學(xué)生信息檔案制度一、總則（一）目的為了規(guī)范學(xué)生信息檔案的管理，確保學(xué)生信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高教育教學(xué)管理效率，保障學(xué)生的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校全體學(xué)生的信息檔案管理。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，確保學(xué)生信息的收集、存儲、使用和披露符合法律規(guī)定。2.準(zhǔn)確性原則：保證學(xué)生信息的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，避免虛假或誤導(dǎo)性信息。3.安全性原則：采取必要的技術(shù)和管理措施，保護(hù)學(xué)生信息的安全，防止信息泄露、篡改或丟失。4.保密性原則：對學(xué)生信息嚴(yán)格保密，未經(jīng)授權(quán)不得向任何第三方披露。5.完整性原則：涵蓋學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)全過程的各類信息，形成完整的檔案體系。二、學(xué)生信息檔案的內(nèi)容（一）個人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫：準(zhǔn)確記錄學(xué)生的基本身份信息。2.身份證號碼：作為學(xué)生身份識別的重要依據(jù)。3.家庭住址、聯(lián)系電話：便于學(xué)校與學(xué)生及家長進(jìn)行溝通。（二）學(xué)籍信息1.入學(xué)時間、畢業(yè)時間：明確學(xué)生在本校的學(xué)習(xí)起止時間。2.所在班級、專業(yè)：記錄學(xué)生的學(xué)習(xí)班級和專業(yè)歸屬。3.學(xué)號：為每個學(xué)生唯一標(biāo)識，方便學(xué)校管理和查詢。（三）學(xué)習(xí)成績信息1.各學(xué)期課程成績：包括必修課、選修課的成績記錄。2.考試成績、考查成績：區(qū)分不同考核方式的成績。3.學(xué)分獲得情況：統(tǒng)計(jì)學(xué)生已獲得的學(xué)分。（四）獎懲信息1.獲得的獎項(xiàng)：如獎學(xué)金、榮譽(yù)稱號等。2.受到的處分：包括警告、記過、留校察看等處分記錄。（五）綜合素質(zhì)評價信息1.品德表現(xiàn)：對學(xué)生思想品德方面的評價。2.社會實(shí)踐活動記錄：學(xué)生參與社會實(shí)踐的情況。3.體育、藝術(shù)等特長發(fā)展情況：記錄學(xué)生在體育、藝術(shù)等方面的特長和發(fā)展成果。（六）健康信息1.體檢記錄：包括每年的身體檢查結(jié)果。2.疾病史：學(xué)生曾患疾病的記錄。（七）其他信息1.學(xué)生的特殊需求和特殊情況說明：如殘疾情況、特殊學(xué)習(xí)需求等。2.學(xué)生的個人申請、聲明等材料：如轉(zhuǎn)學(xué)申請、休學(xué)申請等。三、學(xué)生信息檔案管理職責(zé)分工（一）學(xué)校管理部門職責(zé)1.教務(wù)處負(fù)責(zé)學(xué)生學(xué)籍信息、學(xué)習(xí)成績信息的審核、錄入和管理。制定和完善學(xué)生成績管理相關(guān)規(guī)定。定期對學(xué)生成績數(shù)據(jù)進(jìn)行備份和存檔。2.學(xué)生工作部（處）管理學(xué)生的個人基本信息、獎懲信息、綜合素質(zhì)評價信息。負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的整理、歸檔和保管。處理學(xué)生的各類申請和相關(guān)材料。3.后勤管理部門負(fù)責(zé)學(xué)生健康信息的收集和管理，配合醫(yī)務(wù)室做好學(xué)生體檢工作。保障學(xué)生信息檔案管理所需的硬件設(shè)施和環(huán)境。4.信息技術(shù)部門提供學(xué)生信息檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)支持和維護(hù)。確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行，防止信息泄露和系統(tǒng)故障。對學(xué)生信息數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲和傳輸。（二）教師職責(zé)1.任課教師負(fù)責(zé)及時、準(zhǔn)確地記錄學(xué)生的課堂表現(xiàn)、作業(yè)完成情況等學(xué)習(xí)相關(guān)信息。按照學(xué)校規(guī)定的時間和要求提交學(xué)生的課程成績。配合學(xué)校管理部門做好學(xué)生信息的核實(shí)和補(bǔ)充工作。2.輔導(dǎo)員關(guān)注學(xué)生的日常行為表現(xiàn)、思想動態(tài)，記錄學(xué)生的綜合素質(zhì)評價信息。協(xié)助學(xué)生工作部（處）做好學(xué)生檔案的整理和更新。及時向?qū)W校反饋學(xué)生的特殊情況和需求。（三）學(xué)生職責(zé)1.如實(shí)提供個人信息，確保信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。2.配合學(xué)校管理部門和教師做好信息檔案的管理工作，及時更新個人信息。3.妥善保管個人信息，不得隨意泄露給他人。四、學(xué)生信息檔案的收集與錄入（一）收集渠道1.