檔案匯報(bào)制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案信息的準(zhǔn)確、完整、安全，提高檔案利用效率，保障公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本檔案匯報(bào)制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、圖紙、信函、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司各項(xiàng)工作活動(dòng)的實(shí)際情況，不得虛假、偽造。3.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為公司各項(xiàng)工作提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案匯報(bào)職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案匯報(bào)制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案管理工作，定期對(duì)各部門檔案工作進(jìn)行檢查和考核。3.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架等工作。4.負(fù)責(zé)檔案的保管、保護(hù)和安全管理，確保檔案的完整和安全。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ堰^保管期限或失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。6.負(fù)責(zé)檔案信息的統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況。7.負(fù)責(zé)為公司各部門提供檔案查閱、借閱等利用服務(wù)，做好檔案利用登記工作。8.負(fù)責(zé)組織開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理工作效率和水平。（二）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案管理工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作，確保檔案管理工作的順利開展。3.各部門應(yīng)按照公司檔案管理部門的要求，及時(shí)將本部門形成的檔案移交公司檔案管理部門集中保管，并做好檔案移交登記工作。4.各部門在工作中應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，妥善保管本部門使用的檔案，不得擅自銷毀、涂改、丟失檔案。5.各部門應(yīng)積極配合公司檔案管理部門的工作，及時(shí)提供檔案利用所需的相關(guān)資料和信息。三、檔案匯報(bào)內(nèi)容及要求（一）檔案收集匯報(bào)1.各部門應(yīng)按照檔案管理要求，定期收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類檔案，并及時(shí)移交公司檔案管理部門。2.檔案收集范圍包括但不限于：上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本部門工作相關(guān)的文件、通知、指示等。本部門制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。本部門簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。本部門承辦的各類項(xiàng)目的文件資料，包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)方案、施工圖紙、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。本部門開展業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的業(yè)務(wù)檔案，如客戶資料、業(yè)務(wù)往來信函、營銷策劃方案等。本部門員工的人事檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案等。其他具有保存價(jià)值的文件資料。3.各部門在檔案收集過程中，應(yīng)確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行初步整理，按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行分類、編號(hào)，編制檔案目錄，并填寫檔案移交清單，一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨檔案移交公司檔案管理部門。4.檔案管理部門在收到各部門移交的檔案后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行核對(duì)和驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)檔案不完整、不準(zhǔn)確或不符合要求的，應(yīng)及時(shí)通知移交部門補(bǔ)充或更正。（二）檔案整理匯報(bào)1.檔案管理部門應(yīng)按照國家有關(guān)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和公司檔案管理規(guī)定，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行科學(xué)分類、整理和編目。2.檔案分類應(yīng)遵循便于管理和利用的原則，根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為文書檔案、科技檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案等類別。3.檔案整理應(yīng)按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄索引，建立檔案檢索體系，以便于快速查找和利用檔案。4.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)整理后的檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保檔案整理質(zhì)量符合要求。如發(fā)現(xiàn)檔案整理存在問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改。（三）檔案保管匯報(bào)1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限和重要程度，選擇合適的保管場所和保管設(shè)備，確保檔案的安全保管。2.檔案保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，配備必要的消防器材、溫濕度控制設(shè)備、防蟲藥品等。3.檔案管理部門應(yīng)建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫時(shí)間、保管期限、存放位置等信息，定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案賬實(shí)相符。4.對(duì)重要檔案和電子檔案應(yīng)采取備份措施，防止檔案丟失或損壞。備份檔案應(yīng)存放在不同的物理位置，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。5.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保管制度，不得擅自將檔案帶出保管場所，不得在檔案保管場所吸煙、用火、存放易燃、易爆物品等。（四）檔案鑒定匯報(bào)1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已保管的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和是否失去保存價(jià)值。2.檔案鑒定工作應(yīng)成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。3.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和公司檔案管理規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查和分析，確定檔案的保管期限。保管期限一般分為永久、長期（16年至50年）、短期（15年以下）三種。4.