學(xué)校綜合辦公室會(huì)議議事方案一、會(huì)議概述

學(xué)校綜合辦公室會(huì)議旨在協(xié)調(diào)各部門工作，提升行政效率，解決日常運(yùn)營中的問題。會(huì)議應(yīng)定期召開，確保信息流通順暢，決策科學(xué)合理。

（一）會(huì)議目的

1.確定階段性工作重點(diǎn)與任務(wù)分配

2.解決跨部門協(xié)作中的具體問題

3.通報(bào)重要事項(xiàng)，統(tǒng)一工作方向

4.收集反饋，持續(xù)優(yōu)化行政流程

（二）參會(huì)人員

1.綜合辦公室全體成員

2.各部門主管或指定代表（如遇特殊情況可提前調(diào)整）

3.校領(lǐng)導(dǎo)（根據(jù)議題需要邀請）

二、會(huì)議準(zhǔn)備

為確保會(huì)議高效進(jìn)行，需提前做好以下準(zhǔn)備：

（一）議題收集與確認(rèn)

1.各部門提前一周提交需討論事項(xiàng)

2.辦公室匯總后篩選出優(yōu)先議題，并明確討論順序

3.重大議題需附詳細(xì)背景材料（如數(shù)據(jù)報(bào)告、流程圖等）

（二）會(huì)議材料準(zhǔn)備

1.提前打印議題相關(guān)文件，確保每人一份

2.準(zhǔn)備會(huì)議記錄表、筆、投影儀等設(shè)備

3.如需投票決策，提前制作選票或電子投票表

（三）時(shí)間安排

1.明確會(huì)議召開日期與具體時(shí)間

2.控制單議題討論時(shí)長不超過30分鐘

3.總時(shí)長建議安排在1.5-2小時(shí)（含休息）

三、會(huì)議流程

會(huì)議按以下步驟有序推進(jìn)：

（一）會(huì)前說明

1.主持人簡述會(huì)議議程與目標(biāo)

2.重申參會(huì)人員與注意事項(xiàng)

（二）議題討論

1.按順序逐一展開討論，每人發(fā)言限時(shí)3-5分鐘

（1）議題提出人陳述背景與初步方案

（2）參會(huì)者補(bǔ)充意見或提出質(zhì)疑

（3）主持人引導(dǎo)聚焦核心問題

2.對分歧較大的議題，記錄不同觀點(diǎn)并標(biāo)記為后續(xù)跟進(jìn)項(xiàng)

（三）決策形成

1.對需即時(shí)解決的問題，采用舉手或編號投票方式?jīng)Q定

2.重大決策需經(jīng)2/3以上參會(huì)者同意

3.主持人總結(jié)決議內(nèi)容，并明確責(zé)任人與完成時(shí)限

（四）總結(jié)與記錄

1.專人負(fù)責(zé)全程記錄關(guān)鍵發(fā)言與決策事項(xiàng)

2.會(huì)后24小時(shí)內(nèi)整理會(huì)議紀(jì)要并分發(fā)給全體參會(huì)人

四、會(huì)議效率提升措施

（一）禁止事項(xiàng)

1.禁止無關(guān)人員隨意插話

2.限制個(gè)人手機(jī)使用（緊急情況除外）

3.未經(jīng)許可不得隨意離席

（二）優(yōu)化建議

1.對于重復(fù)性討論的議題，建立標(biāo)準(zhǔn)化解決方案庫

2.引入電子協(xié)作平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)議題線上預(yù)審

3.每季度評估會(huì)議效果，調(diào)整流程以減少冗余環(huán)節(jié)

五、執(zhí)行與反饋

（一）決議落實(shí)

1.辦公室指定專人跟蹤決議執(zhí)行進(jìn)度

2.每周五前匯總進(jìn)展情況，對延期項(xiàng)分析原因

（二）效果評估

1.通過問卷調(diào)查收集參會(huì)人滿意度（滿分5分，建議3分以上優(yōu)化）

2.對未達(dá)成預(yù)期效果的議題，在下次會(huì)議中重新討論

六、附則

（一）會(huì)議變更

1.如需取消或延期，提前48小時(shí)通知所有參會(huì)人

2.緊急議題可臨時(shí)召開15分鐘短會(huì)

