借閱檔案時，需填寫《檔案借閱申請表》，注明檔案編號、名稱、借閱原因、借閱期限（最長不超過7個工作日）、借閱人及部門負責人簽字。行政專員*核對申請信息無誤后，方可借出檔案，并登記《檔案借閱登記表》（包括借閱時間、歸還時間、借閱人簽字）。檔案借閱期間需妥善保管，不得涂改、撕毀、轉借或復制；如需復制，需經部門負責人及行政經理審批。檔案銷毀檔案達到保存期限（如行政檔案保存5年、人事檔案保存10年）或無保存價值時，由行政專員編制《檔案銷毀清單》，報行政經理審批。審批通過后，由行政專員及部門負責人共同監(jiān)督銷毀（如紙質檔案需碎紙機銷毀，電子檔案需徹底刪除），并填寫《檔案銷毀記錄表》（包括銷毀時間、地點、監(jiān)督人、銷毀方式）。表單范例檔案歸檔目錄檔案編號檔案名稱形成日期部門存放位置保存期限XZ-2023-10-00110月辦公環(huán)境檢查表2023-10-27行政部