檔案管理制度環(huán)保一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，同時遵循環(huán)保原則，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、整理、保管、利用等過程中的相關(guān)活動。（三）基本原則1.真實性原則：檔案應如實反映公司/組織各項活動的真實情況。2.完整性原則：確保檔案內(nèi)容全面，不遺漏重要信息。3.系統(tǒng)性原則：對檔案進行科學分類、編號，保持內(nèi)在聯(lián)系。4.環(huán)保原則：在檔案管理的各個環(huán)節(jié)，充分考慮環(huán)保因素，減少資源消耗和環(huán)境污染。5.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案進行妥善保管。（四）管理職責1.公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)檔案管理人員，負責檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實施和監(jiān)督檢查。2.各部門負責人為本部門檔案管理工作的第一責任人，負責本部門檔案的收集、整理、移交等工作，并指定專人協(xié)助檔案管理部門開展工作。3.檔案管理人員應具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，負責檔案的具體管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、保管、利用等。二、檔案的形成與收集（一）檔案形成1.公司/組織各部門及員工在工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等材料，均應作為檔案進行管理。2.檔案形成過程中，應確保文件材料的字跡清晰、內(nèi)容完整、簽署齊全，采用耐久性強的書寫材料和載體。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案的收集工作，按照檔案形成的規(guī)律和特點，及時收集本部門工作活動中產(chǎn)生的各類檔案材料。2.收集的檔案材料應齊全完整，包括文件的正本、副本、草稿、定稿、附件等，確保能夠全面反映工作活動的真實情況。3.對于重要會議、重大活動等形成的檔案材料，應在活動結(jié)束后及時收集整理，確保檔案的時效性。（三）環(huán)保要求1.在檔案形成過程中，優(yōu)先選用環(huán)保型辦公設(shè)備和用品，如節(jié)能打印機、環(huán)保紙張等，減少對環(huán)境的污染。2.對于電子文件的形成，應采用符合環(huán)保標準的存儲介質(zhì)，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.收集的檔案材料應避免使用含有有害物質(zhì)的包裝材料，盡量采用可回收、可降解的包裝材料。三、檔案的整理與分類（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（二）整理方法1.對收集到的檔案材料進行分類、組合、排列、編目等工作，使其系統(tǒng)化、條理化。2.按照檔案的來源、時間、內(nèi)容、形式等特征進行分類，一般可分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、聲像檔案等類別。3.文書檔案可按年度、機構(gòu)（問題）、保管期限進行分類；科技檔案可按項目、專業(yè)、時間等進行分類；會計檔案可按會計年度、類別進行分類；人事檔案可按員工類別、時間等進行分類；聲像檔案可按內(nèi)容、時間等進行分類。（三）分類細則1.文書檔案年度分類法：將檔案按形成年度進行分類，不同年度的檔案分別存放。機構(gòu)（問題）分類法：在年度分類的基礎(chǔ)上，按公司/組織內(nèi)部的機構(gòu)設(shè)置或問題性質(zhì)進行分類。保管期限分類法：根據(jù)檔案的保存價值，將檔案分為永久、長期、短期三種保管期限。2.科技檔案項目分類法：以科研項目、工程項目等為單元，將相關(guān)檔案集中在一起進行分類管理。專業(yè)分類法：按照科技檔案所涉及的專業(yè)領(lǐng)域進行分類，如機械、電子、化工等。時間分類法：結(jié)合項目進展階段和時間順序進行分類。3.會計檔案會計年度分類法：按會計年度將會計檔案分為不同類別。類別分類法：根據(jù)會計檔案的種類，如會計憑證、會計賬簿、財務報告等進行分類。4.人事檔案員工類別分類法：按員工的職務、崗位等類別進行分類。時間分類法：根據(jù)員工檔案形成的時間順序進行排列。5.聲像檔案內(nèi)容分類法：按聲像檔案所反映的內(nèi)容主題進行分類，如會議記錄、活動影像、產(chǎn)品宣傳等。時間分類法：結(jié)合聲像資料的錄制時間進行分類。（四）環(huán)保要求1.整理檔案過程中，盡量減少紙張的使用，對于可數(shù)字化的檔案材料，應優(yōu)先進行數(shù)字化處理，存儲在電子存儲設(shè)備中，減少紙質(zhì)檔案的占用空間。2.采用環(huán)保型裝訂材料，如線裝、膠裝等，避免使用含有有害物質(zhì)的裝訂膠水。3.整理后的檔案應使用環(huán)保型檔案盒、文件夾等裝具，裝具應符合國家相關(guān)環(huán)保標準，便于長期保存和管理。四、檔案的編目與編號（一）編目要求1.對整理好的檔案進行編目，編制檔案目錄，包括全宗號、目錄號、案卷號、題名、年度、保管期限、件號、頁數(shù)等項目。2.檔案目錄應打印或抄寫清晰、準確，一式多份，分別存放于不同地點，便于查閱和備份。（二）編號方法1.全宗號：本公司/組織檔案的全宗號由檔案管理部門統(tǒng)一編制，用于標識公司/組織檔案整體。2.目錄號：按照檔案分類方案，為每一類檔案編制目錄號，以便區(qū)分不同類別的檔案目錄。3.案卷號：在每一類檔案目錄下，為每一案卷編制案卷號，反映案卷的排列順序。4.件號：對于以件為單位整理的檔案，應編制件號，便于統(tǒng)計和查找。5.頁數(shù)：記錄每一份檔案的頁數(shù)，確保檔案數(shù)量和內(nèi)容的準確統(tǒng)計。（三）環(huán)保要求1.編目和編號過程中，盡量采用電子表格等形式進行記錄和管理，減少紙質(zhì)目錄的印刷和使用。