檔案志愿服務制度一、總則（一）目的為了規(guī)范檔案志愿服務活動，充分發(fā)揮檔案志愿服務在檔案事業(yè)發(fā)展中的積極作用，提高檔案服務社會的能力和水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有參與檔案志愿服務活動的人員、部門以及相關合作單位。（三）基本原則1.自愿參與原則：檔案志愿服務活動應基于志愿者的自主意愿，充分尊重志愿者的個人選擇。2.無償服務原則：志愿者提供服務不以獲取報酬為目的，旨在奉獻愛心、服務社會。3.誠實守信原則：志愿者和相關組織應誠實守信，如實提供服務信息，確保服務質(zhì)量。4.安全第一原則：在開展檔案志愿服務活動過程中，要始終將志愿者的人身安全和檔案安全放在首位，采取必要的安全措施，防范各類安全風險。二、志愿者招募與管理（一）招募渠道1.內(nèi)部招募：通過公司/組織內(nèi)部公告、郵件等方式，向全體員工發(fā)布檔案志愿服務招募信息，鼓勵員工積極參與。2.外部招募：利用社交媒體平臺、公益網(wǎng)站等發(fā)布招募啟事，吸引社會各界人士報名。與高校、社區(qū)、志愿者組織等建立合作關系，定向招募志愿者。在相關活動現(xiàn)場設置招募點，直接招募有意愿參與檔案志愿服務的人員。（二）招募條件1.年滿[具體年齡]周歲，具備完全民事行為能力。2.熱愛檔案事業(yè)，具有較強的責任心和服務意識。3.具備與所從事檔案志愿服務活動相適應的基本素質(zhì)和能力，如具備一定的檔案知識基礎或文字處理能力等（根據(jù)不同服務崗位要求設定）。4.能夠遵守檔案志愿服務活動的各項規(guī)章制度，服從組織安排。（三）報名與審核1.申請人需填寫《檔案志愿服務申請表》，詳細說明個人基本信息、服務意向、相關經(jīng)歷等內(nèi)容。2.由檔案志愿服務管理部門對報名人員進行資格審核，審核內(nèi)容包括報名信息真實性、是否符合招募條件等。3.審核通過后，向申請人發(fā)放《檔案志愿服務錄取通知書》，通知其參加志愿服務培訓。（四）志愿者培訓1.培訓內(nèi)容：檔案基礎知識培訓，包括檔案的定義、分類、整理方法等。檔案志愿服務工作流程與規(guī)范，如檔案整理操作流程、信息錄入要求等。安全保密知識培訓，強調(diào)檔案安全和信息保密的重要性及相關注意事項。溝通技巧與服務禮儀培訓，提高志愿者與服務對象溝通交流的能力和服務水平。2.培訓方式：集中授課：定期組織志愿者參加集中培訓課程，由專業(yè)檔案人員進行講解?，F(xiàn)場實操：安排志愿者到檔案工作現(xiàn)場，進行實際操作培訓，由經(jīng)驗豐富的工作人員進行指導。在線學習：提供在線學習平臺，上傳相關培訓資料，供志愿者自主學習。（五）志愿者管理1.建立志愿者檔案，記錄志愿者的基本信息、服務經(jīng)歷、培訓情況、考核結(jié)果等內(nèi)容。2.為志愿者配備統(tǒng)一的標識，如工作證、馬甲等，便于識別和管理。3.根據(jù)志愿者的服務時間、服務質(zhì)量等情況，對表現(xiàn)優(yōu)秀的志愿者進行表彰和獎勵；對違反規(guī)定或服務質(zhì)量不達標的志愿者，進行批評教育、警告直至取消其志愿者資格。三、志愿服務內(nèi)容與要求（一）檔案整理1.按照檔案整理的相關標準和規(guī)范，對各類檔案進行分類、編號、裝訂、編目等工作。2.在整理過程中，要認真核對檔案內(nèi)容，確保檔案信息準確無誤，同時注意保護檔案的原始風貌。（二）檔案數(shù)字化1.協(xié)助檔案數(shù)字化工作人員進行檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作。2.嚴格遵守檔案數(shù)字化操作規(guī)程和質(zhì)量要求，保證數(shù)字化檔案的清晰度、完整性和準確性。（三）檔案編研1.參與檔案資料的收集、篩選、編輯等工作，為編研成果提供基礎資料支持。2.根據(jù)編研選題，協(xié)助編寫檔案編研材料，如大事記、組織沿革、專題資料匯編等。（四）檔案咨詢服務1.為前來查閱檔案的人員提供咨詢服務，解答關于檔案查閱流程、檔案內(nèi)容等方面的問題。2.引導查閱人員正確填寫查閱登記表，協(xié)助其快速、準確地找到所需檔案。（五）志愿服務要求1.志愿者應按時到崗，遵守服務時間，不得無故遲到、早退或曠工。如有特殊情況需要請假，應提前向檔案志愿服務管理部門提交請假申請。2.