檔案業(yè)務規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.真實性原則：檔案應如實反映公司各項活動的真實情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：全面收集公司各類活動中形成的具有保存價值的文件材料，確保檔案的齊全完整。3.系統(tǒng)性原則：按照檔案的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，進行科學分類、整理和編目，保持檔案的系統(tǒng)性。4.保密性原則：對涉及公司機密的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止泄露。5.便利性原則：檔案管理應便于檔案的查找、利用和維護，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實施。2.負責公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀和統(tǒng)計等工作。3.指導和監(jiān)督各部門的檔案工作，開展檔案業(yè)務培訓和宣傳教育活動。4.開發(fā)利用檔案信息資源，為公司各項工作提供檔案資料支持和服務。5.負責檔案管理設施設備的配備、維護和更新，確保檔案管理工作的正常開展。（二）各部門檔案管理職責1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理和保管工作，確保檔案的及時歸檔和安全存放。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期向檔案管理部門移交應歸檔的文件材料，并辦理交接手續(xù)。3.積極配合檔案管理部門開展檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關資料和意見。4.在工作中充分利用檔案信息資源，為部門決策和業(yè)務工作提供參考依據(jù)。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，具備專業(yè)知識和技能，嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、借閱登記等，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。3.對檔案進行定期檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，如霉變、蟲蛀、破損等，保證檔案的安全和完整。4.積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為公司提供檔案查詢、借閱等服務，提高檔案的利用率。5.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，確保檔案信息安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括但不限于：行政管理文件，如公司文件、會議紀要、工作計劃、工作總結等。業(yè)務管理文件，如合同協(xié)議、項目文檔、業(yè)務報表等。財務管理文件，如會計憑證、賬簿、財務報表等。人力資源管理文件，如員工檔案、招聘資料、培訓記錄等。技術研發(fā)文件，如科研項目文檔、技術圖紙資料、專利文件等。市場營銷文件，如市場調(diào)研報告、營銷策劃方案、客戶資料等。2.上級主管部門下發(fā)的與公司有關的文件材料。3.公司與外部單位往來的文件材料，如信函、傳真件、電子郵件等。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，及時收集本部門在工作中形成的各類文件材料，并確保文件材料的齊全、完整。2.收集的文件材料應字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，如有破損或褪色應及時修復或復制。3.文件材料應按照形成時間順序進行收集，不得遺漏或丟失重要文件。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價值，將具有保存價值的文件材料進行整理歸檔。3.便于檔案的保管、利用和統(tǒng)計。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為行政管理類、業(yè)務管理類、財務管理類、人力資源管理類、技術研發(fā)類、市場營銷類等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固，但應注意不得破壞文件的原貌。四、檔案的保管(一)保管場所1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.庫房應保持清潔、干燥，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度計等設備，并定期進行檢查和維護。(二)保管方式1.檔案應按照分類編號順序上架存放，便于查找和管理。2.對紙質(zhì)檔案應采用檔案盒或檔案夾進行裝訂和存放，檔案盒或檔案夾應標明檔案類別、編號、題名等信息。3.對電子檔案應進行備份存儲，備份介質(zhì)應定期進行檢查和更新，確保電子檔案的安全性和完整性。4.對重要檔案應采取特殊的保管措施，如加密存儲、異地備份等。(三)保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，應永久保管。例如公司成立以來的重要文件、重大項目的相關檔案等。長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。如一般性的業(yè)務合同、年度工作計劃等。短期保管的檔案：凡是反映公司短期工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。如臨時性的會議通知、一般性的報表等。2.檔案保管期限的確定應嚴格按照國家有關規(guī)定和公司實際情況進行，由檔案管理部門會同相關部門共同審核確定。(四)檔案的定期檢查1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、利用情況等。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應及時進行處理，如檔案破損、霉變、蟲蛀等情況，應采取修復、消毒、驅蟲等措施；對檔案丟失或損壞的情況，應及時查明原因，并向上級報告。3.定期檢查檔案的利用情況，統(tǒng)計檔案的借閱次數(shù)、借閱時間等信息，分析檔案利用的規(guī)律和趨勢，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。五、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案信息的安全和有效利用。2.檔案利用應優(yōu)先滿足公司內(nèi)部工作需要，為公司決策、業(yè)務開展、歷史研究等提供支持。3.對外提供檔案利用服務時，應嚴格按照國家有關法律法規(guī)和公司規(guī)定辦理相關手續(xù)，確保檔案信息不被泄露。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應根據(jù)申請表提供相應的檔案，并做好查閱登記工作。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等信息，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得擅自轉借、涂改、復印、摘錄、銷毀檔案內(nèi)容。3.復制：如需復制檔案，應填寫《檔案復制申請表》并注明復制內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，由檔案管理人員進行復制。復制檔案應保證內(nèi)容完整、清晰，不得改變檔案原貌。（三）利用登記1.檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細記錄。2.登記內(nèi)容包括利用日期、利用部門、利用人姓名、檔案編號、題名、利用方式、利用期限等信息。3.檔案利用登記記錄應妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計檔案利用情況。（四）利用監(jiān)督1.檔案管理人員應對檔案利用過程進行監(jiān)督，確保利用人員遵守檔案利用規(guī)定，保護檔案的安全和完整。利用人員歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完好情況，如有損壞或丟失，應及時查明原因并追究責任。2.檔案管理部門應定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，總結檔案利用工作中的經(jīng)驗和問題，不斷改進檔案利用服務工作。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地看問題的原則，準確判定檔案的價值。2.檔案鑒定工作應堅持實事求是，從公司實際出發(fā)，確保鑒定結果的科學性和準確性。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組負責對公司保管期滿的檔案進行鑒定，提出鑒定意見和銷毀清單。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應按照檔案保管期限表，對保管期滿的檔案進行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、形式等特征，判斷檔案的價值。2.對涉及公司重要業(yè)務、知識產(chǎn)權、機密信息等的檔案，應進行重點審查，確保檔案的安全性和完整性。3.對已失去保存價值的檔案，應提出銷毀意見；對仍有保存價值的檔案，應重新確定保管期限或進行調(diào)整。（四）銷毀程序1.經(jīng)檔案鑒定小組鑒定后，編制《檔案銷毀清單》，清單應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、鑒定意見等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司主管領導批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀工作。3.檔案銷毀應采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程中應指定專人負責監(jiān)銷，并在銷毀記錄上簽字確認。4.銷毀記錄應包括銷毀日期、銷毀檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息，銷毀記錄應妥善保存。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應及時收集本部門形成的電子文件，并按照公司檔案分類方案進行整理。2.電子文件應采用通用格式進行存儲，確保文件的可讀性和可利用性。3.對電子文件應進行元數(shù)據(jù)采集，元數(shù)據(jù)應包括文件的題名、日期、作者、來源、格式等信息，以便對電子文件進行準確的標識和管理。（二）電子檔案的存儲與備份1.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行定期備份。備份介質(zhì)應異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。2.電子檔案存儲設備應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等功能，定期進行檢查和維護。3.對電子檔案應進行加密存儲，設置訪問權限，防止電子檔案信息泄露。（三）電子檔案的利用1.公司內(nèi)部人員利用電子檔案時，應通過公司檔案管理系統(tǒng)進行查閱、借閱等操作。檔案管理系統(tǒng)應具備身份認證、權限管理、日志記錄等功能，確保電子檔案利用的安全性和規(guī)范性。2.如需復制電子檔案，應按照公司規(guī)定辦理相關手續(xù)，由檔案管理人員進行復制。復制的電子檔案應保證內(nèi)容完