檔案法治制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，規(guī)范檔案工作流程，保障檔案的真實性、完整性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本檔案法治制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等過程中的管理活動。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴格遵守國家檔案法律法規(guī)，確保檔案管理活動合法合規(guī)。2.真實完整原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司各項業(yè)務活動的實際情況，保證檔案的完整性。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露，對涉及公司機密的檔案嚴格保密。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司各部門及員工合理利用檔案。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家檔案法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定和完善公司檔案管理的具體辦法和操作規(guī)程。2.負責公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作。3.定期對公司檔案管理工作進行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并向上級領導匯報檔案管理工作情況。4.開展檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。5.組織公司員工進行檔案管理知識培訓，提高員工的檔案意識和業(yè)務能力。（二）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整和準確。2.按照公司檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案利用工作，提供本部門相關檔案資料的查詢和借閱服務。4.負責本部門檔案的安全保管，防止檔案丟失、損壞和泄密。5.配合檔案管理部門做好檔案鑒定、銷毀等工作。（三）員工個人職責1.員工在工作中應及時將形成的各類文件材料收集齊全，并按照檔案管理要求進行整理。2.妥善保管個人工作中涉及的檔案資料，不得擅自銷毀、涂改或轉(zhuǎn)借他人。3.在工作中需要查閱檔案時，應按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。4.對發(fā)現(xiàn)的檔案問題或隱患，應及時向所在部門兼職檔案員或檔案管理部門報告。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項業(yè)務活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的歷史記錄，包括但不限于：行政管理類：公司的章程、制度、會議紀要、工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復、通知、函件等。業(yè)務經(jīng)營類：合同協(xié)議、招投標文件、市場調(diào)研報告、客戶資料、營銷方案、財務報表、審計報告等。技術(shù)研發(fā)類：科研項目立項報告、研究成果報告、技術(shù)方案、實驗數(shù)據(jù)、圖紙、專利證書等。人力資源類：員工檔案、招聘資料、培訓記錄、績效考核文件、薪酬福利資料等。企業(yè)文化類：公司宣傳資料、活動照片、視頻、榮譽證書、員工文化作品等。2.國家法律法規(guī)規(guī)定應歸檔保存的文件材料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應定期對本部門產(chǎn)生的文件材料進行收集，確保無遺漏。2.收集的文件材料應保持原件的完整性，不得擅自剪裁、拼湊或涂改。3.對于電子文件，應按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行收集，并確保其可讀性和可追溯性。（三）整理方法1.按照檔案的形成時間、來源、內(nèi)容等特征進行分類，一般分為一級類目、二級類目等，具體分類如下：行政管理類：可分為綜合管理、行政事務、安全保衛(wèi)等二級類目。業(yè)務經(jīng)營類：可分為市場營銷、合同管理、財務管理等二級類目。技術(shù)研發(fā)類：可分為項目研發(fā)、技術(shù)創(chuàng)新、知識產(chǎn)權(quán)等二級類目。人力資源類：可分為員工檔案、培訓與發(fā)展、績效管理等二級類目。企業(yè)文化類：可分為企業(yè)形象、文化活動、員工風采等二級類目。2.對分類后的檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.按照檔案的保管期限和密級要求，對檔案進行劃分，并分別進行整理和存放。四、檔案的保管與保護（一）保管場所1.公司應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等安全防護設施。庫房內(nèi)溫度應控制在14℃24℃之間，相對濕度應控制在45%60%之間。2.檔案庫房應配備必要的辦公設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。3.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應按照分類編號順序排列上架存放，便于查找和利用。2.電子檔案應進行備份存儲，備份介質(zhì)應定期進行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。電子檔案應按照規(guī)定的存儲格式和命名規(guī)則進行存儲，并建立相應的索引目錄，便于檢索。3.聲像檔案應按照載體類型分別進行整理和保管，如照片應沖洗或掃描后進行分類裝訂成冊，錄像帶、光盤等應標注相關信息并妥善保存。（三）檔案保護措施1.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。2.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的可讀性和完整性。3.加強對檔案庫房的安全管理，設置門禁系統(tǒng)，限制無關人員進入庫房。檔案管理人員應嚴格遵守庫房管理制度，不得在庫房內(nèi)吸煙、使用明火或存放易燃、易爆物品。4.對檔案信息進行加密處理，防止檔案信息泄露。涉及公司機密的檔案應嚴格按照保密規(guī)定進行保管和利用。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應遵循合法、合理、及時的原則，確保檔案的利用符合公司的利益和國家法律法規(guī)要求。2.檔案利用應優(yōu)先滿足公司內(nèi)部各項工作的需要，為公司的決策、管理、業(yè)務開展等提供支持。（二）利用方式1.查閱：公司員工因工作需要查閱檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應按照規(guī)定提供檔案查閱服務，并做好查閱記錄。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、檔案名稱、借閱時間、預計歸還時間等信息，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員應在借閱期限屆滿時及時催還檔案，確保檔案按時歸還。3.復制：對于確需復制的檔案，應填寫《檔案復制申請表》，注明復制目的、檔案名稱、復制內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，由檔案管理人員按照規(guī)定進行復制。復制的檔案應加蓋檔案管理部門的印章，并注明復制日期。（三）利用限制1.涉及公司機密的檔案，未經(jīng)公司保密委員會批準，不得查閱、借閱和復制。2.檔案利用應在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。3.檔案利用過程中，不得對檔案進行涂改、損壞、標記等操作。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應遵循全面審查、客觀公正、定期進行的原則，確保鑒定結(jié)果的準確性和可靠性。2.檔案鑒定應根據(jù)國家有關規(guī)定和公司實際情況，綜合考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值等因素。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人擔任組長，成員包括各部門兼職檔案員和相關業(yè)務專家。檔案鑒定工作小組負責制定檔案鑒定標準和工作方案，組織開展檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.根據(jù)檔案的保管期限、密級、內(nèi)容等因素，對檔案進行逐卷審查，確定檔案的鑒定價值。2.對于保管期限已滿且確無保存價值的檔案，應填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數(shù)量、形成時間、保管期限等信息，經(jīng)檔案鑒定工作小組審核、公司分管領導審批后，進行銷毀。3.對于涉及公司機密的檔案，應按照保密規(guī)定進行單獨鑒定和處理，不得隨意銷毀。（四）銷毀程序1.檔案銷毀應采用安全、可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。2.檔案銷毀過程中，應安排專人負責監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。3.檔案銷毀后，應填寫《檔案銷毀記錄》，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息，并由監(jiān)督人員和檔案管理人員簽字確認。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。2.通過檔案信息化建設，實現(xiàn)檔案資源的共享，為公司各部門及員工提供便捷的檔案信息服務。（二）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等操作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲。2.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。3.檔案檢索：利用檔案管理信息系統(tǒng)的檢索功能，通過輸入關鍵詞、檔案編號、日期等信息，快速準確地查找所需檔案。4.檔案利用：員工可通過檔案管理信息系統(tǒng)在線查閱、借閱、復制檔案，實現(xiàn)檔案的遠程利用。5.系統(tǒng)維護：定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。同時，對檔案數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息化安全保障1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強對檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，防止網(wǎng)絡攻擊、數(shù)據(jù)泄露等安全事件的發(fā)生。2.對檔案管理信息系統(tǒng)的用戶進行權(quán)限管理，根據(jù)用戶的工作職責和需求，分配相應的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保檔案信息的安全。3.采用加密技術(shù)對檔案數(shù)據(jù)進行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性。4.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決安全隱患。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應定期對公司各部門的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、利用等情況。2.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求相關部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核評價1.建立檔案管理工作考核評價機制，對公司各