統(tǒng)計(jì)檔案管制制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司統(tǒng)計(jì)檔案的管理，確保統(tǒng)計(jì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮統(tǒng)計(jì)檔案在公司決策、管理和業(yè)務(wù)發(fā)展中的作用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在統(tǒng)計(jì)工作中形成的各類檔案資料的管理，包括但不限于統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)調(diào)查資料、統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告、統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬等。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)統(tǒng)計(jì)檔案管理的法律法規(guī)，依法進(jìn)行統(tǒng)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作。2.集中統(tǒng)一原則：統(tǒng)計(jì)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司指定的專門部門負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)檔案的歸口管理，確保統(tǒng)計(jì)檔案的完整性和系統(tǒng)性。3.科學(xué)分類原則：按照統(tǒng)計(jì)檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找、利用和管理。4.安全保密原則：確保統(tǒng)計(jì)檔案的安全，防止統(tǒng)計(jì)檔案的泄露、損毀和丟失，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的統(tǒng)計(jì)檔案進(jìn)行妥善保管。二、統(tǒng)計(jì)檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司內(nèi)部各部門定期報(bào)送的各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，包括月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)等。2.統(tǒng)計(jì)調(diào)查項(xiàng)目中形成的調(diào)查方案、調(diào)查問(wèn)卷、調(diào)查數(shù)據(jù)、調(diào)查總結(jié)等資料。3.統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告，包括定期分析報(bào)告、專題分析報(bào)告、預(yù)測(cè)分析報(bào)告等。4.統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，記錄公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，如銷售臺(tái)賬、生產(chǎn)臺(tái)賬、庫(kù)存臺(tái)賬等。5.與統(tǒng)計(jì)工作相關(guān)的文件、會(huì)議記錄、通知、批示等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地向統(tǒng)計(jì)檔案管理部門報(bào)送各類統(tǒng)計(jì)資料。2.報(bào)送的統(tǒng)計(jì)資料應(yīng)內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、邏輯清晰，并有相關(guān)人員的簽字和蓋章。3.統(tǒng)計(jì)檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)收集到的統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行核對(duì)和檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)通知相關(guān)部門進(jìn)行更正和補(bǔ)充。（三）整理方法1.分類：按照統(tǒng)計(jì)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為綜合統(tǒng)計(jì)檔案、專業(yè)統(tǒng)計(jì)檔案和部門統(tǒng)計(jì)檔案。綜合統(tǒng)計(jì)檔案包括公司整體的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告等；專業(yè)統(tǒng)計(jì)檔案按照公司的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，如銷售、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)等進(jìn)行分類；部門統(tǒng)計(jì)檔案則是各部門自行形成的統(tǒng)計(jì)資料。2.編號(hào)：為便于統(tǒng)計(jì)檔案的管理和查找，對(duì)每一份統(tǒng)計(jì)檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性的原則，可采用年份+類別+順序號(hào)的方式進(jìn)行編制。3.裝訂：對(duì)紙張較多、較為零散的統(tǒng)計(jì)資料，應(yīng)進(jìn)行裝訂成冊(cè)。裝訂時(shí)應(yīng)注意整齊、牢固，不得影響檔案的查閱和使用。4.編目：編制統(tǒng)計(jì)檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息。編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于查找和利用。三、統(tǒng)計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.短期保管：保管期限為15年的統(tǒng)計(jì)檔案，主要包括一些臨時(shí)性的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、調(diào)查資料等。2.中期保管：保管期限為510年的統(tǒng)計(jì)檔案，如部分年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表、專項(xiàng)統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告等。3.長(zhǎng)期保管：保管期限為10年以上的統(tǒng)計(jì)檔案，包括重要的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬、統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告等，以及涉及公司重大決策和戰(zhàn)略規(guī)劃的統(tǒng)計(jì)資料。（二）保管地點(diǎn)統(tǒng)計(jì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（三）保管措施1.建立檔案臺(tái)賬：對(duì)統(tǒng)計(jì)檔案進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄檔案的編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限、存放位置等信息，便于查詢和管理。