會(huì)計(jì)檔案利用制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案的管理，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的利用行為，確保會(huì)計(jì)檔案的安全與完整，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案在公司經(jīng)濟(jì)管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)、子公司的會(huì)計(jì)檔案利用管理工作。（三）定義1.會(huì)計(jì)檔案：是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。2.利用：是指公司內(nèi)部各部門及人員因工作需要，按照規(guī)定程序查閱、借閱、復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的行為。（四）基本原則1.依法依規(guī)原則：會(huì)計(jì)檔案的利用必須遵守國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度。2.安全保密原則：確保會(huì)計(jì)檔案在利用過程中的安全，防止信息泄露和損壞，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的會(huì)計(jì)檔案嚴(yán)格保密。3.規(guī)范有序原則：明確會(huì)計(jì)檔案利用的流程和要求，保證利用工作規(guī)范、有序進(jìn)行。4.服務(wù)工作原則：以滿足公司內(nèi)部各部門工作需要為出發(fā)點(diǎn)，合理提供會(huì)計(jì)檔案利用服務(wù)。二、會(huì)計(jì)檔案的范圍與分類（一）會(huì)計(jì)檔案的范圍1.會(huì)計(jì)憑證：包括原始憑證、記賬憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告。4.其他會(huì)計(jì)資料：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。（二）會(huì)計(jì)檔案的分類1.按形成時(shí)間分類：分為年度會(huì)計(jì)檔案、季度會(huì)計(jì)檔案、月度會(huì)計(jì)檔案等。2.按會(huì)計(jì)核算內(nèi)容分類：如資產(chǎn)類會(huì)計(jì)檔案、負(fù)債類會(huì)計(jì)檔案、所有者權(quán)益類會(huì)計(jì)檔案、成本類會(huì)計(jì)檔案、損益類會(huì)計(jì)檔案等。3.按保管期限分類：分為永久保管的會(huì)計(jì)檔案和定期保管的會(huì)計(jì)檔案，定期保管期限一般分為10年和30年。三、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管部門及職責(zé)1.公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的整理、裝訂、保管等日常工作，并指定專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案管理。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)設(shè)置專門的會(huì)計(jì)檔案保管庫房或?qū)９瘢_保會(huì)計(jì)檔案存放安全、有序。3.保管人員應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。（二）保管要求1.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理、編號(hào)，便于查找和利用。2.對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)采用電子簽名等安全技術(shù)手段進(jìn)行管理，確保電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性和可用性。同時(shí)，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.會(huì)計(jì)檔案保管庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全設(shè)施，保持適宜的溫度和濕度。4.嚴(yán)格限制非保管人員進(jìn)入會(huì)計(jì)檔案保管場(chǎng)所。（三）保管期限1.永久保管的會(huì)計(jì)檔案：年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書。2.定期保管的會(huì)計(jì)檔案：保管期限為30年的：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)。保管期限為10年的：月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單，納稅申報(bào)表。四、會(huì)計(jì)檔案利用的申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)主體公司內(nèi)部各部門及人員因工作需要利用會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案利用申請(qǐng)表》。（二）申請(qǐng)內(nèi)容申請(qǐng)表應(yīng)包括申請(qǐng)利用的會(huì)計(jì)檔案名稱、所屬期間、利用目的、利用方式（查閱、借閱、復(fù)制）、預(yù)計(jì)利用時(shí)間等信息。（三）審批流程1.申請(qǐng)人將申請(qǐng)表提交所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需要，對(duì)申請(qǐng)的合理性和必要性進(jìn)行審查，并簽署意見。2.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，申請(qǐng)表提交至財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)申請(qǐng)利用的會(huì)計(jì)檔案是否符合利用條件、利用方式是否恰當(dāng)?shù)冗M(jìn)行審批，并簽署意見。3.對(duì)于涉及公司重大事項(xiàng)或敏感信息的會(huì)計(jì)檔案利用申請(qǐng)，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）審批結(jié)果通知財(cái)務(wù)部門應(yīng)在收到申請(qǐng)表后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批，并將審批結(jié)果通知申請(qǐng)人。如申請(qǐng)獲批，告知申請(qǐng)人具體的利用時(shí)間、地點(diǎn)及相關(guān)要求；如申請(qǐng)未獲批，說明原因。