健全檔案安全制度一、總則1.1目的為加強公司/組織檔案安全管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，防止檔案損毀、丟失、泄密等情況發(fā)生，特制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理的部門和人員，包括檔案的形成、收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。1.3基本原則1.安全第一原則：將檔案安全置于首位，采取有效措施保障檔案實體安全和信息安全。2.預(yù)防為主原則：強化檔案安全風(fēng)險意識，注重日常防范，提前消除安全隱患。3.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法開展檔案安全管理工作。4.全員參與原則：檔案安全管理涉及公司/組織全體人員，應(yīng)形成全員參與、共同維護的良好氛圍。二、檔案安全管理職責(zé)2.1檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善檔案安全管理制度、操作規(guī)程，并組織實施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門檔案安全管理工作，開展檔案安全培訓(xùn)和宣傳教育。3.負責(zé)檔案庫房的日常管理，確保庫房設(shè)施設(shè)備正常運行，檔案存放符合安全要求。4.對檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)進行安全檢查和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全問題。5.負責(zé)檔案信息系統(tǒng)的安全管理，保障檔案數(shù)據(jù)的安全存儲和傳輸。6.參與檔案安全事故的調(diào)查處理，提出整改措施和建議。2.2各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的真實、完整和安全。2.建立健全本部門檔案安全管理制度，明確專人負責(zé)檔案安全管理工作。3.配合檔案管理部門開展檔案安全檢查和整改工作，接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。4.按照規(guī)定的程序和要求利用檔案，不得擅自擴大利用范圍，不得泄露檔案機密。5.對本部門發(fā)生的檔案安全事故及時報告，并積極配合調(diào)查處理。2.3檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案安全管理制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)，確保檔案安全。2.負責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管等，做到檔案存放有序、查找方便。3.定期對檔案進行清查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。4.做好檔案庫房的安全防范工作，負責(zé)庫房設(shè)施設(shè)備的維護和管理，確保庫房環(huán)境符合安全要求。5.按照規(guī)定的權(quán)限和程序提供檔案利用服務(wù)，做好利用登記和跟蹤反饋工作。6.參與檔案鑒定和銷毀工作，確保檔案銷毀符合規(guī)定。三、檔案實體安全管理3.1檔案庫房建設(shè)與管理1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地點，遠離火源、水源、污染源等。2.庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防洪等安全設(shè)施，如消防器材、防盜門窗、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠藥劑等。3.庫房內(nèi)檔案架應(yīng)排列整齊，便于通風(fēng)和查找，檔案應(yīng)分類存放，標(biāo)識清晰。4.庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。5.建立庫房巡查制度，檔案管理人員每天至少巡查一次庫房，檢查庫房設(shè)施設(shè)備運行情況、檔案存放狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理并記錄。3.2檔案整理與保管1.檔案整理應(yīng)遵循檔案形成規(guī)律和特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。2.檔案應(yīng)按照規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)進行分類，編制分類目錄和索引，便于查找。3.檔案裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得使用金屬物裝訂，防止對檔案造成損害。4.檔案保管期限應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實際情況確定，定期對檔案進行鑒定，及時剔除失去保存價值的檔案。5.對重要檔案應(yīng)采取備份措施，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，并定期進行檢查和更新。6.檔案存放應(yīng)遵循安全、方便的原則，避免檔案擠壓、折疊、受潮等情況發(fā)生。3.3檔案運輸與交接1.檔案運輸應(yīng)采取安全可靠的方式，確保檔案在運輸過程中不受損壞。2.檔案交接應(yīng)嚴(yán)格履行交接手續(xù)，雙方應(yīng)核對檔案數(shù)量、質(zhì)量、清單等，簽字確認(rèn)。3.運輸檔案時應(yīng)注意防止檔案丟失、泄密，避免與有害物質(zhì)接觸。4.對運輸過程中發(fā)現(xiàn)的檔案問題應(yīng)及時處理，并做好記錄。四、檔案信息安全管理4.1檔案信息系統(tǒng)安全1.建立檔案信息系統(tǒng)安全管理制度，明確系統(tǒng)管理員職責(zé)和操作流程。2.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備身份認(rèn)證、訪問控制、數(shù)據(jù)加密、備份恢復(fù)等安全功能。3.定期對檔案信息系統(tǒng)進行安全評估和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)和修復(fù)安全隱患。4.加強對檔案信息系統(tǒng)用戶的管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止非法訪問和數(shù)據(jù)泄露。4.２檔案數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.制定檔案數(shù)據(jù)備份策略，定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份頻率應(yīng)根據(jù)檔案重要程度和更新情況確定。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。