檔案統(tǒng)計年報制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，全面、準確、及時地掌握公司檔案資源狀況，為公司決策、管理和業(yè)務活動提供可靠的檔案信息支持，特制定本檔案統(tǒng)計年報制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位的檔案統(tǒng)計年報工作。（三）基本原則1.真實性原則檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)必須如實反映檔案管理的實際情況，不得虛報、瞞報、漏報。2.準確性原則統(tǒng)計數(shù)據(jù)應準確無誤，確保統(tǒng)計指標的定義、計算方法和統(tǒng)計口徑的一致性。3.完整性原則全面涵蓋檔案管理的各個方面，包括檔案的形成、收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)，保證統(tǒng)計資料的完整性。4.及時性原則按照規(guī)定的時間節(jié)點及時報送檔案統(tǒng)計年報，不得延誤。二、檔案統(tǒng)計年報的內(nèi)容與要求（一）檔案數(shù)量統(tǒng)計1.各類檔案的數(shù)量文書檔案：統(tǒng)計當年新增及累計的文件數(shù)量、案卷數(shù)量等?？萍紮n案：包括科研項目檔案、產(chǎn)品檔案、基建檔案等，分別統(tǒng)計各類科技檔案的數(shù)量及相關項目數(shù)量。人事檔案：統(tǒng)計在職人員、離職人員檔案數(shù)量等。會計檔案：按照會計憑證、賬簿、報表等類別統(tǒng)計數(shù)量。2.統(tǒng)計要求明確統(tǒng)計的時間范圍為自然年度。對于不同類型檔案的數(shù)量統(tǒng)計，應依據(jù)檔案分類標準進行準確計數(shù)，確保不重不漏。（二）檔案整理情況統(tǒng)計1.整理工作完成情況當年完成整理的檔案數(shù)量及占應整理檔案總量的比例。整理工作中發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況。2.統(tǒng)計要求應整理檔案總量的確定應根據(jù)檔案管理的實際情況和相關規(guī)定進行估算。詳細記錄整理工作中出現(xiàn)的問題及解決措施，以便分析整理工作的質(zhì)量和效率。（三）檔案保管情況統(tǒng)計1.保管場所及設施情況檔案庫房的面積、布局、溫濕度控制情況等。配備的檔案保管設備，如檔案柜、貨架、防蟲防霉設備等的數(shù)量及使用狀況。2.檔案安全情況當年發(fā)生的檔案安全事故情況（包括火災、水災、失竊等）及處理結(jié)果。檔案安全檢查的次數(shù)及發(fā)現(xiàn)的安全隱患整改情況。3.統(tǒng)計要求對于保管場所及設施情況，應進行實地測量和詳細記錄，確保數(shù)據(jù)的準確性。檔案安全情況的統(tǒng)計應及時、準確，對于安全事故應詳細記錄事故經(jīng)過及采取的應急措施和后續(xù)處理情況。（四）檔案利用情況統(tǒng)計1.利用人次及利用目的統(tǒng)計當年檔案利用的總?cè)舜?，區(qū)分內(nèi)部利用和外部利用。分析不同利用目的的人次分布，如查閱文件、參考資料、辦理業(yè)務等。2.利用效果反饋收集利用者對檔案利用服務的滿意度評價。整理利用檔案后對公司業(yè)務、決策等方面產(chǎn)生的積極影響案例。3.統(tǒng)計要求利用人次的統(tǒng)計應通過借閱登記、利用申請等記錄進行準確匯總。利用效果反饋應采用多種方式收集，如問卷調(diào)查、口頭反饋等，并進行系統(tǒng)整理和分析。三、檔案統(tǒng)計年報的工作流程（一）準備階段1.制定統(tǒng)計報表根據(jù)檔案統(tǒng)計年報的內(nèi)容要求，設計統(tǒng)一規(guī)范的統(tǒng)計報表，明確各項統(tǒng)計指標的定義、計算方法和填報要求。2.組織培訓對參與檔案統(tǒng)計年報工作的人員進行培訓，使其熟悉統(tǒng)計報表的內(nèi)容和填報方法，掌握統(tǒng)計工作所需的業(yè)務知識和技能。（二）填報階段1.各部門負責本部門檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)的收集、整理和填報工作。按照統(tǒng)計報表的要求，認真核對各類檔案信息，確保數(shù)據(jù)的真實性和準確性。2.填報過程中如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)缺失或疑問，應及時進行核實和補充，不得隨意編造數(shù)據(jù)。（三）審核階段1.各部門完成填報后，將統(tǒng)計報表報送至公司檔案管理部門。2.檔案管理部門對各部門報送的統(tǒng)計報表進行審核，重點審核數(shù)據(jù)的完整性、準確性和邏輯性。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，及時反饋給相關部門進行修改和完善。（四）匯總階段1.檔案管理部門對審核通過的統(tǒng)計報表進行匯總，形成公司年度檔案統(tǒng)計年報。2.在匯總過程中，要確保數(shù)據(jù)的一致性和連貫性，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)重復或遺漏的情況。（五）報送階段1.公司檔案統(tǒng)計年報經(jīng)審核匯總后，按照規(guī)定的時間和渠道報送至上級主管部門及相關統(tǒng)計部門。2.報送時應確保統(tǒng)計報表的格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并附帶必要的文字說明。四、檔案統(tǒng)計年報的數(shù)據(jù)管理與分析（一）數(shù)據(jù)管理1.建立檔案統(tǒng)計年報數(shù)據(jù)庫將每年的檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)庫進行存儲，以便于查詢、檢索和長期保存。2.數(shù)據(jù)備份定期對檔案統(tǒng)計年報數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。（二）數(shù)據(jù)分析1.數(shù)據(jù)對比分析將當年的檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)與歷年數(shù)據(jù)進行對比，分析檔案數(shù)量、利用情況等方面的變化趨勢。對比不同部門之間的檔案管理情況，找出存在的差異和問題。2.相關性分析分析檔案管理各項指標之間的相關性，如檔案數(shù)量與利用人次之間的關系，為檔案管理決策提供參考依據(jù)。3.撰寫分析報告根據(jù)數(shù)據(jù)分析結(jié)果，撰寫檔案統(tǒng)計年報分析報告，總結(jié)檔案管理工作的成績和不足，提出改進措施和建議。五、檔案統(tǒng)計年報工作的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司檔案管理部門負責對各部門檔案統(tǒng)計年報工作進行全程監(jiān)督。定期檢查各部門的填報進度、數(shù)據(jù)質(zhì)量等情況，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.設立監(jiān)督舉報渠道鼓勵員工對檔案統(tǒng)計年報工作中的違規(guī)行為進行舉報，對舉報屬實的給予獎勵。（二）考核辦法1.將檔案統(tǒng)計年報工作納入公司績效考核體系。對按時、準確完成檔案統(tǒng)計年報工作的部門和個人給予適當?shù)莫剟睢?.對于未按要求完成檔案統(tǒng)計年報工作或數(shù)據(jù)質(zhì)量存在嚴重問題的部門和個人，進行相應的處罰，如扣減績效分數(shù)、通報批評等。六