高校檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)高校檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高學(xué)校管理水平和教育教學(xué)質(zhì)量，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及其實(shí)施辦法等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本校實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門、各單位以及全體教職員工和學(xué)生形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學(xué)校檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.真實(shí)可靠原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案。3.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的收集、整理、保管、檢索和利用，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門學(xué)校設(shè)立綜合檔案室，作為全校檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)全校檔案工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.制定和完善檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程。3.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.對(duì)全校各部門、各單位的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。5.參與學(xué)校重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作。（三）各部門、各單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門、本單位各類檔案的收集、整理和移交工作。2.明確一名檔案工作兼職人員，負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案工作的日常管理。3.配合學(xué)校檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.黨群工作類：包括學(xué)校黨組織建設(shè)、宣傳工作、紀(jì)檢監(jiān)察、工會(huì)工作等方面形成的文件材料。2.行政管理類：包括學(xué)校行政事務(wù)管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、資產(chǎn)管理等方面形成的文件材料。3.教學(xué)科研類：包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、教材、科研項(xiàng)目申報(bào)與結(jié)題、學(xué)術(shù)成果等方面形成的文件材料。4.學(xué)生工作類：包括學(xué)生招生、學(xué)籍管理、獎(jiǎng)懲、就業(yè)等方面形成的文件材料。5.基本建設(shè)類：包括學(xué)?；窘ㄔO(shè)規(guī)劃、項(xiàng)目立項(xiàng)、工程招投標(biāo)、施工管理、竣工驗(yàn)收等方面形成的文件材料。6.儀器設(shè)備類：包括儀器設(shè)備購置、驗(yàn)收、使用、維護(hù)、報(bào)廢等方面形成的文件材料。7.外事工作類：包括學(xué)校外事活動(dòng)、國際合作與交流等方面形成的文件材料。8.聲像檔案類：包括學(xué)校重大活動(dòng)、重要會(huì)議、校園風(fēng)貌等方面形成的照片、錄音、錄像等聲像材料。9.實(shí)物檔案類：包括學(xué)校獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等實(shí)物。（二）歸檔要求1.各部門、各單位應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門、本單位形成的各類文件材料，并進(jìn)行整理、分類。2.歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確、字跡清晰、簽字蓋章手續(xù)完備。3.歸檔的文件材料應(yīng)按照規(guī)定的分類方法和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行整理、編目，便于保管和利用。（三）移交時(shí)間1.各部門、各單位應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案移交學(xué)校綜合檔案室。2.對(duì)于重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)移交。四、檔案的整理與分類（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法1.采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法。2.按照年度將檔案分為不同的類別，再按照機(jī)構(gòu)將檔案分為若干個(gè)二級(jí)類目，最后按照保管期限將檔案分為永久、長期、短期三類。（三）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)件號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.全宗號(hào)：學(xué)校檔案管理部門統(tǒng)一編制的代碼，代表學(xué)校檔案全宗。3.目錄號(hào)：按照檔案分類方法編制的目錄代碼，代表某一類檔案的目錄。4.案卷號(hào)：按照檔案整理順序編制的案卷代碼，代表某一卷檔案。5.件號(hào)：按照檔案排列順序編制的件代碼，代表某一件檔案。（四）編目要求1.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。2.檔案目錄應(yīng)內(nèi)容完整、準(zhǔn)確無誤，便于檢索和利用。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)評(píng)估，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門和專家組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，確定檔案的保存價(jià)值。2.綜合鑒定法：結(jié)合檔案的形成規(guī)律、歷史背景、利用需求等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價(jià)值的檔案，編制檔案銷毀清冊(cè)。2.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案名稱、文號(hào)、日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。3.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。4.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。5.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，并將檔案銷毀清冊(cè)存檔。六、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場所學(xué)校綜合檔案室應(yīng)具備符合檔案保管要求的專用庫房，庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度適宜。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（三）檔案保管期限1.永久保管的檔案：凡是反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)學(xué)校、國家和社會(huì)具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。2.長期保管的檔案：凡是反映學(xué)校一般職能活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案。保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映學(xué)校局部職能活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案。保管期限為15年以下。（四）檔案保護(hù)措施1.建立檔案定期檢查制度，對(duì)檔案的保管狀況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整和可讀。3.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的保護(hù)，采取數(shù)據(jù)備份、防病毒、防黑客等措施，確保電子檔案的安全。七、檔案的利用與服務(wù)（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案的安全和有效利用。（二）利用方式1.查閱：提供檔案原件或復(fù)印件供利用者查閱。2.借閱：根據(jù)利用者的需求，辦理借閱手續(xù)，將檔案借給利用者使用。3.出具證明：根據(jù)利用者的申請(qǐng)，為其出具檔案證明。（三）利用程序1.利用者填寫檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、內(nèi)容、范圍等。2.檔案管理部門對(duì)利用申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)。3.利用者按照批準(zhǔn)的利用方式和范圍，到檔案管理部門查閱、借閱檔案或出具證明。4.利用者查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)遵守檔案管理制度，愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、丟失檔案。5.利用者歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行檢查，如有問題及時(shí)處理。（四）服務(wù)措施1.建立檔案信息查詢系統(tǒng)，方便利用者查詢檔案信息。2.開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供決策依據(jù)。3.加強(qiáng)與利用者的溝通與交流，及時(shí)了解利用需求，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合學(xué)校檔案管理的信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、檢索、利用等功能的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全保障：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）實(shí)施步驟1.制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)和實(shí)施步驟。2.開展檔案數(shù)字化工作，按照數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。3.建設(shè)檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)行系統(tǒng)測試和上線運(yùn)行。4.加強(qiáng)檔案信息化管理，不斷完善系統(tǒng)功能，提高數(shù)據(jù)質(zhì)量和利用效率。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查學(xué)校檔案管理部門定期對(duì)全校各部門、各單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（二）考核評(píng)價(jià)建立檔案工作考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)各部門、各單位的檔案工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，考核結(jié)果作為學(xué)