重大工程檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司重大工程檔案管理，確保重大工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為公司重大工程建設(shè)、運(yùn)營(yíng)、維護(hù)及管理決策提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司承擔(dān)的所有重大工程項(xiàng)目，包括但不限于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、工業(yè)項(xiàng)目、科研項(xiàng)目等各類(lèi)重大工程。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則重大工程檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性，避免分散保存導(dǎo)致的信息不完整或丟失。2.全程跟蹤原則檔案管理工作應(yīng)貫穿重大工程建設(shè)的全過(guò)程，從項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收、運(yùn)營(yíng)維護(hù)等各個(gè)環(huán)節(jié)，都要同步做好檔案的收集、整理和歸檔工作。3.真實(shí)準(zhǔn)確原則重大工程檔案應(yīng)如實(shí)反映工程建設(shè)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整，嚴(yán)禁虛假和不實(shí)信息進(jìn)入檔案。4.安全保密原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保重大工程檔案的安全，防止檔案信息的泄露、篡改或丟失。（四）管理職責(zé)1.公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)制定和完善重大工程檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。對(duì)重大工程項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、檢查和考核。集中保管公司重大工程檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享利用。2.重大工程項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)重大工程項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔和移交工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整和規(guī)范。明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作，配合公司檔案管理部門(mén)做好檔案管理相關(guān)工作。3.各參建單位按照合同要求和本制度規(guī)定，負(fù)責(zé)各自承擔(dān)工作范圍內(nèi)的檔案收集、整理和歸檔工作，并向建設(shè)單位移交完整的檔案資料。接受建設(shè)單位和公司檔案管理部門(mén)的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。二、檔案收集（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目選址意見(jiàn)書(shū)等。項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)文件，包括總體規(guī)劃、詳細(xì)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等各類(lèi)圖紙、文件及變更記錄。2.項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程文件工程招投標(biāo)文件，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告等。工程合同文件，如建設(shè)工程施工合同、監(jiān)理合同、設(shè)備采購(gòu)合同等。工程施工過(guò)程中的各類(lèi)技術(shù)文件，如施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程變更通知、材料檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。工程監(jiān)理文件，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。工程進(jìn)度文件，如工程進(jìn)度計(jì)劃、進(jìn)度報(bào)表、工程大事記等。工程安全與文明施工文件，如安全管理制度、安全檢查記錄、文明施工措施及相關(guān)影像資料等。3.項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工驗(yàn)收備案表。工程質(zhì)量保修書(shū)、使用說(shuō)明書(shū)。工程竣工圖，包括建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水等各專(zhuān)業(yè)竣工圖。工程竣工結(jié)算文件，如結(jié)算書(shū)、審計(jì)報(bào)告等。4.項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)維護(hù)文件設(shè)備運(yùn)行記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄、故障維修記錄等。設(shè)施改造、更新記錄及相關(guān)文件。項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)過(guò)程中的各類(lèi)監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、分析報(bào)告等。（二）收集要求1.及時(shí)性各部門(mén)和參建單位應(yīng)在文件形成或事件發(fā)生后及時(shí)收集相關(guān)檔案資料，確保檔案的時(shí)效性。2.完整性收集的檔案資料應(yīng)齊全完整，涵蓋項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程的各個(gè)方面，不得遺漏重要文件和信息。3.準(zhǔn)確性檔案資料應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)可靠，簽字蓋章等手續(xù)完備。（三）收集流程1.項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)明確檔案收集責(zé)任人，負(fù)責(zé)跟蹤項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中各類(lèi)文件的形成情況。在文件產(chǎn)生后，及時(shí)督促相關(guān)人員整理并提交檔案資料，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行初步審核和分類(lèi)。2.參建單位按照合同約定，定期向項(xiàng)目建設(shè)單位報(bào)送各自工作范圍內(nèi)的檔案資料。在工程竣工后，將全部檔案資料整理成冊(cè)，向建設(shè)單位進(jìn)行一次性移交。3.公司檔案管理部門(mén)定期對(duì)項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)和參建單位的檔案收集工作進(jìn)行檢查，確保檔案收集工作按要求進(jìn)行。對(duì)接收的檔案資料進(jìn)行詳細(xì)核對(duì)和登記，對(duì)不符合要求的檔案及時(shí)返回相關(guān)部門(mén)補(bǔ)充完善。三、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律按照項(xiàng)目建設(shè)的不同階段和文件的自然形成規(guī)律，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于保管和利用整理后的檔案應(yīng)便于存放、查找和借閱，提高檔案的利用效率。（二）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)1.按項(xiàng)目階段分類(lèi)分為項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程文件、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件和項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)維護(hù)文件四大類(lèi)。2.按專(zhuān)業(yè)分類(lèi)在每大類(lèi)下，再根據(jù)工程專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)進(jìn)行細(xì)分，如建筑工程、電氣工程、給排水工程等。（三）整理方法1.文件組卷將具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組成案卷，卷內(nèi)文件應(yīng)排列有序，編目準(zhǔn)確。不同載體的文件應(yīng)分別組卷，如紙質(zhì)文件、電子文件、聲像文件等。2.編號(hào)編目為每個(gè)案卷編制唯一的檔號(hào)，檔號(hào)應(yīng)反映檔案的分類(lèi)、年度、保管期限等信息。