（二）資料歸檔

1.會(huì)議紀(jì)要、決議表等文件按編號存檔

2.電子版資料上傳至指定共享文件夾

一、會(huì)議概述

學(xué)校綜合辦公室會(huì)議旨在協(xié)調(diào)各部門工作，提升行政效率，解決日常運(yùn)營中的問題。會(huì)議應(yīng)定期召開，確保信息流通順暢，決策科學(xué)合理。

（一）會(huì)議目的

1.確定階段性工作重點(diǎn)與任務(wù)分配

（1）明確未來一個(gè)月或一個(gè)學(xué)期的核心工作方向，如新生入學(xué)準(zhǔn)備、教師培訓(xùn)計(jì)劃、校園活動(dòng)策劃等

（2）根據(jù)學(xué)校整體目標(biāo)，將任務(wù)分解到各部門，并設(shè)定量化指標(biāo)（如：招生部需完成50名新生咨詢量，后勤部需優(yōu)化食堂供餐流程）

（3）協(xié)調(diào)資源分配，避免部門間重復(fù)投入或資源短缺

2.解決跨部門協(xié)作中的具體問題

（1）建立問題清單機(jī)制：各部門提前一周提交協(xié)作障礙，會(huì)議集中討論

（2）針對高頻問題制定標(biāo)準(zhǔn)化解決方案，如“教室借用沖突”可預(yù)設(shè)優(yōu)先級規(guī)則：教學(xué)使用＞會(huì)議使用＞社團(tuán)活動(dòng)

（3）指定臨時(shí)協(xié)調(diào)員負(fù)責(zé)跟進(jìn)未解決事項(xiàng)，并在下次會(huì)議匯報(bào)進(jìn)展

3.通報(bào)重要事項(xiàng)，統(tǒng)一工作方向

（1）發(fā)布學(xué)校近期的政策變動(dòng)，如請假制度調(diào)整、辦公用品采購標(biāo)準(zhǔn)更新等

（2）分享成功案例，如某項(xiàng)活動(dòng)因跨部門配合取得良好效果，需提煉經(jīng)驗(yàn)推廣

（3）通過數(shù)據(jù)可視化（如柱狀圖、餅圖）展示階段性成果，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)信心

4.收集反饋，持續(xù)優(yōu)化行政流程

（1）設(shè)立匿名意見箱，收集教職工對行政服務(wù)的建議

（2）定期評估現(xiàn)有流程效率，如“文件審批周期”可通過追蹤平均耗時(shí)進(jìn)行改進(jìn)

（3）對反饋集中的問題，組織專項(xiàng)討論會(huì)制定改進(jìn)方案

（二）參會(huì)人員

1.綜合辦公室全體成員

（1）主任：主持會(huì)議、把握會(huì)議節(jié)奏

（2）秘書：負(fù)責(zé)記錄、整理會(huì)議紀(jì)要

（3）各專項(xiàng)小組負(fù)責(zé)人：如文書組、資產(chǎn)管理組、外聯(lián)組等

2.各部門主管或指定代表

（1）要求參會(huì)者提前準(zhǔn)備發(fā)言材料，控制發(fā)言長度在3分鐘內(nèi)

（2）非主管人員需經(jīng)部門主管授權(quán)才能代表發(fā)言

3.校領(lǐng)導(dǎo)（根據(jù)議題需要邀請）

（1）邀請標(biāo)準(zhǔn)：涉及重大資源調(diào)配（如預(yù)算審批）、政策制定（如教師考核方案）等議題

（2）會(huì)前提供議題摘要，確保校領(lǐng)導(dǎo)能快速了解核心內(nèi)容

二、會(huì)議準(zhǔn)備

為確保會(huì)議高效進(jìn)行，需提前做好以下準(zhǔn)備：

（一）議題收集與確認(rèn)

1.各部門提前一周提交需討論事項(xiàng)