入學(xué)登記：學(xué)生在入學(xué)時填寫個人基本信息登記表，提交相關(guān)證明材料。2.日常教學(xué)活動：任課教師、輔導(dǎo)員在教學(xué)和管理過程中收集學(xué)生的各類信息。3.學(xué)生自主提交：學(xué)生根據(jù)自身情況提交個人申請、聲明等材料。4.學(xué)校相關(guān)部門提供：教務(wù)處、后勤管理部門等提供學(xué)生的學(xué)籍信息、健康信息等。（二）信息錄入要求1.錄入人員：由經(jīng)過培訓(xùn)的專人負(fù)責(zé)學(xué)生信息的錄入工作，確保錄入人員熟悉系統(tǒng)操作和信息錄入規(guī)范。2.錄入時間：各類信息應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)及時錄入系統(tǒng)，保證信息的時效性。3.錄入準(zhǔn)確性：錄入人員要認(rèn)真核對原始信息，確保錄入內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。對于重復(fù)或矛盾的數(shù)據(jù)，要及時核實(shí)并更正。4.數(shù)據(jù)備份：每次信息錄入完成后，要及時進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。五、學(xué)生信息檔案的存儲與保管（一）存儲方式1.電子檔案存儲：建立學(xué)生信息檔案管理系統(tǒng)，采用數(shù)據(jù)庫技術(shù)對學(xué)生信息進(jìn)行集中存儲。系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、加密等功能，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。2.紙質(zhì)檔案存儲：對于一些重要的原始材料和證明文件，應(yīng)進(jìn)行紙質(zhì)檔案存儲。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案管理的規(guī)范進(jìn)行分類、編號、裝訂，并妥善保管。（二）保管環(huán)境1.電子檔案保管：信息技術(shù)部門要確保服務(wù)器等存儲設(shè)備的安全運(yùn)行，定期進(jìn)行維護(hù)和檢查。設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全防護(hù)措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.紙質(zhì)檔案保管：學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案保管室，保持室內(nèi)干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲。檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，分類存放檔案，并設(shè)置明顯的標(biāo)識。（三）保管期限1.電子檔案：學(xué)生畢業(yè)后，其電子檔案應(yīng)長期保存，以便學(xué)校和相關(guān)部門進(jìn)行查詢和追溯。2.紙質(zhì)檔案：學(xué)生畢業(yè)后，其紙質(zhì)檔案應(yīng)按照國家檔案管理規(guī)定的期限進(jìn)行保管，一般為[X]年。期滿后，經(jīng)學(xué)校檔案管理部門審核批準(zhǔn)，可進(jìn)行銷毀處理。銷毀紙質(zhì)檔案時，應(yīng)做好記錄，以備查考。六、學(xué)生信息檔案的查詢與使用（一）查詢權(quán)限1.學(xué)校內(nèi)部人員教務(wù)處工作人員可查詢學(xué)生的學(xué)籍信息、學(xué)習(xí)成績信息等，用于教學(xué)管理和統(tǒng)計(jì)分析。學(xué)生工作部（處）工作人員可查詢學(xué)生的個人基本信息、獎懲信息、綜合素質(zhì)評價信息等，用于學(xué)生管理和思想政治教育工作。任課教師可查詢所教班級學(xué)生的課程成績信息和相關(guān)學(xué)習(xí)情況，用于教學(xué)評估和指導(dǎo)學(xué)生學(xué)習(xí)。輔導(dǎo)員可查詢所負(fù)責(zé)班級學(xué)生的全面信息，以便更好地了解學(xué)生情況，開展學(xué)生工作。2.其他經(jīng)授權(quán)人員根據(jù)工作需要，學(xué)校其他部門或校外相關(guān)單位在獲得學(xué)校授權(quán)后，可查詢學(xué)生的部分信息，但必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自擴(kuò)大查詢范圍或泄露學(xué)生信息。（二）查詢流程1.學(xué)校內(nèi)部人員查詢學(xué)生信息檔案，應(yīng)填寫查詢申請表，注明查詢目的、查詢內(nèi)容和查詢期限等信息。申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門對查詢申請表進(jìn)行審核，確認(rèn)查詢?nèi)藛T的權(quán)限和查詢內(nèi)容的合法性。審核通過后，由專人負(fù)責(zé)在系統(tǒng)中進(jìn)行查詢，并按照規(guī)定提供相關(guān)信息。3.對于涉及學(xué)生隱私的信息，檔案管理部門應(yīng)采取必要的措施進(jìn)行保護(hù)，如對敏感信息進(jìn)行部分屏蔽或加密處理。（三）信息使用規(guī)定1.學(xué)校內(nèi)部人員使用學(xué)生信息檔案應(yīng)僅限于學(xué)校管理和教學(xué)工作需要，不得將學(xué)生信息用于其他任何非法或不當(dāng)目的。2.