食品檔案記錄制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司食品生產(chǎn)經(jīng)營過程的管理，規(guī)范食品檔案記錄工作，確保食品質(zhì)量安全可追溯，依據(jù)《中華人民共和國食品安全法》及其實施條例、相關(guān)食品安全國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及食品生產(chǎn)、加工、銷售、儲存等環(huán)節(jié)的部門和人員。（三）基本原則1.真實性原則：食品檔案記錄應(yīng)如實反映食品生產(chǎn)經(jīng)營活動的全過程，確保記錄信息真實可靠。2.完整性原則：涵蓋食品從原材料采購到成品銷售的各個環(huán)節(jié)，保證檔案記錄完整無缺。3.準(zhǔn)確性原則：記錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)清晰，避免模糊或歧義性表述。4.可追溯性原則：通過檔案記錄能夠清晰追溯食品的來源、流向、加工過程及相關(guān)責(zé)任人，以便在需要時能夠迅速查明問題。二、食品檔案記錄的內(nèi)容與要求（一）原材料采購檔案1.供應(yīng)商信息詳細(xì)記錄供應(yīng)商的名稱、地址、聯(lián)系方式、營業(yè)執(zhí)照注冊號、食品生產(chǎn)許可證編號（若有）等基本信息。建立供應(yīng)商資質(zhì)審核檔案，包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系、信譽(yù)狀況等評估資料。2.采購訂單記錄每次采購的食品原材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購日期、訂單編號等信息。明確采購價格、交貨方式、交貨日期等條款。3.進(jìn)貨查驗記錄對每批次采購的原材料進(jìn)行查驗，記錄查驗日期、查驗人員、原材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、感官性狀、包裝標(biāo)識、合格證明文件編號等內(nèi)容。如實記錄原材料的驗收結(jié)果，如合格或不合格情況。對于不合格原材料，應(yīng)詳細(xì)記錄不合格原因及處理措施，包括退貨、換貨、銷毀等情況，并留存相關(guān)憑證。（二）生產(chǎn)過程檔案1.生產(chǎn)計劃制定年度、季度、月度生產(chǎn)計劃，記錄計劃編號、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、生產(chǎn)數(shù)量、生產(chǎn)日期、生產(chǎn)班組等信息。如有調(diào)整生產(chǎn)計劃的情況，應(yīng)詳細(xì)記錄調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容及審批情況。2.生產(chǎn)過程記錄按照生產(chǎn)工藝流程，詳細(xì)記錄每個環(huán)節(jié)的操作情況，包括原材料投入量、生產(chǎn)設(shè)備運(yùn)行參數(shù)（如溫度、壓力、時間等）、操作人員、生產(chǎn)批次編號等信息。記錄生產(chǎn)過程中的關(guān)鍵控制點監(jiān)控情況，如監(jiān)控時間、監(jiān)控人員、監(jiān)控結(jié)果等。對于偏離關(guān)鍵限值的情況，應(yīng)及時記錄采取的糾正措施及結(jié)果。3.質(zhì)量檢驗記錄建立產(chǎn)品質(zhì)量檢驗制度，記錄每批次產(chǎn)品的抽樣數(shù)量、檢驗項目、檢驗方法、檢驗結(jié)果、檢驗日期、檢驗人員等信息。對于成品檢驗不合格的情況，應(yīng)詳細(xì)記錄不合格產(chǎn)品的批次、數(shù)量、不合格項目、不合格原因分析、整改措施及復(fù)查結(jié)果等內(nèi)容。（三）銷售檔案1.銷售訂單記錄銷售訂單編號、客戶名稱、地址、聯(lián)系方式、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、銷售日期、交貨日期、銷售價格等信息。明確付款方式、運(yùn)輸方式等銷售條款。2.銷售流向記錄跟蹤產(chǎn)品的銷售去向，記錄每個客戶的收貨日期、收貨地址、收貨人等信息。對于銷售退貨的產(chǎn)品，應(yīng)詳細(xì)記錄退貨原因、退貨日期、退貨數(shù)量、處理方式（如返工、報廢、換貨等）及相關(guān)憑證。（四）儲存檔案1.倉庫出入庫記錄記錄食品原材料、半成品及成品的出入庫日期、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、批次編號、出入庫類型（入庫、出庫）、倉庫位置、經(jīng)手人等信息。定期核對庫存數(shù)量，確保賬實相符。如有盤盈、盤虧情況，應(yīng)詳細(xì)記錄原因及處理結(jié)果。2.儲存條件記錄記錄倉庫的溫度、濕度、通風(fēng)等環(huán)境條件，每天定時監(jiān)測并記錄監(jiān)測時間、監(jiān)測人員、監(jiān)測數(shù)據(jù)等信息。對于有特殊儲存要求的食品，如冷藏、冷凍食品，應(yīng)詳細(xì)記錄儲存設(shè)備的運(yùn)行狀況，包括溫度記錄、設(shè)備維護(hù)記錄等。三、食品檔案記錄的方式與載體（一）記錄方式1.紙質(zhì)記錄：對于一些重要的原始憑證、檢驗報告、審批文件等，采用紙質(zhì)記錄方式，并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。2.