小學(xué)檔案查閱制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)小學(xué)檔案管理，規(guī)范檔案查閱行為，保障檔案信息的安全與合理利用，特制定本制度。本制度旨在確保學(xué)校檔案能夠?yàn)榻逃虒W(xué)、學(xué)校管理、歷史研究等工作提供有效支持，同時(shí)保護(hù)檔案的真實(shí)性、完整性和保密性。（二）適用范圍本制度適用于本校全體教職員工、學(xué)生以及因工作需要查閱本校檔案的校外單位和個(gè)人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案查閱工作嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和教育行政部門的相關(guān)規(guī)定，確保檔案管理和利用活動合法合規(guī)。2.安全保密原則：高度重視檔案信息安全，采取有效措施防止檔案信息泄露、篡改和丟失，維護(hù)檔案的保密性和完整性。3.合理利用原則：在確保檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供及時(shí)、準(zhǔn)確的信息支持，促進(jìn)學(xué)校事業(yè)發(fā)展。4.規(guī)范有序原則：明確檔案查閱的流程、權(quán)限和要求，使檔案查閱工作有章可循、規(guī)范有序。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門學(xué)校設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)學(xué)校檔案的集中統(tǒng)一管理。檔案管理部門的職責(zé)包括：1.制定和完善檔案管理制度，組織實(shí)施檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)等日常工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄和檢索工具，方便檔案查閱。4.對檔案查閱工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，確保查閱工作符合規(guī)定要求。5.定期對檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定進(jìn)行檔案的銷毀和移交工作。（二）檔案形成部門學(xué)校各部門是檔案的形成部門，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，并按照規(guī)定定期向檔案管理部門移交檔案。檔案形成部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案工作，確保檔案的及時(shí)、完整和準(zhǔn)確。其職責(zé)還包括：1.宣傳和貫徹檔案管理的法律法規(guī)和學(xué)校檔案管理制度，提高本部門人員的檔案意識。2.負(fù)責(zé)本部門在各項(xiàng)工作活動中形成的文件材料的收集、整理和分類，確保檔案材料齊全、完整、真實(shí)。3.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。4.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門提出檔案查閱申請，并配合檔案管理部門做好查閱相關(guān)工作。（三）檔案查閱審批部門學(xué)校成立檔案查閱審批小組，由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門負(fù)責(zé)人等組成。檔案查閱審批小組負(fù)責(zé)對檔案查閱申請進(jìn)行審批，其職責(zé)包括：1.審查檔案查閱申請的必要性和合規(guī)性，根據(jù)查閱目的和范圍決定是否批準(zhǔn)查閱申請。2.對涉及重要檔案或敏感信息的查閱申請進(jìn)行重點(diǎn)審核，確保查閱行為不會對檔案安全和學(xué)校利益造成損害。3.對批準(zhǔn)的查閱申請進(jìn)行登記備案，記錄查閱申請人、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。三、檔案查閱范圍（一）教職員工查閱范圍1.本人的人事檔案，包括履歷、學(xué)歷、職稱、獎懲等材料，用于個(gè)人工作業(yè)績考核、職稱評定、工資調(diào)整等。2.與本人教學(xué)、科研、管理等工作相關(guān)的檔案資料，如教案、教學(xué)成果、科研項(xiàng)目資料、工作計(jì)劃與總結(jié)等，有助于提高工作質(zhì)量和效率。3.學(xué)校規(guī)章制度、會議紀(jì)要等一般性文件資料，以便了解學(xué)校工作要求和決策情況，更好地履行工作職責(zé)。（二）學(xué)生查閱范圍1.本人的學(xué)籍檔案，包括入學(xué)登記表、成績單、獎懲記錄等，用于了解自己的學(xué)習(xí)歷程和在校表現(xiàn)。2.與本人學(xué)習(xí)相關(guān)的檔案資料，如畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）、實(shí)習(xí)報(bào)告等，為學(xué)習(xí)和研究提供參考。