印刷廠檔案制度一、總則（一）目的為加強印刷廠檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于印刷廠各部門及全體員工在檔案形成、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：印刷廠檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映印刷廠各項活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則：全面收集印刷廠在生產(chǎn)經(jīng)營、行政管理等活動中形成的各種門類和載體的檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及印刷廠商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴格保密，防止檔案信息泄露。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置設(shè)立專門的檔案管理室，配備專職檔案管理人員，負責(zé)印刷廠檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善印刷廠檔案管理制度。2.負責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范管理。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負責(zé)檔案的保管、保護工作，定期對檔案進行檢查、清點，確保檔案的安全和完整。5.對檔案進行鑒定，按照規(guī)定進行檔案的銷毀工作。6.組織開展檔案的統(tǒng)計工作，及時準確地統(tǒng)計檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。7.負責(zé)向有關(guān)部門和單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。8.開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。9.對各部門檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高員工的檔案管理意識和技能。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括印刷廠的行政文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財務(wù)檔案等。2.生產(chǎn)管理類：涵蓋生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)工藝文件、生產(chǎn)報表、質(zhì)量檢驗記錄、設(shè)備檔案等。3.市場營銷類：包含市場調(diào)研報告、銷售合同、客戶檔案、廣告宣傳資料等。4.技術(shù)研發(fā)類：涉及研發(fā)項目文檔、技術(shù)圖紙、工藝配方、專利文件等。5.物資采購類：有采購合同、供應(yīng)商檔案、物資出入庫記錄等。6.基本建設(shè)類：如廠房建設(shè)、設(shè)備購置等項目的立項文件、設(shè)計圖紙、施工資料等。7.聲像檔案類：包括照片、錄音、錄像等資料，記錄印刷廠重要活動、生產(chǎn)場景等。（二）檔案編號1.采用層次分類編號法，對各類檔案進行編號。編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、保管期限等信息。2.具體編號規(guī)則如下：行政管理類：XZYYYYZZ，其中XZ表示行政管理類，YYYY表示年度，ZZ表示該類檔案的流水號。生產(chǎn)管理類：SCYYYYZZ，其中SC表示生產(chǎn)管理類，YYYY表示年度，ZZ表示該類檔案的流水號。市場營銷類：SYYYYYZZ，其中SY表示市場營銷類，YYYY表示年度，ZZ表示該類檔案的流水號。技術(shù)研發(fā)類：JSYYYYZZ，其中JS表示技術(shù)研發(fā)類，YYYY表示年度，ZZ表示該類檔案的流水號。物資采購類：CGYYYYZZ，其中CG表示物資采購類，YYYY表示年度，ZZ表示該類檔案的流水號?；窘ㄔO(shè)類：JSYYYYZZ，其中JS表示基本建設(shè)類，YYYY表示年度，ZZ表示該類檔案的流水號（與技術(shù)研發(fā)類編號區(qū)分，根據(jù)實際情況調(diào)整）。聲像檔案類：SXYYYYZZ，其中SX表示聲像檔案類，YYYY表示年度，ZZ表示該類檔案的流水號。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的材料。2.印刷廠與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、信函等文件。3.印刷廠員工個人在工作中形成的重要業(yè)務(wù)文件、技術(shù)資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案的收集工作，按照規(guī)定的時間和要求，將本部門形成的檔案材料及時移交檔案管理部門。2.檔案材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，載體應(yīng)符合檔案保管要求（如紙張規(guī)格、電子文件格式等）。3.對重要活動、項目等形成的檔案，應(yīng)及時跟蹤收集，確保檔案的連續(xù)性和完整性。（三）整理方法1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案材料后，按照檔案分類方案進行分類。2.對每份檔案材料進行編號、編目，填寫檔案目錄卡片，注明檔案的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。3.按照檔案裝訂要求，對紙質(zhì)檔案進行裝訂，拆除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保檔案整齊牢固。4.對電子檔案進行分類存儲，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的可讀性和可檢索性。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜架上，按照類別、年度、保管期限等順序排列，便于查找和管理。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：反映印刷廠主要職能活動和歷史面貌的，對印刷廠有長遠利用價值的檔案，如重要的規(guī)章制度、年度財務(wù)決算、重大項目檔案等。長期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案，如一般性的生產(chǎn)技術(shù)文件、業(yè)務(wù)合同等。短期保管的檔案：保管期限為15年以下的檔案，如臨時性的文件、資料等。2.檔案保管期限的確定，應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和印刷廠實際情況，由檔案管理部門會同相關(guān)部門進行鑒定。（三）檔案保管措施1.定期對檔案進行檢查，每年至少全面檢查一次，重點檢查檔案的保管狀況、有無損壞、霉變等情況。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。3.做好檔案的防蟲、防霉、防鼠等工作，定期投放防蟲、防霉藥品，保持檔案管理室的清潔衛(wèi)生。4.加強檔案管理室的安全防范措施，安裝防盜報警裝置、消防設(shè)備等，確保檔案管理室的安全。5.對電子檔案應(yīng)定期進行備份，采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲介質(zhì)，異地存放，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失。六、檔案的利用（一）利用范圍1.本單位員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要，經(jīng)印刷廠批準后查閱、借閱相關(guān)檔案。3.司法機關(guān)因辦案需要查閱印刷廠檔案，應(yīng)按照法定程序辦理查閱手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.本單位員工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、編號、利用目的等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱或借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱檔案，應(yīng)提前向印刷廠提交查閱、借閱申請函，說明查閱或借閱的檔案內(nèi)容、利用目的等情況，經(jīng)印刷廠主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門辦理查閱或借閱手續(xù)。查閱、借閱申請函應(yīng)加蓋申請單位公章。3.司法機關(guān)查閱印刷廠檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書，經(jīng)印刷廠主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，檔案管理部門按照規(guī)定提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。（三）利用方式1.檔案查閱：檔案管理部門應(yīng)根據(jù)利用者的申請，提供相應(yīng)的檔案供其查閱。查閱檔案應(yīng)在檔案管理室內(nèi)進行，不得擅自將檔案帶出室外。2.檔案借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限及時歸還。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制、涂改、銷毀檔案。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案的查閱、借閱情況進行詳細登記，記錄利用者姓名、單位、查閱或借閱時間、檔案名稱、編號、利用目的等信息，以便對檔案利用情況進行統(tǒng)計和跟蹤。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負責(zé)對到期檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案保管期限表，對到期檔案進行鑒定，確定檔案是否仍具有保存價值。2.對已失去保存價值的檔案，應(yīng)重點審查其內(nèi)容是否涉及印刷廠商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息，如有涉及，應(yīng)按照保密規(guī)定進行處理。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定確需銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)印刷廠主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門負責(zé)組織銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息徹底銷毀。銷毀過程應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.對已銷毀的檔案，應(yīng)在檔案目錄及相關(guān)檢索工具中注明銷毀情況，以便日后查詢和統(tǒng)計。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化，建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，實現(xiàn)檔案信息資源的共享和利用。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和管理。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合印刷廠檔案管理需求的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、檢索、利用、統(tǒng)計等功能的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理：加強檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的計算機設(shè)備、掃描設(shè)備、存儲設(shè)備等信息化管理硬件設(shè)施。2.檔案管理人員