安監(jiān)機構(gòu)檔案制度一、總則（一）目的為加強安監(jiān)機構(gòu)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在安全生產(chǎn)監(jiān)督管理工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本安監(jiān)機構(gòu)及所屬各部門在安全生產(chǎn)監(jiān)督管理活動中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由專門的檔案管理部門負責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實性原則：確保檔案內(nèi)容真實反映安全生產(chǎn)監(jiān)督管理工作的實際情況。3.完整性原則：全面收集和保存各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本機構(gòu)檔案管理制度并組織實施。2.負責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負責(zé)檔案的安全保管，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，定期對檔案進行檢查、清點和維護，確保檔案的安全與完整。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，并做好檔案的統(tǒng)計工作。6.組織開展檔案的開發(fā)利用工作，為安全生產(chǎn)監(jiān)督管理工作提供信息支持和服務(wù)。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，定期向檔案管理部門移交。2.明確一名兼職檔案員，負責(zé)本部門檔案工作的日常管理，確保檔案的及時收集和整理。3.在工作中形成的各類文件材料，應(yīng)按照檔案管理要求進行規(guī)范整理，確保檔案質(zhì)量。4.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等利用工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級主管部門下發(fā)的各類文件、通知、法規(guī)標準等。2.本機構(gòu)制定的安全生產(chǎn)規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告等文件材料。3.安全生產(chǎn)監(jiān)督檢查記錄、執(zhí)法文書、事故調(diào)查報告、隱患排查治理資料等業(yè)務(wù)檔案。4.各類會議記錄、紀要、決議等文件材料。5.人事檔案、財務(wù)檔案、設(shè)備檔案等相關(guān)檔案資料。6.其他與安全生產(chǎn)監(jiān)督管理工作有關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在文件材料形成后及時收集，確保檔案的完整性和時效性。2.收集的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)等相關(guān)信息，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類，一般分為綜合管理類、業(yè)務(wù)工作類、人事檔案類、財務(wù)檔案類、設(shè)備檔案類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，以便快速查找檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊牢固。四、檔案的保管（一）保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，排列有序，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進行備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放。3.對重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲、專人保管等。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括本機構(gòu)制定的重要規(guī)章制度、事故調(diào)查報告、上級主管部門的重要文件等。3.長期保管的檔案保管期限為10年至50年，主要包括一般性的業(yè)務(wù)檔案、會議記錄等。4.短期保管的檔案保管期限為1年至10年，主要包括臨時性的文件材料等。（四）檔案的清查與盤點1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行清查盤點，每年至少進行一次全面清查。2.清查盤點應(yīng)包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等方面，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對清查盤點結(jié)果應(yīng)進行記錄，并形成報告，報本機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)審閱。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本機構(gòu)內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.上級主管部門、有關(guān)單位因工作需要查閱檔案。3.司法機關(guān)、紀檢監(jiān)察部門等因辦案需要查閱檔案。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案管理部門查閱檔案，查閱時應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，填寫借閱申請表，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：檔案利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準后，方可復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)保證其真實性和完整性。（三）利用審批1.本機構(gòu)內(nèi)部查閱檔案，由部門負責(zé)人簽字批準。2.上級主管部門查閱檔案，應(yīng)出具正式介紹信，并經(jīng)本機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準。3.司法機關(guān)、紀檢監(jiān)察部門等查閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書，并經(jīng)本機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準。（四）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)對檔案的利用情況進行詳細登記，包括利用者姓名、單位、查閱時間、查閱內(nèi)容、借閱期限等。2.利用登記應(yīng)及時、準確、完整，以便對檔案的利用情況進行統(tǒng)計和分析。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)檔案的保管期限和價值，對已到保管期限的檔案進行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、審慎鑒定的原則，確保檔案鑒定的準確性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人及檔案管理人員組成。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、歷史價值等因素，確定檔案的存毀。2.對仍有保存價值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對確無保存價值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊。（四）銷毀程序1.銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定小組審核、本機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)，在指定地點進行，并采用適當?shù)匿N毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等，并由監(jiān)銷人員簽字確認。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為安全生產(chǎn)監(jiān)督管理工作提供更加便捷、高效的信息服務(wù)。（二）信息化管理系統(tǒng)建設(shè)1.選擇適合本機構(gòu)檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性和兼容性。2.對檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的電子化存儲。3.在信息化管理系統(tǒng)中建立檔案檢索模塊，方便檔案的查詢和利用。（三）電子檔案管理1.制定電子檔案管理制度，規(guī)范電子檔案的收集、整理、存儲、利用等工作。2.對電子檔案應(yīng)進行備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全。