學(xué)校綜合辦公室工作規(guī)范制定一、總則

學(xué)校綜合辦公室是學(xué)校日常行政管理的中樞，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門工作、處理日常事務(wù)、保障學(xué)校高效運(yùn)轉(zhuǎn)。為規(guī)范綜合辦公室工作流程，提升工作效率和服務(wù)質(zhì)量，特制定本規(guī)范。

二、崗位職責(zé)與分工

（一）辦公室主任職責(zé)

1.負(fù)責(zé)綜合辦公室全面工作，制定年度工作計(jì)劃并監(jiān)督實(shí)施。

2.協(xié)調(diào)各部門溝通，處理突發(fā)事件，確保學(xué)校行政工作有序開展。

3.負(fù)責(zé)學(xué)校重要文件、會(huì)議紀(jì)要的起草與歸檔。

4.監(jiān)督辦公室內(nèi)部人員工作，定期進(jìn)行績效考核。

（二）秘書崗職責(zé)

1.負(fù)責(zé)文件收發(fā)、登記、傳閱及歸檔管理。

2.協(xié)助起草各類通知、報(bào)告、函件等文書工作。

3.負(fù)責(zé)會(huì)議室預(yù)訂及使用管理，確保會(huì)議順利召開。

4.跟蹤督辦學(xué)校重要事項(xiàng)的落實(shí)情況。

（三）行政崗職責(zé)

1.負(fù)責(zé)辦公用品采購、保管及分發(fā)，建立物資臺(tái)賬。

2.協(xié)助處理師生來訪咨詢，提供辦事指引。

3.負(fù)責(zé)學(xué)校印章的管理與使用，嚴(yán)格執(zhí)行審批流程。

4.維護(hù)辦公室環(huán)境，確保辦公區(qū)域整潔有序。

三、工作流程規(guī)范

（一）文件處理流程

1.收文處理：

(1)接收文件后，立即進(jìn)行登記，注明日期、發(fā)件單位、文件標(biāo)題等信息。

(2)根據(jù)文件內(nèi)容分發(fā)至相關(guān)部門或負(fù)責(zé)人。

(3)重要文件需報(bào)辦公室主任審批后執(zhí)行。

2.發(fā)文處理：

(1)起草文件前，需與相關(guān)部門溝通確認(rèn)內(nèi)容準(zhǔn)確性。

(2)完成初稿后，提交辦公室主任審核，修改完善。

(3)經(jīng)審批后，按流程打印、蓋章并分發(fā)給目標(biāo)對(duì)象。

（二）會(huì)議管理流程

1.會(huì)議籌備：

(1)接收會(huì)議通知后，確認(rèn)參會(huì)人員及時(shí)間地點(diǎn)。

(2)提前布置會(huì)議室，調(diào)試設(shè)備（如投影儀、音響等）。

(3)準(zhǔn)備會(huì)議資料，分發(fā)給參會(huì)人員。

2.會(huì)議執(zhí)行：

(1)主持人宣布會(huì)議開始，記錄員詳細(xì)記錄會(huì)議內(nèi)容。

(2)嚴(yán)格按照議程進(jìn)行討論，確保會(huì)議高效進(jìn)行。

3.會(huì)議后續(xù)：

(1)整理會(huì)議紀(jì)要，及時(shí)發(fā)送給參會(huì)人員。

(2)跟進(jìn)會(huì)議決議的落實(shí)情況，定期匯報(bào)進(jìn)展。

（三）印章使用規(guī)范

1.用印審批：

(1)用印申請(qǐng)需填寫完整，注明用印事由、審批人及日期。

(2)辦公室管理員核對(duì)申請(qǐng)，確保符合規(guī)定后報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批。