五、會(huì)計(jì)檔案的查閱（一）查閱地點(diǎn)會(huì)計(jì)檔案查閱應(yīng)在財(cái)務(wù)部門指定的查閱場(chǎng)所進(jìn)行，一般為會(huì)計(jì)檔案保管庫房或?qū)ｉT的查閱室。（二）查閱要求1.查閱人員必須遵守查閱場(chǎng)所的規(guī)章制度，保持安靜，不得在查閱場(chǎng)所內(nèi)吸煙、飲食等。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)會(huì)計(jì)檔案，不得在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、標(biāo)記、折疊、抽換、損壞等。3.查閱時(shí)，應(yīng)按照審批通過的利用目的和范圍進(jìn)行查閱，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍或查閱與工作無關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。（三）查閱登記1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立《會(huì)計(jì)檔案查閱登記簿》，對(duì)每一次查閱進(jìn)行詳細(xì)記錄。記錄內(nèi)容包括查閱日期、查閱人員姓名、所在部門、查閱會(huì)計(jì)檔案名稱及所屬期間、查閱目的、審批情況等。2.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)在登記簿上簽字確認(rèn)。六、會(huì)計(jì)檔案的借閱（一）借閱期限會(huì)計(jì)檔案借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向財(cái)務(wù)部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。（二）借閱手續(xù)1.借閱人員憑審批通過的《會(huì)計(jì)檔案利用申請(qǐng)表》到財(cái)務(wù)部門辦理借閱手續(xù)，填寫《會(huì)計(jì)檔案借閱登記表》。2.財(cái)務(wù)部門保管人員根據(jù)申請(qǐng)表和登記表，向借閱人員提供相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案，并與借閱人員當(dāng)面核對(duì)檔案數(shù)量、完整性等。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的會(huì)計(jì)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自將會(huì)計(jì)檔案帶出公司指定的查閱場(chǎng)所。（三）歸還要求1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借閱的會(huì)計(jì)檔案。歸還時(shí)，保管人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量、完整性及是否有損壞等情況。2.如發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案有丟失、損壞等情況，借閱人員應(yīng)及時(shí)報(bào)告財(cái)務(wù)部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、會(huì)計(jì)檔案的復(fù)制（一）復(fù)制條件1.因工作需要確需復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)在申請(qǐng)利用時(shí)明確提出復(fù)制申請(qǐng)，并說明復(fù)制的用途和份數(shù)。2.經(jīng)審批同意復(fù)制的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照規(guī)定的復(fù)制方式進(jìn)行復(fù)制，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。（二）復(fù)制手續(xù)1.復(fù)制人員憑審批通過并加蓋財(cái)務(wù)部門印章的《會(huì)計(jì)檔案利用申請(qǐng)表》到財(cái)務(wù)部門辦理復(fù)制手續(xù)，填寫《會(huì)計(jì)檔案復(fù)制登記表》。2.財(cái)務(wù)部門保管人員對(duì)申請(qǐng)復(fù)制的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行核對(duì)后，安排專人進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制過程中，應(yīng)采取必要措施保證復(fù)制件的質(zhì)量和安全性。3.復(fù)制完成后，復(fù)制人員應(yīng)在登記表上簽字確認(rèn)，并將復(fù)制件交予申請(qǐng)人員。同時(shí)，保管人員應(yīng)對(duì)復(fù)制后的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行核對(duì)，確保原件與復(fù)制件數(shù)量一致。（三）復(fù)制件的管理1.申請(qǐng)人員應(yīng)對(duì)復(fù)制件的使用負(fù)責(zé)，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或泄露復(fù)制件內(nèi)容。2.復(fù)制件應(yīng)按照與原件相同的保管期限進(jìn)行保管，如有需要銷毀，應(yīng)按照公司檔案銷毀規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案利用情況進(jìn)行自查，檢查會(huì)計(jì)檔案利用申請(qǐng)、審批、查閱、借閱、復(fù)制等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案是否安全完整。2.對(duì)自查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并記錄整改情況。（二）審計(jì)監(jiān)督公司審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案利用制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查會(huì)計(jì)檔案利用工作是否合規(guī)、有效，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出審計(jì)意見和建議。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定利用會(huì)計(jì)檔案的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括批評(píng)教育、警告、罰