國企檔案保密制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案信息的安全與保密，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構(gòu)以及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保檔案保密工作合法合規(guī)。2.分級管理原則：根據(jù)檔案的重要性和敏感性，實行分級管理，明確不同級別檔案的保密要求和管理措施。3.預防為主原則：強化檔案保密意識教育，完善保密制度和技術(shù)防范措施，預防檔案信息泄露事件的發(fā)生。4.誰主管誰負責原則：各部門負責人為本部門檔案保密工作的第一責任人，負責組織實施本部門的檔案保密工作。二、檔案的分類與分級（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司各類行政文件、會議紀要、工作計劃與總結(jié)、人事檔案等。2.財務(wù)檔案：涵蓋會計憑證、賬簿、財務(wù)報表、審計報告等財務(wù)相關(guān)資料。3.業(yè)務(wù)檔案：涉及公司業(yè)務(wù)活動中的合同協(xié)議、項目文檔、市場調(diào)研報告、客戶資料等。4.技術(shù)檔案：包含公司的技術(shù)研發(fā)資料、產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝文件、技術(shù)標準等。5.其他檔案：如公司的榮譽證書、資質(zhì)文件、宣傳資料等。（二）檔案分級根據(jù)檔案的重要性、敏感性和影響范圍，將檔案分為絕密、機密、秘密三個級別。1.絕密級檔案：是公司最重要、最核心的檔案信息，一旦泄露將對公司造成極其嚴重的損失，如公司核心技術(shù)資料、重大商業(yè)機密、未公開的戰(zhàn)略規(guī)劃等。2.機密級檔案：此類檔案信息的泄露會對公司產(chǎn)生較大影響，包括重要業(yè)務(wù)合同、關(guān)鍵客戶信息、財務(wù)核心數(shù)據(jù)等。3.秘密級檔案：涉及公司一般業(yè)務(wù)信息，其泄露可能對公司業(yè)務(wù)開展有一定影響，如一般性的市場調(diào)研報告、普通人事檔案等。三、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.檔案收集人員應(yīng)嚴格按照檔案分類標準，對各類檔案進行分類收集，避免混淆。3.對于重要的檔案資料，應(yīng)及時進行備份，防止原始資料丟失。（二）整理規(guī)范1.檔案整理人員應(yīng)對收集到的檔案進行分類、編號、編目等整理工作，確保檔案資料的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.檔案編號應(yīng)遵循唯一性原則，便于檔案的查找和管理。3.編目內(nèi)容應(yīng)包括檔案名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息，確保檔案信息的清晰準確。四、檔案的存儲與保管（一）存儲場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等安全防護設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。（二）保管方式1.不同級別的檔案應(yīng)分開存放，并有明顯的標識。絕密級檔案應(yīng)單獨設(shè)立保險柜或?qū)Ｓ么鎯^(qū)域進行保管。2.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進行有序排列，便于查找和管理。3.定期對檔案進行盤點和清查，確保檔案數(shù)量準確、狀態(tài)良好。（三）電子檔案管理1.對于電子檔案，應(yīng)進行加密存儲，并定期進行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點。2.建立電子檔案訪問權(quán)限管理制度，嚴格限制對電子檔案的訪問。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相應(yīng)級別的電子檔案。3.定期對電子檔案系統(tǒng)進行維護和更新，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱流程1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并提交所在部門負責人審批。2.經(jīng)審批同意后，查閱人員持申請表到檔案管理部門進行查閱。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請表提供的查閱內(nèi)容，在指定地點提供檔案查閱服務(wù)。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成查閱工作，并將檔案歸還檔案管理部門。歸還時，檔案管理人員應(yīng)對檔案進行檢查，確保檔案完好無損。（二）借閱流程1.借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、預計歸還時間等信息，并提交所在部門負責人審批。2.對于機密級以上檔案的借閱，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導審批同意。3.