社區(qū)地震檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)社區(qū)地震檔案管理，有效記錄和保存社區(qū)地震相關(guān)信息，提高社區(qū)應(yīng)對(duì)地震災(zāi)害的能力，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本社區(qū)內(nèi)與地震相關(guān)的各類檔案的管理，包括地震監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、地震應(yīng)急預(yù)案、地震災(zāi)害調(diào)查與評(píng)估資料、地震科普宣傳記錄等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映社區(qū)地震活動(dòng)的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理與地震相關(guān)的各類信息，確保檔案資料的完整性。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案的分類、編號(hào)、整理、存儲(chǔ)和利用。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案損壞、丟失和泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）管理部門及職責(zé)成立社區(qū)地震檔案管理小組，由社區(qū)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括社區(qū)工作人員、地震監(jiān)測(cè)員等。管理小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)社區(qū)地震檔案管理工作，制定檔案管理制度和工作計(jì)劃，監(jiān)督檔案管理工作的執(zhí)行情況。（二）檔案管理人員職責(zé)1.收集與整理：負(fù)責(zé)收集社區(qū)內(nèi)與地震相關(guān)的各類文件、資料、數(shù)據(jù)等，按照規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)、整理和裝訂。2.存儲(chǔ)與保管：妥善保管檔案，確保檔案的安全和完整。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.檢索與利用：建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。根據(jù)需要為社區(qū)居民、相關(guān)部門等提供檔案查閱服務(wù)，并做好登記工作。4.檔案統(tǒng)計(jì)：對(duì)檔案的數(shù)量、種類、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.地震監(jiān)測(cè)類：包括地震監(jiān)測(cè)設(shè)備的運(yùn)行記錄、監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)報(bào)表、地震波形圖等。2.應(yīng)急預(yù)案類：社區(qū)地震應(yīng)急預(yù)案、各部門應(yīng)急響應(yīng)流程、應(yīng)急物資儲(chǔ)備清單等。3.災(zāi)害調(diào)查與評(píng)估類：地震災(zāi)害損失調(diào)查報(bào)告、受災(zāi)區(qū)域分布圖、災(zāi)害評(píng)估報(bào)告等。4.科普宣傳類：地震科普宣傳活動(dòng)記錄、宣傳資料、培訓(xùn)教材等。5.其他類：與社區(qū)地震工作相關(guān)的其他文件、資料，如上級(jí)部門的指示、通知等。（二）編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)采用“年份+類別代碼+順序號(hào)”的格式。年份為檔案形成的年份，用四位數(shù)字表示；類別代碼根據(jù)檔案分類設(shè)置，用兩位字母表示，如“JC”表示地震監(jiān)測(cè)類，“YA”表示應(yīng)急預(yù)案類等；順序號(hào)為該類別檔案的流水號(hào)，用三位數(shù)字表示。例如，2023年形成的地震監(jiān)測(cè)類第5份檔案編號(hào)為“2023JC005”。四、檔案收集與整理（一）收集范圍1.社區(qū)內(nèi)地震監(jiān)測(cè)設(shè)備產(chǎn)生的各類數(shù)據(jù)、報(bào)告。2.社區(qū)制定和修訂的地震應(yīng)急預(yù)案及相關(guān)文件。3.每次地震災(zāi)害發(fā)生后的調(diào)查、評(píng)估資料。4.開展地震科普宣傳活動(dòng)的相關(guān)記錄和資料。5.上級(jí)部門下達(dá)的與地震工作有關(guān)的文件、通知等。（二）收集要求1.各部門和相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)將產(chǎn)生的地震檔案資料移交檔案管理人員，確保檔案的及時(shí)收集。2.收集的檔案資料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章等手續(xù)完備。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和備份。（三）整理方法1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，并編制檔案目錄。3.去除檔案中的金屬物，對(duì)破損的檔案進(jìn)行修復(fù)。4.按照一定的順序?qū)n案裝訂成冊(cè)，對(duì)于不宜裝訂的檔案，應(yīng)采用卷盒等方式進(jìn)行保管。五、檔案存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案存儲(chǔ)設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度控制設(shè)備等。2.檔案應(yīng)按照類別和編號(hào)順序存放，便于查找和管理。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管條件1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.采取防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等措施，確保檔案的安全。3.定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。（三）檔案保管期限1.地震監(jiān)測(cè)類檔案長期保存。2.應(yīng)急預(yù)案類檔案根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，一般不少于5年。3.災(zāi)害調(diào)查與評(píng)估類檔案長期保存。4.科普宣傳類檔案保存期限為3年。5.其他類檔案根據(jù)其重要性和實(shí)際需要確定保管期限。六、檔案檢索與利用（一）檢索工具1.建立紙質(zhì)檔案目錄和電子檔案目錄，方便檔案的查找。2.利用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索。（二）利用流程1.社區(qū)居民、相關(guān)部門等如需查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容等。2.檔案管理人員對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，經(jīng)批準(zhǔn)后提供檔案查閱服務(wù)。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、損壞檔案。4.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并登記復(fù)印或摘錄的內(nèi)容、用途等。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整和安全。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格慎重的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、社區(qū)負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由鑒定小組提出銷毀意見，報(bào)社區(qū)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的名稱、編號(hào)、日期、銷毀原因等。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)及時(shí)登記，注明銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的社區(qū)地震檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為社區(qū)地震工作提供更加便捷的信息服務(wù)。（二）信息化管理措施1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、掃描設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備等信息化管理硬件設(shè)施。2.開發(fā)或選用適合社區(qū)地震檔案管理的軟件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的錄入、存儲(chǔ)、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析等功能。3.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行信息化培訓(xùn)，提高其計(jì)算機(jī)操作技能和信息化管理水平。4.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.社區(qū)地震檔案管理小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期對(duì)檔案管理情況進(jìn)行評(píng)估。2.接受社區(qū)居民和上級(jí)部門的監(jiān)督，對(duì)提出的意見和建議及時(shí)進(jìn)行整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、存儲(chǔ)、保管、檢索、利用等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。3.檔案信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況。4.文件材料的歸檔情況。（三）問題處理對(duì)檢查