檔案服務檢查制度一、總則（一）目的為加強公司檔案服務管理，確保檔案服務工作符合相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，提高檔案服務質(zhì)量和效率，保障公司檔案的完整、準確、安全，特制定本檢查制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及檔案服務的各部門及相關(guān)工作人員，包括檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴格遵循國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案服務工作合法合規(guī)。2.全面覆蓋原則對檔案服務的全過程進行檢查，涵蓋各個環(huán)節(jié)和相關(guān)崗位，不留死角。3.客觀公正原則檢查過程中應秉持客觀、公正的態(tài)度，如實反映問題，不偏袒、不隱瞞。4.持續(xù)改進原則根據(jù)檢查結(jié)果，及時發(fā)現(xiàn)問題并分析原因，采取有效措施加以改進，不斷提升檔案服務水平。二、檢查內(nèi)容與標準（一）檔案收集1.收集范圍檢查檔案收集是否涵蓋公司各類業(yè)務活動中形成的具有保存價值的文件、資料等，包括但不限于合同協(xié)議、財務報表、人事檔案、技術(shù)文檔等是否齊全。標準：符合公司檔案收集范圍規(guī)定，無重要遺漏。2.收集及時性查看是否及時收集新產(chǎn)生的檔案，避免檔案積壓或丟失。標準：在規(guī)定時間內(nèi)完成檔案收集工作，特殊情況有相應處理措施。3.收集質(zhì)量檢查收集的檔案是否完整、清晰，有無破損、涂改等情況。標準：檔案內(nèi)容完整，字跡清晰，載體無損壞。（二）檔案整理1.分類標準檢查檔案分類是否符合公司檔案分類方案，分類是否科學合理。標準：按照統(tǒng)一的分類標準進行整理，類目清晰，便于查找利用。2.編號規(guī)范查看檔案編號是否連續(xù)、準確，編號規(guī)則是否一致。標準：編號符合規(guī)定，無重號、錯號現(xiàn)象。3.裝訂要求檢查檔案裝訂是否整齊、牢固，有無漏頁、倒頁等情況。標準：裝訂規(guī)范，符合檔案保管要求。（三）檔案保管1.保管環(huán)境查看檔案庫房溫度、濕度是否符合要求，有無防潮、防蟲、防火、防盜等設施設備。標準：溫度控制在14℃24℃，相對濕度控制在45%60%，具備完善的防護設施。2.庫存管理檢查檔案存放是否有序，是否建立庫存檔案臺賬，賬實是否相符。標準：檔案排列有序，臺賬記錄準確，定期盤點，賬實一致。3.安全防護查看檔案庫房是否配備消防器材、監(jiān)控設備等，安全制度是否落實。標準：消防器材完好有效，監(jiān)控設備正常運行，安全制度嚴格執(zhí)行。（四）檔案利用1.利用流程檢查檔案利用申請、審批、查閱、歸還等流程是否規(guī)范。標準：利用流程清晰，審批手續(xù)完備，查閱有記錄，歸還及時。2.利用效果評估檔案利用是否滿足公司業(yè)務需求，是否為公司決策提供有效支持。標準：檔案利用能夠有效促進公司業(yè)務開展，對決策有積極作用。（五）人員管理1.專業(yè)培訓檢查檔案工作人員是否接受過專業(yè)培訓，培訓內(nèi)容是否涵蓋檔案管理知識、技能等。標準：檔案工作人員具備相應的專業(yè)知識和技能，定期參加培訓。2.崗位職責查看檔案工作人員崗位職責是否明確，工作是否落實到位。標準：崗位職責清晰，工作人員履行職責情況良好。三、檢查方式與頻率（一）日常自查各部門檔案工作人員應每日對本部門檔案服務工作進行自查，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。自查內(nèi)容包括檔案收集的及時性、整理的規(guī)范性、保管環(huán)境的適宜性等。自查情況應形成記錄，留存?zhèn)洳?。（二）定期檢查1.部門內(nèi)部定期檢查各部門每月組織一次內(nèi)部檔案服務檢查，由部門負責人牽頭，對本部門檔案工作進行全面檢查。檢查內(nèi)容包括檔案整理質(zhì)量、庫存管理情況、利用流程執(zhí)行情況等。檢查結(jié)束后，應形成檢查報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改措施和期限。2.公司級定期檢查公司每季度開展一次檔案服務全面檢查，由檔案管理部門組織，相關(guān)部門參與。檢查范圍涵蓋公司所有涉及檔案服務的部門，檢查內(nèi)容按照本制度第二章規(guī)定的檢查內(nèi)容與標準進行全面檢查。檢查結(jié)束后，出具公司級檢查報告，對整體檔案服務工作進行評價，對存在的問題進行通報，并提出整改要求。（三）不定期抽查檔案管理部門不定期對各部門檔案服務工作進行抽查，抽查內(nèi)容根據(jù)實際情況確定。抽查可針對特定環(huán)節(jié)、特定項目或特定檔案進行，及時發(fā)現(xiàn)潛在問題，確保檔案服務工作質(zhì)量穩(wěn)定。四、檢查結(jié)果處理（一）問題記錄每次檢查結(jié)束后，檢查人員應詳細記錄發(fā)現(xiàn)的問題，包括問題描述、涉及部門、責任人、問題嚴重程度等。問題記錄應真實、準確，作為后續(xù)整改和考核的依據(jù)。（二）整改通知對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應及時向責任部門發(fā)出整改通知，明確整改要求、整改期限和整改責任人。整改通知應書面送達責任部門，并要求簽收確認。（三）整改跟蹤責任部門應按照整改通知要求制定整改措施，認真組織整改。檔案管理部門負責對整改情況進行跟蹤檢查，定期了解整改進展，督促責任部門按時完成整改任務。對于整改不力的部門，應進行重點督促和指導。（四）結(jié)果通報公司級檢查結(jié)束后，檔案管理部門應將檢查結(jié)果在公司內(nèi)部進行通報，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進行表揚，對存在問題較多的部門進行批評。檢查結(jié)果通報應作為部門績效考核的重要依據(jù)之一。（五）考核獎懲1.將檔案服務檢查結(jié)果納入部門和個人績效考核體系，對于檔案服務工作表現(xiàn)突出的部門和個人給予相應獎勵，如績效加分、表彰獎勵等。2.對于因檔案服務工作問題導致公司檔案受損、利用受阻等嚴重后果的部門和個人，按照公司相關(guān)規(guī)定進行嚴肅處理，如扣減績效分數(shù)、經(jīng)濟處罰、崗位調(diào)整等。五、檔案服務監(jiān)督與投訴處理（一）監(jiān)督機制建立檔案服務監(jiān)督機制，鼓勵公司內(nèi)部員工對檔案服務工作進行監(jiān)督。設立監(jiān)督郵箱或電話，接受員工對檔案服務工作中存在問題的舉報和建議。檔案管理部門應及時對監(jiān)督信息進行處理，并將處理結(jié)果反饋給舉報人。（二）投訴處理1.對于收到的檔案服務投訴，檔案管理部門應及時進行調(diào)查核實。2.明確投訴處理流程，在規(guī)定時間內(nèi)給予投訴人答復，處理結(jié)果應向投訴人反饋。3.對投訴反映的問題，如屬實，應按照本制度的相關(guān)規(guī)定進行處理，并將處理情況記錄在案。六、附則（一）制度解釋本制度由公司檔案管理部門負責解釋。在執(zhí)行過程中，如遇有本制度未明確的事項，由檔案管理部門根據(jù)