檔案制度基本知識一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項活動的真實(shí)情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理與公司/組織相關(guān)的各類檔案，保證檔案內(nèi)容的完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行保密管理。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、檢索和利用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司/組織檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)和具體實(shí)施。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案工作流程和操作規(guī)范。3.對檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保檔案的安全與完整。4.開展檔案信息化建設(shè)，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理和共享。5.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、利用登記等工作，為公司/組織內(nèi)部各部門及員工提供檔案利用服務(wù)。6.參與檔案的鑒定和銷毀工作，提出檔案鑒定意見，按照規(guī)定程序進(jìn)行檔案銷毀。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司/組織員工的檔案意識和檔案管理水平。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案查閱、借閱等利用工作，提供相關(guān)檔案信息。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍和檔案內(nèi)容，將檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司/組織的規(guī)章制度、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、行政公文、人事檔案、印章管理、證照管理等檔案。2.業(yè)務(wù)管理類：涵蓋市場營銷、財務(wù)管理、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、技術(shù)研發(fā)、項目管理等業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案。3.合同協(xié)議類：包括公司/組織簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等檔案。4.基本建設(shè)類：涉及公司/組織基本建設(shè)項目的立項、可行性研究、設(shè)計、施工、竣工驗(yàn)收等過程中形成的檔案。5.會計檔案類：按照國家會計檔案管理規(guī)定，對公司/組織的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等會計資料進(jìn)行分類管理。6.聲像檔案類：包括公司/組織在各項活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。7.電子檔案類：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件、資料、報表等檔案。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查找，對每類檔案進(jìn)行編號。編號采用層次分類編碼法，具體如下：1.一級代碼：用大寫字母表示檔案類別，如“A”代表行政管理類，“B”代表業(yè)務(wù)管理類等。2.二級代碼：用兩位數(shù)字表示該類別下的大類，如“A01”表示行政管理類中的規(guī)章制度，“B01”表示業(yè)務(wù)管理類中的市場營銷等。3.三級代碼：用三位數(shù)字表示該大類下的中類，如“A01001”表示規(guī)章制度中的公司總則，“B01001”表示市場營銷中的市場調(diào)研等。4.四級代碼：用四位數(shù)字表示該中類下的具體檔案順序號，如“A01001001”表示公司總則的第一份文件，“B01001001”表示市場調(diào)研的第一份報告等。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)及時收集本部門在工作活動中形成的各類檔案資料，確保檔案的齊全、完整。2.對于重要的會議、活動、項目等形成的檔案，相關(guān)部門應(yīng)在活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)將檔案資料移交至檔案管理部門。3.檔案管理部門定期對各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。（二）檔案整理1.檔案管理人員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進(jìn)行分類整理。2.對每份檔案進(jìn)行編號、編目，編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。3.對檔案進(jìn)行裝訂、裝盒，確保檔案的整齊、美觀和便于保管。4.建立檔案索引，方便檔案的查找和利用。五、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案采用密集架存放，按照檔案類別和編號順序排列上架。2.聲像檔案應(yīng)進(jìn)行分類整理，采用光盤、磁帶等介質(zhì)存儲，并注明檔案內(nèi)容、日期、來源等信息。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲設(shè)備，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)測試，確保電子檔案的安全。（三）檔案保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期三種：1.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：保管期限為[X]年至[X]年的檔案，主要是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案。3.短期保管的檔案：保管期限為[X]年以下的檔案，主要是在較短時間內(nèi)對公司/組織有參考價值的檔案。（四）檔案定期檢查1.檔案管理人員定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。2.每年對檔案進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的賬實(shí)相符。3.發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況時，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門定期組織對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和公司/組織領(lǐng)導(dǎo)組成。2.檔案鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進(jìn)行逐卷鑒定，提出鑒定意見。3.對仍有保存價值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對確無保存價值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊。（二）檔案銷毀1.檔案銷毀清冊經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案銷毀工作。2.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)將檔案銷毀清冊歸檔保存，以備查考。七、檔案的利用（一）查閱與借閱1.公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱公司/組織檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督。3.借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。4.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期借閱的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（二）檔案利用登記1.檔案管理人員對檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱/借閱日期、查閱/借閱人姓名、部門、查閱/借閱檔案名稱、內(nèi)容、用途、歸還日期等信息。2.檔案利用登記應(yīng)建立專門的登記簿冊，確保登記信息的完整、準(zhǔn)確。（三）檔案復(fù)制1.因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制檔案的名稱、內(nèi)容、用途、復(fù)制份數(shù)等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可復(fù)制。2.檔案復(fù)制應(yīng)采用復(fù)印、掃描、拍照等方式進(jìn)行，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。3.檔案管理人員應(yīng)對檔案復(fù)制情況進(jìn)行登記，注明復(fù)制日期、復(fù)制人姓名、部門、復(fù)制檔案名稱、內(nèi)容、用途、復(fù)制份數(shù)等信息。八、檔案的保密與安全（一）保密制度1.嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行保密管理。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密職責(zé)和義務(wù)。3.對檔案查閱、借閱、利用等過程中的保密事項進(jìn)行嚴(yán)格管理，防止檔案信息泄露。4.未經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)，任何人不得擅自將檔案帶出公司/組織或泄露給無關(guān)人員。（二）安全制度1.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防火設(shè)備、防盜設(shè)備、防潮設(shè)備等。2.建立檔案安全檢查制度