規(guī)范檔案調(diào)閱制度一、總則（一）目的1.為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案調(diào)閱工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，保障檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。2.本制度旨在規(guī)范檔案調(diào)閱行為，明確調(diào)閱流程、權(quán)限和責(zé)任，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況的發(fā)生，提高檔案利用效率，為公司/組織的決策、管理、業(yè)務(wù)開展等提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)以及因工作需要調(diào)閱公司/組織檔案的外部單位或個(gè)人。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案調(diào)閱工作合法合規(guī)。2.堅(jiān)持安全保密原則，防止檔案信息泄露，保障公司/組織的商業(yè)秘密和敏感信息安全。3.遵循高效服務(wù)原則，在確保檔案安全的前提下，簡(jiǎn)化調(diào)閱手續(xù)，提高調(diào)閱效率，滿足合理的檔案利用需求。（四）檔案定義本制度所指檔案是公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。二、檔案調(diào)閱流程（一）調(diào)閱申請(qǐng)1.內(nèi)部人員調(diào)閱公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要調(diào)閱檔案時(shí)，應(yīng)由調(diào)閱人填寫《檔案調(diào)閱申請(qǐng)表》（以下簡(jiǎn)稱“申請(qǐng)表”），詳細(xì)注明調(diào)閱檔案的名稱、文號(hào)、日期、調(diào)閱目的、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交至檔案管理部門。2.外部單位或個(gè)人調(diào)閱外部單位或個(gè)人因工作需要調(diào)閱公司/組織檔案時(shí)，需提前向公司/組織提出書面申請(qǐng)，說明調(diào)閱檔案的目的、范圍、用途等，并提供相關(guān)證明材料。申請(qǐng)材料經(jīng)公司/組織相關(guān)部門審核同意后，由檔案管理部門向外部單位或個(gè)人發(fā)放《檔案調(diào)閱申請(qǐng)表》。外部單位或個(gè)人填寫申請(qǐng)表，并經(jīng)其單位負(fù)責(zé)人簽字蓋章后，連同相關(guān)證明材料一并提交至公司/組織檔案管理部門。（二）申請(qǐng)審核1.檔案管理部門收到調(diào)閱申請(qǐng)表后，應(yīng)及時(shí)對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括調(diào)閱目的是否合理、調(diào)閱范圍是否適當(dāng)、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間是否明確等。2.對(duì)于內(nèi)部人員調(diào)閱申請(qǐng)，如申請(qǐng)內(nèi)容符合規(guī)定，檔案管理部門應(yīng)在申請(qǐng)表上簽署審核意見，并安排檔案調(diào)閱事宜。3.對(duì)于外部單位或個(gè)人調(diào)閱申請(qǐng)，檔案管理部門應(yīng)將申請(qǐng)表及相關(guān)證明材料提交至公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，檔案管理部門方可安排檔案調(diào)閱事宜。（三）調(diào)閱登記1.檔案管理部門根據(jù)審核通過的調(diào)閱申請(qǐng)表，對(duì)調(diào)閱檔案進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括調(diào)閱人姓名（或單位名稱）、調(diào)閱日期、調(diào)閱檔案名稱、文號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等。2.調(diào)閱登記應(yīng)建立專門的登記簿，由檔案管理人員負(fù)責(zé)記錄。登記簿應(yīng)妥善保管，以備查閱。（四）檔案提供1.檔案管理人員根據(jù)調(diào)閱登記信息，從檔案庫房中提取相應(yīng)檔案，并在檔案交接清單上注明檔案名稱、文號(hào)、數(shù)量、交接時(shí)間等信息，由調(diào)閱人簽字確認(rèn)。2.檔案管理人員應(yīng)向調(diào)閱人提供必要的檔案查閱場(chǎng)所和設(shè)備，并告知調(diào)閱人檔案查閱的相關(guān)規(guī)定和注意事項(xiàng)。3.對(duì)于重要檔案或涉及敏感信息的檔案，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保調(diào)閱人在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。（五）調(diào)閱歸還1.調(diào)閱人應(yīng)在預(yù)計(jì)歸還時(shí)間內(nèi)將調(diào)閱檔案歸還至檔案管理部門。如因特殊原因需要延期歸還，調(diào)閱人應(yīng)提前向檔案管理部門提出書面申請(qǐng)，說明延期原因和預(yù)計(jì)歸還時(shí)間，經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)后方可延期。2.調(diào)閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的名稱、文號(hào)、數(shù)量、完整性等信息，確保檔案完好無損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，調(diào)閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.檔案管理人員在確認(rèn)檔案歸還無誤后，應(yīng)在檔案交接清單上注明歸還時(shí)間，并由調(diào)閱人簽字確認(rèn)。同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)將調(diào)閱登記信息進(jìn)行更新，注明檔案已歸還。