合約檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合約檔案管理，確保合約檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮合約檔案在公司經(jīng)營(yíng)管理中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各類合約檔案的管理，包括但不限于采購(gòu)合約、銷售合約、租賃合同、服務(wù)合約等。（三）定義1.合約檔案：指公司在合約簽訂、履行、變更、終止等過程中形成的具有保存價(jià)值的各種文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等，包括紙質(zhì)檔案和電子檔案。2.合約檔案管理：指對(duì)合約檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用、銷毀等全過程的管理活動(dòng)。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：合約檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：合約檔案應(yīng)如實(shí)反映合約簽訂、履行等實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：加強(qiáng)合約檔案的安全保密措施，防止檔案信息泄露，確保檔案的安全。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于合約檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、合約檔案的收集與整理（一）收集范圍1.合約文本：包括合約正本、副本、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議等。2.合約相關(guān)文件：如合約審批表、授權(quán)委托書、招投標(biāo)文件、談判記錄、會(huì)議紀(jì)要、往來(lái)信函、電報(bào)、傳真、電子郵件等。3.合約履行過程中的文件：如發(fā)貨單、驗(yàn)收單、對(duì)賬單、付款憑證、發(fā)票等。4.合約終止或解除的文件：如終止協(xié)議、解除通知、結(jié)算清單等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合約檔案的收集工作，確保合約檔案的及時(shí)、完整收集。2.合約簽訂后，承辦部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將合約檔案移交檔案管理部門，不得擅自留存。3.合約履行過程中形成的文件，承辦部門應(yīng)按照時(shí)間順序及時(shí)整理，定期移交檔案管理部門。4.對(duì)于重要合約或涉及重大利益的合約，承辦部門應(yīng)在合約簽訂后及時(shí)向檔案管理部門報(bào)備，并提供相關(guān)背景資料。（三）整理方法1.分類：按照合約的性質(zhì)、類別進(jìn)行分類，如采購(gòu)合約、銷售合約、租賃合同等。2.編號(hào)：為每份合約檔案編制唯一的編號(hào)，以便于管理和查詢。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，如年份+合約類別+流水號(hào)。3.編目：對(duì)合約檔案進(jìn)行編目，編制目錄清單，包括合約編號(hào)、名稱、簽訂日期、履行期限、當(dāng)事人、金額等信息。4.裝訂：將合約文本及相關(guān)文件按照一定順序裝訂成冊(cè)，確保整齊、牢固。三、合約檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理部門應(yīng)按照整理好的合約檔案進(jìn)行歸檔，確保檔案的有序存放。2.歸檔的合約檔案應(yīng)編制檔案盒封面和脊背標(biāo)簽，注明合約編號(hào)、名稱、歸檔日期等信息。3.對(duì)于電子合約檔案，應(yīng)按照電子文件管理的要求進(jìn)行歸檔，確保電子文件的可讀性和可利用性。（二）保管期限1.合約檔案的保管期限根據(jù)合約的重要程度、性質(zhì)和相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定確定，一般分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的合約檔案包括涉及公司重大權(quán)益、重要資產(chǎn)處置、長(zhǎng)期合作關(guān)系等具有重要?dú)v史價(jià)值和法律意義的合約。3.長(zhǎng)期保管的合約檔案保管期限一般為10年至30年，包括公司主要業(yè)務(wù)活動(dòng)中的重要合約。4.短期保管期限一般為5年以下，包括一般性的合約。（三）保管措施1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保合約檔案的安全。2.定期對(duì)合約檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.對(duì)于電子合約檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，檔案管理人員應(yīng)遵守檔案管理制度，確保檔案的安全保密。四、合約檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱合約檔案，應(yīng)填寫《合約檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密或重要商業(yè)信息的合約檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)授權(quán)不得泄露檔案內(nèi)容。3.外部單位查閱合約檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《合約檔案查閱申請(qǐng)表》，提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批通過后，查閱人員持申請(qǐng)表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理部門根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供相應(yīng)的合約檔案，并做好查閱登記。4.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房或轉(zhuǎn)借他人。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）利用方式1.公司內(nèi)部人員因工作需要利用合約檔案，可根據(jù)檔案管理部門的規(guī)定進(jìn)行復(fù)印、摘錄等，但不得擅自更改檔案內(nèi)容。2.外部單位利用合約檔案，如需提供復(fù)印件或相關(guān)資料，應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照檔案管理部門的規(guī)定辦理手續(xù)。3.檔案管理部門應(yīng)積極配合公司內(nèi)部各部門對(duì)合約檔案的利用需求，提供必要的支持和服務(wù)。五、合約檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.合約檔案的鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格保密的原則。2.根據(jù)合約檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合鑒定。（二）鑒定組織1.成立合約檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成。2.鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)合約檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.查閱檔案內(nèi)容，了解合約的簽訂、履行、變更、終止等情況，評(píng)估檔案的價(jià)值。2.參考合約檔案的保管期限規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，確定檔案是否仍具有保存價(jià)值。3.征求相關(guān)部門和人員的意見，綜合考慮各方面因素，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定確無(wú)保存價(jià)值的合約檔案，應(yīng)填寫《合約檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《合約檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。3.銷毀合