2.用印執(zhí)行：

(1)蓋章前，再次核對(duì)文件內(nèi)容與審批信息。

(2)用印后，在申請(qǐng)單上簽字確認(rèn)，并將印章歸位。

3.用印記錄：

(1)建立用印臺(tái)賬，詳細(xì)記錄用印時(shí)間、文件名稱、審批人等信息。

(2)定期檢查用印記錄，確保無違規(guī)行為。

四、工作要求與考核

（一）工作要求

1.嚴(yán)格遵守學(xué)校作息時(shí)間，不得遲到早退。

2.保持辦公環(huán)境整潔，物品擺放整齊有序。

3.耐心服務(wù)師生，及時(shí)響應(yīng)各類咨詢與需求。

4.妥善保管各類文件、資料及學(xué)校資產(chǎn)，嚴(yán)禁遺失。

（二）考核標(biāo)準(zhǔn)

1.工作效率：按期完成各項(xiàng)任務(wù)，無延誤情況。

2.服務(wù)質(zhì)量：師生滿意度達(dá)90%以上，投訴率為零。

3.安全管理：無文件丟失、印章濫用等事故發(fā)生。

4.團(tuán)隊(duì)協(xié)作：積極配合各部門工作，無推諉現(xiàn)象。

五、附則

本規(guī)范自發(fā)布之日起執(zhí)行，辦公室全體人員需認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格遵守。如遇特殊情況需調(diào)整流程，須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。

一、總則

學(xué)校綜合辦公室是學(xué)校日常行政管理的中樞，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門工作、處理日常事務(wù)、保障學(xué)校高效運(yùn)轉(zhuǎn)。為規(guī)范綜合辦公室工作流程，提升工作效率和服務(wù)質(zhì)量，特制定本規(guī)范。

二、崗位職責(zé)與分工

（一）辦公室主任職責(zé)

1.負(fù)責(zé)綜合辦公室全面工作，制定年度工作計(jì)劃并監(jiān)督實(shí)施。

-制定計(jì)劃需包含部門年度工作目標(biāo)、重點(diǎn)任務(wù)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)及責(zé)任人。

-每季度召開一次內(nèi)部工作例會(huì)，總結(jié)進(jìn)展，協(xié)調(diào)問題。

2.協(xié)調(diào)各部門溝通，處理突發(fā)事件，確保學(xué)校行政工作有序開展。

-建立部門溝通機(jī)制，每月組織一次跨部門協(xié)調(diào)會(huì)。

-制定突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，明確各類事件的處置流程及責(zé)任人。

3.負(fù)責(zé)學(xué)校重要文件、會(huì)議紀(jì)要的起草與歸檔。

-文件起草需符合格式要求，經(jīng)審核后正式發(fā)布。

-會(huì)議紀(jì)要需包含會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論內(nèi)容及決議等，確保記錄完整。

4.監(jiān)督辦公室內(nèi)部人員工作，定期進(jìn)行績效考核。

-制定績效考核標(biāo)準(zhǔn)，包括工作完成情況、服務(wù)質(zhì)量、團(tuán)隊(duì)協(xié)作等方面。

-每半年進(jìn)行一次績效評(píng)估，結(jié)果與獎(jiǎng)金、晉升掛鉤。

（二）秘書崗職責(zé)

1.負(fù)責(zé)文件收發(fā)、登記、傳閱及歸檔管理。

-文件收發(fā)需使用專用登記本，記錄文件編號(hào)、標(biāo)題、發(fā)件單位、收件日期等信息。

-傳閱文件需建立傳閱清單，注明每頁傳閱人及簽收日期。

2.協(xié)助起草各類通知、報(bào)告、函件等文書工作。

-起草前需與相關(guān)部門溝通，確保內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。

-文書需經(jīng)過校對(duì)、審核、簽發(fā)等流程后方可發(fā)布。

3.負(fù)責(zé)會(huì)議室預(yù)訂及使用管理，確保會(huì)議順利召開。

-建立會(huì)議室預(yù)訂系統(tǒng)，明確預(yù)訂時(shí)間、使用規(guī)則及違規(guī)處理辦法。

-會(huì)議當(dāng)天需檢查設(shè)備是否正常運(yùn)行，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

