電力技術(shù)檔案制度一、總則（一）目的為加強公司電力技術(shù)檔案管理，確保電力技術(shù)檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮電力技術(shù)檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理及技術(shù)創(chuàng)新中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)與電力技術(shù)相關(guān)的各類檔案的管理，包括但不限于電力工程規(guī)劃、設(shè)計、施工、運行、維護、檢修等環(huán)節(jié)形成的文件、資料、圖紙、數(shù)據(jù)等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司電力技術(shù)檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門歸口負責，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性與完整性原則電力技術(shù)檔案應(yīng)如實反映電力項目的實際情況，確保檔案內(nèi)容完整、準確，不得遺漏重要信息。3.保密性原則對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的電力技術(shù)檔案，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率，滿足公司各項工作對檔案信息的需求。二、電力技術(shù)檔案的分類與編號（一）分類1.電力規(guī)劃檔案包括電力發(fā)展規(guī)劃、電網(wǎng)規(guī)劃、電源規(guī)劃等相關(guān)文件、資料。2.電力設(shè)計檔案涵蓋電力工程項目的初步設(shè)計、施工圖設(shè)計等階段形成的圖紙、設(shè)計說明書、計算書等。3.電力施工檔案包含電力工程施工過程中的施工組織設(shè)計、施工方案、施工記錄、工程變更文件等。4.電力設(shè)備檔案涉及電力設(shè)備的選型、采購、安裝調(diào)試、運行維護等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的技術(shù)文件、產(chǎn)品說明書、設(shè)備臺賬、檢修記錄等。5.電力運行檔案如電力系統(tǒng)運行記錄、調(diào)度日志、運行報表、設(shè)備運行參數(shù)等。6.電力檢修檔案包括電力設(shè)備檢修計劃、檢修報告、檢修技術(shù)資料等。7.電力安全檔案有關(guān)電力安全生產(chǎn)的規(guī)章制度、安全檢查記錄、事故報告與處理文件等。8.電力科研與技術(shù)創(chuàng)新檔案公司開展的電力科研項目、技術(shù)創(chuàng)新成果等相關(guān)資料。（二）編號電力技術(shù)檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，便于檔案的標識和管理。編號格式如下：[年份][檔案類別代碼][順序號]例如：2023PJ001，表示2023年的電力規(guī)劃檔案中的第001份文件。檔案類別代碼如下：1.電力規(guī)劃檔案（PJ）2.電力設(shè)計檔案（SJ）3.電力施工檔案（SG）4.電力設(shè)備檔案（SB）5.電力運行檔案（YX）6.電力檢修檔案（JX）7.電力安全檔案（AQ）8.電力科研與技術(shù)創(chuàng)新檔案（KY）三、電力技術(shù)檔案的形成與收集（一）形成要求1.電力技術(shù)文件的形成應(yīng)符合國家和行業(yè)相關(guān)標準、規(guī)范及公司內(nèi)部規(guī)定，內(nèi)容真實、準確、完整。2.文件格式應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范，字跡清晰，圖表繪制準確，簽字蓋章齊全。3.電力技術(shù)檔案應(yīng)隨項目進度同步形成，確保檔案資料與項目實際情況相符。（二）收集職責1.項目負責人負責組織本項目電力技術(shù)檔案的收集工作，確保項目各階段產(chǎn)生的文件資料及時、完整地收集起來。2.各部門按照職責分工，負責收集本部門在電力技術(shù)工作中形成的相關(guān)文件資料，并及時移交檔案管理部門。3.檔案管理部門定期對各部門檔案收集情況進行檢查和指導，督促相關(guān)人員按時完成檔案收集任務(wù)。（三）收集范圍1.電力項目前期工作文件，如項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等。2.電力工程設(shè)計過程中的各類文件，包括設(shè)計合同、設(shè)計任務(wù)書、設(shè)計變更通知等。3.電力施工過程中的施工文件、監(jiān)理文件、設(shè)備材料質(zhì)量證明文件等。4.電力設(shè)備的采購合同、技術(shù)協(xié)議、安裝調(diào)試記錄、驗收報告等。5.電力運行維護過程中的運行日志、設(shè)備巡檢記錄、維護保養(yǎng)記錄等。6.電力檢修工作中的檢修方案、檢修記錄、試驗報告等。7.電力安全管理文件，如安全管理制度、應(yīng)急預(yù)案、安全培訓資料等。8.電力科研與技術(shù)創(chuàng)新項目的立項報告、研究成果報告、專利文件等。（四）收集時間1.電力項目各階段文件資料應(yīng)在該階段工作結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)收集齊全，并移交檔案管理部門。2.對于重大電力事件（如事故、故障等），相關(guān)文件資料應(yīng)在事件處理完畢后[X]個工作日內(nèi)收集整理并移交。四、電力技術(shù)檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標準對收集到的電力技術(shù)檔案進行分類整理，確保檔案分類準確、有序。2.對每份檔案進行編目，填寫檔案題名、編號、日期、來源、保管期限等信息，編目應(yīng)清晰、準確。3.去除檔案中的金屬物，對破損或褪色的文件進行修復或復制，保持檔案的完整性和可讀性。4.對電子檔案應(yīng)進行規(guī)范命名和分類存儲，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并便于檢索和利用。（二）歸檔流程1.檔案管理人員對整理好的電力技術(shù)檔案進行審核，檢查檔案的完整性、準確性和規(guī)范性。2.