土地確權(quán)檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)土地確權(quán)檔案管理，確保土地確權(quán)工作成果的真實(shí)性、完整性和有效性，維護(hù)土地權(quán)利人合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織開展的土地確權(quán)工作所形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則土地確權(quán)檔案由公司/組織指定的專門部門或機(jī)構(gòu)進(jìn)行集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須如實(shí)反映土地確權(quán)工作的全過程，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、資料詳實(shí)。3.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露，維護(hù)國家和土地權(quán)利人的利益。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、利用和統(tǒng)計(jì)分析。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善土地確權(quán)檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一保管土地確權(quán)檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，對檔案進(jìn)行分類、編號、整理、裝訂等工作。3.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱登記，按照規(guī)定提供檔案利用服務(wù)。定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的安全和完整。組織開展檔案的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見，報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門土地確權(quán)工作中形成檔案資料的收集、整理、歸檔，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、利用工作，提供相關(guān)業(yè)務(wù)咨詢。3.按照檔案管理制度的要求，對本部門保管的檔案進(jìn)行妥善保管，確保檔案安全。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管等。3.做好檔案的查閱、借閱服務(wù)工作，登記查閱、借閱情況，及時(shí)催還檔案。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.土地權(quán)屬來源證明材料，如土地出讓合同、劃撥決定書、土地承包合同等。2.土地勘測定界報(bào)告、地籍調(diào)查表、宗地圖等測繪資料。3.土地確權(quán)申請、審批文件、公示材料等。4.土地權(quán)屬糾紛處理文件、協(xié)議等。5.其他與土地確權(quán)有關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將土地確權(quán)工作中形成的檔案資料收集齊全，確保檔案的完整性。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對收集的檔案資料進(jìn)行分類整理，按照一定的標(biāo)準(zhǔn)和順序進(jìn)行排列，便于后續(xù)的管理和查閱。（三）整理方法1.分類按照土地確權(quán)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為綜合類、權(quán)屬類、測繪類、糾紛處理類等類別。2.編號為每一份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、順序號等信息。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，便于查找和統(tǒng)計(jì)檔案。4.裝訂對紙張較多的檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案保管（一）保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品等。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號順序上架存放，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。3.建立檔案保管臺賬，記錄檔案的入庫、出庫、保管期限等信息，便于對檔案進(jìn)行跟蹤管理。（三）保管期限1.土地確權(quán)檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案包括土地權(quán)屬來源證明材料、土地確權(quán)申請及審批文件等重要文件。3.長期保管的檔案保管期限為30年，包括土地勘測定界報(bào)告、地籍調(diào)查表等測繪資料。4.短期保管的檔案保管期限為10年，包括土地權(quán)屬糾紛處理文件等一般性文件。（四）檔案清查1.定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況與檔案保管臺賬一致。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，并報(bào)告上級主管部門。五、檔案利用（一）利用范圍1.土地權(quán)利人查閱本人土地確權(quán)檔案，了解土地權(quán)屬情況。2.政府部門、司法機(jī)關(guān)等因工作需要查閱土地確權(quán)檔案。3.其他經(jīng)批準(zhǔn)的單位或個(gè)人查閱土地確權(quán)檔案。（二）利用程序1.查閱人填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.檔案管理部門對查閱申請表進(jìn)行審核，符合查閱條件的，予以批準(zhǔn)。3.查閱人憑有效證件到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供查閱服務(wù)，并做好查閱登記。4.查閱人如需復(fù)印、拍照檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）借閱管理1.因特殊情況需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、借閱用途等信息。2.檔案管理部門對借閱申請表進(jìn)行審核，經(jīng)批準(zhǔn)后，借閱人方可借閱檔案。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造檔案資料，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。4.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保存價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用情況，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門等相關(guān)人員組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、形式等進(jìn)行全面審查，分析檔案的歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況，確定檔案的存毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，報(bào)經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。2.檔案銷毀前，應(yīng)編制檔案銷毀清單，注明檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字，并將檔案銷毀清單歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立土地確權(quán)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和統(tǒng)計(jì)分析。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為土地確權(quán)工作提供有力的信息支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)建立土地確權(quán)檔案數(shù)據(jù)庫，將數(shù)字化檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中存儲和管理。3.檔案管理系統(tǒng)開發(fā)開發(fā)土地確權(quán)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類、編號、編目、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，提高檔案管理工作的自動(dòng)化水平。（三）信息化安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止信