檔案三個一制度檔案“三個一”制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本檔案“三個一”制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負責統(tǒng)籌協(xié)調檔案工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實完整原則檔案內容應真實反映公司各項業(yè)務活動的實際情況，確保檔案的完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.便于利用原則檔案管理應便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率，為公司各項工作提供有力支持。二、檔案“三個一”制度內容（一）一個檔案分類標準1.分類依據(jù)根據(jù)公司業(yè)務特點和檔案形成規(guī)律，將檔案分為行政管理類、黨群工作類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術類、產(chǎn)品研發(fā)類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、人事檔案類、聲像檔案類等十大類。2.分類細則行政管理類：包括公司設立、變更、注銷等相關文件，公司規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃與總結、請示與批復、通知與通報等。黨群工作類：涵蓋黨組織建設、黨員管理、思想政治工作、企業(yè)文化建設等方面的文件材料。經(jīng)營管理類：涉及市場營銷、財務管理、人力資源管理、物資采購、合同管理等業(yè)務活動的檔案。生產(chǎn)技術類：包含生產(chǎn)工藝、操作規(guī)程、技術標準、質量控制、設備維護等方面的文件。產(chǎn)品研發(fā)類：記錄產(chǎn)品研發(fā)過程中的立項報告、設計圖紙、實驗數(shù)據(jù)、技術文檔等檔案?；窘ㄔO類：有關公司基本建設項目的可行性研究報告、設計文件、施工圖紙、竣工驗收資料等。設備儀器類：設備儀器的購置、安裝、調試、使用、維護、報廢等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件材料。會計檔案類：按照國家會計檔案管理規(guī)定，整理保管公司的會計憑證、賬簿、報表等檔案。人事檔案類：員工個人的履歷、考核、任免、獎懲、工資、福利等方面的檔案材料。聲像檔案類：以照片、錄音、錄像等形式記錄公司重要活動、事件等的檔案。（二）一套檔案整理流程1.收集各部門指定專人負責檔案收集工作，定期將本部門形成的檔案材料收集齊全。對于重要會議、重大活動等產(chǎn)生的檔案，應及時跟蹤收集，確保檔案的完整性。收集的檔案材料應保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞。2.整理按照檔案分類標準，對收集到的檔案材料進行分類。對每份檔案材料進行編號、編目，填寫檔案目錄清單，注明檔案的標題、日期、來源、保管期限等信息。對檔案材料進行裝訂、編頁，確保檔案的整齊、牢固。對于破損、褪色的檔案材料，應進行修復或復制，保證檔案的可讀性。3.歸檔將整理好的檔案按照類別、年度順序進行排列，裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、年度、保管期限等信息。將檔案盒存放在檔案庫房的指定位置，建立檔案存放索引，便于查找。（三）一個檔案保管要求1.檔案庫房建設檔案庫房應選擇干燥、通風、防火、防潮、防蟲、防盜的地點，配備必要的消防器材和安全設施。檔案庫房應劃分不同的區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作的有序進行。檔案庫房應安裝溫濕度調節(jié)設備，保持庫房內溫度在14℃24℃之間，相對濕度在45%60%之間。2.檔案保管方式檔案應采用紙質檔案與電子檔案相結合的保管方式，確保檔案的備份安全。紙質檔案應按照檔案類別、年度、保管期限等順序排列存放，便于查找和利用。電子檔案應進行分類存儲，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的可檢索性。定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全。3.檔案保管期限根據(jù)國家有關規(guī)定和公司實際情況，確定各類檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（15年以上）、短期（15年以下）三種。對于重要的、具有歷史價值和憑證作用的檔案，應列為永久保管；對于在一定時期內具有查考利用價值的檔案，列為長期保管；對于只在短期內有參考價值的檔案，列為短期保管。三、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司檔案管理制度，指導各部門檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，對檔案進行收集、整理、歸檔、保管和利用。3.定期對檔案進行鑒定、銷毀工作，確保檔案的真實性和完整性。4.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案利用效率。5.組織開展檔案業(yè)務培訓，提高公司員工的檔案管理意識和業(yè)務水平。（二）各部門職責1.各部門負責人為本部門檔案管理工作的第一責任人，負責組織本部門檔案管理工作。2.各部門應指定專人負責檔案收集、整理、保管等工作，確保本部門檔案的及時、準確歸檔。3.嚴格按照公司檔案管理制度的要求，規(guī)范本部門檔案管理行為，積極配合檔案管理部門的工作。（三）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理職責，嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.負責檔案的日常收集、整理、歸檔、保管和利用工作，及時更新檔案信息。3.對檔案進行定期檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理，確保檔案的安全。4.積極為公司各部門提供檔案利用服務，做好檔案借閱登記和歸還工作。5.參與檔案鑒定、銷毀等工作，提供相關意見和建議。四、檔案利用與借閱（一）檔案利用原則1.依法利用原則檔案利用應符合國家法律法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定，不得損害國家利益和公司利益。2.服務公司原則檔案利用應緊密圍繞公司業(yè)務工作，為公司決策、管理、生產(chǎn)經(jīng)營等提供有力支持。3.規(guī)范操作原則檔案利用應嚴格按照規(guī)定的程序和手續(xù)進行，確保檔案的安全和完整。（二）檔案利用方式1.查閱公司內部員工因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應根據(jù)查閱申請，提供相應的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保檔案的安全。查閱檔案時，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注。2.借閱公司內部員工因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等信息，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自復印、拍照、傳播檔案內容。借閱期滿后，借閱人員應及時歸還檔案，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時查明原因并處理。（三）檔案利用審批流程1.申請人填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，詳細說明利用檔案的目的、內容、范圍等信息。2.將申請表提交所在部門負責人審核，部門負責人應根據(jù)工作實際情況，對申請進行審批，簽署意見。3.申請表經(jīng)部門負責人批準后，提交檔案管理部門負責人審批。檔案管理部門負責人應從檔案安全和利用的角度，對申請進行審核，決定是否批準。4.申請表經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，檔案管理人員按照規(guī)定為申請人提供檔案利用服務。五、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定原則1.全面審查原則對檔案進行全面審查，綜合考慮檔案的內容、來源、形成時間、保管期限等因素，確保鑒定結果的準確性。2.價值決定原則根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值，確定檔案的存毀。3.慎重對待原則檔案鑒定工作應慎重進行，避免誤判，確保檔案的安全和完整。（二）檔案鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人擔任組長，成員包括各部門檔案管理人員和相關業(yè)務專家。檔案鑒定工作小組負責制定檔案鑒定標準和工作方案，組織開展檔案鑒定工作，對鑒定結果進行審核和審批。（三）檔案鑒定方法1.直接鑒定法對每份檔案進行逐件審查，根據(jù)檔案的內容和價值，確定其保管期限和存毀。2.綜合分析法綜合考慮檔案的形成背景、歷史沿革、利用情況等因素，對檔案進行綜合分析，判斷其價值。（四）檔案銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行鑒定，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)檔案管理部門負責人審核、公司分管領導批準后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行銷毀。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀檔案的名稱、數(shù)量、時間、地點等信息。4.銷毀記錄應歸檔保存，以備查考。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對各部門檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案收集整理情況、檔案保管情況等。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求相關部門限期整改。3.各部門應積極配合檔案管理部門的監(jiān)督檢查工作，如實提供檔案管理情況，不得隱瞞或虛報。（二）考核評價1.建立檔案管理工作考核評價機制，對各