4.跟蹤督辦學(xué)校重要事項(xiàng)的落實(shí)情況。

-建立督辦臺(tái)賬，明確督辦事項(xiàng)、責(zé)任人、完成時(shí)限等信息。

-定期向辦公室主任匯報(bào)督辦進(jìn)展，確保事項(xiàng)按時(shí)完成。

（三）行政崗職責(zé)

1.負(fù)責(zé)辦公用品采購、保管及分發(fā)，建立物資臺(tái)賬。

-每月統(tǒng)計(jì)辦公用品消耗情況，制定采購計(jì)劃，確保供應(yīng)充足。

-建立物資臺(tái)賬，記錄物品名稱、數(shù)量、采購日期、使用部門等信息。

2.協(xié)助處理師生來訪咨詢，提供辦事指引。

-制作辦事指南，明確各項(xiàng)事務(wù)的辦理流程、所需材料及聯(lián)系方式。

-對(duì)來訪者進(jìn)行耐心解答，確保其了解辦事流程。

3.負(fù)責(zé)學(xué)校印章的管理與使用，嚴(yán)格執(zhí)行審批流程。

-印章使用需填寫用印申請(qǐng)單，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后方可用印。

-用印后需在申請(qǐng)單上簽字確認(rèn)，并記錄用印時(shí)間、文件名稱等信息。

4.維護(hù)辦公室環(huán)境，確保辦公區(qū)域整潔有序。

-制定辦公室衛(wèi)生管理制度，明確每日清潔區(qū)域及標(biāo)準(zhǔn)。

-定期檢查辦公設(shè)備，確保其正常運(yùn)行。

三、工作流程規(guī)范

（一）文件處理流程

1.收文處理：

(1)接收文件后，立即進(jìn)行登記，注明日期、發(fā)件單位、文件標(biāo)題等信息。

-使用標(biāo)準(zhǔn)化收文登記表，格式包括：收文日期、文件編號(hào)、發(fā)件單位、標(biāo)題、密級(jí)、收件人、備注等字段。

(2)根據(jù)文件內(nèi)容分發(fā)至相關(guān)部門或負(fù)責(zé)人。

-重要文件需經(jīng)辦公室主任簽批后分發(fā)。

(3)重要文件需報(bào)辦公室主任審批后執(zhí)行。

-審批流程包括：部門負(fù)責(zé)人初審、辦公室主任終審。

2.發(fā)文處理：

(1)起草文件前，需與相關(guān)部門溝通確認(rèn)內(nèi)容準(zhǔn)確性。

-溝通方式包括：會(huì)議討論、電話溝通、郵件確認(rèn)等。

(2)完成初稿后，提交辦公室主任審核，修改完善。

-審核內(nèi)容包括：格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確性、語言表達(dá)等。

(3)經(jīng)審批后，按流程打印、蓋章并分發(fā)給目標(biāo)對(duì)象。

-打印前需確認(rèn)打印數(shù)量及格式，蓋章前需再次核對(duì)審批信息。

（二）會(huì)議管理流程

1.會(huì)議籌備：

(1)接收會(huì)議通知后，確認(rèn)參會(huì)人員及時(shí)間地點(diǎn)。

-參會(huì)人員名單需提前一周發(fā)送至相關(guān)人員，確保其知曉會(huì)議安排。

(2)提前布置會(huì)議室，調(diào)試設(shè)備（如投影儀、音響等）。

-設(shè)備調(diào)試需提前一天進(jìn)行，確保會(huì)議當(dāng)天正常運(yùn)行。

(3)準(zhǔn)備會(huì)議資料，分發(fā)給參會(huì)人員。

-資料需提前三天準(zhǔn)備好，確保內(nèi)容完整無誤。

2.會(huì)議執(zhí)行：

(1)主持人宣布會(huì)議開始，記錄員詳細(xì)記錄會(huì)議內(nèi)容。

-記錄內(nèi)容包括：發(fā)言要點(diǎn)、決議事項(xiàng)、后續(xù)行動(dòng)等。

(2)嚴(yán)格按照議程進(jìn)行討論，確保會(huì)議高效進(jìn)行。