（1）提交格式：需包含議題名稱、背景說明、預(yù)期目標(biāo)、建議方案、所需資源等字段

（2）使用標(biāo)準(zhǔn)化表單（如在線問卷或Excel模板）統(tǒng)一收集

2.辦公室匯總后篩選出優(yōu)先議題，并明確討論順序

（1）排序標(biāo)準(zhǔn)：按緊急程度（突發(fā)事件＞常規(guī)問題）、影響范圍（全校＞部門）、解決難度排序

（2）將議題分為“必討論”“建議討論”“會(huì)后跟進(jìn)”三類

3.重大議題需附詳細(xì)背景材料（如數(shù)據(jù)報(bào)告、流程圖等）

（1）數(shù)據(jù)報(bào)告示例：包含歷史數(shù)據(jù)對比、趨勢分析、潛在風(fēng)險(xiǎn)等（如“食堂滿意度調(diào)查報(bào)告顯示，窗口數(shù)量不足導(dǎo)致排隊(duì)時(shí)間超過15分鐘”）

（2）流程圖需標(biāo)注關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)與責(zé)任部門（如“采購流程圖”需明確申購、審批、驗(yàn)收環(huán)節(jié)）

（二）會(huì)議材料準(zhǔn)備

1.提前打印議題相關(guān)文件，確保每人一份

（1）打印要求：使用A4紙雙面打印，重要數(shù)據(jù)部分可加粗或用不同顏色標(biāo)示

（2）提前1天完成打印并檢查裝訂順序

2.準(zhǔn)備會(huì)議記錄表、筆、投影儀等設(shè)備

（1）會(huì)議記錄表需包含：議題、發(fā)言人、觀點(diǎn)、決議、責(zé)任人、截止日期等列

（2）投影儀需提前調(diào)試，確保連接電腦、屏幕亮度正常

3.如需投票決策，提前制作選票或電子投票表

（1）選票設(shè)計(jì)：正面列出各選項(xiàng)，背面填寫理由陳述

（2）電子投票可使用在線投票工具（如問卷星），需提前測試鏈接有效性

三、會(huì)議流程

會(huì)議按以下步驟有序推進(jìn)：

（一）會(huì)前說明

1.主持人簡述會(huì)議議程與目標(biāo)

（1）明確“今日需完成決策的事項(xiàng)”“需收集意見的事項(xiàng)”“僅信息通報(bào)事項(xiàng)”

（2）提醒參會(huì)者攜帶相關(guān)材料（如“請攜帶XX部門提交的預(yù)算草案”）

2.重申參會(huì)人員與注意事項(xiàng)

（1）強(qiáng)調(diào)準(zhǔn)時(shí)參會(huì)，遲到者需在會(huì)議開始后5分鐘內(nèi)簡要說明缺席原因

（2）手機(jī)調(diào)至靜音或震動(dòng)，會(huì)議期間非緊急情況不接打電話

（二）議題討論

1.按順序逐一展開討論，每人發(fā)言限時(shí)3-5分鐘

（1）發(fā)言規(guī)則：先陳述觀點(diǎn)，再補(bǔ)充論據(jù)（如“我認(rèn)為增加自助打印機(jī)可行，因?yàn)閿?shù)據(jù)顯示高峰期人工打印等待時(shí)間超過10分鐘”）

（2）主持人用“計(jì)時(shí)器”控制發(fā)言時(shí)長，對超時(shí)者提示“下一位發(fā)言”

2.對分歧較大的議題，記錄不同觀點(diǎn)并標(biāo)記為后續(xù)跟進(jìn)項(xiàng)

（1）分歧記錄格式：“XX議題（爭議點(diǎn)：方案Avs方案B），需收集XX部門進(jìn)一步數(shù)據(jù)后討論”

（2）指定記錄員專門標(biāo)注分歧點(diǎn)，并在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)發(fā)送給相關(guān)責(zé)任人

（三）決策形成

1.對需即時(shí)解決的問題，采用舉手或編號投票方式?jīng)Q定

（1）舉手表決適用場景：方案簡單、決策需快速（如“是否批準(zhǔn)XX社團(tuán)場地申請”）

（2）編號投票適用場景：方案復(fù)雜、需量化比較（如“選擇新打印機(jī)型號時(shí)，請按1-5分打分”）

2.重大決策需經(jīng)2/3以上參會(huì)者同意

（1）明確“同意”“反對”“棄權(quán)”的計(jì)票規(guī)則

（2）對未達(dá)比例的議題，標(biāo)記為“需再次討論”或“提交校領(lǐng)導(dǎo)裁決”