審核通過后，將檔案按照年度、類別進行裝訂成冊，并編制檔案目錄。3.將裝訂好的檔案及檔案目錄移交至檔案庫房進行歸檔存儲，同時在檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案信息，建立電子檔案索引。（三）保管期限電力技術(shù)檔案的保管期限根據(jù)其重要性和使用價值分為永久、長期和短期三種。1.永久保管涉及公司核心業(yè)務(wù)、重大決策、重要資產(chǎn)等方面的電力技術(shù)檔案，如電力發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃、重大電力工程項目檔案等。2.長期保管對公司生產(chǎn)經(jīng)營有較長時間參考價值的電力技術(shù)檔案，如電力設(shè)備的主要技術(shù)資料、運行維護記錄等，保管期限為[X]年。3.短期保管在一定時期內(nèi)對公司工作有參考價值的電力技術(shù)檔案，如一般性的電力工程施工記錄、短期的運行報表等，保管期限為[X]年。五、電力技術(shù)檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱電力技術(shù)檔案，應(yīng)填寫《電力技術(shù)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請表提供的信息，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記，記錄查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等。3.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房，嚴禁在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。4.如需復印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定進行復印操作，復印件應(yīng)與原件核對無誤后加蓋檔案管理部門印章。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱電力技術(shù)檔案的，應(yīng)填寫《電力技術(shù)檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、傳播檔案內(nèi)容。如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，借閱人員應(yīng)承擔相應(yīng)責任。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與借閱人員溝通解決。六、電力技術(shù)檔案的數(shù)據(jù)維護與備份（一）數(shù)據(jù)維護1.檔案管理部門應(yīng)定期對電力技術(shù)檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.及時更新檔案的基本信息，如檔案編號、題名、保管期限等發(fā)生變化時，應(yīng)在系統(tǒng)中同步更新。3.清理系統(tǒng)中的無效數(shù)據(jù)，如已刪除或不再使用的檔案記錄，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的簡潔性和有效性。（二）備份管理1.建立電力技術(shù)檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份方式包括磁帶備份、光盤備份、硬盤備份等多種形式。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的位置，與原始數(shù)據(jù)分開存放，并定期進行異地存儲，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.定期對備份數(shù)據(jù)進行檢查和恢復測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性和可恢復性。如發(fā)現(xiàn)備份數(shù)據(jù)存在問題，應(yīng)及時采取措施進行修復或重新備份。七、電力技術(shù)檔案的保密與安全管理（一）保密管理1.對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的電力技術(shù)檔案，應(yīng)嚴格按照公司保密制度進行管理，明確保密責任人和保密措施。2.檔案管理人員應(yīng)對保密檔案進行單獨存放，并設(shè)置必要的保密標識。查閱和借閱保密檔案時，應(yīng)嚴格履行審批手續(xù)，確保知悉范圍最小化。3.加強對檔案管理人員的保密教育，提高保密意識，防止因人員疏忽導致保密信息泄露。（二）安全管理1.檔案庫房應(yīng)具備完善的安全防護設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，確保檔案的安全存儲。2.定期對檔案庫房進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。對檔案存儲環(huán)境的溫濕度、空氣質(zhì)量等進行監(jiān)測和調(diào)控，保證檔案保存條件符合要求。3.加強對檔案管理人員的安全培訓，提高安全防范意識，掌握基本的安全應(yīng)急處理技能。制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期進行演練，確保在發(fā)生安全事故時能夠迅速、有效地進行處置。八、電力技術(shù)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的電力技術(shù)檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及公司分管領(lǐng)導組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要性、使用價值等因素，對檔案進行逐一審核，確定檔案的存毀。3.對仍有保存價值但保管期限已滿的檔案，可延長保管期限；對確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《電力技術(shù)檔案銷毀申請表》，提出銷毀意見。（二）銷毀1.《電力技術(shù)檔案銷毀申請表》經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，檔