工程檔案利用制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程檔案的管理，充分發(fā)揮工程檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和工程建設(shè)中的作用，規(guī)范工程檔案的利用行為，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與工程建設(shè)相關(guān)的部門、項(xiàng)目組以及參與工程建設(shè)的各參建單位，包括但不限于設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位等。本制度所指工程檔案是指在工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，涵蓋工程項(xiàng)目從規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收全過程的文件資料。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則工程檔案的利用必須遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，維護(hù)公司合法權(quán)益。2.服務(wù)大局原則工程檔案利用工作要圍繞公司發(fā)展戰(zhàn)略和工程建設(shè)目標(biāo)，為公司生產(chǎn)經(jīng)營、工程管理、技術(shù)創(chuàng)新等提供有效支持和保障。3.方便利用原則在確保檔案安全的前提下，簡化利用手續(xù)，提高利用效率，為利用者提供便捷、高效的服務(wù)。4.嚴(yán)格管理原則對工程檔案利用過程進(jìn)行嚴(yán)格管理，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生，確保檔案信息的安全可靠。二、工程檔案的范圍與分類（一）工程前期文件1.項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評價(jià)報(bào)告等。2.工程規(guī)劃許可證、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、土地使用證等相關(guān)證件。3.工程設(shè)計(jì)任務(wù)書、設(shè)計(jì)合同、初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件等。（二）工程施工文件1.施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底等。2.工程施工過程中的各類技術(shù)文件，如材料檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。3.施工日志、工程進(jìn)度報(bào)表、工程變更通知、工程聯(lián)系單等。（三）工程監(jiān)理文件1.監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理日志等。2.工程質(zhì)量監(jiān)理文件，如質(zhì)量檢驗(yàn)批驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量評估報(bào)告等。3.工程進(jìn)度監(jiān)理文件，如工程進(jìn)度計(jì)劃審核表、工程進(jìn)度延誤分析報(bào)告等。4.工程安全監(jiān)理文件，如安全檢查記錄、安全事故處理報(bào)告等。（四）工程竣工驗(yàn)收文件1.工程竣工驗(yàn)收報(bào)告、竣工驗(yàn)收備案表等。2.工程質(zhì)量保修書、使用說明書等。3.工程竣工圖，包括建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水等專業(yè)竣工圖。（五）工程聲像檔案1.工程建設(shè)過程中的照片、錄像資料，如工程奠基儀式、重要施工節(jié)點(diǎn)、工程竣工驗(yàn)收等影像記錄。2.工程建設(shè)過程中的錄音資料，如工程會(huì)議、技術(shù)交流等音頻記錄。（六）工程電子檔案1.以電子形式存儲(chǔ)的工程文件，如電子圖紙、電子文檔、電子表格等。2.工程管理信息系統(tǒng)中產(chǎn)生的與工程建設(shè)相關(guān)的數(shù)據(jù)和文件。三、工程檔案利用的流程（一）利用申請1.公司內(nèi)部各部門、項(xiàng)目組因工作需要利用工程檔案時(shí)，應(yīng)填寫《工程檔案利用申請表》，詳細(xì)說明利用目的、利用內(nèi)容、利用時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.外部單位因工作需要利用公司工程檔案時(shí)，應(yīng)提交書面申請函，說明利用目的、利用內(nèi)容、利用時(shí)間等信息，并加蓋單位公章。申請函應(yīng)通過公司指定的聯(lián)絡(luò)渠道提交至公司檔案管理部門。（二）申請審核1.檔案管理部門收到利用申請后，應(yīng)及時(shí)對申請內(nèi)容進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括利用目的是否合理、利用內(nèi)容是否涉及保密信息、利用時(shí)間是否符合規(guī)定等。2.對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的工程檔案利用申請，檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行審核，并報(bào)公司保密管理部門批準(zhǔn)。3.審核通過后，檔案管理部門應(yīng)在《工程檔案利用申請表》上簽署審核意見，并注明可提供利用的檔案范圍、查閱方式、利用期限等信息。（三）檔案提供1.根據(jù)審核意見，檔案管理部門安排專人負(fù)責(zé)提供工程檔案。提供的檔案應(yīng)確保真實(shí)、完整、清晰，并按照規(guī)定的查閱方式提供給利用者。2.對于紙質(zhì)檔案，檔案管理人員應(yīng)在專門的查閱場所為利用者提供查閱服務(wù)，并對利用過程進(jìn)行監(jiān)督。利用者不得擅自涂改、抽取、撤換、損毀檔案。3.對于電子檔案，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限和方式為利用者提供訪問服務(wù)，并確保電子檔案的安全。利用者不得擅自復(fù)制、傳播電子檔案。（四）利用登記1.在提供工程檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)建立《工程檔案利用登記臺(tái)賬》，詳細(xì)記錄利用者姓名、單位、利用目的、利用內(nèi)容、利用時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。2.利用登記臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，作為工程檔案利用管理的重要依據(jù)。（五）檔案歸還1.