3.主持人總結(jié)決議內(nèi)容，并明確責(zé)任人與完成時(shí)限

（1）總結(jié)要點(diǎn)：用精簡語言復(fù)述決策結(jié)果（如“同意在圖書館增設(shè)3臺(tái)掃描儀，由后勤部負(fù)責(zé)采購，兩周內(nèi)完成”）

（2）時(shí)限設(shè)定：使用“SMART原則”（具體、可衡量、可實(shí)現(xiàn)、相關(guān)、有時(shí)限）制定任務(wù)清單

（四）總結(jié)與記錄

1.專人負(fù)責(zé)全程記錄關(guān)鍵發(fā)言與決策事項(xiàng)

（1）記錄重點(diǎn)：決策依據(jù)、爭議焦點(diǎn)、責(zé)任人承諾等

（2）使用“STAR原則”（情境Situation、任務(wù)Task、行動(dòng)Action、結(jié)果Result）記錄討論過程

2.會(huì)后24小時(shí)內(nèi)整理會(huì)議紀(jì)要并分發(fā)給全體參會(huì)人

（1）紀(jì)要格式：按議題編號排序，包含會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、決議事項(xiàng)、跟進(jìn)分工等

（2）發(fā)送方式：通過郵件發(fā)送Word版本，并抄送給所有相關(guān)部門主管

四、會(huì)議效率提升措施

（一）禁止事項(xiàng)

1.禁止無關(guān)人員隨意插話

（1）設(shè)立“發(fā)言標(biāo)識”（如紅/綠卡片），僅持綠卡者可舉手

（2）對未經(jīng)允許插話者，主持人用“眼神示意”或“稍后提問”引導(dǎo)

2.限制個(gè)人手機(jī)使用（緊急情況除外）

（1）會(huì)前收集手機(jī)到指定位置保管（如前臺(tái)）

（2）緊急情況需提前報(bào)備，使用“室內(nèi)對講機(jī)”溝通

3.未經(jīng)許可不得隨意離席

（1）設(shè)定“允許離席時(shí)間窗口”（如會(huì)議中間15分鐘），需提前報(bào)備

（2）對頻繁離席者，在會(huì)后單獨(dú)溝通提醒

（二）優(yōu)化建議

1.對于重復(fù)性討論的議題，建立標(biāo)準(zhǔn)化解決方案庫

（1）解決方案庫包含：問題模板、參考案例、處理流程、相關(guān)表單鏈接

（2）使用標(biāo)簽分類（如“設(shè)備報(bào)修”“合同審批”）方便檢索

2.引入電子協(xié)作平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)議題線上預(yù)審

（1）平臺(tái)功能：支持議題投票、意見收集、任務(wù)分配、進(jìn)度跟蹤

（2）預(yù)審流程：各部門主管提前3天審核議題，過濾無效討論

3.每季度評估會(huì)議效果，調(diào)整流程以減少冗余環(huán)節(jié)

（1）評估指標(biāo)：議題完成率、決策效率（平均決議時(shí)間）、參會(huì)滿意度（匿名問卷）

（2）改進(jìn)措施：根據(jù)評估結(jié)果優(yōu)化議題篩選標(biāo)準(zhǔn)、發(fā)言規(guī)則等

五、執(zhí)行與反饋

（一）決議落實(shí)