三、檔案調(diào)閱權(quán)限（一）內(nèi)部人員調(diào)閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部各部門負(fù)責(zé)人有權(quán)調(diào)閱本部門形成的檔案以及與本部門工作相關(guān)的其他檔案。2.公司/組織內(nèi)部其他人員因工作需要調(diào)閱檔案時(shí)，需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，并按照檔案管理部門的要求辦理調(diào)閱手續(xù)。3.涉及公司/組織重要決策、核心業(yè)務(wù)、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，調(diào)閱權(quán)限應(yīng)嚴(yán)格控制，僅限于公司/組織高層管理人員或經(jīng)授權(quán)的特定人員。（二）外部單位或個(gè)人調(diào)閱權(quán)限1.外部單位或個(gè)人因工作需要調(diào)閱公司/組織檔案時(shí)，需按照本制度規(guī)定的調(diào)閱流程提出申請(qǐng)，并經(jīng)公司/組織相關(guān)部門審核同意和領(lǐng)導(dǎo)審批。外部單位或個(gè)人調(diào)閱公司/組織檔案的范圍應(yīng)嚴(yán)格限定在與申請(qǐng)事項(xiàng)相關(guān)的檔案，不得擅自擴(kuò)大調(diào)閱范圍。3.對(duì)于涉及公司/組織商業(yè)秘密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、重要合同等敏感檔案，原則上不予調(diào)閱。如因特殊情況確需調(diào)閱，應(yīng)經(jīng)公司/組織高層管理人員批準(zhǔn)，并采取必要的保密措施。四、檔案調(diào)閱的保密規(guī)定（一）調(diào)閱人保密義務(wù)及責(zé)任1.調(diào)閱人在調(diào)閱檔案過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司/組織的保密制度，對(duì)調(diào)閱檔案的內(nèi)容予以保密，不得擅自泄露給任何無關(guān)人員。2.調(diào)閱人如需摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容，應(yīng)事先經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。摘抄、復(fù)制的檔案內(nèi)容應(yīng)妥善保管，不得隨意傳播。3.調(diào)閱人在調(diào)閱檔案結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并確保檔案的安全與完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.調(diào)閱人違反保密規(guī)定，給公司/組織造成損失的，應(yīng)依法承擔(dān)賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任。（二）檔案管理部門保密措施1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案保密制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)，提高保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。2.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，確保檔案的安全存放。3.檔案管理人員在檔案調(diào)閱過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自向調(diào)閱人透露檔案內(nèi)容或其他無關(guān)信息。4.檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案調(diào)閱情況進(jìn)行記錄和跟蹤，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并采取相應(yīng)的防范措施。五、檔案調(diào)閱的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織應(yīng)建立內(nèi)部檔案調(diào)閱監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案調(diào)閱工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。檢查內(nèi)容包括調(diào)閱流程的執(zhí)行情況、調(diào)閱權(quán)限的落實(shí)情況、檔案的安全與完整情況、保密規(guī)定的遵守情況等。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)調(diào)閱登記信息進(jìn)行核對(duì)和統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正調(diào)閱工作中存在的問題。3.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)檔案調(diào)閱工作進(jìn)行審計(jì)，檢查檔案調(diào)閱制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時(shí)提出整改意見，并督促相關(guān)部門和人員進(jìn)行整改。（二）違規(guī)處理措施1.對(duì)于違反本制度規(guī)定的調(diào)閱行為，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)制止，并要求調(diào)閱人限期整改。如調(diào)閱人拒不整改或整改后仍不符合要求的，檔案管理部門有權(quán)暫停其調(diào)閱檔案的資格，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.對(duì)于因調(diào)閱人違規(guī)行為導(dǎo)致檔案丟失、損壞、泄密等情況的，調(diào)閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任。3.對(duì)于檔案管理部門工作人員在檔案調(diào)閱工作中存在的違規(guī)行為，公司/組織應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分；造成嚴(yán)重后果的，將