嚴格遵守檔案工作的各項規(guī)章制度，保守檔案機密，不得泄露檔案內(nèi)容和相關信息。3.在服務過程中，要保持良好的工作態(tài)度和服務形象，熱情、耐心地為服務對象提供幫助。4.積極配合檔案志愿服務管理部門的工作安排，認真完成各項服務任務，并及時反饋服務過程中遇到的問題和建議。四、志愿服務保障與激勵（一）服務保障1.為志愿者提供必要的工作條件和設備，如辦公場地、桌椅、電腦、掃描設備等，確保志愿服務工作的順利開展。2.購買必要的保險，如人身意外傷害保險等，保障志愿者在服務過程中的人身安全。3.根據(jù)志愿服務活動的實際需要，為志愿者提供適當?shù)慕煌ā⒉惋嫷妊a貼。（二）激勵措施1.榮譽激勵：對表現(xiàn)優(yōu)秀的志愿者頒發(fā)榮譽證書，在公司/組織內(nèi)部進行表彰和宣傳。2.培訓激勵：優(yōu)先為優(yōu)秀志愿者提供更高級別的檔案業(yè)務培訓機會，幫助其提升專業(yè)技能。3.晉升激勵：在公司/組織內(nèi)部選拔人才時，同等條件下優(yōu)先考慮有豐富檔案志愿服務經(jīng)歷的人員。4.其他激勵：根據(jù)實際情況，給予優(yōu)秀志愿者一定的物質(zhì)獎勵，如書籍、文具等。五、志愿服務活動組織與實施（一）活動策劃1.根據(jù)檔案工作實際需求和社會服務需要，制定年度檔案志愿服務活動計劃，明確活動主題、內(nèi)容、時間、地點、參與人員等。2.針對每次具體的志愿服務活動，制定詳細的活動方案，包括活動目標、任務分工、流程安排、質(zhì)量控制等內(nèi)容。（二）活動組織1.成立活動組織小組，負責志愿服務活動的組織協(xié)調(diào)工作，明確小組成員的職責分工。2.在活動開展前，組織志愿者進行培訓和動員，確保志愿者熟悉活動內(nèi)容和要求，做好充分準備。3.在活動實施過程中，加強現(xiàn)場管理和指導，及時解決出現(xiàn)的問題，確?；顒禹樌M行。（三）活動監(jiān)督與評估1.建立活動監(jiān)督機制，對志愿服務活動的開展情況進行全程監(jiān)督，確?；顒臃舷嚓P規(guī)定和要求。2.活動結(jié)束后，組織志愿者和服務對象對活動效果進行評估，收集反饋意見和建議，并填寫《檔案志愿服務活動評估表》。3.根據(jù)評估結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗教訓，對活動組織和實施過程中存在的問題及時進行改進，不斷提高檔案志愿服務活動的質(zhì)量和水平。六、經(jīng)費管理（一）經(jīng)費來源1.公司/組織內(nèi)部撥款，用于支持檔案志愿服務活動的開展。2.社會捐贈，接受企業(yè)、個人或其他社會組織對檔案志愿服務活動的捐贈資金。3.其他合法收入，如志愿服務活動產(chǎn)生經(jīng)濟效益的合理分成等。（二）經(jīng)費使用范圍1.志愿者補貼：包括交通補貼、餐飲補貼、通訊補貼等。2.培訓費用：購買培訓教材、聘請授課教師等費用。3.活動物資購置：如辦公用品、檔案整理設備、數(shù)字化設備等。4.保險費用：為志愿者購買人身意外傷害保險等費用。5.宣傳費用：制作宣傳資料、開展宣傳活動等費用。6.其他與檔案志愿服務活動相關的合理支出。（三）經(jīng)費管理與監(jiān)督1.設立專門的檔案志愿服務經(jīng)費賬戶，實行獨立核算，確保經(jīng)費使用的規(guī)范和透明。2.制定經(jīng)費使用管理制度，明確經(jīng)費審批流程和報銷標準。所有經(jīng)費支出需經(jīng)相關負責人審核簽字后，方可報銷。3.定期對經(jīng)費使用情況進行審計和公示，接受公司/組織內(nèi)部監(jiān)督和社會監(jiān)督，確保經(jīng)費使用合理、合規(guī)。七、檔案志愿服務活動的宣傳推廣（一）宣傳目的通過宣傳推廣，提高檔案志愿服務活動的社會知曉度和影響力，吸引更多的人關注檔案事業(yè)，參與檔案志愿服務。（二）宣傳內(nèi)容1.檔案志愿服務活動的意義和價值，如傳承歷史文化、服務社會發(fā)展等。2.檔案志愿服務活動的開展情況，包括活動主題、內(nèi)容、成果等。3.志愿者的先進事跡和感人故事，展現(xiàn)志愿者的風采和奉獻精神。（三）宣傳渠道1.公司/組織內(nèi)部宣傳平臺，如網(wǎng)站、宣傳欄、內(nèi)部刊物等，及時發(fā)布檔案志愿服務活動信息。2.社交媒體平臺，利用微信公眾號、微博、抖音等平臺，發(fā)布活動動態(tài)、圖片、視頻