檔案裝訂制度一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，提高檔案的保管和利用價值，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，特制定本檔案裝訂制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門形成的各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等。（三）基本原則1.遵循檔案形成規(guī)律：按照檔案的形成時間、來源、內(nèi)容等自然規(guī)律進行裝訂，保持檔案之間的有機聯(lián)系。2.便于保管和利用：裝訂后的檔案應(yīng)整齊、牢固，便于存放、查閱和復(fù)制，同時要符合檔案保護的要求。3.保證質(zhì)量：嚴格按照本制度規(guī)定的裝訂要求和操作流程進行裝訂，確保檔案裝訂質(zhì)量。二、檔案裝訂要求（一）裝訂前準備1.整理檔案對收集到的檔案材料進行全面清理，剔除重復(fù)、無效和無關(guān)的材料。按照檔案分類方案，對檔案進行分類、排序，確保檔案順序正確。檢查檔案材料的完整性，對破損、缺頁、字跡模糊等問題進行修復(fù)或補充。2.去除金屬物：將檔案材料中的訂書釘、回形針、大頭針等金屬物全部去除，防止金屬物對檔案造成腐蝕。3.折疊紙張對于大于A4紙規(guī)格的紙張，應(yīng)按照A4紙大小進行折疊，折疊時要注意整齊、美觀，不得影響文字內(nèi)容的閱讀。對于小于A4紙規(guī)格的紙張，應(yīng)粘貼在A4紙上，粘貼時要注意平整、牢固，不得覆蓋文字內(nèi)容。（二）裝訂方式1.文書檔案采用左側(cè)裝訂方式，裝訂線距左側(cè)邊15mm，距上邊20mm。使用三孔一線裝訂法，即在文件左側(cè)均勻打三個孔，孔距為70mm，用線繩從孔中穿過，將文件裝訂牢固。對于較厚的文件，可以采用多冊裝訂或分冊裝訂的方式，但每冊厚度不宜超過20mm。2.科技檔案科技檔案的裝訂方式應(yīng)根據(jù)檔案的類型和特點進行選擇，一般可采用左側(cè)裝訂或騎馬訂裝訂。對于圖紙類檔案，應(yīng)將圖紙折疊成A4紙大小后進行裝訂，裝訂時要注意圖紙的順序和方向，確保圖紙內(nèi)容完整、清晰。對于科技文件材料較多的檔案，可以采用活頁夾裝訂或裝盒保管，但要在活頁夾或檔案盒上注明檔案的編號、名稱、日期等信息。3.會計檔案會計檔案應(yīng)按照財政部、國家檔案局發(fā)布的《會計檔案管理辦法》的規(guī)定進行裝訂。會計憑證應(yīng)按月裝訂成冊，裝訂時要加具封面、封底，注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼等內(nèi)容。會計賬簿應(yīng)在年度終了后，按照規(guī)定進行整理、裝訂，裝訂時要注意賬簿的順序和頁碼，確保賬簿內(nèi)容完整、連續(xù)。4.人事檔案人事檔案應(yīng)按照中組部、國家檔案局發(fā)布的《干部人事檔案工作條例》的規(guī)定進行裝訂。人事檔案材料應(yīng)分類整理，按照檔案內(nèi)容的重要程度和時間順序進行排列，然后采用左側(cè)裝訂方式進行裝訂。人事檔案裝訂時要注意保持檔案材料的原貌，不得隨意涂改、抽取或添加檔案材料。（三）裝訂材料1.裝訂線：應(yīng)選用質(zhì)量好、不易斷裂的線繩，如棉線、麻線等，顏色應(yīng)與檔案紙張顏色相協(xié)調(diào)。2.封面、封底：文書檔案的封面、封底應(yīng)采用質(zhì)地較好的紙張，如牛皮紙、卡紙等，封面應(yīng)注明檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。3.裝訂夾：科技檔案、會計檔案、人事檔案等可根據(jù)需要選用合適的裝訂夾，如活頁夾、檔案盒等，裝訂夾應(yīng)具有一定的強度和密封性，能夠有效保護檔案。（四）裝訂質(zhì)量要求1.裝訂牢固：裝訂后的檔案應(yīng)牢固、平整，不得有散頁、掉頁現(xiàn)象。2.整齊美觀：裝訂線應(yīng)整齊、均勻，不得有歪斜、斷線等情況，檔案頁面應(yīng)平整、無褶皺。3.不影響閱讀：裝訂時應(yīng)注意避免裝訂線覆蓋文字內(nèi)容，確保檔案內(nèi)容清晰、完整，便于查閱。三、檔案裝訂流程（一）文書檔案裝訂流程1.整理分類：按照文書檔案分類方案，對文件進行分類、排序。2.去除金屬物：將文件中的金屬物全部去除。3.折疊紙張：對大于A4紙規(guī)格的紙張進行折疊，小于A4紙規(guī)格的紙張粘貼在A4紙上。4.打孔裝訂：在文件左側(cè)均勻打三個孔，孔距為70mm，用線繩從孔中穿過，將文件裝訂牢固。5.加封封面、封底：在裝訂好的文件左側(cè)加封封面、封底，注明檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。6.檢查驗收：裝訂完成后，對檔案進行檢查驗收，確保裝訂質(zhì)量符合要求。（二）科技檔案裝訂流程1.整理分類：按照科技檔案分類方案，對科技文件材料進行分類、排序。2.去除金屬物：將科技文件材料中的金屬物全部去除。3.折疊圖紙：對于圖紙類檔案，將圖紙折疊成A4紙大小。4.選擇裝訂方式：根據(jù)科技檔案的類型和特點，選擇左側(cè)裝訂或騎馬訂裝訂方式。