機關(guān)檔案制度保障一、總則（一）目的為加強本機關(guān)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為機關(guān)各項工作提供有力支持，特制定本檔案制度保障。（二）適用范圍本制度適用于本機關(guān)各部門在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。機關(guān)檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.完整準確原則。各部門應及時、準確地將工作中形成的各類檔案收集齊全，保證檔案內(nèi)容的完整性和真實性。3.安全保密原則。采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.便于利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便機關(guān)工作人員和其他相關(guān)人員查閱利用檔案。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本機關(guān)檔案管理制度并組織實施。2.負責接收、收集、整理、保管和統(tǒng)計本機關(guān)的各類檔案，確保檔案的齊全、完整和安全。3.開展檔案信息化建設，建立和完善檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲和檢索利用。4.對各部門檔案工作進行監(jiān)督、指導和檢查，組織檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務水平。5.按照規(guī)定向國家綜合檔案館移交應進館的檔案，并做好相關(guān)服務工作。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案材料的真實、完整，并定期向檔案管理部門移交。2.明確一名檔案工作兼職人員，負責本部門檔案工作的日常管理和協(xié)調(diào)，配合檔案管理部門開展檔案業(yè)務工作。3.嚴格執(zhí)行檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和保密，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)讓檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)來文、發(fā)文、會議文件、領(lǐng)導講話、批示等。2.本機關(guān)形成的各類文件、報告、請示、批復、通知、會議紀要、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。3.本機關(guān)開展業(yè)務活動形成的合同、協(xié)議、項目文件、調(diào)研材料、技術(shù)資料、聲像資料等。4.本機關(guān)機構(gòu)設置、人員任免、職稱評定、工資福利等方面的文件材料。5.本機關(guān)資產(chǎn)登記、財務報表、審計報告等文件材料。6.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應建立健全檔案收集制度，明確檔案收集的責任人、時間節(jié)點和要求，確保檔案及時、完整地收集。2.檔案收集應遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，按照年度、機構(gòu)、問題等進行分類收集。3.對于重要會議、重大活動、重點項目等形成的檔案，應實行跟蹤收集，確保檔案的全面性和準確性。（三）整理方法1.檔案整理應按照國家檔案局制定的《歸檔文件整理規(guī)則》進行，遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.歸檔文件應進行分類、編號、編目、裝訂等工作，確保歸檔文件的整齊、規(guī)范。3.檔案分類應根據(jù)本機關(guān)檔案的實際情況，采用年度機構(gòu)保管期限分類法或年度問題保管期限分類法等。4.編號應按照分類方案依次賦予歸檔文件唯一的標識號，確保編號的連續(xù)性和系統(tǒng)性。5.編目應準確填寫歸檔文件的日期、文號、責任者、題名、頁數(shù)、保管期限等項目，便于檢索和利用。6.裝訂應采用線裝或不銹鋼夾等方式，確保歸檔文件的牢固和整齊，便于翻閱。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等條件。庫房面積應根據(jù)檔案數(shù)量和未來發(fā)展需求合理確定。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調(diào)、除濕機、溫濕度計、防蟲藥品、消防器材、防盜報警裝置等，確保檔案保管環(huán)境的安全和適宜。（二）檔案裝具1.應選用符合國家標準的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等，確保檔案的存放安全和整齊有序。2.檔案裝具應根據(jù)檔案的分類和編號進行合理排列，便于查找和管理。（三）檔案保管期限1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本機關(guān)實際情況，確定檔案的保管期限分為永久、定期（30年、10年）。2.永久保管的檔案主要包括本機關(guān)制定的法規(guī)性文件、重要會議文件、重要業(yè)務文件、機構(gòu)演變、人事任免、財務審計等方面的文件材料。3.定期保管的檔案主要包括一般性業(yè)務文件、短期的工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等文件材料。（四）檔案保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的實體安全和完整。發(fā)現(xiàn)問題應及時報告并采取相應措施進行處理。2.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的可讀性。3.對電子檔案應定期進行備份，存儲介質(zhì)應異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，對借出的檔案應及時催還，確保檔案按時歸還。5.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫房環(huán)境整潔。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本機關(guān)工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級機關(guān)、其他單位因工作需要查閱本機關(guān)檔案，應按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.司法機關(guān)、紀檢監(jiān)察機關(guān)等因辦案需要查閱本機關(guān)檔案，應按照法律程序辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱。本機關(guān)工作人員可在檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應提供必要的幫助和指導。查閱檔案應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出。2.借閱。因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等，經(jīng)部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制。根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可提供檔案復制服務。復制檔案應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并注明復制用途。復制的檔案應與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用要求1.利用者應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換、加注標記等。2.查閱、借閱檔案應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。如需摘錄、引用檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門審核同意。3.檔案利用完畢后，利用者應及時歸還檔案，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應及時處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務部門負責人、檔案管理人員等組成，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限和價值，對到期檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.對仍有保存價值但保管期限已滿的檔案，應進行延長保管期限的鑒定。3.對已失去保存價值的檔案，應予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，列出需鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對需鑒定的檔案進行逐卷審查，根據(jù)鑒定標準提出存毀意見。3.檔案管理部門根據(jù)鑒定工作小組的意見，編制《檔案鑒定銷毀清冊》，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、存毀意見等。4.《檔案鑒定銷毀清冊》經(jīng)機關(guān)負責人審批后，作為檔案銷毀的依據(jù)。（四）銷毀程序1.檔案銷毀應在指定地點進行，由檔案管理部門會同紀檢監(jiān)察部門等共同監(jiān)銷。2.在銷毀檔案時，應確保檔案信息無法恢復，可采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在《檔案鑒定銷毀清冊》上簽字確認，并將銷毀情況報告機關(guān)負責人。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）數(shù)字化采集1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應符合國家相關(guān)標準，確保圖像清晰可讀。2.對電子檔案應進行規(guī)范整理，按照檔案管理系統(tǒng)的要求進行分類、編號、編目等，確保電子檔案的完整性和準確性。（三）存儲與管理1.建立檔案數(shù)據(jù)庫，將數(shù)字化檔案信息存儲在數(shù)據(jù)庫中，并進行定期備份，確保數(shù)據(jù)的安全。2.檔案管理系統(tǒng)應具備權(quán)限管理、檢索查詢、統(tǒng)計分析、借閱管理、鑒定銷毀等功能，方便檔案管理人員進行操作和管理。（四）檢索與利用1.檔案管理系統(tǒng)應提供多種檢索方式，如按年度、機構(gòu)、題名、文號、責任者等進行檢索，方便利用者快速查找所需檔案。2.利用者可通過網(wǎng)絡遠程查閱、借閱數(shù)字化檔案，檔案管理部門應加強對遠程利用的管理和監(jiān)督，確保檔案信息的安全。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案管理部門和各部門檔案工作的開展情況，包括檔案人員配備、檔案設施設備建設、檔案業(yè)務培訓等。3.檔案信息化建設情況，包括數(shù)字化采集、存儲、管理、檢索利用等方面。（二）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查。檔案管理部門每年對各部門檔案工作進行一次全面檢查，檢查結(jié)果進行通報。2.不定期抽查。檔案管理部門不定期對各部門檔案工作進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.專項檢查。針對檔案管理中的重點問題或薄弱環(huán)節(jié)，開展專項檢查，確保檔案管理工作的規(guī)范和安全。（三）問題整改1.對監(jiān)督檢