檔案借閱作制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中涉及檔案借閱的相關活動。（三）基本原則1.嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.檔案借閱應遵循必要性、合理性原則，以滿足工作需要為前提，不得隨意借閱。3.堅持檔案安全第一的原則，采取有效措施保障檔案在借閱過程中的實體安全和信息安全。二、檔案借閱管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善檔案借閱制度，并組織實施。2.負責檔案借閱的登記、審核、催還等工作，建立健全檔案借閱臺賬。3.對檔案借閱情況進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和處理違規(guī)借閱行為。4.負責檔案借閱過程中的安全指導和培訓，提高借閱人員的安全意識。（二）借閱部門及人員職責1.借閱部門應指定專人負責檔案借閱工作，明確借閱目的和范圍，并對借閱人員進行指導和監(jiān)督。2.借閱人員應嚴格遵守檔案借閱制度，按照規(guī)定的程序和要求辦理借閱手續(xù)，不得擅自更改借閱內容和期限。3.借閱人員應妥善保管所借閱的檔案，不得轉借、遺失、涂改、污損或擅自銷毀檔案。4.借閱人員在借閱期滿后應及時歸還檔案，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。三、檔案借閱范圍（一）可供借閱的檔案類型1.公司各類管理制度、規(guī)定、辦法等文件檔案。2.公司工作計劃、總結、報告等文書檔案。3.公司財務報表、審計報告、合同協(xié)議等經(jīng)濟檔案。4.公司技術研發(fā)資料、產(chǎn)品設計圖紙、工藝文件等技術檔案。5.公司人事檔案、員工培訓記錄、績效考核資料等人事檔案。6.其他經(jīng)檔案管理部門認定可供借閱的檔案。（二）限制借閱的檔案類型1.涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密、財務秘密等機密檔案，未經(jīng)公司授權，不得借閱。2.正在進行中的重要項目檔案，在項目未結束前，僅限項目負責人及相關授權人員借閱。3.檔案管理部門認為不宜借閱的其他檔案。四、檔案借閱程序（一）借閱申請1.借閱人員需填寫《檔案借閱申請表》，詳細注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息。2.借閱申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交至檔案管理部門。（二）審核批準1.檔案管理部門對借閱申請表進行審核，重點審查借閱目的是否合理、借閱期限是否適當、借閱人員是否具備借閱資格等。2.對于符合借閱條件的申請，檔案管理部門負責人簽字批準；對于不符合借閱條件的申請，應及時通知借閱人員并說明理由。（三）借閱登記1.檔案管理部門根據(jù)批準的借閱申請表，進行檔案借閱登記。登記內容包括借閱日期、借閱人員姓名、部門、檔案名稱、編號、借閱期限等。2.檔案管理部門按照登記內容，從檔案庫房中取出相應檔案，交予借閱人員，并雙方在檔案交接清單上簽字確認。（四）檔案歸還1.借閱人員應在借閱期滿前，將所借閱的檔案歸還至檔案管理部門。如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.檔案管理部門在收到歸還的檔案后，應進行認真核對，檢查檔案是否完整、有無損壞、涂改等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時向借閱人員查明原因，并做好記錄。3.檔案核對無誤后，檔案管理部門將檔案歸還至檔案庫房，并在檔案借閱登記臺賬上注明歸還日期。五、檔案借閱期限（一）一般檔案借閱期限一般檔案的借閱期限為[X]個工作日，特殊情況需要延長借閱期限的，應提前向檔案管理部門申請，經(jīng)批準后方可延期。（二）重要檔案借閱期限重要檔案的借閱期限根據(jù)具體情況確定，原則上不得超過[X]個工作日。如需長期借閱，應經(jīng)公司主管領導批準，并簽訂保密協(xié)議。六、檔案借閱安全規(guī)定（一）實體安全1.借閱人員在借閱檔案時，應輕拿輕放，避免損壞檔案實體。2.檔案借閱期間，借閱人員不得將檔案帶出公司辦公區(qū)域，如需在公司外使用，應提前向檔案管理部門申請，并采取必要的安全措施。3.借閱人員不得擅自對檔案進行裁剪、折疊、裝訂等操作，如需復制檔案，應按照公司相關規(guī)定辦理手續(xù)。（二）信息安全1.借閱人員應對所借閱檔案的內容嚴格保密，不得泄露給無關人員。2.借閱人員在使用檔案過程中，應妥善保管檔案，防止信息丟失或被竊取。如發(fā)現(xiàn)檔案信息存在安全隱患，應及時向檔案管理部門報告。3.借閱人員不得擅自將檔案信息存儲在非公司指定的存儲設備上，如需存儲，應經(jīng)檔案管理部門批準，并進行安全加密處理。七、檔案借閱監(jiān)督與檢查（一）定期檢查檔案管理部門應定期對檔案借閱情況進行檢查，檢查內容包括借閱登記臺賬、檔案歸還情況記錄、檔案實體狀況等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時進行整改，并將檢查結果向公司領導匯報。（二）不定期抽查檔案管理部門可根據(jù)工作需要，不定期對檔案借閱情況進行抽查。抽查方式包括實地查看、詢問借閱人員、查閱相關記錄等。對于抽查中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應及時進行糾正，并按照公司相關規(guī)定進行處理。（三）違規(guī)處理1.對于違反檔案借閱制度的行為，檔案管理部門應及時進行制止，并責令相關人員限期改正。2.對于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，檔案管理部門可給予警告、批評教育等處理；對于情節(jié)嚴重的違規(guī)行為，應按照公司相關規(guī)定給予相應的紀律