3.學(xué)校公開的學(xué)生管理規(guī)定、活動記錄等文件資料，幫助學(xué)生了解學(xué)校管理要求和校園文化活動情況。（三）校外單位和個(gè)人查閱范圍1.因工作需要查閱與學(xué)校相關(guān)的特定檔案資料，如合作辦學(xué)項(xiàng)目檔案、教育教學(xué)評估資料等，需經(jīng)學(xué)校檔案查閱審批小組批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.涉及歷史研究、文化傳承等公益目的查閱學(xué)校歷史檔案，應(yīng)提供相關(guān)證明材料，經(jīng)學(xué)校同意后，在檔案管理部門的監(jiān)督下進(jìn)行查閱。四、檔案查閱流程（一）查閱申請1.教職員工、學(xué)生或校外單位和個(gè)人如需查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，詳細(xì)說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.《檔案查閱申請表》應(yīng)提交至所在部門或單位負(fù)責(zé)人審核簽字，對于校外單位和個(gè)人的查閱申請，還需注明申請單位名稱、聯(lián)系人及聯(lián)系方式。（二）申請審批1.將填寫完整并經(jīng)審核簽字的《檔案查閱申請表》提交至檔案查閱審批小組進(jìn)行審批。2.檔案查閱審批小組應(yīng)在收到申請后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批工作。對于符合查閱規(guī)定的申請，予以批準(zhǔn)；對于不符合規(guī)定或存在疑問的申請，則不予批準(zhǔn)，并向申請人說明理由。（三）查閱登記1.經(jīng)批準(zhǔn)的查閱申請，由檔案管理部門進(jìn)行查閱登記。登記內(nèi)容包括查閱申請人姓名（或單位名稱）、查閱時(shí)間、查閱檔案名稱及數(shù)量、查閱用途等信息。2.查閱登記應(yīng)建立專門的臺賬，確保查閱信息可追溯和查詢。（四）檔案提供1.檔案管理人員根據(jù)查閱登記信息，按照規(guī)定的查閱范圍和要求，為查閱人提供相應(yīng)的檔案資料。2.提供檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)與查閱人當(dāng)面核對檔案資料的名稱、數(shù)量等信息，并辦理交接手續(xù)。查閱人需在檔案交接清單上簽字確認(rèn)。（五）查閱利用1.查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場所。如需復(fù)印、拍照或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)事先向檔案管理人員提出申請，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.查閱人在查閱過程中應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理人員，并整理好查閱現(xiàn)場。（六）查閱歸還1.查閱人完成查閱工作后，應(yīng)按照約定的時(shí)間將檔案資料歸還檔案管理人員。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對歸還檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與查閱人溝通解決。2.檔案管理人員在確認(rèn)檔案資料完整歸還后，應(yīng)在查閱登記臺賬上記錄歸還時(shí)間，并注明檔案資料是否完好無損。五、檔案查閱權(quán)限與限制（一）查閱權(quán)限1.教職員工查閱本人人事檔案及與工作相關(guān)的檔案資料，享有充分的查閱權(quán)限。2.根據(jù)工作需要，學(xué)校中層以上管理人員在履行工作職責(zé)范圍內(nèi)，經(jīng)檔案查閱審批小組批準(zhǔn)，可查閱相關(guān)部門的檔案資料。3.學(xué)生查閱本人學(xué)籍檔案及學(xué)習(xí)相關(guān)檔案資料，權(quán)限明確。對于涉及學(xué)校整體管理和不宜公開的檔案資料，學(xué)生無權(quán)查閱。4.校外單位和個(gè)人查閱學(xué)校檔案資料，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，且查閱范圍僅限于與申請事項(xiàng)相關(guān)的特定檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自擴(kuò)大查閱范圍。（二）查閱限制1.涉及國家機(jī)密、學(xué)校商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案資料，嚴(yán)格限制查閱。如需查閱，必須經(jīng)過上級主管部門批準(zhǔn)，并嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。2.正在形成過程中的檔案資料，一般不得查閱。確因工作急需查閱的，需經(jīng)檔案形成部門和檔案管理部門共同協(xié)商，并報(bào)檔案查閱審批小組批準(zhǔn)。