檔案管理職責制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本職責制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的相關(guān)活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映公司/組織各項活動的實際情況，不得偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集、整理公司/組織在各個方面形成的檔案資料，保證檔案的齊全完整，避免重要信息的遺漏。4.保密性原則嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密以及個人隱私的檔案信息進行保密，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則檔案管理的各項工作應充分考慮利用需求，優(yōu)化檔案整理和存儲方式，提高檔案查閱和利用的效率，為公司/組織的各項工作提供有力支持。二、檔案管理部門職責（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立獨立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責全面統(tǒng)籌和管理公司/組織的檔案工作。（二）部門職責1.制定檔案管理制度根據(jù)國家法律法規(guī)和公司/組織實際情況，制定和完善檔案管理的各項規(guī)章制度，明確檔案管理流程和標準，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案收集與整理指導和監(jiān)督各部門及時、準確地收集本部門在工作中形成的各類檔案資料，并按照檔案分類標準進行科學整理，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.檔案保管負責檔案庫房的建設(shè)和管理，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全存儲。對檔案進行定期檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。4.檔案數(shù)字化管理推進檔案數(shù)字化工作，將紙質(zhì)檔案進行掃描、錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和檢索，提高檔案利用效率。5.檔案利用服務建立檔案查閱利用制度，為公司/組織內(nèi)部各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務。根據(jù)利用需求，及時準確地提供檔案資料，并做好利用登記和跟蹤反饋工作。6.檔案鑒定與銷毀定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀處理。確保檔案銷毀過程的合規(guī)性和安全性，防止檔案信息的不當流失。7.檔案統(tǒng)計與分析建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析，為公司/組織的決策提供數(shù)據(jù)支持，同時為檔案管理工作的改進提供依據(jù)。8.檔案業(yè)務培訓與指導組織開展檔案業(yè)務培訓，提高公司/組織全體員工的檔案意識和檔案管理技能。對各部門的檔案工作進行定期檢查和指導，及時糾正存在的問題，促進檔案管理工作水平的整體提升。三、各部門檔案管理職責（一）部門檔案管理責任人各部門應指定一名負責人作為本部門檔案管理責任人，負責組織和協(xié)調(diào)本部門的檔案管理工作。（二）職責內(nèi)容1.檔案收集組織本部門員工及時收集在工作中形成的各類文件材料，包括但不限于合同協(xié)議、會議記錄、工作計劃、工作總結(jié)、業(yè)務報表、技術(shù)資料、人事檔案等，確保檔案資料的齊全完整。2.檔案整理按照檔案管理部門制定的分類標準和整理要求，對本部門收集到的檔案資料進行初步整理，確保檔案資料的分類清晰、編號準確、目錄完整。3.檔案移交定期將本部門整理好的檔案資料移交至公司/組織檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。交接過程中，雙方應認真核對檔案數(shù)量、內(nèi)容等信息，確保交接工作的準確性和完整性。4.檔案利用申請根據(jù)工作需要，填寫檔案利用申請表，向檔案管理部門申請查閱、借閱本部門的檔案資料。在檔案利用過程中，嚴格遵守檔案管理部門的相關(guān)規(guī)定，確保檔案的安全和完整。5.配合檔案管理部門工作積極配合檔案管理部門開展檔案管理相關(guān)工作，如檔案鑒定、統(tǒng)計、數(shù)字化等工作。按照檔案管理部門的要求，提供必要的協(xié)助和支持，共同推進公司/組織檔案管理工作的順利開展。四、檔案管理人員職責（一）基本要求檔案管理人員應具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，具有較強的責任心和保密意識。（二）具體職責1.檔案收集與整理負責接收各部門移交的檔案資料，按照檔案分類標準進行詳細分類、編號、編目等整理工作，確保檔案整理的準確性和規(guī)范性。2.檔案保管負責檔案庫房的日常管理，嚴格執(zhí)行檔案保管制度，定期對檔案進行盤點和檢查，確保檔案的安全存儲。