2.對于編號標識，可采用環(huán)保型標簽或電子標識，避免使用含有有害物質(zhì)的油墨和膠水。五、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品、空氣凈化設(shè)備等。2.檔案架、檔案柜應牢固、耐用，符合環(huán)保要求，便于檔案的存放和查找。（三）檔案存儲1.按照檔案的分類和編號順序，將檔案存放于檔案架或檔案柜中，確保排列整齊、有序。2.對于電子檔案，應采用磁盤、磁帶、光盤等存儲介質(zhì)進行存儲，并定期進行備份，備份存儲介質(zhì)應異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對重要檔案和易損檔案，應采取特殊的保管措施，如加密存儲、復制多份等。（四）環(huán)保要求1.檔案庫房裝修應選用環(huán)保型材料，減少有害氣體的釋放。2.檔案保管設(shè)備應選用符合環(huán)保標準的產(chǎn)品，避免使用含有有害物質(zhì)的材料。3.定期對檔案庫房進行清潔和通風，保持空氣清新，減少灰塵和有害氣體的積聚。4.對于防蟲藥品的使用，應選擇環(huán)保型產(chǎn)品，避免對檔案和環(huán)境造成污染。六、檔案的利用（一）利用原則1.嚴格遵守國家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和公司/組織的保密制度，確保檔案信息的安全。2.本著方便利用、提高效率的原則，為公司/組織的各項工作提供及時、準確的檔案服務。（二）利用方式1.查閱利用：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.借閱利用：因特殊情況需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，到期應及時歸還。3.復制利用：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可為其提供檔案的復制件，但應注明復制出處，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記1.對檔案的查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細登記，包括利用者姓名、部門、利用時間、利用內(nèi)容、歸還時間等信息。2.檔案利用登記記錄應妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計。（四）環(huán)保要求1.在檔案利用過程中，鼓勵利用者優(yōu)先采用電子查閱方式，減少紙質(zhì)檔案的翻閱，降低紙張消耗。2.對于復制檔案，應優(yōu)先采用電子復制方式，如打印、掃描等，減少紙質(zhì)復制的數(shù)量。3.利用后的檔案應及時歸還檔案管理部門，避免長時間占用檔案資源，提高檔案的周轉(zhuǎn)效率。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對檔案進行鑒定，確保檔案的真實性、完整性和有效性。2.根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門負責人、檔案管理人員等組成，負責檔案鑒定工作的組織實施。（三）鑒定方法1.對檔案進行逐卷、逐件審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，判斷其保存價值。2.根據(jù)檔案的保管期限規(guī)定，結(jié)合檔案的實際利用情況，確定檔案是否到期或已失去保存價值。3.對于重要檔案和有爭議的檔案，應組織相關(guān)專家進行論證，確保鑒定結(jié)果的準確性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，由檔案鑒定工作小組編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司/組織領(lǐng)導審批后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，采用適當?shù)姆绞竭M行銷毀，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。4.檔案銷毀過程中，應進行現(xiàn)場監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。（五）環(huán)保要求1.在檔案銷毀過程中，應選擇環(huán)保型銷毀方式，如采用專業(yè)的檔案銷毀設(shè)備進行粉碎處理，避免對環(huán)境造成污染。2.對于銷毀后的檔案殘渣，應妥善處理，可作為廢品回收利用，減少資源浪費。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司/組織的決策提供及時、準確的檔案信息支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理等數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息錄入：將檔案的目錄信息、內(nèi)容摘要等錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，便于檢索和查詢。3.系統(tǒng)功能模塊：包括檔案錄入、檢索查詢、借閱管理、權(quán)限設(shè)置、統(tǒng)計分析等功能模塊，滿足檔案管理工作的各項需求。（三）信息化安全管理1.建立檔案信息化安全管理制度，加強對檔案信息系統(tǒng)的安全防護，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。2.設(shè)置用戶權(quán)限，對不同人員的檔案訪問權(quán)限進行嚴格控制，確保檔案信息的安全性。3.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進行維護和更新，安裝殺毒軟件、防火墻等安全軟件，防范網(wǎng)絡攻擊和病毒入侵。（四）環(huán)保要求1.在檔案信息化建設(shè)過程中，選用環(huán)保型硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)，減少能