檔案完善制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門(mén)及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、分類科學(xué)、便于利用的原則，確保檔案真實(shí)、完整、可用、安全。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理公司/組織各類檔案，進(jìn)行檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)各部門(mén)檔案工作，監(jiān)督檢查各部門(mén)檔案管理制度的執(zhí)行情況。4.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和全體員工的檔案意識(shí)。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案工作的日常管理，并接受檔案管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.按照檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)向檔案管理部門(mén)移交應(yīng)歸檔的檔案。4.在工作中積極配合檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、利用等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管、統(tǒng)計(jì)等，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.做好檔案的安全保密工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.積極開(kāi)展檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供檔案支持和服務(wù)。5.參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和管理，提高檔案管理的信息化水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在行政管理、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、技術(shù)研發(fā)、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的文件材料。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知等。3.公司/組織對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、章程、報(bào)表等文件材料。4.公司/組織內(nèi)部的會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。5.公司/組織在工程建設(shè)、設(shè)備采購(gòu)、科研項(xiàng)目等活動(dòng)中形成的文件材料。6.員工個(gè)人在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，如工作成果、調(diào)研報(bào)告、技術(shù)資料等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全、完整。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，字跡工整，簽字蓋章齊全，符合檔案保管要求。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案劃分為不同的類別，如行政管理類、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類、技術(shù)研發(fā)類、財(cái)務(wù)管理類、人力資源管理類等。2.立卷：將同一類別的文件材料按照一定的原則和方法進(jìn)行組合，組成一個(gè)個(gè)案卷。立卷應(yīng)遵循一事一卷、一卷內(nèi)文件材料相對(duì)集中、保持文件材料之間的邏輯聯(lián)系等原則。3.編目：對(duì)整理好的案卷進(jìn)行編號(hào)、編目，編制案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等檢索工具，以便于查找和利用檔案。四、檔案的鑒定與保管（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)和發(fā)展觀點(diǎn)，從公司/組織的實(shí)際需要出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、各相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的存毀。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，綜合考慮檔案的保存價(jià)值，將檔案劃分為永久保存、長(zhǎng)期保存（[具體年限]年）和短期保存（[具體年限]年）三個(gè)保管期限。1.永久保存的檔案：反映公司/組織主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司/組織發(fā)展有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。2.長(zhǎng)期保存的檔案：在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案。3.短期保存的檔案：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有參考價(jià)值的檔案。（四）保管期限的調(diào)整檔案保管期限確定后，應(yīng)根據(jù)公司/組織的發(fā)展和檔案的實(shí)際利用情況，適時(shí)進(jìn)行調(diào)整。對(duì)于保管期限已滿但仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新鑒定其保管期限。（五）保管要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行分類上架保管，排列有序，并建立檔案存放位置索引，便于查找。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，采用安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。5.對(duì)重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、異地備份等，確保檔案的安全性。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱原則檔案查閱應(yīng)遵循保密、規(guī)范、高效的原則，確保檔案的安全和合理利用。（二）查閱范圍公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的檔案。外部單位或個(gè)人查閱公司/組織檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的審批程序辦理。（三）查閱審批1.公司/組織內(nèi)部員工查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱檔案的名稱和范圍等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.外部單位或個(gè)人查閱公司/組織檔案，應(yīng)提前向公司/組織提出書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明查閱目的、查閱檔案的名稱和范圍等，并提供相關(guān)證明材料。經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門(mén)查閱。（四）查閱方式1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。2.對(duì)于重要檔案或不宜公開(kāi)的檔案，應(yīng)實(shí)行限閱制度，查閱人員只能查閱與查閱目的相關(guān)的部分內(nèi)容，并不得進(jìn)行復(fù)制、拍照、錄像等。3.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員。（五）借閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱檔案的名稱和期限等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不得超過(guò)[具體天數(shù)]天，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得抽取、撤換檔案材料。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)。4.外部單位或個(gè)人借閱公司/組織檔案，應(yīng)按照上述查閱審批程序辦理借閱手續(xù)，并按照公司/組織的規(guī)定繳納一定的押金。借閱期滿后，如無(wú)檔案損壞、丟失等情況，押金予以退還。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容與要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，定期向上級(jí)主管部門(mén)和公司/組織領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。3.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等方面的內(nèi)容，以便于掌握檔案管理工作的基本情況和發(fā)展趨勢(shì)。（二）移交規(guī)定1.各部門(mén)應(yīng)按照檔案管理部門(mén)的要求，定期將本部門(mén)形成的檔案移交檔案管理部門(mén)集中保管。2.檔案移交時(shí)，移交部門(mén)應(yīng)編制檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容，并與檔案管理部門(mén)辦理交接手續(xù)。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與移交部門(mén)溝通解決。4.對(duì)于已超過(guò)保管期限且已鑒定銷毀的檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行登記造冊(cè)，并報(bào)上級(jí)主管部門(mén)備案。七、檔案的保密與安全（一）保密制度1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司/組織的保密制度，確保檔案信息的安全保密。2.對(duì)涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息等重要檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等保密措施。3.檔案查閱、借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。如需摘錄、引用檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并注明出處。4.檔案管理人員在工作中應(yīng)注意保守檔案機(jī)密，不得私自向無(wú)關(guān)人員談?wù)摍n案內(nèi)容。（二）安全制度1.檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)檔案安全管理，建立健全檔案安全管理制度，落實(shí)安全責(zé)任。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防鼠等設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安