對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行編號(hào)，編寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄，注明文件題名、日期、頁(yè)號(hào)等信息。3.裝訂編頁(yè)對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行裝訂，拆除金屬物，破損文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)。編寫(xiě)頁(yè)碼，確保頁(yè)碼準(zhǔn)確、連續(xù)，便于查閱和統(tǒng)計(jì)。（四）整理流程1.項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行初步分類(lèi)和整理，按照整理方法要求，進(jìn)行組卷、編號(hào)編目等工作。形成初步整理后的檔案清單，提交給公司檔案管理部門(mén)審核。2.公司檔案管理部門(mén)對(duì)項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)提交的檔案整理情況進(jìn)行審核，提出修改意見(jiàn)。對(duì)審核通過(guò)的檔案進(jìn)行進(jìn)一步完善和規(guī)范，確保檔案整理符合要求。四、檔案歸檔（一）歸檔要求1.定期歸檔項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)應(yīng)在每個(gè)階段結(jié)束后，及時(shí)將整理好的檔案向公司檔案管理部門(mén)歸檔。2.完整歸檔歸檔的檔案應(yīng)包含該階段所有應(yīng)歸檔的文件資料，不得遺漏。3.規(guī)范歸檔按照檔案整理要求，確保歸檔檔案的格式統(tǒng)一、編目規(guī)范。（二）歸檔流程1.項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)將審核通過(guò)的檔案資料編制歸檔清單，一式兩份，一份隨檔案移交公司檔案管理部門(mén)，一份留存本部門(mén)備查。填寫(xiě)檔案移交登記表，注明檔案名稱(chēng)、數(shù)量、移交日期等信息，雙方簽字確認(rèn)。將檔案資料移送至公司檔案管理部門(mén)指定地點(diǎn)。2.公司檔案管理部門(mén)對(duì)接收的檔案進(jìn)行核對(duì)，與歸檔清單和移交登記表進(jìn)行比對(duì)。將檔案資料按照規(guī)定的保管期限和分類(lèi)方案進(jìn)行存放，并錄入檔案管理系統(tǒng)，完成歸檔工作。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案庫(kù)房公司應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能。2.溫濕度控制庫(kù)房?jī)?nèi)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管采用密集架存放紙質(zhì)檔案，按照檔案分類(lèi)順序排列，便于查找和管理。定期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)破損、霉變等情況及時(shí)處理。2.電子檔案保管建立電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。3.聲像檔案保管對(duì)聲像檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，標(biāo)注拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息。采用光盤(pán)、磁帶等介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行轉(zhuǎn)存，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限1.短期保管保管期限為15年的檔案，主要包括項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的一般性文件、臨時(shí)性記錄等。2.中期保管保管期限為510年的檔案，如工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、設(shè)備運(yùn)行初期的相關(guān)資料等。3.長(zhǎng)期保管保管期限為10年以上的檔案，包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、工程竣工圖、工程結(jié)算文件、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄等重要檔案。（四）檔案清查1.定期清查公司檔案管理部門(mén)每年對(duì)檔案進(jìn)行一次全面清查，核對(duì)檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管情況。2.不定期清查根據(jù)工作需要或特殊情況，對(duì)部分檔案進(jìn)行不定期清查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問(wèn)題。3.清查結(jié)果處理對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的檔案丟失、損壞等問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取補(bǔ)救措施，并記錄清查結(jié)果。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部為公司重大工程建設(shè)、運(yùn)營(yíng)、維護(hù)及管理決策提供依據(jù)。滿(mǎn)足公司各部門(mén)對(duì)工程檔案資料的查閱需求，如技術(shù)參考、經(jīng)驗(yàn)借鑒等。2.外部利用根據(jù)法律法規(guī)要求或相關(guān)部門(mén)需要，提供必要的工程檔案資料。在對(duì)外合作、項(xiàng)目申報(bào)等活動(dòng)中，按照規(guī)定提供檔案支持。（二）利用流程1.內(nèi)部利用公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容和期限等信息。申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，提交給公司檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)表提供檔案查閱服務(wù)，查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自將檔案帶出。查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案無(wú)損壞、丟失等情況。2.外部利用涉及外部利用檔案的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，明確利用范圍、方式和期限等。與利用方簽訂檔案利用協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。檔案管理部門(mén)按照協(xié)議要求提供檔案利用服務(wù)，并對(duì)利用情況進(jìn)行記錄和跟蹤。（三）利用限制1.保密限制對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱范圍，未經(jīng)批準(zhǔn)不得向外部人員提供。2.使用限制檔案利用人員應(yīng)按照規(guī)定的用途使用檔案，不得擅自復(fù)制、傳播或用于其他非法目的。七、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.定期鑒定公司檔案管理部門(mén)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保管價(jià)值得到準(zhǔn)確評(píng)估。2.科學(xué)鑒定依據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，綜合考慮其歷史、現(xiàn)實(shí)和未來(lái)利用價(jià)值，進(jìn)行科學(xué)鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由公司檔案管理部門(mén)、項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)及相關(guān)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.保管期限屆滿(mǎn)對(duì)保管期限已滿(mǎn)的檔案，經(jīng)鑒定小組審核，確認(rèn)無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的，可進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.失去利用價(jià)值檔案內(nèi)容已過(guò)時(shí)、無(wú)用，或因其他原因失去利用價(jià)值的，可予以鑒定銷(xiāo)毀。（四）銷(xiāo)毀流程1.提出申請(qǐng)檔案管理部門(mén)根據(jù)鑒定結(jié)果，填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表，注明擬銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限等信息。2.審批申請(qǐng)表經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。