檔案利用制度上墻一、總則1.目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案利用行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案利用過程中的相關(guān)活動。3.基本原則檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、安全、高效的原則，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行操作，確保檔案信息的合理使用和妥善保護(hù)。二、檔案利用范圍1.公司內(nèi)部查閱公司員工因工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的檔案資料，包括但不限于合同文件、項目文檔、財務(wù)報表、人事檔案等。部門負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱本部門及下屬部門的檔案，以了解工作進(jìn)展、指導(dǎo)工作開展、進(jìn)行績效考核等。公司高層管理人員可根據(jù)工作需要查閱涉及公司整體運(yùn)營、戰(zhàn)略規(guī)劃、重大決策等方面的檔案。2.對外提供查閱因法律法規(guī)要求、行政機(jī)關(guān)執(zhí)法、司法機(jī)關(guān)辦案等原因，公司需對外提供檔案查閱服務(wù)時，應(yīng)按照相關(guān)程序進(jìn)行審批，并確保提供的檔案信息真實、準(zhǔn)確、完整。經(jīng)公司批準(zhǔn)，與公司有業(yè)務(wù)往來的合作伙伴、客戶等，在履行必要手續(xù)后，可查閱與其業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案資料，但不得泄露公司機(jī)密信息。3.檔案借閱員工因工作需要短期使用檔案原件時，可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門申請并獲得批準(zhǔn)。借閱檔案時，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、預(yù)計歸還日期等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審核。檔案管理部門應(yīng)對借閱申請進(jìn)行嚴(yán)格審核，確認(rèn)借閱人身份合法、借閱用途合理、借閱期限符合規(guī)定后，方可批準(zhǔn)借閱，并將檔案交付借閱人。4.檔案復(fù)制員工因工作需要可對檔案進(jìn)行復(fù)制，但應(yīng)根據(jù)檔案的密級和重要程度，按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行申請。復(fù)制檔案時，應(yīng)使用公司統(tǒng)一規(guī)定的復(fù)制設(shè)備和方式，并確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。復(fù)制件應(yīng)注明“復(fù)制件”字樣，并加蓋檔案管理部門印章。涉及公司機(jī)密信息的檔案復(fù)制，應(yīng)嚴(yán)格控制復(fù)制范圍和數(shù)量，并對復(fù)制件進(jìn)行妥善保管，防止泄露。三、檔案利用程序1.內(nèi)部查閱程序員工如需查閱檔案，應(yīng)提前向檔案管理部門提交《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、文號、日期、查閱目的等信息。檔案管理部門收到申請表后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)進(jìn)行審核，并根據(jù)檔案的保管地點(diǎn)和狀態(tài)，通知員工到指定地點(diǎn)查閱。員工查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門工作人員的陪同下進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案內(nèi)容。查閱完畢后，員工應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。2.對外提供查閱程序因法律法規(guī)要求、行政機(jī)關(guān)執(zhí)法、司法機(jī)關(guān)辦案等原因，公司需對外提供檔案查閱服務(wù)時，應(yīng)由相關(guān)部門填寫《檔案對外查閱申請表》，詳細(xì)說明查閱的原因、查閱對象、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，并提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門應(yīng)按照審批意見，準(zhǔn)備好相關(guān)檔案資料，并與查閱方簽訂《檔案查閱保密協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保檔案信息的安全。檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)陪同查閱方進(jìn)行查閱，并對查閱過程進(jìn)行全程監(jiān)督，防止查閱方違規(guī)操作或泄露檔案信息。查閱完畢后，檔案管理部門應(yīng)及時收回檔案資料，并對查閱情況進(jìn)行記錄，將相關(guān)資料歸檔保存。3.檔案借閱程序員工如需借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、預(yù)計歸還日期等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審核。檔案管理部門收到申請表后應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，確認(rèn)借閱人身份合法、借閱用途合理、借閱期限符合規(guī)定后，方可批準(zhǔn)借閱，并向借閱人發(fā)放《檔案借閱證》。借閱人憑《檔案借閱證》到檔案管理部門領(lǐng)取檔案，并在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自擴(kuò)大借閱范圍。借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時歸還檔案。如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。4.檔案復(fù)制程序員工如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制檔案的名稱、文號、日期、復(fù)制用途、復(fù)制數(shù)量等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審核。檔案管理部門收到申請表后，應(yīng)根據(jù)檔案的密級和重要程度，按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行審批。對于涉及公司機(jī)密信息的檔案復(fù)制，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。經(jīng)審批同意后，檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)復(fù)制檔案，并對復(fù)制過程進(jìn)行監(jiān)督。復(fù)制完成后，應(yīng)對復(fù)制件進(jìn)行核對和登記，并加蓋檔案管理部門印章。復(fù)制件應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行妥善保管，如涉及公司機(jī)密信息的復(fù)制件，應(yīng)嚴(yán)格控制使用范圍和數(shù)量，并按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。四、檔案利用的安全與保密1.安全管理檔案管理部門應(yīng)確保檔案存放地點(diǎn)的安全，配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全與完整。在檔案利用過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行查找和補(bǔ)救，并及時向上級報告。檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案利用安全應(yīng)急預(yù)案，明確在突發(fā)情況下的應(yīng)急處置措施，確保能夠及時、有效地應(yīng)對各種安全事故。2.保密管理公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案中涉及的公司機(jī)密信息、商業(yè)秘密、個人隱私等內(nèi)容。在檔案利用過程中，檔案管理部門工作人員應(yīng)嚴(yán)格控制檔案的接觸范圍，對涉及公司機(jī)密信息的檔案，應(yīng)采取加密存儲、專人保管、限制查閱等措施，防止信息泄露。借閱人、查閱方等在利用檔案過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密協(xié)議，不得擅自將檔案信息提供給無關(guān)人員或用于與查閱目的無關(guān)的其他用途。如發(fā)現(xiàn)檔案信息有泄露跡象或發(fā)生泄密事件，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行制止和補(bǔ)救，并及時向上級報告。公司將對泄密事件進(jìn)行嚴(yán)肅調(diào)查，依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。五、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司檔案管理部門應(yīng)定期對檔案利用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案利用程序的執(zhí)行情況、檔案安全與保密措施的落實情況、檔案利用效果等。監(jiān)督檢查可采取定期檢查、不定期抽查、專項檢查等方式進(jìn)行。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門或人員限期整改。公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對檔案管理工作進(jìn)行審計，重點(diǎn)檢查檔案利用制度的執(zhí)行情況、檔案管理的合規(guī)性、檔案信息的安全性等方面，確保檔案管理工作規(guī)范、有序。2.考核評價公司將檔案利用工作納入部門和員工績效考核體系，對檔案管理部門及相關(guān)工作人員的檔案利用管理工作進(jìn)行考核評價。考核評價內(nèi)容包括檔案利用制度的執(zhí)行情況、檔案利用服務(wù)質(zhì)量、檔案安全與保密工作成效、檔案利用工作創(chuàng)新等方面。根據(jù)考核評價結(jié)果，對檔案利用工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和