2.定期檢查：定期對(duì)統(tǒng)計(jì)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否完好無(wú)損，有無(wú)受潮、發(fā)霉、蟲蛀等情況。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.數(shù)字化管理：對(duì)重要的統(tǒng)計(jì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案庫(kù)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)檔案的信息化管理。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步更新，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)丟失。4.安全保密管理：嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期的安全保密教育，簽訂保密協(xié)議，防止統(tǒng)計(jì)檔案的泄露。四、統(tǒng)計(jì)檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱統(tǒng)計(jì)檔案，用于業(yè)務(wù)分析、決策支持、績(jī)效考核等。2.外部單位因法定事由需要查閱公司統(tǒng)計(jì)檔案，如政府部門進(jìn)行統(tǒng)計(jì)執(zhí)法檢查、審計(jì)機(jī)構(gòu)進(jìn)行審計(jì)等。（二）利用流程1.申請(qǐng)：公司內(nèi)部各部門如需查閱統(tǒng)計(jì)檔案，應(yīng)填寫《統(tǒng)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交統(tǒng)計(jì)檔案管理部門。外部單位如需查閱公司統(tǒng)計(jì)檔案，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，并填寫《統(tǒng)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)人簽字同意后提交統(tǒng)計(jì)檔案管理部門。2.審批：統(tǒng)計(jì)檔案管理部門收到《統(tǒng)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》后，應(yīng)進(jìn)行審核。對(duì)于內(nèi)部查閱申請(qǐng)，審核通過(guò)后報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批；對(duì)于外部查閱申請(qǐng)，審核通過(guò)后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱：經(jīng)審批同意后，查閱人員應(yīng)在統(tǒng)計(jì)檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱統(tǒng)計(jì)檔案。查閱時(shí)應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制、轉(zhuǎn)借統(tǒng)計(jì)檔案。如需復(fù)制統(tǒng)計(jì)檔案，應(yīng)經(jīng)統(tǒng)計(jì)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。4.歸還：查閱完畢后，如果是借閱的統(tǒng)計(jì)檔案，查閱人員應(yīng)及時(shí)歸還統(tǒng)計(jì)檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。統(tǒng)計(jì)檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。五、統(tǒng)計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件統(tǒng)計(jì)檔案保管期滿，且確無(wú)保存價(jià)值的，可以按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息或法律糾紛的統(tǒng)計(jì)檔案，應(yīng)在相關(guān)事項(xiàng)處理完畢后，經(jīng)公司批準(zhǔn)方可銷毀。（二）銷毀程序1.鑒定：統(tǒng)計(jì)檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的統(tǒng)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。鑒定工作應(yīng)由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門人員和公司分管領(lǐng)導(dǎo)組成的鑒定小組進(jìn)行。2.審批：經(jīng)鑒定小組鑒定同意銷毀的統(tǒng)計(jì)檔案，應(yīng)填寫《統(tǒng)計(jì)檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)公司法定代表人或授權(quán)人審批。3.銷毀：經(jīng)批準(zhǔn)后，統(tǒng)計(jì)檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)銷毀統(tǒng)計(jì)檔案。銷毀時(shí)應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞剑_保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.備案：統(tǒng)計(jì)檔案銷毀后，應(yīng)將銷毀情況進(jìn)行備案，留存銷毀記錄和相關(guān)審批文件，以備查閱。六、統(tǒng)計(jì)檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善統(tǒng)計(jì)檔案管理制度，確保制度的有效執(zhí)行。2.組織統(tǒng)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作，對(duì)統(tǒng)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行全面監(jiān)督和指導(dǎo)。3.協(xié)調(diào)與公司內(nèi)部各部門及外部單位的關(guān)系，保障統(tǒng)計(jì)檔案管理工作的順利開展。4.定期對(duì)統(tǒng)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，提出改進(jìn)措施和建議。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)檔案的日常收集、整理、分類、編號(hào)、編目、裝訂等工作，確保統(tǒng)計(jì)檔案的完整和規(guī)范。2.按照規(guī)定的保管期限和保管要求，對(duì)統(tǒng)計(jì)檔案進(jìn)行妥善保管，定期檢查檔案的保管情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理問(wèn)題。3.負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)檔案的利用服務(wù)工作，按照利用流程為查閱人員提供檔案查閱、復(fù)制等