對檔案保管過程中出現(xiàn)的問題及時進行處理，并做好記錄。3.檔案數(shù)字化處理熟練掌握檔案數(shù)字化處理技術(shù)，負責紙質(zhì)檔案的掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，建立高質(zhì)量的電子檔案數(shù)據(jù)庫。對電子檔案進行定期備份，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全可靠。4.檔案利用服務按照檔案查閱利用制度，為利用者提供檔案查閱、借閱等服務。負責辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，對利用情況進行詳細登記，并及時跟蹤檔案的歸還情況。5.檔案鑒定與銷毀參與檔案鑒定工作，根據(jù)檔案保管期限和實際價值，提出檔案鑒定意見。按照規(guī)定程序，負責組織實施檔案銷毀工作，確保檔案銷毀過程的合規(guī)性和安全性。6.檔案統(tǒng)計與分析建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，生成檔案統(tǒng)計報表。對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析研究，為檔案管理工作的決策提供數(shù)據(jù)支持。7.檔案業(yè)務咨詢?yōu)楣?組織內(nèi)部各部門及員工提供檔案業(yè)務咨詢服務，解答有關(guān)檔案管理的疑問，指導正確的檔案管理方法和操作流程。8.檔案管理系統(tǒng)維護負責檔案管理系統(tǒng)的日常維護和管理，確保系統(tǒng)的正常運行。及時更新檔案管理系統(tǒng)中的檔案信息，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實際檔案情況的一致性。五、檔案收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類包括公司/組織的各類行政文件、通知、決定、報告、會議紀要、工作計劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度等。2.業(yè)務管理類涵蓋公司/組織各項業(yè)務活動中形成的合同協(xié)議、業(yè)務報表、項目文檔、技術(shù)資料、市場調(diào)研資料等。3.人事管理類包含員工的入職檔案、勞動合同、培訓記錄、考核評價、薪酬福利、獎懲情況、離職檔案等。4.財務管理類涉及財務預算、決算報告、會計憑證、賬簿、財務報表、審計報告等。5.其他類如公司/組織的榮譽證書、資質(zhì)證明、宣傳資料、照片、音像資料等具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.及時性各部門應在文件材料形成后及時收集，確保檔案資料的時效性。對于重要文件和緊急事項形成的文件材料，應在規(guī)定時間內(nèi)完成收集工作。2.完整性全面收集文件材料的正件與附件、定稿與修改稿、請示與批復等，保證檔案資料的完整性。不得遺漏重要文件信息。3.準確性收集的文件材料應內(nèi)容真實、準確，字跡清晰，格式規(guī)范。對于存在錯誤或不完整的文件材料應及時進行補充或修正。（三）整理原則1.遵循分類標準按照檔案管理部門制定的分類方案，對收集到的檔案資料進行分類整理，確保檔案分類科學合理，便于查找和利用。2.保持文件聯(lián)系整理檔案時，應保持文件之間的歷史聯(lián)系，按照文件形成的時間順序、重要程度等進行排列，使檔案資料能夠反映公司/組織活動的全貌。3.便于保管和利用整理后的檔案應便于保管和查閱利用，采用合適的裝訂方式和存儲設(shè)備，確保檔案的整齊美觀和安全可靠。（四）整理方法1.分類根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為不同的類別，并編制相應的分類目錄。例如，可分為行政管理類、業(yè)務管理類、人事管理類、財務管理類等一級類目，在一級類目下再細分若干二級類目和三級類目。2.編號為每一份檔案或一組檔案賦予唯一的編號，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的識別和管理。編號可采用數(shù)字編號、字母編號或數(shù)字與字母相結(jié)合的方式。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息。檔案目錄應清晰準確，便于查閱和檢索。同時，可根據(jù)需要編制電子目錄，提高檔案利用效率。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，確保檔案的整齊牢固。裝訂時應注意保持文件的原貌，不得損壞文件內(nèi)容。對于不宜裝訂的檔案，可采用袋裝等方式進行保管。六、檔案保管（一）保管場所1.檔案庫房建設(shè)檔案庫房應選擇干燥、通風、防火、防潮、防蟲、防盜等條件良好的地點進行建設(shè)。庫房應具備必要的安全設(shè)施，如消防設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備、防蟲藥品投放設(shè)施等。2.庫房布局合理規(guī)劃庫房布局，設(shè)置檔案存儲區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等功能區(qū)域。檔案存儲區(qū)應根據(jù)檔案類別和保管期限進行分區(qū)存放，便于檔案的查找和管理。