未經(jīng)學(xué)校授權(quán)，任何個人或單位不得擅自復(fù)制、傳播、出售學(xué)生信息檔案。3.在對外提供學(xué)生信息時，必須嚴(yán)格按照法律法規(guī)和學(xué)校規(guī)定的程序進(jìn)行，確保信息的合法性和安全性。七、學(xué)生信息檔案的修改與更新（一）修改權(quán)限1.學(xué)生本人有權(quán)對個人基本信息中的錯誤或不實(shí)內(nèi)容進(jìn)行修改。修改時，應(yīng)提交書面申請，并提供相關(guān)證明材料。2.學(xué)校管理部門根據(jù)工作需要，在核實(shí)相關(guān)情況后，可對學(xué)生信息檔案中的部分信息進(jìn)行修改。修改信息時，應(yīng)填寫修改申請表，注明修改原因、修改內(nèi)容和修改時間等信息，并經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批。（二）修改流程1.學(xué)生本人提出修改申請，將申請和證明材料提交給學(xué)校相關(guān)管理部門。2.學(xué)校相關(guān)管理部門對申請進(jìn)行審核，核實(shí)修改內(nèi)容的真實(shí)性和必要性。審核通過后，通知檔案管理部門進(jìn)行信息修改。3.檔案管理部門在系統(tǒng)中對學(xué)生信息進(jìn)行修改，并同時更新紙質(zhì)檔案。修改完成后，將修改情況進(jìn)行記錄備案。（三）定期更新1.教務(wù)處應(yīng)定期更新學(xué)生的學(xué)籍信息和學(xué)習(xí)成績信息，確保信息的及時性和準(zhǔn)確性。2.學(xué)生工作部（處）應(yīng)定期更新學(xué)生的獎懲信息、綜合素質(zhì)評價信息等，反映學(xué)生的最新情況。3.后勤管理部門應(yīng)定期更新學(xué)生的健康信息，跟蹤學(xué)生的身體狀況變化。八、學(xué)生信息檔案的安全與保密（一）安全措施1.技術(shù)安全：信息技術(shù)部門要不斷完善學(xué)生信息檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)機(jī)制，安裝殺毒軟件、防火墻等安全軟件，定期進(jìn)行系統(tǒng)漏洞掃描和修復(fù)。加強(qiáng)數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)能力，制定應(yīng)急預(yù)案，確保在系統(tǒng)遭受攻擊或出現(xiàn)故障時能夠及時恢復(fù)數(shù)據(jù)。2.人員安全：對涉及學(xué)生信息檔案管理的工作人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高其安全意識和操作技能。簽訂保密協(xié)議，明確工作人員的保密責(zé)任和義務(wù)。加強(qiáng)對工作人員的日常管理和監(jiān)督，防止因內(nèi)部人員疏忽或違規(guī)操作導(dǎo)致信息泄露。（二）保密制度1.學(xué)校全體工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守學(xué)生信息檔案保密制度，不得向無關(guān)人員泄露學(xué)生信息。2.在工作中需要接觸學(xué)生信息的人員，必須在授權(quán)范圍內(nèi)使用信息，不得超出授權(quán)范圍傳播或使用。3.對于因工作需要必須對外提供學(xué)生信息的情況，要嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行審批，并與接收方簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責(zé)任。4.如發(fā)現(xiàn)學(xué)生信息檔案存在安全隱患或泄露情況，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時向上級主管部門報(bào)告。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.學(xué)校成立學(xué)生信息檔案管理監(jiān)督小組，由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)牽頭，相關(guān)管理部門負(fù)責(zé)人參加。監(jiān)督小組定期對學(xué)生信息檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.學(xué)校設(shè)立舉報(bào)郵箱和電話，接受師生和社會對學(xué)生信息檔案管理工作的監(jiān)督舉報(bào)。對于舉報(bào)內(nèi)容，要及時進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并將處理結(jié)果反饋給舉報(bào)人。（二）檢查內(nèi)容1.信息準(zhǔn)確性：檢查學(xué)生信息檔案中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確無誤，是否存在虛假或誤導(dǎo)性信息。2.信息完整性：核實(shí)學(xué)生信息檔案是否涵蓋了學(xué)生的各類重要信息，有無遺漏。3.檔案管理規(guī)范性：檢查檔案的收集、錄入、存儲、保管、查詢、使用、修改等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定，操作流程是否規(guī)范。4.安全保密措施落實(shí)情況：檢查安全防護(hù)技術(shù)措施是否有效，保密制度是否得到嚴(yán)格執(zhí)行，工作人員是否遵守保密規(guī)定。（三）違規(guī)處理