電子記錄：利用計算機(jī)系統(tǒng)或電子表格軟件進(jìn)行記錄，如生產(chǎn)管理系統(tǒng)、銷售管理系統(tǒng)、庫存管理系統(tǒng)等。電子記錄應(yīng)具備數(shù)據(jù)加密、備份、權(quán)限管理等功能，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.視頻記錄：對于生產(chǎn)過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)、設(shè)備操作等，可以采用視頻記錄的方式進(jìn)行留存。視頻記錄應(yīng)標(biāo)注日期、時間、地點、內(nèi)容等信息，并妥善保存。（二）記錄載體1.紙質(zhì)檔案：將紙質(zhì)記錄按照類別、時間順序進(jìn)行整理，裝訂成冊，建立紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，確保檔案的安全、完整和易于查閱。2.電子檔案：將電子記錄按照一定的命名規(guī)則進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案庫。電子檔案庫應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別保存于不同的地點。3.視頻檔案：將視頻記錄存儲在硬盤、光盤等存儲介質(zhì)上，并建立相應(yīng)的索引目錄，以便快速查找和播放。四、食品檔案記錄的管理與保存（一）檔案管理職責(zé)1.設(shè)立檔案管理部門：公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)食品檔案記錄的管理工作。檔案管理人員應(yīng)具備一定的專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)流程。2.明確各部門職責(zé)：各部門負(fù)責(zé)本部門食品檔案記錄的收集、整理、歸檔工作，并按照規(guī)定的時間和要求將檔案移交至檔案管理部門。檔案管理部門負(fù)責(zé)對全公司的食品檔案記錄進(jìn)行統(tǒng)一管理、保管和查閱服務(wù)。（二）檔案收集與整理1.及時收集：各部門應(yīng)在食品生產(chǎn)經(jīng)營活動結(jié)束后及時收集相關(guān)檔案記錄，并按照規(guī)定的格式和內(nèi)容要求進(jìn)行填寫和整理。2.分類歸檔：檔案管理人員應(yīng)按照檔案記錄的類別、時間順序進(jìn)行分類歸檔，建立清晰的檔案索引目錄，便于查找和使用。對于電子檔案，應(yīng)建立相應(yīng)的電子文件夾結(jié)構(gòu)，確保文件存儲有序。（三）檔案保存期限1.一般規(guī)定：食品檔案記錄的保存期限應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。一般情況下，原材料采購檔案、生產(chǎn)過程檔案、銷售檔案、儲存檔案等應(yīng)保存不少于[X]年。2.特殊情況：對于涉及食品安全事故、投訴舉報等特殊情況的檔案記錄，應(yīng)永久保存。（四）檔案查閱與借閱1.查閱程序：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱食品檔案記錄時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)按照申請表的要求提供檔案，并做好查閱記錄。2.借閱程序：因特殊原因需要借閱食品檔案記錄的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案。（五）檔案銷毀1.銷毀條件：食品檔案記錄超過保存期限或因其他原因需要銷毀的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案記錄應(yīng)確保不涉及食品安全信息泄露和商業(yè)秘密泄露等問題。2.銷毀程序：檔案管理部門應(yīng)定期對到期或不再需要保存的檔案進(jìn)行清理，填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因、銷毀時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理人員會同相關(guān)部門人員進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息，并留存相關(guān)憑證。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.定期檢查：公司應(yīng)定期對食品檔案記錄制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案記錄的完整性、準(zhǔn)確性、及時性、規(guī)范性等方面。2.專項檢查：針對食品安全事故、投訴舉報等特殊情況，及時開展專項檢查，重點檢查相關(guān)檔案記錄的追溯性和有效性。3.檢查記錄：每次檢查應(yīng)做好記錄，包括檢查時間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問題及整改情況等信息。檢查記錄應(yīng)妥善保存，作為公司食品安全管理工作的重要資料。（二）考核機(jī)制1.建立考核指標(biāo)：制定食品檔案記錄工作的考核指標(biāo)，如檔案記錄的準(zhǔn)確率、及時歸檔率、查閱借閱規(guī)范率等，對各部門和相關(guān)人員的檔案記錄工作進(jìn)行量化考核。2.考核結(jié)果應(yīng)用：將考核結(jié)果與部門和個人的績效掛鉤，對于檔案記錄工作表現(xiàn)優(yōu)秀的