1.辦公室指定專人跟蹤決議執(zhí)行進(jìn)度

（1）跟蹤方式：每周匯總表、郵件提醒、進(jìn)度條可視化（如“任務(wù)管理看板”）

（2）延期處理：分析延期原因（如“XX部門因人手不足”），協(xié)調(diào)資源或調(diào)整時(shí)限

2.每周五前匯總進(jìn)展情況，對延期項(xiàng)分析原因

（1）匯總內(nèi)容：決議事項(xiàng)、當(dāng)前進(jìn)度、責(zé)任人反饋、改進(jìn)建議

（2）分析模板：使用“5W1H”分析法（Who、What、When、Where、Why、How）

（二）效果評估

1.通過問卷調(diào)查收集參會(huì)人滿意度（滿分5分，建議3分以上優(yōu)化）

（1）問卷內(nèi)容：會(huì)議效率、議題相關(guān)性、發(fā)言人清晰度、決策合理性

（2）反饋處理：對低分項(xiàng)組織專題討論會(huì)（如“如何減少會(huì)議時(shí)間”），形成改進(jìn)方案

2.對未達(dá)成預(yù)期效果的議題，在下次會(huì)議中重新討論

（1）重新討論標(biāo)準(zhǔn)：決議執(zhí)行失?。ㄈ纭霸鲈O(shè)掃描儀因預(yù)算超支未落實(shí)”）或出現(xiàn)新情況

（2）改進(jìn)措施：要求責(zé)任人補(bǔ)充數(shù)據(jù)或方案，避免重復(fù)無效討論

六、附則

（一）會(huì)議變更

1.如需取消或延期，提前48小時(shí)通知所有參會(huì)人

（1）通知內(nèi)容：變更原因、新時(shí)間安排、臨時(shí)議題補(bǔ)充說明

（2）通知渠道：郵件+短信，確保覆蓋所有參會(huì)人

2.緊急議題可臨時(shí)召開15分鐘短會(huì)

（1）適用范圍：需立即解決影響全校運(yùn)行的問題（如電力故障）

（2）參會(huì)要求：僅限核心部門主管，提前共享關(guān)鍵信息

（二）資料歸檔

1.會(huì)議紀(jì)要、決議表等文件按編號存檔

（1）編號規(guī)則：年份-季度-議題編號（如“2023-Q1-03”）

（2）存檔位置：電子版歸檔至共享云盤，紙質(zhì)版歸檔至檔案柜

2.電子版資料上傳至指定共享文件夾

（1）文件夾結(jié)構(gòu)：按年份/議題類型/部門分類

（2）文件命名：會(huì)議名稱-日期-文件類型（如“綜合辦例會(huì)-20231115-紀(jì)要.docx”）

一、會(huì)議概述

學(xué)校綜合辦公室會(huì)議旨在協(xié)調(diào)各部門工作，提升行政效率，解決日常運(yùn)營中的問題。會(huì)議應(yīng)定期召開，確保信息流通順暢，決策科學(xué)合理。

（一）會(huì)議目的

1.確定階段性工作重點(diǎn)與任務(wù)分配

2.解決跨部門協(xié)作中的具體問題

3.通報(bào)重要事項(xiàng)，統(tǒng)一工作方向

4.收集反饋，持續(xù)優(yōu)化行政流程

（二）參會(huì)人員

1.綜合辦公室全體成員

2.各部門主管或指定代表（如遇特殊情況可提前調(diào)整）

3.校領(lǐng)導(dǎo)（根據(jù)議題需要邀請）

二、會(huì)議準(zhǔn)備

為確保會(huì)議高效進(jìn)行，需提前做好以下準(zhǔn)備：

（一）議題收集與確認(rèn)

1.各部門提前一周提交需討論事項(xiàng)

2.辦公室匯總后篩選出優(yōu)先議題，并明確討論順序

3.重大議題需附詳細(xì)背景材料（如數(shù)據(jù)報(bào)告、流程圖等）

（二）會(huì)議材料準(zhǔn)備

1.提前打印議題相關(guān)文件，確保每人一份

2.準(zhǔn)備會(huì)議記錄表、筆、投影儀等設(shè)備

3.如需投票決策，提前制作選票或電子投票表

（三）時(shí)間安排

1.明確會(huì)議召開日期與具體時(shí)間

2.控制單議題討論時(shí)長不超過30分鐘

3.總時(shí)長建議安排在1.5-2小時(shí)（含休息）

三、會(huì)議流程

會(huì)議按以下步驟有序推進(jìn)：

（一）會(huì)前說明

1.主持人簡述會(huì)議議程與目標(biāo)

2.重申參會(huì)人員與注意事項(xiàng)

（二）議題討論

1.按順序逐一展開討論，每人發(fā)言限時(shí)3-5分鐘

（1）議題提出人陳述背景與初步方案

（2）參會(huì)者補(bǔ)充意見或提出質(zhì)疑

（3）主持人引導(dǎo)聚焦核心問題

2.對分歧較大的議題，記錄不同觀點(diǎn)并標(biāo)記為后續(xù)跟進(jìn)項(xiàng)