-議程需提前發(fā)送至參會(huì)人員，確保其做好準(zhǔn)備。

3.會(huì)議后續(xù)：

(1)整理會(huì)議紀(jì)要，及時(shí)發(fā)送給參會(huì)人員。

-會(huì)議紀(jì)要需在會(huì)議結(jié)束后兩天內(nèi)發(fā)送，確保信息及時(shí)傳達(dá)。

(2)跟進(jìn)會(huì)議決議的落實(shí)情況，定期匯報(bào)進(jìn)展。

-跟進(jìn)方式包括：定期檢查、電話溝通、郵件匯報(bào)等。

（三）印章使用規(guī)范

1.用印審批：

(1)用印申請(qǐng)需填寫完整，注明用印事由、審批人及日期。

-用印申請(qǐng)單需包含：用印事由、文件名稱、審批人、審批日期、經(jīng)辦人等字段。

(2)辦公室管理員核對(duì)申請(qǐng)，確保符合規(guī)定后報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批。

-審批流程包括：部門負(fù)責(zé)人初審、辦公室主任終審。

2.用印執(zhí)行：

(1)蓋章前，再次核對(duì)文件內(nèi)容與審批信息。

-核對(duì)內(nèi)容包括：用印事由是否與文件內(nèi)容一致、審批人是否簽字等。

(2)用印后，在申請(qǐng)單上簽字確認(rèn)，并將印章歸位。

-歸位后需檢查印章是否完好，確保其安全。

3.用印記錄：

(1)建立用印臺(tái)賬，詳細(xì)記錄用印時(shí)間、文件名稱、審批人等信息。

-臺(tái)賬需包含：用印日期、文件編號(hào)、用印事由、審批人、經(jīng)辦人等字段。

(2)定期檢查用印記錄，確保無違規(guī)行為。

-檢查周期為每月一次，確保用印行為符合規(guī)定。

四、工作要求與考核

（一）工作要求

1.嚴(yán)格遵守學(xué)校作息時(shí)間，不得遲到早退。

-遲到早退需提前請(qǐng)假，并說明原因。

2.保持辦公環(huán)境整潔，物品擺放整齊有序。

-每日下班前需清理辦公區(qū)域，確保整潔。

3.耐心服務(wù)師生，及時(shí)響應(yīng)各類咨詢與需求。

-設(shè)立服務(wù)熱線，確保師生咨詢能得到及時(shí)回應(yīng)。

4.妥善保管各類文件、資料及學(xué)校資產(chǎn)，嚴(yán)禁遺失。

-文件、資料需分類存放，并做好防盜措施。

（二）考核標(biāo)準(zhǔn)

1.工作效率：按期完成各項(xiàng)任務(wù)，無延誤情況。

-延誤情況需說明原因，并制定改進(jìn)措施。

2.服務(wù)質(zhì)量：師生滿意度達(dá)90%以上，投訴率為零。

-定期進(jìn)行師生滿意度調(diào)查，并根據(jù)結(jié)果改進(jìn)工作。

3.安全管理：無文件丟失、印章濫用等事故發(fā)生。

-定期進(jìn)行安全檢查，確保各項(xiàng)制度落實(shí)到位。

4.團(tuán)隊(duì)協(xié)作：積極配合各部門工作，無推諉現(xiàn)象。

-遇到跨部門問題時(shí)，需主動(dòng)溝通，確保問題解決。

五、附則

本規(guī)范自發(fā)布之日起執(zhí)行，辦公室全體人員需認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格遵守。如遇特殊情況需調(diào)整流程，須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。

一、總則

學(xué)校綜合辦公室是學(xué)校日常行政管理的中樞，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門工作、處理日常事務(wù)、保障學(xué)校高效運(yùn)轉(zhuǎn)。為規(guī)范綜合辦公室工作流程，提升工作效率和服務(wù)質(zhì)量，特制定本規(guī)范。

二、崗位職責(zé)與分工

（一）辦公室主任職責(zé)