5.裝訂成冊：按照選定的裝訂方式進行裝訂，裝訂時要注意保持檔案材料的順序和方向。6.加封封面、封底：在裝訂好的檔案左側(cè)加封封面、封底，注明檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。7.裝盒保管：將裝訂好的檔案裝入檔案盒中，在檔案盒上注明檔案的編號、名稱、日期等信息。8.檢查驗收：裝訂完成后，對檔案進行檢查驗收，確保裝訂質(zhì)量符合要求。（三）會計檔案裝訂流程1.整理憑證：將會計憑證按照編號順序整理整齊，剔除重復(fù)、無效和無關(guān)的憑證。2.粘貼附件：對于會計憑證的附件，應(yīng)粘貼在憑證后面，粘貼時要注意平整、牢固，不得覆蓋憑證內(nèi)容。3.加具封面、封底：在會計憑證左側(cè)加具封面、封底，注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼等內(nèi)容。4.打孔裝訂：在會計憑證左側(cè)均勻打三個孔，孔距為70mm，用線繩從孔中穿過，將憑證裝訂牢固。5.檢查驗收：裝訂完成后，對會計憑證進行檢查驗收，確保裝訂質(zhì)量符合要求。（四）人事檔案裝訂流程1.整理材料：按照人事檔案內(nèi)容分類，對人事檔案材料進行整理，剔除重復(fù)、無效和無關(guān)的材料。2.排序編號：按照檔案內(nèi)容的重要程度和時間順序，對人事檔案材料進行排序，并編寫頁碼。3.去除金屬物：將人事檔案材料中的金屬物全部去除。4.折疊紙張：對大于A4紙規(guī)格的紙張進行折疊，小于A4紙規(guī)格的紙張粘貼在A4紙上。5.左側(cè)裝訂：采用左側(cè)裝訂方式，將人事檔案材料裝訂成冊，裝訂時要注意保持檔案材料的原貌，不得隨意涂改、抽取或添加檔案材料。6.加封封面、封底：在裝訂好的人事檔案左側(cè)加封封面、封底，注明檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。7.檢查驗收：裝訂完成后，對人事檔案進行檢查驗收，確保裝訂質(zhì)量符合要求。四、檔案裝訂人員職責1.檔案管理人員負責檔案裝訂工作的組織和協(xié)調(diào)，制定檔案裝訂計劃，確保檔案裝訂工作按時、按質(zhì)完成。對檔案裝訂人員進行培訓(xùn)，指導(dǎo)檔案裝訂人員正確掌握檔案裝訂的方法和技巧，提高檔案裝訂質(zhì)量。對裝訂好的檔案進行檢查驗收，確保檔案裝訂質(zhì)量符合要求，對不符合要求的檔案及時進行整改。2.檔案裝訂人員按照檔案裝訂制度和操作流程，認真做好檔案裝訂工作，確保檔案裝訂質(zhì)量。對檔案裝訂過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時向檔案管理人員報告，如檔案材料不完整、字跡模糊等，以便及時采取措施進行處理。負責檔案裝訂工具和材料的保管和使用，定期對裝訂工具和材料進行檢查和維護，確保其正常使用。五、檔案裝訂后的保管與利用1.保管要求裝訂后的檔案應(yīng)按照檔案保管期限和分類方案進行存放，確保檔案存放有序、便于查找。檔案保管場所應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保護的要求，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。2.利用規(guī)定公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，方可查閱。查閱檔案時應(yīng)在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案保管場所。外單位人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱，并由檔案管理人員陪同查閱。查閱檔案時不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容，如需摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人批準。檔案管理人員應(yīng)嚴格按照檔案查閱申請表和批準意見提供檔案，對查閱檔案的人員進行登記，記錄查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱人員等信息。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時收回檔案，并檢查檔案是否完好無損。六、監(jiān)督與檢查1.定期檢查：檔案管理部門應(yīng)定期對檔案裝訂工作進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案裝訂質(zhì)量、裝訂流程執(zhí)行情況、檔案材料完整性等，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.不定期抽查：公司/組織內(nèi)部審計、紀檢等部門應(yīng)不定期對檔案裝訂工作進行抽查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。3.考核評價：將檔案裝訂工作納入公司/組織績效考核體系，對檔案裝訂工作質(zhì)量高、成績突出的部門和個人進行表