（三）決策形成

1.對需即時(shí)解決的問題，采用舉手或編號投票方式?jīng)Q定

2.重大決策需經(jīng)2/3以上參會(huì)者同意

3.主持人總結(jié)決議內(nèi)容，并明確責(zé)任人與完成時(shí)限

（四）總結(jié)與記錄

1.專人負(fù)責(zé)全程記錄關(guān)鍵發(fā)言與決策事項(xiàng)

2.會(huì)后24小時(shí)內(nèi)整理會(huì)議紀(jì)要并分發(fā)給全體參會(huì)人

四、會(huì)議效率提升措施

（一）禁止事項(xiàng)

1.禁止無關(guān)人員隨意插話

2.限制個(gè)人手機(jī)使用（緊急情況除外）

3.未經(jīng)許可不得隨意離席

（二）優(yōu)化建議

1.對于重復(fù)性討論的議題，建立標(biāo)準(zhǔn)化解決方案庫

2.引入電子協(xié)作平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)議題線上預(yù)審

3.每季度評估會(huì)議效果，調(diào)整流程以減少冗余環(huán)節(jié)

五、執(zhí)行與反饋

（一）決議落實(shí)

1.辦公室指定專人跟蹤決議執(zhí)行進(jìn)度

2.每周五前匯總進(jìn)展情況，對延期項(xiàng)分析原因

（二）效果評估

1.通過問卷調(diào)查收集參會(huì)人滿意度（滿分5分，建議3分以上優(yōu)化）

2.對未達(dá)成預(yù)期效果的議題，在下次會(huì)議中重新討論

六、附則

（一）會(huì)議變更

1.如需取消或延期，提前48小時(shí)通知所有參會(huì)人

2.緊急議題可臨時(shí)召開15分鐘短會(huì)

（二）資料歸檔

1.會(huì)議紀(jì)要、決議表等文件按編號存檔

2.電子版資料上傳至指定共享文件夾

一、會(huì)議概述

學(xué)校綜合辦公室會(huì)議旨在協(xié)調(diào)各部門工作，提升行政效率，解決日常運(yùn)營中的問題。會(huì)議應(yīng)定期召開，確保信息流通順暢，決策科學(xué)合理。

（一）會(huì)議目的

1.確定階段性工作重點(diǎn)與任務(wù)分配

（1）明確未來一個(gè)月或一個(gè)學(xué)期的核心工作方向，如新生入學(xué)準(zhǔn)備、教師培訓(xùn)計(jì)劃、校園活動(dòng)策劃等

（2）根據(jù)學(xué)校整體目標(biāo)，將任務(wù)分解到各部門，并設(shè)定量化指標(biāo)（如：招生部需完成50名新生咨詢量，后勤部需優(yōu)化食堂供餐流程）

（3）協(xié)調(diào)資源分配，避免部門間重復(fù)投入或資源短缺

2.解決跨部門協(xié)作中的具體問題

（1）建立問題清單機(jī)制：各部門提前一周提交協(xié)作障礙，會(huì)議集中討論

（2）針對高頻問題制定標(biāo)準(zhǔn)化解決方案，如“教室借用沖突”可預(yù)設(shè)優(yōu)先級規(guī)則：教學(xué)使用＞會(huì)議使用＞社團(tuán)活動(dòng)

（3）指定臨時(shí)協(xié)調(diào)員負(fù)責(zé)跟進(jìn)未解決事項(xiàng)，并在下次會(huì)議匯報(bào)進(jìn)展

3.通報(bào)重要事項(xiàng)，統(tǒng)一工作方向

（1）發(fā)布學(xué)校近期的政策變動(dòng)，如請假制度調(diào)整、辦公用品采購標(biāo)準(zhǔn)更新等

（2）分享成功案例，如某項(xiàng)活動(dòng)因跨部門配合取得良好效果，需提煉經(jīng)驗(yàn)推廣

（3）通過數(shù)據(jù)可視化（如柱狀圖、餅圖）展示階段性成果，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)信心

4.收集反饋，持續(xù)優(yōu)化行政流程

（1）設(shè)立匿名意見箱，收集教職工對行政服務(wù)的建議

（2）定期評估現(xiàn)有流程效率，如“文件審批周期”可通過追蹤平均耗時(shí)進(jìn)行改進(jìn)