1.負(fù)責(zé)綜合辦公室全面工作，制定年度工作計(jì)劃并監(jiān)督實(shí)施。

2.協(xié)調(diào)各部門溝通，處理突發(fā)事件，確保學(xué)校行政工作有序開展。

3.負(fù)責(zé)學(xué)校重要文件、會(huì)議紀(jì)要的起草與歸檔。

4.監(jiān)督辦公室內(nèi)部人員工作，定期進(jìn)行績效考核。

（二）秘書崗職責(zé)

1.負(fù)責(zé)文件收發(fā)、登記、傳閱及歸檔管理。

2.協(xié)助起草各類通知、報(bào)告、函件等文書工作。

3.負(fù)責(zé)會(huì)議室預(yù)訂及使用管理，確保會(huì)議順利召開。

4.跟蹤督辦學(xué)校重要事項(xiàng)的落實(shí)情況。

（三）行政崗職責(zé)

1.負(fù)責(zé)辦公用品采購、保管及分發(fā)，建立物資臺(tái)賬。

2.協(xié)助處理師生來訪咨詢，提供辦事指引。

3.負(fù)責(zé)學(xué)校印章的管理與使用，嚴(yán)格執(zhí)行審批流程。

4.維護(hù)辦公室環(huán)境，確保辦公區(qū)域整潔有序。

三、工作流程規(guī)范

（一）文件處理流程

1.收文處理：

(1)接收文件后，立即進(jìn)行登記，注明日期、發(fā)件單位、文件標(biāo)題等信息。

(2)根據(jù)文件內(nèi)容分發(fā)至相關(guān)部門或負(fù)責(zé)人。

(3)重要文件需報(bào)辦公室主任審批后執(zhí)行。

2.發(fā)文處理：

(1)起草文件前，需與相關(guān)部門溝通確認(rèn)內(nèi)容準(zhǔn)確性。

(2)完成初稿后，提交辦公室主任審核，修改完善。

(3)經(jīng)審批后，按流程打印、蓋章并分發(fā)給目標(biāo)對(duì)象。

（二）會(huì)議管理流程

1.會(huì)議籌備：

(1)接收會(huì)議通知后，確認(rèn)參會(huì)人員及時(shí)間地點(diǎn)。

(2)提前布置會(huì)議室，調(diào)試設(shè)備（如投影儀、音響等）。

(3)準(zhǔn)備會(huì)議資料，分發(fā)給參會(huì)人員。

2.會(huì)議執(zhí)行：

(1)主持人宣布會(huì)議開始，記錄員詳細(xì)記錄會(huì)議內(nèi)容。

(2)嚴(yán)格按照議程進(jìn)行討論，確保會(huì)議高效進(jìn)行。

3.會(huì)議后續(xù)：

(1)整理會(huì)議紀(jì)要，及時(shí)發(fā)送給參會(huì)人員。

(2)跟進(jìn)會(huì)議決議的落實(shí)情況，定期匯報(bào)進(jìn)展。

（三）印章使用規(guī)范

1.用印審批：

(1)用印申請(qǐng)需填寫完整，注明用印事由、審批人及日期。

(2)辦公室管理員核對(duì)申請(qǐng)，確保符合規(guī)定后報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批。

2.用印執(zhí)行：

(1)蓋章前，再次核對(duì)文件內(nèi)容與審批信息。

(2)用印后，在申請(qǐng)單上簽字確認(rèn)，并將印章歸位。

3.用印記錄：

(1)建立用印臺(tái)賬，詳細(xì)記錄用印時(shí)間、文件名稱、審批人等信息。

(2)定期檢查用印記錄，確保無違規(guī)行為。

四、工作要求與考核

（一）工作要求

1.嚴(yán)格遵守學(xué)校作息時(shí)間，不得遲到早退。

2.保持辦公環(huán)境整潔，物品擺放整齊有序。

3.耐心服務(wù)師生，及時(shí)響應(yīng)各類咨詢與需求。

4.妥善保管各類文件、資料及學(xué)校資產(chǎn)，嚴(yán)禁遺失。

（二）考核標(biāo)準(zhǔn)