3.檔案查閱應(yīng)遵循一事一查的原則，不得將檔案用于與查閱申請無關(guān)的其他目的。未經(jīng)檔案管理部門同意，查閱人不得自行復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。六、檔案查閱的安全與保密措施（一）查閱場所安全1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案查閱室，配備必要的安全設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保查閱場所的安全。2.查閱室內(nèi)應(yīng)保持整潔、安靜，禁止無關(guān)人員進(jìn)入。檔案管理人員應(yīng)定期對查閱場所進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。（二）檔案資料保護(hù)1.檔案管理人員在提供檔案資料時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照查閱范圍和要求進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大提供范圍。對于重要檔案資料，應(yīng)采取必要的保護(hù)措施，如限制查閱人數(shù)、設(shè)置查閱期限等。2.查閱人在查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，防止查閱人違規(guī)操作。如發(fā)現(xiàn)查閱人有損壞檔案資料的行為，應(yīng)立即制止，并按照規(guī)定追究其責(zé)任。（三）信息保密要求1.查閱人應(yīng)對查閱過程中知悉的檔案信息嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員泄露。對于涉及機(jī)密、秘密的檔案信息，查閱人應(yīng)簽署保密承諾書。2.檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對檔案信息的保密管理，對查閱登記信息嚴(yán)格保密。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得向任何單位或個(gè)人提供查閱登記信息。3.在檔案查閱過程中，如需復(fù)印、拍照或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行審批，并對復(fù)印件、照片或摘錄內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格管理，防止信息擴(kuò)散。七、檔案查閱的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.學(xué)校檔案管理部門應(yīng)定期對檔案查閱工作進(jìn)行自查，檢查查閱流程是否規(guī)范、查閱登記是否完整、檔案資料是否安全等。對于自查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改。2.學(xué)校紀(jì)檢監(jiān)察部門應(yīng)對檔案查閱工作進(jìn)行監(jiān)督，重點(diǎn)檢查查閱審批程序是否合規(guī)、有無違規(guī)查閱和泄露檔案信息等行為。對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)問題，應(yīng)嚴(yán)肅追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）外部監(jiān)督1.接受教育行政部門、檔案行政管理部門等上級主管部門的監(jiān)督檢查，并按照要求及時(shí)匯報(bào)檔案查閱工作情況。2.對于涉及社會公眾利益的檔案查閱事項(xiàng)，應(yīng)接受社會監(jiān)督，確保檔案查閱工作公開、公正、透明。八、檔案查閱的收費(fèi)規(guī)定（一）收費(fèi)原則本校檔案查閱原則上不收取費(fèi)用。但對于校外單位和個(gè)人因商業(yè)目的查閱檔案資料，或因提供特殊服務(wù)（如檔案整理、翻譯等）產(chǎn)生成本的情況，可根據(jù)實(shí)際成本收取一定的費(fèi)用。（二）收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)1.對于因商業(yè)目的查閱檔案資料的校外單位和個(gè)人，收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)查閱檔案的數(shù)量、查閱時(shí)間、利用方式等因素合理確定，并報(bào)學(xué)校檔案查閱審批小組備案。2.對于提供特殊服務(wù)產(chǎn)生成本的情況，收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)按照實(shí)際成本核算，并向查閱人說明收費(fèi)依據(jù)和明細(xì)。（三）收費(fèi)管理1.檔案查閱收費(fèi)應(yīng)使用學(xué)校統(tǒng)一規(guī)定的票據(jù)，收費(fèi)收入應(yīng)及時(shí)足額上繳學(xué)校財(cái)務(wù)部門，納入學(xué)校財(cái)務(wù)管理。2.檔案管理