（3）對反饋集中的問題，組織專項(xiàng)討論會(huì)制定改進(jìn)方案

（二）參會(huì)人員

1.綜合辦公室全體成員

（1）主任：主持會(huì)議、把握會(huì)議節(jié)奏

（2）秘書：負(fù)責(zé)記錄、整理會(huì)議紀(jì)要

（3）各專項(xiàng)小組負(fù)責(zé)人：如文書組、資產(chǎn)管理組、外聯(lián)組等

2.各部門主管或指定代表

（1）要求參會(huì)者提前準(zhǔn)備發(fā)言材料，控制發(fā)言長度在3分鐘內(nèi)

（2）非主管人員需經(jīng)部門主管授權(quán)才能代表發(fā)言

3.校領(lǐng)導(dǎo)（根據(jù)議題需要邀請）

（1）邀請標(biāo)準(zhǔn)：涉及重大資源調(diào)配（如預(yù)算審批）、政策制定（如教師考核方案）等議題

（2）會(huì)前提供議題摘要，確保校領(lǐng)導(dǎo)能快速了解核心內(nèi)容

二、會(huì)議準(zhǔn)備

為確保會(huì)議高效進(jìn)行，需提前做好以下準(zhǔn)備：

（一）議題收集與確認(rèn)

1.各部門提前一周提交需討論事項(xiàng)

（1）提交格式：需包含議題名稱、背景說明、預(yù)期目標(biāo)、建議方案、所需資源等字段

（2）使用標(biāo)準(zhǔn)化表單（如在線問卷或Excel模板）統(tǒng)一收集

2.辦公室匯總后篩選出優(yōu)先議題，并明確討論順序

（1）排序標(biāo)準(zhǔn)：按緊急程度（突發(fā)事件＞常規(guī)問題）、影響范圍（全校＞部門）、解決難度排序

（2）將議題分為“必討論”“建議討論”“會(huì)后跟進(jìn)”三類

3.重大議題需附詳細(xì)背景材料（如數(shù)據(jù)報(bào)告、流程圖等）

（1）數(shù)據(jù)報(bào)告示例：包含歷史數(shù)據(jù)對比、趨勢分析、潛在風(fēng)險(xiǎn)等（如“食堂滿意度調(diào)查報(bào)告顯示，窗口數(shù)量不足導(dǎo)致排隊(duì)時(shí)間超過15分鐘”）

（2）流程圖需標(biāo)注關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)與責(zé)任部門（如“采購流程圖”需明確申購、審批、驗(yàn)收環(huán)節(jié)）

（二）會(huì)議材料準(zhǔn)備

1.提前打印議題相關(guān)文件，確保每人一份

（1）打印要求：使用A4紙雙面打印，重要數(shù)據(jù)部分可加粗或用不同顏色標(biāo)示

（2）提前1天完成打印并檢查裝訂順序

2.準(zhǔn)備會(huì)議記錄表、筆、投影儀等設(shè)備

（1）會(huì)議記錄表需包含：議題、發(fā)言人、觀點(diǎn)、決議、責(zé)任人、截止日期等列

（2）投影儀需提前調(diào)試，確保連接電腦、屏幕亮度正常

3.如需投票決策，提前制作選票或電子投票表

（1）選票設(shè)計(jì)：正面列出各選項(xiàng)，背面填寫理由陳述

（2）電子投票可使用在線投票工具（如問卷星），需提前測試鏈接有效性

三、會(huì)議流程

會(huì)議按以下步驟有序推進(jìn)：

（一）會(huì)前說明

1.主持人簡述會(huì)議議程與目標(biāo)

（1）明確“今日需完成決策的事項(xiàng)”“需收集意見的事項(xiàng)”“僅信息通報(bào)事項(xiàng)”

（2）提醒參會(huì)者攜帶相關(guān)材料（如“請攜帶XX部門提交的預(yù)算草案”）

2.重申參會(huì)人員與注意事項(xiàng)