1.工作效率：按期完成各項(xiàng)任務(wù)，無延誤情況。

2.服務(wù)質(zhì)量：師生滿意度達(dá)90%以上，投訴率為零。

3.安全管理：無文件丟失、印章濫用等事故發(fā)生。

4.團(tuán)隊(duì)協(xié)作：積極配合各部門工作，無推諉現(xiàn)象。

五、附則

本規(guī)范自發(fā)布之日起執(zhí)行，辦公室全體人員需認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格遵守。如遇特殊情況需調(diào)整流程，須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。

一、總則

學(xué)校綜合辦公室是學(xué)校日常行政管理的中樞，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門工作、處理日常事務(wù)、保障學(xué)校高效運(yùn)轉(zhuǎn)。為規(guī)范綜合辦公室工作流程，提升工作效率和服務(wù)質(zhì)量，特制定本規(guī)范。

二、崗位職責(zé)與分工

（一）辦公室主任職責(zé)

1.負(fù)責(zé)綜合辦公室全面工作，制定年度工作計(jì)劃并監(jiān)督實(shí)施。

-制定計(jì)劃需包含部門年度工作目標(biāo)、重點(diǎn)任務(wù)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)及責(zé)任人。

-每季度召開一次內(nèi)部工作例會(huì)，總結(jié)進(jìn)展，協(xié)調(diào)問題。

2.協(xié)調(diào)各部門溝通，處理突發(fā)事件，確保學(xué)校行政工作有序開展。

-建立部門溝通機(jī)制，每月組織一次跨部門協(xié)調(diào)會(huì)。

-制定突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，明確各類事件的處置流程及責(zé)任人。

3.負(fù)責(zé)學(xué)校重要文件、會(huì)議紀(jì)要的起草與歸檔。

-文件起草需符合格式要求，經(jīng)審核后正式發(fā)布。

-會(huì)議紀(jì)要需包含會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論內(nèi)容及決議等，確保記錄完整。

4.監(jiān)督辦公室內(nèi)部人員工作，定期進(jìn)行績效考核。

-制定績效考核標(biāo)準(zhǔn)，包括工作完成情況、服務(wù)質(zhì)量、團(tuán)隊(duì)協(xié)作等方面。

-每半年進(jìn)行一次績效評(píng)估，結(jié)果與獎(jiǎng)金、晉升掛鉤。

（二）秘書崗職責(zé)

1.負(fù)責(zé)文件收發(fā)、登記、傳閱及歸檔管理。

-文件收發(fā)需使用專用登記本，記錄文件編號(hào)、標(biāo)題、發(fā)件單位、收件日期等信息。

-傳閱文件需建立傳閱清單，注明每頁傳閱人及簽收日期。

2.協(xié)助起草各類通知、報(bào)告、函件等文書工作。

-起草前需與相關(guān)部門溝通，確保內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。

-文書需經(jīng)過校對(duì)、審核、簽發(fā)等流程后方可發(fā)布。

3.負(fù)責(zé)會(huì)議室預(yù)訂及使用管理，確保會(huì)議順利召開。

-建立會(huì)議室預(yù)訂系統(tǒng)，明確預(yù)訂時(shí)間、使用規(guī)則及違規(guī)處理辦法。

-會(huì)議當(dāng)天需檢查設(shè)備是否正常運(yùn)行，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

4.跟蹤督辦學(xué)校重要事項(xiàng)的落實(shí)情況。

-建立督辦臺(tái)賬，明確督辦事項(xiàng)、責(zé)任人、完成時(shí)限等信息。

-定期向辦公室主任匯報(bào)督辦進(jìn)展，確保事項(xiàng)按時(shí)完成。

（三）行政崗職責(zé)