3.建立備份數(shù)據(jù)恢復(fù)測試制度，定期進行恢復(fù)測試，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復(fù)。4.對備份數(shù)據(jù)的存儲介質(zhì)應(yīng)進行定期檢查和維護，防止介質(zhì)損壞導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。4.3檔案信息利用安全1.嚴(yán)格按照規(guī)定的權(quán)限和程序提供檔案信息利用服務(wù)，不得擅自擴大利用范圍。2.利用檔案信息時應(yīng)進行登記，記錄利用時間、利用人、利用內(nèi)容等信息。3.檔案信息利用場所應(yīng)具備必要防止信息泄露的措施，如監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等。4.對涉及公司/組織機密的檔案信息，應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。五、檔案安全監(jiān)督與檢查5.1定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期組織對公司/組織檔案安全管理工作進行全面檢查，檢查內(nèi)容包括檔案實體安全、信息安全、制度執(zhí)行情況等。2.定期檢查每年不少于一次，檢查結(jié)果應(yīng)形成書面報告，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。5.2專項檢查1.根據(jù)檔案安全管理工作需要，適時開展專項檢查，如檔案庫房安全專項檢查、檔案信息系統(tǒng)安全專項檢查等。2.專項檢查應(yīng)制定詳細的檢查方案，明確檢查內(nèi)容、方法和步驟，確保檢查工作的針對性和有效性。5.3日常巡查1.檔案管理人員應(yīng)加強對檔案庫房、檔案整理場所等的日常巡查，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全問題。2.日常巡查應(yīng)做好記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時報告，并采取相應(yīng)的措施進行處理。5.4安全隱患整改1.對檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患，應(yīng)及時下達整改通知書，明確整改責(zé)任部門、整改期限和整改要求。2.整改責(zé)任部門應(yīng)按照整改通知書的要求，制定整改措施，認(rèn)真組織整改，確保安全隱患得到及時消除。3.檔案管理部門應(yīng)對整改情況進行跟蹤檢查，對整改不力的部門和個人進行通報批評，并追究相關(guān)責(zé)任。六、檔案安全應(yīng)急處置6.１應(yīng)急處置預(yù)案制定1.制定檔案安全應(yīng)急處置預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機構(gòu)、職責(zé)分工、應(yīng)急響應(yīng)程序、處置措施等。2.應(yīng)急處置預(yù)案應(yīng)定期進行修訂和演練，確保其科學(xué)性、實用性和可操作性。6.2應(yīng)急處置組織機構(gòu)及職責(zé)1.成立檔案安全應(yīng)急處置領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，檔案管理部門負責(zé)人及相關(guān)部門負責(zé)人為成員。2.應(yīng)急處置領(lǐng)導(dǎo)小組負責(zé)全面指揮和協(xié)調(diào)檔案安全應(yīng)急處置工作，制定應(yīng)急處置決策，組織實施應(yīng)急處置措施。3.檔案管理部門負責(zé)收集、匯總、分析檔案安全事故信息，提出應(yīng)急處置建議，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)小組開展應(yīng)急處置工作。4.其他相關(guān)部門按照職責(zé)分工，配合做好檔案安全應(yīng)急處置工作。6.3應(yīng)急響應(yīng)程序1.檔案安全事故發(fā)生后，相關(guān)人員應(yīng)立即報告檔案管理部門，檔案管理部門應(yīng)在第一時間報告應(yīng)急處置領(lǐng)導(dǎo)小組。2.應(yīng)急處置領(lǐng)導(dǎo)小組接到報告后，應(yīng)立即啟動應(yīng)急處置預(yù)案，組織相關(guān)人員開展應(yīng)急處置工作。3.應(yīng)急處置過程中，應(yīng)及時向上級主管部門和相關(guān)部門報告事故情況，請求支援和指導(dǎo)，并做好信息發(fā)布和輿論引導(dǎo)工作。6.４處置措施1.火災(zāi)事故：立即組織人員疏散，使用消防器材滅火，保護現(xiàn)場，及時報告消防部門。2.盜竊事故：保護現(xiàn)場，及時報警，配合公安機關(guān)進行調(diào)查，清點損失情況。3.水災(zāi)事故：及時轉(zhuǎn)移檔案，采取排水、除濕等措施，減少檔案損失。4.信息安全事故：立即停止相關(guān)系統(tǒng)運行，采取技術(shù)措施進行數(shù)據(jù)恢復(fù)和安全修復(fù)，調(diào)查事故原因，追究相關(guān)責(zé)任。6.5后期處置1.檔案安全事故處置結(jié)束后，應(yīng)及時對事故進行調(diào)查和評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提出改進措施。2.對因檔案安全事故造成的損失進行統(tǒng)計和評估，按照有關(guān)規(guī)定進行賠償和處理。3.對應(yīng)急處置過程中形成的檔案資料進行整理和歸檔，為今后的應(yīng)急處置工作提供參考。七、檔案安全培訓(xùn)與教育7.1培訓(xùn)計劃制定1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)公司/組織檔案安全管理工作需要，制定年度檔案安全培訓(xùn)計劃。2.培訓(xùn)計劃應(yīng)明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對象、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)方式等。7.2培訓(xùn)內(nèi)容1.檔案安全法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案安全管理制度和操作規(guī)程。3.檔案實體安全保護知識和技能。4.檔案信息安全知識和技能。5.檔案安全應(yīng)急處置知識和技能。7.3培訓(xùn)方式1.定期組織集中培訓(xùn)，邀請專家進行授課，提高檔案管理人員的安全意識和業(yè)務(wù)水平。2.開展在線培訓(xùn)，通過網(wǎng)絡(luò)平臺提供培訓(xùn)課程，方便檔案管理人員隨時隨地學(xué)習(xí)。3.組織現(xiàn)場觀摩和實踐操作，讓檔案管理人員在實際工作中掌握安全管理技能。4.發(fā)放宣傳資料，如手冊、指南等，加強檔案安全知識的宣傳普及。7.4培訓(xùn)效