（二）保管設(shè)備1.存儲設(shè)備配備適合檔案保管的存儲設(shè)備，如檔案密集架、檔案柜、光盤存儲柜等。存儲設(shè)備應符合檔案保管要求，具有良好的防火、防潮、防蟲、防盜性能。2.防護設(shè)備安裝必要的防護設(shè)備，如溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、空氣凈化設(shè)備、防蟲藥品投放設(shè)備等，確保庫房內(nèi)溫濕度適宜，空氣質(zhì)量良好，防止檔案受到損壞。（三）保管措施1.溫濕度控制庫房內(nèi)溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在一定范圍內(nèi)，如45%60%。定期監(jiān)測庫房溫濕度，根據(jù)實際情況采取相應的調(diào)節(jié)措施。2.防火防盜加強庫房的防火防盜措施，配備滅火器材，安裝防盜門窗和監(jiān)控設(shè)備。嚴禁在庫房內(nèi)吸煙和使用明火，定期檢查消防設(shè)備的有效性。3.防蟲防霉采取防蟲防霉措施，如放置防蟲藥品、定期通風換氣、對檔案進行消毒處理等。對易受蟲害和霉菌侵害的檔案，應重點加強防護。4.檔案盤點定期對檔案進行盤點，核對檔案數(shù)量、編號、內(nèi)容等信息，確保檔案賬實相符。發(fā)現(xiàn)問題及時查找原因并進行處理，同時做好盤點記錄。5.檔案修復對受損的檔案進行及時修復，修復工作應遵循檔案修復原則，保持檔案的原貌和歷史價值。修復后的檔案應重新進行整理和編號，并做好修復記錄。七、檔案利用（一）利用范圍1.內(nèi)部查閱公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可查閱本部門或相關(guān)部門的檔案資料。查閱范圍包括行政管理、業(yè)務管理、人事管理、財務管理等各類檔案。2.外部查閱因法律法規(guī)要求、業(yè)務合作、審計檢查等原因，經(jīng)公司/組織批準，外部單位或個人可查閱公司/組織的相關(guān)檔案資料。外部查閱應嚴格按照規(guī)定程序進行，確保檔案信息的安全。（二）利用申請1.內(nèi)部利用申請公司/組織內(nèi)部員工查閱檔案時，應填寫檔案利用申請表，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字批準后，提交至檔案管理部門。2.外部利用申請外部單位或個人查閱檔案時，需提前向公司/組織提交查閱申請函，說明查閱目的、查閱范圍以及查閱時間等內(nèi)容。經(jīng)公司/組織相關(guān)部門審核批準后，由檔案管理部門按照規(guī)定提供檔案查閱服務。（三）利用審批1.內(nèi)部審批檔案管理部門收到內(nèi)部員工的檔案利用申請表后，應進行審核。對于涉及重要機密或敏感信息的檔案查閱申請，應報公司/組織分管領(lǐng)導審批。審批通過后，檔案管理部門方可提供檔案查閱服務。2.外部審批檔案管理部門收到外部單位或個人的查閱申請函后，應將申請函轉(zhuǎn)至公司/組織相關(guān)部門進行審核。審核通過后，報公司/組織主要領(lǐng)導審批。外部查閱申請經(jīng)批準后，檔案管理部門應與查閱單位或個人簽訂保密協(xié)議，并按照規(guī)定提供檔案查閱服務。（四）利用服務1.查閱服務檔案管理部門根據(jù)利用申請，為利用者提供檔案查閱服務。查閱檔案時，利用者應在指定的查閱區(qū)域進行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱區(qū)域。檔案管理人員應在場監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。2.借閱服務對于確需借閱檔案的利用者，檔案管理部門應按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定時間，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復印、摘錄檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應及時歸還檔案。（五）利用登記檔案管理部門應對檔案利用情況進行詳細登記，記錄利用者姓名、單位、查閱或借閱檔案的名稱、編號、查閱時間、歸還時間等信息。利用登記應及時、準確，以便對檔案利用情況進行統(tǒng)計和跟蹤。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查原則對檔案進行全面審查，綜合考慮檔案的形成時間、內(nèi)容價值、歷史背景等因素，確保鑒定結(jié)果的準確性和客觀性。2.價值優(yōu)先原則以檔案的保存價值為核心，重點鑒定檔案對公司/組織各項工作的查考利用價值、歷史研究價值以及憑證價值等。3.依法依規(guī)原則嚴格按照國家有關(guān)檔案鑒定的法律法規(guī)和行業(yè)標準進行鑒定工作，確保鑒定過程和結(jié)果的合法性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門專家以及檔案管理人員等組成。鑒定工作小組負責制定檔案鑒定方案，組織實施檔案鑒定工作，并對鑒定結(jié)果進行審核。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對每一份檔案進行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、