1.負(fù)責(zé)辦公用品采購、保管及分發(fā)，建立物資臺(tái)賬。

-每月統(tǒng)計(jì)辦公用品消耗情況，制定采購計(jì)劃，確保供應(yīng)充足。

-建立物資臺(tái)賬，記錄物品名稱、數(shù)量、采購日期、使用部門等信息。

2.協(xié)助處理師生來訪咨詢，提供辦事指引。

-制作辦事指南，明確各項(xiàng)事務(wù)的辦理流程、所需材料及聯(lián)系方式。

-對(duì)來訪者進(jìn)行耐心解答，確保其了解辦事流程。

3.負(fù)責(zé)學(xué)校印章的管理與使用，嚴(yán)格執(zhí)行審批流程。

-印章使用需填寫用印申請(qǐng)單，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后方可用印。

-用印后需在申請(qǐng)單上簽字確認(rèn)，并記錄用印時(shí)間、文件名稱等信息。

4.維護(hù)辦公室環(huán)境，確保辦公區(qū)域整潔有序。

-制定辦公室衛(wèi)生管理制度，明確每日清潔區(qū)域及標(biāo)準(zhǔn)。

-定期檢查辦公設(shè)備，確保其正常運(yùn)行。

三、工作流程規(guī)范

（一）文件處理流程

1.收文處理：

(1)接收文件后，立即進(jìn)行登記，注明日期、發(fā)件單位、文件標(biāo)題等信息。

-使用標(biāo)準(zhǔn)化收文登記表，格式包括：收文日期、文件編號(hào)、發(fā)件單位、標(biāo)題、密級(jí)、收件人、備注等字段。

(2)根據(jù)文件內(nèi)容分發(fā)至相關(guān)部門或負(fù)責(zé)人。

-重要文件需經(jīng)辦公室主任簽批后分發(fā)。

(3)重要文件需報(bào)辦公室主任審批后執(zhí)行。

-審批流程包括：部門負(fù)責(zé)人初審、辦公室主任終審。

2.發(fā)文處理：

(1)起草文件前，需與相關(guān)部門溝通確認(rèn)內(nèi)容準(zhǔn)確性。

-溝通方式包括：會(huì)議討論、電話溝通、郵件確認(rèn)等。

(2)完成初稿后，提交辦公室主任審核，修改完善。

-審核內(nèi)容包括：格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確性、語言表達(dá)等。

(3)經(jīng)審批后，按流程打印、蓋章并分發(fā)給目標(biāo)對(duì)象。

-打印前需確認(rèn)打印數(shù)量及格式，蓋章前需再次核對(duì)審批信息。

（二）會(huì)議管理流程

1.會(huì)議籌備：

(1)接收會(huì)議通知后，確認(rèn)參會(huì)人員及時(shí)間地點(diǎn)。

-參會(huì)人員名單需提前一周發(fā)送至相關(guān)人員，確保其知曉會(huì)議安排。

(2)提前布置會(huì)議室，調(diào)試設(shè)備（如投影儀、音響等）。

-設(shè)備調(diào)試需提前一天進(jìn)行，確保會(huì)議當(dāng)天正常運(yùn)行。

(3)準(zhǔn)備會(huì)議資料，分發(fā)給參會(huì)人員。

-資料需提前三天準(zhǔn)備好，確保內(nèi)容完整無誤。

2.會(huì)議執(zhí)行：

(1)主持人宣布會(huì)議開始，記錄員詳細(xì)記錄會(huì)議內(nèi)容。

-記錄內(nèi)容包括：發(fā)言要點(diǎn)、決議事項(xiàng)、后續(xù)行動(dòng)等。

(2)嚴(yán)格按照議程進(jìn)行討論，確保會(huì)議高效進(jìn)行。

-議程需提前發(fā)送至參會(huì)人員，確保其做好準(zhǔn)備。

3.會(huì)議后續(xù)：

(1)整理會(huì)議紀(jì)要，及時(shí)發(fā)送給參會(huì)人員。

-會(huì)議紀(jì)要需在會(huì)議結(jié)束后兩天內(nèi)發(fā)送，確保信息及時(shí)傳達(dá)。

(2)跟進(jìn)會(huì)議決議的落實(shí)情況，定期匯報(bào)進(jìn)展。

-跟進(jìn)方式包括：定期檢查、電話溝通、郵件匯報(bào)等。

（三）印章使用規(guī)范

1.用印審批：

(1)用印申請(qǐng)需填寫