利用期限屆滿后，利用者應(yīng)及時(shí)將所借工程檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案完整無損。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有丟失、損壞、涂改等情況，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)查明原因，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。同時(shí)，應(yīng)要求利用者承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。四、工程檔案利用的方式與權(quán)限（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱工程檔案時(shí)，可在檔案管理部門指定的查閱場所進(jìn)行查閱。查閱時(shí)，應(yīng)遵守查閱場所的相關(guān)規(guī)定，保持安靜，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。2.外部單位人員因工作需要查閱公司工程檔案時(shí)，需經(jīng)公司檔案管理部門同意，并在檔案管理部門指定的查閱場所進(jìn)行查閱。查閱過程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人進(jìn)行陪同，確保查閱工作的規(guī)范進(jìn)行。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱工程檔案時(shí)，應(yīng)填寫《工程檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門申請。2.外部單位人員因工作需要借閱公司工程檔案時(shí)，需經(jīng)公司檔案管理部門和保密管理部門批準(zhǔn)，并簽訂《工程檔案借閱保密協(xié)議》。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門申請。3.借閱的工程檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人。借閱者應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需續(xù)借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）復(fù)制1.公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制工程檔案時(shí)，應(yīng)填寫《工程檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明用途。2.外部單位人員因工作需要復(fù)制公司工程檔案時(shí)，需經(jīng)公司檔案管理部門和保密管理部門批準(zhǔn)，并簽訂《工程檔案復(fù)制保密協(xié)議》。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明用途。3.復(fù)制工程檔案時(shí)，應(yīng)采用復(fù)印、掃描、拍照等合法方式進(jìn)行，確保復(fù)制件與原件一致。復(fù)制件應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行整理和歸檔。（四）利用權(quán)限1.公司高層管理人員、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等因工作需要可查閱、借閱、復(fù)制與其職責(zé)相關(guān)的工程檔案。2.公司各部門業(yè)務(wù)人員因工作需要可查閱、借閱與其業(yè)務(wù)相關(guān)的工程檔案，但涉及公司核心機(jī)密的檔案需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.外部單位人員因工作需要查閱、借閱、復(fù)制公司工程檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的流程進(jìn)行申請和審批，且僅限于與該單位業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案。五、工程檔案利用的保密與安全管理（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)建立健全工程檔案保密制度，明確保密責(zé)任和保密措施。對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的工程檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行管理。2.在工程檔案利用過程中，檔案管理人員應(yīng)對利用者進(jìn)行保密教育，要求利用者嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。利用者如需摘錄、引用檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并注明出處。3.檔案管理部門應(yīng)采取必要的技術(shù)手段，如加密存儲(chǔ)、訪問控制等，確保工程檔案電子信息的安全保密。（二）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)工程檔案存儲(chǔ)場所的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備，確保檔案的安全保存。2.在工程檔案提供利用過程中，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守操作規(guī)程，確保檔案的安全。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并報(bào)告上級主管部門。3.檔案管理部門應(yīng)定期對工程檔案進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。同時(shí)，應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對可能發(fā)生的安全事故。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司檔案管理部門應(yīng)定期對工程檔案利用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括利用申請、審核、登記、歸還等環(huán)節(jié)是否規(guī)范執(zhí)行，檔案利用過程中是否存在違反保密規(guī)定和安全管理要求的行為等。2.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到妥善解決。（二）考核評價(jià)1.公司應(yīng)將工程檔案利用制度的執(zhí)行情況納入對各部門和相關(guān)人員的績效考核體系，對在工程檔案利用工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對于違反工程檔案利用制