（1）強(qiáng)調(diào)準(zhǔn)時(shí)參會(huì)，遲到者需在會(huì)議開始后5分鐘內(nèi)簡要說明缺席原因

（2）手機(jī)調(diào)至靜音或震動(dòng)，會(huì)議期間非緊急情況不接打電話

（二）議題討論

1.按順序逐一展開討論，每人發(fā)言限時(shí)3-5分鐘

（1）發(fā)言規(guī)則：先陳述觀點(diǎn)，再補(bǔ)充論據(jù)（如“我認(rèn)為增加自助打印機(jī)可行，因?yàn)閿?shù)據(jù)顯示高峰期人工打印等待時(shí)間超過10分鐘”）

（2）主持人用“計(jì)時(shí)器”控制發(fā)言時(shí)長，對超時(shí)者提示“下一位發(fā)言”

2.對分歧較大的議題，記錄不同觀點(diǎn)并標(biāo)記為后續(xù)跟進(jìn)項(xiàng)

（1）分歧記錄格式：“XX議題（爭議點(diǎn)：方案Avs方案B），需收集XX部門進(jìn)一步數(shù)據(jù)后討論”

（2）指定記錄員專門標(biāo)注分歧點(diǎn)，并在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)發(fā)送給相關(guān)責(zé)任人

（三）決策形成

1.對需即時(shí)解決的問題，采用舉手或編號投票方式?jīng)Q定

（1）舉手表決適用場景：方案簡單、決策需快速（如“是否批準(zhǔn)XX社團(tuán)場地申請”）

（2）編號投票適用場景：方案復(fù)雜、需量化比較（如“選擇新打印機(jī)型號時(shí)，請按1-5分打分”）

2.重大決策需經(jīng)2/3以上參會(huì)者同意

（1）明確“同意”“反對”“棄權(quán)”的計(jì)票規(guī)則

（2）對未達(dá)比例的議題，標(biāo)記為“需再次討論”或“提交校領(lǐng)導(dǎo)裁決”

3.主持人總結(jié)決議內(nèi)容，并明確責(zé)任人與完成時(shí)限

（1）總結(jié)要點(diǎn)：用精簡語言復(fù)述決策結(jié)果（如“同意在圖書館增設(shè)3臺(tái)掃描儀，由后勤部負(fù)責(zé)采購，兩周內(nèi)完成”）

（2）時(shí)限設(shè)定：使用“SMART原則”（具體、可衡量、可實(shí)現(xiàn)、相關(guān)、有時(shí)限）制定任務(wù)清單

（四）總結(jié)與記錄

1.專人負(fù)責(zé)全程記錄關(guān)鍵發(fā)言與決策事項(xiàng)

（1）記錄重點(diǎn)：決策依據(jù)、爭議焦點(diǎn)、責(zé)任人承諾等

（2）使用“STAR原則”（情境Situation、任務(wù)Task、行動(dòng)Action、結(jié)果Result）記錄討論過程

2.會(huì)后24小時(shí)內(nèi)整理會(huì)議紀(jì)要并分發(fā)給全體參會(huì)人

（1）紀(jì)要格式：按議題編號排序，包含會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、決議事項(xiàng)、跟進(jìn)分工等

（2）發(fā)送方式：通過郵件發(fā)送Word版本，并抄送給所有相關(guān)部門主管

四、會(huì)議效率提升措施

（一）禁止事項(xiàng)

1.禁止無關(guān)人員隨意插話

（1）設(shè)立“發(fā)言標(biāo)識”（如紅/綠卡片），僅持綠卡者可舉手

（2）對未經(jīng)允許插話者，主持人用“眼神示意”或“稍后提問”引導(dǎo)

2.限制個(gè)人手機(jī)使用（緊急情況除外）

（1）會(huì)前收集手機(jī)到指定位置保管（如前臺(tái)）

（2）緊急情況需提前報(bào)備，使用“室內(nèi)對講機(jī)”溝通

3.未經(jīng)許可不得隨意離席

（1）設(shè)定“允許離席時(shí)間窗口”（如會(huì)議中間15分鐘），需提前報(bào)備

（2）對頻繁離席者，在會(huì)后單獨(dú)溝通提醒

（二）優(yōu)化建議

1.對于重復(fù)性討論的議題，建立標(biāo)準(zhǔn)化解決方案庫

（1）解決方案庫包含：問題模板、參考案例、處理流程、相關(guān)表單鏈接

（2）使用標(biāo)簽分