對(duì)已過保管期限或失去保存價(jià)值的檔案，檔案鑒定小組應(yīng)提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。5.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀，確保檔案銷毀過程的安全和保密。檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。（五）檔案利用匯報(bào)1.公司各部門因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，注明查閱、借閱檔案的名稱、用途、時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交公司檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，對(duì)查閱、借閱檔案的申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合規(guī)定的予以批準(zhǔn)，并按照規(guī)定程序提供檔案查閱、借閱服務(wù)。3.檔案查閱、借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案利用制度，在指定地點(diǎn)查閱、借閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。4.檔案查閱、借閱人員如需復(fù)印、復(fù)制檔案資料的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.檔案管理部門應(yīng)做好檔案利用登記工作，詳細(xì)記錄檔案查閱、借閱的時(shí)間、人員、內(nèi)容、用途等信息，定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案利用情況。四、檔案匯報(bào)流程（一）日常檔案匯報(bào)流程1.各部門檔案管理人員應(yīng)每月定期將本部門收集整理的檔案移交公司檔案管理部門，并填寫檔案移交清單。2.檔案管理部門接收檔案后，對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)和驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與移交部門溝通解決。3.檔案管理部門按照檔案管理規(guī)定對(duì)接收的檔案進(jìn)行整理、分類、編號(hào)、編目等工作，并將整理后的檔案上架保管。4.檔案管理部門每月定期對(duì)檔案保管情況進(jìn)行檢查，填寫檔案保管檢查記錄，如發(fā)現(xiàn)檔案保管存在問題，及時(shí)采取措施進(jìn)行整改。5.公司各部門因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)按照檔案利用流程填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，提交檔案管理部門。6.檔案管理部門對(duì)檔案查閱、借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后按照規(guī)定程序提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好檔案利用登記工作。（二）定期檔案匯報(bào)流程1.檔案管理部門每季度末應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)本季度檔案管理工作情況，包括檔案收集、整理、保管、鑒定、利用等方面的工作進(jìn)展、存在問題及改進(jìn)措施等。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)本季度檔案管理工作情況，編寫檔案管理季度報(bào)告，內(nèi)容應(yīng)包括檔案管理工作概況、檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)、檔案利用情況分析、檔案管理工作中存在的問題及改進(jìn)建議等。3.檔案管理季度報(bào)告經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。4.公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理季度報(bào)告進(jìn)行批示，提出意見和建議。檔案管理部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)，并將改進(jìn)情況及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（三）年度檔案匯報(bào)流程1.檔案管理部門每年末應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)本年度檔案管理工作情況，全面總結(jié)本年度檔案管理工作取得的成績、存在的問題及下一年度檔案管理工作計(jì)劃。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)本年度檔案管理工作情況，編寫檔案管理年度報(bào)告，內(nèi)容應(yīng)包括檔案管理工作綜述、檔案管理工作成果、檔案利用效益分析、檔案管理工作中存在的問題及改進(jìn)措施、下一年度檔案管理工作計(jì)劃等。3.檔案管理年度報(bào)告經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。4.公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理年度報(bào)告進(jìn)行批示，對(duì)本年度檔案管理工作進(jìn)行評(píng)價(jià)，并對(duì)下一年度檔案管理工作提出要求和期望。5.檔案管理部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示，制定下一年度檔案管理工作計(jì)劃，并組織實(shí)施。下一年度檔案管理工作計(jì)劃應(yīng)明確工作目標(biāo)、工作任務(wù)、工作措施和時(shí)間安排等內(nèi)容。五、檔案匯報(bào)監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用等方面的工作情況。2.監(jiān)督檢查可采取定期檢查、不定期抽查等方式進(jìn)行。定期檢查每半年進(jìn)行一次，不定期抽查根據(jù)工作需要隨時(shí)進(jìn)行。3.監(jiān)督檢查過程中，檔案管理部門應(yīng)填寫檔案管理監(jiān)督檢查記錄，詳細(xì)記錄檢查時(shí)間、檢查部門、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問題及整改要求等信息。4.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)向被檢查部門發(fā)出整改通知書，要求被檢查部門限期整改，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。（二）考核評(píng)價(jià)1.公司將檔案管理工作納入各部門績效考核體系，對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.檔案管理工作考核評(píng)價(jià)內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案管理工作質(zhì)量、檔案利用效果等方面。3.檔案管理工作考核評(píng)價(jià)采取定量與定性相結(jié)合的方式進(jìn)行，滿分為100分。具體考核指標(biāo)及評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)如下：檔案管理制度執(zhí)行情況（30分）：主要考核各部門對(duì)公司檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、鑒定、利用等環(huán)節(jié)的工作是否符合制度要求。檔案管理工作質(zhì)量（40分）：主要考核各部門檔案管理工作的質(zhì)量，包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等方面。檔案利用效果（30分）：主要考核各部門檔案利用工作的效果，包括檔案查閱、借閱次數(shù)、利用滿意度等方面。4.檔案管理工作考核評(píng)價(jià)每年進(jìn)行一次，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施?？己嗽u(píng)價(jià)結(jié)果將作為各部門年度績效考核的重要依據(jù)之一。（三）獎(jiǎng)懲措