路政檔案管理制度一、總則（一）目的路政檔案是路政管理工作的重要組成部分，為加強路政檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在路政管理工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織路政管理部門在路政管理活動中形成的各類文件材料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則路政檔案由路政管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實反映路政管理工作的實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。3.分類科學(xué)原則按照路政管理工作的特點和檔案的形成規(guī)律，進行科學(xué)分類，便于管理和利用。4.安全保密原則采取有效措施，確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）路政管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善路政檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)路政檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.定期對路政檔案進行清查、核對，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。4.負(fù)責(zé)向公司/組織檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的路政檔案。（二）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和本制度，做好路政檔案的日常管理工作。2.負(fù)責(zé)路政檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案的質(zhì)量。3.妥善保管路政檔案，做好檔案的安全防護工作，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.積極開展路政檔案的利用工作，為路政管理工作提供及時、有效的服務(wù)。5.定期對路政檔案進行統(tǒng)計和分析，及時向上級匯報檔案管理情況。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.路政管理工作中形成的各類文件、通知、報告、會議記錄、統(tǒng)計報表等。2.路政許可申請、審批文件及相關(guān)資料。3.路政案件的立案、調(diào)查、處理、結(jié)案等全過程的文件材料。4.路政設(shè)施的規(guī)劃、設(shè)計、建設(shè)、維護等方面的文件資料。5.路政宣傳、教育培訓(xùn)等活動中形成的文件材料。6.與路政管理工作相關(guān)的其他文件材料。（二）收集要求1.各部門和工作人員應(yīng)及時將路政管理工作中形成的文件材料收集齊全，定期移交路政檔案管理人員。2.收集的文件材料應(yīng)保持原件的完整性，如有破損、褪色等情況，應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進行格式轉(zhuǎn)換和存儲，確保其可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類路政檔案按照路政管理工作的職能和檔案的形成特點，分為路政許可檔案、路政案件檔案、路政設(shè)施檔案、路政宣傳檔案、路政統(tǒng)計檔案等類別。2.編號對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，確保目錄清晰、準(zhǔn)確。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于查閱和保管。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.路政檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理的要求，對收集到的文件材料進行認(rèn)真整理，及時歸檔。2.歸檔的檔案應(yīng)符合質(zhì)量要求，做到分類準(zhǔn)確、編號規(guī)范、編目清晰、裝訂整齊。3.歸檔的檔案應(yīng)編制移交清單，雙方簽字確認(rèn)，確保檔案移交的準(zhǔn)確性和完整性。（二）保管期限路政檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案（1）路政管理工作中具有重要歷史價值和長遠(yuǎn)利用價值的文件材料。（2）路政許可、案件處理等涉及重大權(quán)益和影響的文件材料。（3）上級主管部門要求永久保管的文件材料。2.長期保管的檔案（1）路政管理工作中在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的文件材料。（2）路政設(shè)施建設(shè)、維護等方面的重要文件材料。（3）路政宣傳、教育培訓(xùn)等活動中形成的有一定保存價值的文件材料。3.短期保管的檔案（1）路政管理工作中在較短時間內(nèi)需要查考利用的文件材料。（2）臨時性路政工作中形成的文件材料。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案采用專門的檔案柜進行存放，檔案柜應(yīng)堅固、防火、防潮、防蟲，并定期進行檢查和維護。2.電子檔案采用光盤、硬盤等存儲介質(zhì)進行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)標(biāo)明檔案名稱、編號、日期等信息，并定期進行數(shù)據(jù)備份和維護。同時，應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行分類、編目、檢索等管理，確保電子檔案的安全和有效利用。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則路政檔案的利用應(yīng)遵循合法、合理、及時、有效的原則，為路政管理工作提供支持和服務(wù)。（二）利用方式1.查閱路政管理部門內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，可直接到檔案管理人員處查閱。查閱時應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱路政管理部門以外的單位或個人因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)路政管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案，歸還時應(yīng)進行認(rèn)真核對，確保檔案的完整和安全。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)對檔案的利用情況進行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、利用內(nèi)容、利用方式等信息。定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計和分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由路政管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進行鑒定，提出銷毀意見。（三）鑒定方法1.審查檔案內(nèi)容對檔案的形成背景、保管價值、利用情況等進行全面審查，判斷檔案是否仍具有保存價值。2.參考保管期限根據(jù)檔案的保管期限規(guī)定，對到期檔案進行重點審查，確定是否需要銷毀。3.征求意見征求路政管理部門內(nèi)部人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門的意見，了解檔案的實際利用價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價值的檔案，填寫檔案銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.檔案銷毀清單經(jīng)路政管理部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)。5.檔案銷毀后，應(yīng)將檔案銷毀清單歸檔保存，作為檔案銷毀的憑證。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理人員應(yīng)定期對路政檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，填寫檔案統(tǒng)計報表。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)準(zhǔn)確、及時、完整，數(shù)據(jù)應(yīng)真實可靠。3.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗和問題，為檔案管理工作的改進提供依據(jù)。（二）移交工作1.路政檔案管理人員應(yīng)按照公司/組織檔案管理部門的要求，定期將應(yīng)歸檔的路政檔案移交公司/組織檔案管