機關(guān)檔案制度牌一、總則（一）目的為加強機關(guān)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本機關(guān)實際情況，制定本制度牌。（二）適用范圍本制度適用于本機關(guān)各部門在檔案形成、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：機關(guān)檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映機關(guān)各項工作活動的實際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集和整理機關(guān)在工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全、完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止泄密。二、檔案管理部門職責（一）檔案管理部門設置本機關(guān)設立獨立的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負責機關(guān)檔案的日常管理工作。（二）主要職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本機關(guān)檔案管理制度并組織實施。2.負責收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和銷毀機關(guān)各類檔案，確保檔案的安全和完整。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，為檔案的查閱和利用提供便利條件。4.開展檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務水平。5.對機關(guān)各部門的檔案工作進行監(jiān)督、指導和檢查，組織檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)。6.參與機關(guān)重大活動和重要項目的檔案管理工作，確保檔案資料的及時收集和整理。7.做好檔案的開發(fā)利用工作，為機關(guān)各項工作提供檔案信息支持，充分發(fā)揮檔案的價值。三、檔案收集（一）收集范圍1.機關(guān)在履行職能活動中形成的各種文件、材料、圖表、聲像等資料，包括收文、發(fā)文、會議記錄、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表、合同協(xié)議、技術(shù)資料、照片、錄音、錄像等。2.機關(guān)內(nèi)部機構(gòu)設置、人員編制、干部任免、工資福利等方面的文件材料。3.機關(guān)舉辦的重要活動、重大項目形成的文件材料，包括活動方案、領(lǐng)導講話、會議紀要、成果報告等。4.機關(guān)工作人員在工作中形成的具有保存價值的個人業(yè)務檔案，如工作筆記、調(diào)研報告、學術(shù)論文等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時收集本部門形成的各類檔案，并定期移交檔案管理部門。2.檔案收集應做到及時、完整、準確，確保檔案材料的真實性和原始性。對重要文件和緊急文件，應隨辦隨交，不得積壓。3.收集的檔案應保持文件材料的原有整理順序，不得隨意打亂或重新裝訂。對破損、褪色的文件材料，應進行修復或復制。（三）交接手續(xù)檔案管理部門與各部門之間應建立檔案交接制度，明確交接雙方的責任和交接程序。交接時，雙方應填寫檔案交接清單，詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，并簽字確認。四、檔案整理（一）整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類標準及方法1.文書檔案：按照年度機構(gòu)保管期限分類。即先將檔案按年度分開，再在每個年度內(nèi)按機構(gòu)分類，最后按保管期限（永久、長期、短期）進行排列。2.科技檔案：按照項目專業(yè)時間順序分類。根據(jù)不同的科技項目，將相關(guān)檔案材料按專業(yè)進行細分，并按照時間先后順序排列。3.會計檔案：按照會計年度類別分類。分為會計憑證、會計賬簿、財務報告等類別，按年度進行整理。4.聲像檔案：按照載體形式時間內(nèi)容分類。如照片檔案按拍攝時間和內(nèi)容主題分類，錄音、錄像檔案按錄制時間和內(nèi)容分類。（三）編號規(guī)則1.文書檔案編號：采用年度+機構(gòu)代碼+保管期限代碼+流水號的形式。例如：202301Y001，表示2023年度第1個機構(gòu)的永久保管檔案，流水號為001。2.科技檔案編號：采用項目編號+專業(yè)代碼+順序號的形式。如項目編號為XM202301，專業(yè)代碼為KJ01，順序號為01，則編號為XM202301KJ0101。3.會計檔案編號：采用年度+類別代碼+順序號的形式。如2023KZ001，表示2023年度會計憑證類的第1份檔案。4.聲像檔案編號：采用載體代碼+時間+順序號的形式。如照片檔案編號為ZP20230501001，表示2023年5月1日拍攝的第1張照片。（四）裝訂要求1.文書檔案：一般采用A4紙左側(cè)裝訂，裝訂應牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件。2.科技檔案：根據(jù)檔案材料的具體情況，可采用線裝、膠裝或打孔裝訂等方式，確保裝訂牢固，便于查閱。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設備1.根據(jù)檔案保管要求，配備必要的保管設備，如檔案密集架、防火保險柜、溫濕度計、防蟲藥品、滅火器、吸塵器等。2.定期對保管設備進行檢查和維護，確保設備正常運行。（三）檔案存儲方式1.文書檔案、科技檔案、會計檔案等紙質(zhì)檔案應存放在檔案密集架上，按照分類編號順序排列存放。2.聲像檔案應根據(jù)載體形式分別存放，照片檔案應沖印成照片后裝入相冊或照片檔案盒，錄音、錄像檔案應存儲在專用的存儲設備中，并做好備份。（四）檔案保管期限1.文書檔案保管期限分為永久、長期（15年以上）、短期（15年以下）。2.科技檔案保管期限根據(jù)項目性質(zhì)和重要程度確定，一般與項目的使用壽命或重要性相適應。3.會計檔案保管期限按照《會計檔案管理辦法》執(zhí)行。（五）檔案清查與盤點1.檔案管理部門應定期對檔案進行清查和盤點，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準確無誤。2.清查盤點時，應填寫檔案清查盤點表，詳細記錄檔案的實際情況，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務骨干和相關(guān)部門負責人組成，負責對檔案進行鑒定工作。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行鑒定。2.對保管期滿且確無保存價值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核后，予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，詳細列出擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)機關(guān)負責人審批后，報同級檔案行政管理部門備案。3.檔案銷毀應在指定地點進行，由兩人以上監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認。4.已銷毀的檔案應在檔案銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣，并永久保存。七、檔案利用（一）利用范圍1.機關(guān)內(nèi)部工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本機關(guān)檔案，須經(jīng)本機關(guān)負責人批準。（二）利用方式1.查閱：檔案管理部門應設立專門的查閱場所，為利用者提供必要的查閱條件。利用者查閱檔案時，應填寫查閱登記表，注明查閱目的、查閱檔案的名稱和數(shù)量等信息。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，須填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀檔案。（三）利用登記與統(tǒng)計1.檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細記錄，包括利用者姓名、單位名稱、查閱時間、查閱檔案名稱、借閱期限等信息。2.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，掌握檔案利用規(guī)律和趨勢，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立機關(guān)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。2.逐步實現(xiàn)檔案信息資源的共享，為機關(guān)各項工作提供便捷的檔案信息服務。（二）數(shù)字化加工1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應符合檔案管理要求，一般不低于300dpi。2.對掃描后的電子文件進行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、目錄建庫等工作，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案管理信息系統(tǒng)應具備檔案錄入、存儲、檢索、借閱管理、統(tǒng)計分析、安全保密等功能。2.實現(xiàn)檔案信息的在線查詢和利用，利用者可通過網(wǎng)絡終端查詢和下載授權(quán)范圍內(nèi)的檔案信息。（四）數(shù)據(jù)安全與備份