經(jīng)審批同意后，借閱人員持申請表到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)向借閱人員詳細說明檔案的保管要求和注意事項，并提供必要的檔案保護工具。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。歸還時，檔案管理人員應(yīng)對檔案進行嚴格檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時追究借閱人員的責任。（三）查閱與借閱限制1.查閱人員只能查閱與本人工作相關(guān)的檔案資料，不得查閱與工作無關(guān)的檔案。2.借閱人員應(yīng)嚴格按照規(guī)定的用途使用檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復印或傳播檔案內(nèi)容。3.絕密級檔案原則上不得借閱，如有特殊情況需要借閱，必須經(jīng)公司主要領(lǐng)導批準，并采取嚴格的保密措施。六、檔案的傳遞與交接（一）內(nèi)部傳遞1.在公司內(nèi)部傳遞檔案時，應(yīng)填寫《檔案傳遞登記表》，注明傳遞檔案的名稱、數(shù)量、傳遞時間、傳遞部門、接收部門等信息。2.檔案傳遞人員應(yīng)確保檔案的安全傳遞，避免檔案在傳遞過程中出現(xiàn)丟失、損壞等情況。3.接收部門在收到檔案后，應(yīng)及時在《檔案傳遞登記表》上簽字確認。（二）外部交接1.因工作需要向外部單位或個人提供檔案資料時，應(yīng)填寫《檔案外部交接申請表》，注明交接檔案的名稱、數(shù)量、交接原因、接收單位或個人等信息，并提交所在部門負責人審批。2.對于機密級以上檔案的外部交接，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導審批同意。3.經(jīng)審批同意后，檔案管理人員應(yīng)與接收單位或個人簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保檔案信息的安全。4.在檔案外部交接過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如加密傳輸、專人護送等，防止檔案信息泄露。七、檔案的銷毀（一）銷毀條件1.檔案已超過保管期限，且確無保存價值的。2.因保管不善等原因?qū)е聶n案損壞、變質(zhì)，無法修復且無利用價值的。3.根據(jù)法律法規(guī)要求或公司規(guī)定必須銷毀的檔案。（二）銷毀流程1.檔案管理部門應(yīng)定期對到期檔案進行清理和鑒定，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)所在部門負責人審核、公司分管領(lǐng)導審批同意后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責，并在監(jiān)銷人員的監(jiān)督下進行。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息徹底銷毀。4.銷毀過程中應(yīng)填寫《檔案銷毀記錄》，注明銷毀時間、地點、銷毀檔案的名稱和數(shù)量、監(jiān)銷人員等信息。銷毀記錄應(yīng)保存?zhèn)洳?。八、保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機構(gòu)公司設(shè)立檔案保密工作監(jiān)督小組，由公司分管領(lǐng)導擔任組長，成員包括檔案管理部門負責人、各部門兼職檔案員等。監(jiān)督小組負責對公司檔案保密工作進行全面監(jiān)督和檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、存儲、保管、查閱、借閱、傳遞、交接、銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案保密措施的落實情況，如檔案庫房的安全防護設(shè)施、電子檔案的加密存儲和訪問權(quán)限管理等。3.員工的檔案保密意識和行為規(guī)范，是否存在違規(guī)查閱、借閱、傳播檔案信息等情況。（三）檢查方式1.定期檢查：監(jiān)督小組定期對公司檔案保密工作進行全面檢查，每年不少于[X]次。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，監(jiān)督小組不定期對部分部門的檔案保密工作進行抽查。3.專項檢查：針對檔案管理中的突出問題或重要事項，開展專項檢查。（四）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時下達整改通知書，責令相關(guān)部門限期整改。2.整改完成后，相關(guān)部門應(yīng)向監(jiān)督小組提交整改報告，監(jiān)督小組對整改情況進行復查。3.對于違反檔案保密制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、辭退等，并追究相關(guān)責任人的責任。九、保密教育與培訓（一）教育內(nèi)容1.國家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)和政策文件。2.公司檔案保密制度的內(nèi)容和要求。3.檔案保密意識和技能培訓，如檔案的分類、編號、整理方法，電子檔案的管理等。（二）培訓方式1.定期組織檔案保密知識培訓，邀請專家或內(nèi)部專業(yè)人員進行授課，每年不少于[X]次。2.發(fā)放檔案保密宣傳資料，如手冊、指南等，供員工自學。3.利用公司內(nèi)部網(wǎng)